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Conservazione fatture elettroniche clienti esteri: come, quando ed esclusioni

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La conservazione delle fatture elettroniche consiste nella conservazione di copie digitali delle fatture emesse e ricevute da un’impresa. Questa pratica è prevista dalla normativa fiscale italiana e dalla Direttiva Europea sulla fatturazione elettronica, che prevede l’utilizzo di fatture elettroniche in sostituzione di quelle cartacee. La conservazione delle fatture elettroniche è obbligatoria a partire dal 31 marzo 2015 per le aziende che emettono fatture verso la pubblica amministrazione e a partire dal 31 dicembre 2018 per tutte le altre aziende.

La corretta conservazione a norma di legge è fondamentale per garantire la tracciabilità e la trasparenza delle transazioni commerciali e per poter fornire prove valide in caso di verifiche fiscali. Inoltre, una corretta conservazione permette di avere sempre a disposizione i dati delle fatture, rendendo più agevole la gestione amministrativa e contabile.

Conservazione fatture elettroniche clienti esteri: metodi, strumenti e sicurezza dei dati.

La conservazione delle fatture elettroniche dei clienti esteri può avvenire tramite sistemi digitali sicuri. Gli strumenti più comuni sono la conservazione sostitutiva e l’adesione alla conservazione elettronica presso l’Agenzia delle Entrate. La conservazione sostitutiva consiste nel mantenere una copia digitale delle fatture al posto di quelle cartacee. L’adesione alla conservazione elettronica presso l’Agenzia delle Entrate invece, implica l’invio delle fatture elettroniche a un sistema gestito dall’Agenzia stessa. In entrambi i casi, è importante che i sistemi di conservazione siano sicuri e garantiscano la protezione dei dati.

Inoltre, è necessario che gli strumenti utilizzati siano conformi ai requisiti tecnologici previsti dalla normativa fiscale per garantire la validità giuridica delle fatture elettroniche conservate. Per esempio, le fatture elettroniche devono essere conservate in formato elettronico non modificabile e accessibile in qualsiasi momento per un periodo di tempo minimo di dieci anni.

Per garantire la sicurezza dei dati, è consigliabile affidarsi a soluzioni tecnologiche affidabili e certificate. I sistemi di conservazione devono essere protetti da sistemi di autenticazione robusti e da firewall adeguati per prevenire accessi non autorizzati.

Le fatture elettroniche devono inoltre essere correttamente archiviate e catalogate per garantirne la consultazione facile e veloce in caso di bisogno. Per questo motivo, è consigliabile utilizzare software di gestione documentale che permettano di organizzare le fatture in modo semplice e intuitivo.

Conservazione fatture elettroniche

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: quando è obbligatoria?

La conservazione delle fatture elettroniche dei clienti esteri è regolamentata dalla normativa fiscale italiana e da quella del paese in cui il cliente ha sede. Ad esempio, in Italia, l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche è previsto dal Decreto Legislativo n. 127 del 2015 e dal successivo Regolamento dell’Agenzia delle Entrate n. 8 del 2016. Queste norme stabiliscono la durata minima obbligatoria di conservazione delle fatture, che generalmente è di dieci anni.

È importante che le aziende adempiano a questo obbligo per evitare eventuali sanzioni fiscali. La conservazione corretta delle fatture elettroniche garantisce la tracciabilità e la verificabilità delle operazioni commerciali effettuate con i clienti esteri. Inoltre, rappresenta anche una forma di tutela per l’impresa, che potrà eventualmente farvi riferimento in caso di controlli fiscali o in caso di controversie con i clienti. Pertanto, una corretta conservazione delle fatture elettroniche dei clienti esteri rappresenta un elemento fondamentale per la regolarità e la sicurezza delle attività aziendali.

Conservazione fatture: Esclusioni dall’obbligo per clienti esteri, casi particolari, esenzioni e sanzioni.

Ci sono alcuni casi particolari in cui l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche dei clienti esteri non sussiste. Ad esempio, le fatture per importi inferiori a una soglia stabilita dalla legislazione fiscale possono essere escluse dall’obbligo di conservazione.

Inoltre, possono essere esenti dall’obbligo di conservazione anche i fornitori che svolgono attività esenti da imposta o che rientrano in specifiche categorie fiscali. È importante fare attenzione alle esclusioni previste dalla legislazione fiscale in quanto l’omissione della conservazione delle fatture può comportare sanzioni fiscali severe. La mancata conservazione delle fatture può anche causare problemi nella verifica della corretta applicazione delle imposte e nella eventuale verifica fiscale. Pertanto, è importante fare riferimento alla normativa fiscale per verificare se l’obbligo di conservazione dei clienti esteri sussista o meno, e seguire le procedure corrette per evitare sanzioni e problemi fiscali.

 

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La blockchain e la conservazione digitale: integrazione e punti in comune

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L’integrazione tra la blockchain e la conservazione digitale ha fatto nascere un problema normativo, piuttosto che tecnico. Si tratta di due sistemi in qualche modo compatibili, visto che la blockchain può, oggi, essere utilizzata per la conservazione digitale. Quello che manca è una normativa che ne regolarizzi l’utilizzo.

Conservazione digitale: cos’è e a cosa serve

La conservazione digitale, o preservazione digitale, è regolata dall’articolo 44 del CAD, acronimo di Codice dell’Amministrazione digitale e da altri diversi decreti successivi. Il CAD la definisce come:

“L’insieme delle attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.”

In altre parole si tratta di un insieme di attività svolte per garantire la conservazione delle informazioni in formato digitale nel tempo. Informazioni, la cui accessibilità, deve sempre essere garantita nel tempo e la cui preservazione deve essere sicura e stabile. Si tratta, quindi, di un sistema molto complesso e importante che non deve garantire solo ordine e reperibilità. La conservazione digitale deve essere anche in grado di assicurare l’integrità di ogni singolo documento archiviato. Le informazioni non devono poter essere modificate nel tempo e, all’occorrenza, devono essere facilmente recuperabili e identiche al momento in cui sono state archiviate.

La blockchain: cos’è e a cosa serve

La blockchain è un sistema ordinato di blocchi, gerarchicamente precisi, tra i quali possono avvenire scambi di natura diversa (informazioni, denaro, documenti, ecc…). Si tratta di un concetto e una spiegazione generica che vuole riassumere e semplificare un complesso meccanismo di funzionamento digitale. L’uso della blockchain è oggi molto comune e diffuso e ha riscosso un notevole successo per diversi motivi:

  • Sicurezza – all’interno della blockchain i dati non possono essere toccati e modificati senza le dovute autorizzazione da parte di tutti i blocchi che le gestiscono. Si tratta, quindi di un sistema altamente sicuro per la conservazione digitale.
  • Decentralizzazione – trattandosi di un insieme di blocchi, la blockchain non possiede un vero e proprio centro e le informazioni sono, di conseguenza, distribuite lungo tutta la sua catena, in modo ordinato e gerarchico.
  • Trasparenza – ciascuna attività svolta all’interno della blockchain è controllata e monitorata costantemente.

La blockchain

La blockchain: perché conviene

Le impressionanti caratteristiche della blockchain ne fanno uno strumento potente e versatile, impiegato in molteplici ambiti. La gestione dei documenti è sicuramente uno di questi. La gestione documentale che passa attraverso una blockchain conta diversi vantaggi:

  • Condivisione e prevenzione – i documenti presenti su una blockchain si trovano contemporaneamente su più dispositivi. Un sistema che assicura non solo una facile fruibilità del materiale, ma anche una sicurezza in più per quanto riguarda i rischi da malfunzionamenti delle macchine.
  • Gerarchia e condivisione – tutti i documenti nelle blockchain sono classificati in modo gerarchico. Un sistema che consente di capire subito quali informazioni devono essere condivise e con quali utenti. Solo utenti autorizzati potranno così trattare e lavorare le informazioni contenute nei blocchi.
  • Tracciamento – le modifiche perpetrate diventano effettive solo al coinvolgimento dei blocchi successivi. Le operazioni, pertanto, subiscono un tracciamento completo e costante.

La blockchain e la conservazione digitale: l’integrazione

La blockchain è in grado di aiutare la conservazione digitale per varie motivazioni:

  • Sicurezza e protezione dei dati – le transazioni e le varie operazioni che intercorrono fra i blocchi compositivi una blockchain, sono “marcati” in maniera univoca da un “hash”. La comunicazione è possibile solo ed esclusivamente per mezzo di una chiave private e una chiave pubblica. Il livello di sicurezza, pertanto, è molto alto.
  • Crittografia asimmetrica – assicura l’inviolabilità delle informazioni contenute nei vari blocchi. Al pari della firma digitale, la Crittografia asimmetrica garantisce che i documenti non possano assolutamente essere modificati e compromessi rispetto agli originali archiviati.
  • Validazione temporale – visto che tutte le operazioni, comprese quelle di archiviazione e modifica, sono letteralmente registrate, la blockchain assicura che ogni attività possa essere sempre controllata temporalmente. La validazione temporale è, a tutti gli effetti, una delle prime e principali caratteristiche della conservazione digitale.

Software gestionale: ecco perché conviene averlo per la fatturazione elettronica

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Chi ha partita IVA e si avvale della fatturazione elettronica sa già quanto possa essere essenziale avere un software gestionale. Pratico, comodo, veloce e funzionale, fa risparmiare tempo, soldi e risorse, risolvendo innumerevoli “grattacapi”. All’interno di una società com’è quella attuale, competitiva e soggetta a repentini cambiamenti, una gestione omogenea della propria azienda, può davvero fare la differenza. Quindi un software gestionale per le fatture elettroniche diventa uno strumento indispensabile e un valore aggiunto per tutte le imprese e i professionisti. Chi sceglie di mettersi in proprio e di aprire partita IVA la prima cosa che dovrebbe fare, è quella di pensare di munirsi di un software per la gestione delle fatture elettroniche. Vediamo quindi tutti i motivi per cui è vantaggioso abbonarsi a FatturaPRO.click, sia per chi è alle prime armi, come per chi sta pensando di cambiare gestionale.

Software gestionale fattura elettronica:

Le imprese che decidono di dotarsi di un software gestionale fatture elettroniche hanno una durata di vita superiore ai propri competitor. La maggior parte delle imprese italiane, infatti, “muore” entro soli 5 anni dall’apertura della partita IVA. E non si tratta solo di una questione di “peso fiscale”, ma anche e soprattutto di gestione e amministrazione interna. Una scorretta, manchevole, o addirittura mancante gestione delle fatture elettroniche e della propria azienda, porta a una catastrofica fine imprenditoriale.

Risparmiare tempo e soldi

L’amministrazione e la contabilità di un’azienda richiedono tempo, risorse e soldi. Tre elementi assolutamente importantissimi per la sopravvivenza di un’azienda. Tre elementi che possono essere “risparmiati” e reimpiegati in modo migliore, semplicemente decidendo di dotarsi di un software gestionale per le fatture elettroniche.

Grazie a un software gestionale tutto quello che riguarda le fatture elettroniche è amministrato e svolto regolarmente e in maniera rapida e sicura (dalla creazione, all’invio, passando per la conservazione sostitutiva). È possibile “scrollarsi” di dosso l’onere di ricordare a memoria scadenze, pagamenti, incassi e cicli di fatturazione (attivi e passivi). Pensa a tutto il software e lo fa in maniera molto metodica, sistematica e più precisa di una persona. Lo scadenzario del programma lavora per e al posto degli imprenditori. Promemoria automatici, automatizzazioni di solleciti e pagamenti e invii dedicati e automatici. Tutto questo e molto di più a portata di click, sempre e ovunque e con un unico programma.

Software gestionale

Fatturato, conti e finanze sempre sotto controllo

Un software gestionale delle fatture elettroniche permette di tenere sempre sotto controllo le proprie finanze. È infatti la piattaforma a ricordarsi chi deve ancora pagare ed entro quando. Ed è sempre il sistema che ricorda ai propri clienti le varie scadenze e i saldi da dover rispettare. Tutto chiaro e alla luce del sole. Ogni dato è riportato, calcolato ed esposto in una bacheca chiara e precisa, che può essere controllata in qualunque momento anche dal cellulare. Un maggior controllo delle proprie finanze, significa avere tutto sotto controllo, conoscere meglio la propria attività e, di conseguenza, saperne sfruttare appieno i punti di forza (che tradotto poi significa fare semplicemente più fatturato).

Il software non sbaglia!

È vero, sbagliando si impara, ma è anche vero che sbagliando si perde un “sacco di tempo”. Emettere una fattura elettronica che non doveva essere emessa, inviare una nota di credito al cliente sbagliato, o dimenticarsi di registrare una fatturazione importante, fa perdere minuti, se non addirittura ore, di preziosissimo tempo/business. Quindi, perché rischiare di sbagliare facendo tutto da soli, quando invece è possibile affidarsi a un sistema funzionante al 100% e pressoché autonomo? Un software gestionale è la soluzione ideale per chi è alle prime armi e non sa ancora bene dove mettere le mani, ma è perfetto anche per chi non tempo da perdere e vuole pensare a fatturare piuttosto che perdersi dietro alla contabilità.

Miglior software gestionale: FatturaPro

Ed eccoci al punto! Quale software gestionale per la fatturazione elettronica scegliere? Qual è il migliore del 2021? Sulla piazza ce ne sono davvero tantissimi. Alcuni sono molto costosi, altri sono particolarmente difficili da usare e altri ancora non sono completi in tutte le loro funzioni. Per fortuna una soluzione c’è e si chiama FatturaPRO.

Un’unica piattaforma per la fatturazione elettronica, per i corrispettivi telematici (anche senza registratore di cassa) e con la Conservazione Digitale a norma AgID inclusa. Facile, veloce e tutto incluso. Prezzi vantaggiosi, abbonamenti pensati su misura e un’assistenza rapida e garantita che molte altre piattaforme del settore non hanno.

Fatturazione elettronica: le domande più frequenti

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La fatturazione elettronica dovrebbe essere ormai entrata a far parte del quotidiano di tutti. Nonostante non si tratti più di una vera e propria novità, molto spesso sorgono dubbi e domande riguardo a questo argomento. Vogliamo provare a rispondere agli interrogativi più comuni che possono sorgere.

Quali sono e dove si trovano le date di emissione e trasmissione delle fatture elettroniche?

Una fattura elettronica si considera emessa nella data di emissione riportata nel campo «Data» della sezione «Dati Generali» del file XML trasmesso al Sistema di Interscambio.
La data di trasmissione invece è quella che ritroviamo nella ricevuta di consegna. Questa viene messa a disposizione dal Sistema di interscambio (SdI). Contiene le indicazioni circa il buon esito del processo di controllo e di recapito della fatturazione elettronica. La data di trasmissione deve coincidere con la data di emissione riportata nel file XML.

Diritto alla detrazione dell’IVA, come e quando è possibile?

Premettiamo che il Sistema di Interscambio si prende un periodo temporale che va da pochi minuti, fino a un massimo di cinque giorni, per recapitare la fattura elettronica al destinatario. Di conseguenza la detrazione può avvenire solo dopo la registrazione della e-fattura (non si può registrare una fattura prima di averla ricevuta). Il Decreto Fiscale della Legge di Bilancio 2018 ha stabilito che sia possibile esercitare il diritto alla detrazione dell’IVA, entro il giorno di ciascun mese, relativamente ai documenti ricevuti e annotati entro il 15 del mese successivo a quello dell’operazione.

Cosa succede se viene ritardato l’invio della fattura elettronica al Sistema di Interscambio?

La fattura elettronica deve essere emessa entro e non oltre i dieci giorni successivi all’esecuzione delle operazioni alle quali si riferiscono. Nella fattura verrà evidenziato che la data di emissione della stessa è diversa da quella in cui è stata effettuata l’operazione. Stesso discorso vale per la trasmissione delle e-fatture. Deve avvenire sempre entro lo stesso termine di dieci giorni.

Fatturazione elettronica

Come dobbiamo comportarci in caso la fattura elettronica venga scartata dal Sistema di Interscambio?

A seguito dei controlli effettuati da SdI, le fatture possono essere accettate e validate, oppure scartate. In questo caso, l’emittente ha tempo massimo cinque giorni effettivi (non lavorativi), per trasmettere nuovamente la fattura corretta. Rispettando questa tempistica non si incorre in nessuna sanzione.

Quando deve avvenire la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva deve avvenire entro il terzo mese successivo a quello di prestazione della dichiarazione dei redditi relativa.

Quali sono i dati che devono obbligatoriamente essere presenti sul file XML da trasmettere ad SDI?

  1. Codice Paese
  2. Identificativo Univoco
  3. Progressivo Univoco del File

Il codice paese va espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code.
Il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9].

Se una fattura elettronica viene scartata, posso rinviarla con lo stesso nome del file scartato?

La numerazione presente nel nome del file non segue la numerazione delle fatture, sono due criteri diversi. Il nome del file è alfanumerico. Il numero del documento (campo «numero fattura» all’interno dell’XML) segue, invece, il progressivo di emissione. Se una fattura viene rinviata, il numero della fattura sarà uguale (ove possibile), ma il nome del file dovrà avere lo stesso nome di quello precedentemente inviato. In questo cambierà solamente il progressivo univoco, che sarà comunque differente da quello scartato.
I file XML possono essere tranquillamente inviati con il nome del file che viene generato in automatico, anche se non è sequenziale.
Utilizzando FatturaPRO.click, il nome del file sarà attribuito in modo automatico senza che l’onere sia a carico del contribuente stesso.

Quali sono i dati obbligatori della fattura elettronica?

Di seguito elencati:

  1. Data di emissione;
  2. Numero progressivo, in modo tale da poter essere identificata;
  3. Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto che effettua la cessione;
  4. Numero di partita IVA del soggetto che effettua la cessione;
  5. Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto che acquista;
  6. Numero di partita IVA del soggetto che effettua l’acquisto;
  7. Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi che sono oggetto dell’operazione commerciale;
  8. Corrispettivi e qualsiasi altro dato utile per determinare la base imponibile, andando a comprendere anche quei dati relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
  9. Corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
  10. Aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile arrotondato al centesimo di euro.

Concludendo

In breve questi sono solo alcuni delle principali domande che possono nascere relativamente alla fatturazione elettronica. In generale possiamo tranquillamente dire che affidandosi a un software, come FatturaPRO.click, che gestisce, con un semplice click, il mondo delle e-fatture, i dubbi e le difficoltà si riduco alla zero.

Corrispettivi Telematici: lo scontrino elettronico nel 2020

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Nell’articolo: “Comunicazione corrispettivi telematici giornalieri: funzioni e modalità” abbiamo introdotto e spiegato il concetto di scontrino elettronico. Si tratta della principale novità del 2020. Con questo passo si segna un ulteriore balzo in avanti. Procediamo verso l’abbandono della forma cartacea, per una più tecnologica e contemporanea digitalizzazione dei dati.
Questa novità ha impattato dal primo luglio 2019 tutti i commercianti con volume di affari superiore ai 400,000 €. Questi hanno dovuto, per primi, abbandonare lo scontrino cartaceo, e iniziare a emettere quello elettronico.

Il vero passo in avanti però è rappresentato da quello compiuto a partire dal primo gennaio 2020.

Da questa data infatti tutti i commercianti e possessori di partita IVA che emettono scontrini e ricevute, saranno obbligati emettere scontrini elettronici.

Moratorie e sanzioni

L’Agenzia delle Entrate, conscia dell’evento epocale al quale tutti noi stiamo andando incontro, ha lasciato ampio margine a tutti i commercianti per mettersi adeguatamente in regola. Per chi infatti non avesse provveduto a rispettare la normativa dal primo luglio 2019 (ricordiamo quindi che si trattava dei commercianti con volume di affari superiore ai 400,000€) erano state previste delle sanzioni.

A queste sanzioni però era stata applicata una moratoria. Si tratta di una sospensione della scadenza delle obbligazioni, fino al primo gennaio 2020. Da quella data, di conseguenza, i primi commercianti che hanno dovuto adeguarsi allo scontrino elettronico, non hanno più proroghe per rimandare l’inevitabile. Discorso diverso invece per tutti gli altri.
L’obbligo per chiunque è partito dal primo gennaio di questo nuovo decennio. La moratoria, però, Agenzia delle Entrate l’ha concessa per altri sei mesi. Un respiro di sollievo quindi per tutti quei ritardatari cronici che non avessero ancora provveduto ad adeguarsi alla nuova normativa.
Da luglio a dicembre si potrà infatti trasmettere i corrispettivi telematici all’Agenzia delle Entrate, entro il mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. Resteranno invariati i termini di liquidazione dell’IVA.

I dati della Confcommercio

Secondo Confcommercio, le attività con un volume di affari inferiore ai 400,000 € si aggirano attorno alle 260,000. In queste sono comprese attività di commercio al minuto e assimilate. Secondo l’articolo 22 del DPR IVA, tutti i soggetti possessori di partita IVA che emettono scontrini e ricevute, dovranno adeguarsi ai corrispettivi telematici.
Parliamo di oltre due milioni di commercianti, artigiani e negozianti. Tutti dovranno, in questi primi sei mesi del 2020, transitare dalla carta al digitale, per l’emissione di scontrini e ricevute. Il primo passo da compiere, per tutti, sarà quello di dotarsi di registratori di cassa. Questi dovranno essere idonei alla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi telematici.

Registratori di Cassa Telematici (RCT)

Quindi abbiamo visto che il primo passo per adeguarsi alla normativa, sarà quella di dotarsi di nuovissimi RCT. Registratori di Cassa Telematici, ovvero strumenti che permetteranno di emettere e inviare i corrispettivi telematici. In grado inoltre di garantirne l’“inalterabilità e la sicurezza dei dati memorizzati”.
Il decreto legislativo n. 127 del 2015 che, all’articolo 2, come già prevedeva questi RCT per la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi:
“sono effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, compresi quelli che consentono i pagamenti con carta di debito e di credito.”
Inoltre il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 182017/2016 li definisce come:
“strumenti realizzati da componenti hardware e software atti a registrare, memorizzare, elaborare e trasmettere telematicamente i dati fiscali introdotti attraverso dispositivi di input, nonché da ulteriori elementi hardware e software tra cui, necessariamente, un dispositivo per la stampa e uno per la visualizzazione. […]
I Registratori Telematici sono atti a memorizzare, in memorie permanenti e inalterabili, i dati di dettaglio e i dati di riepilogo delle operazioni effettuate a seguito della cessione/prestazione, nonché alla loro trasmissione in modo autenticato, protetto e sicuro utilizzando la rete pubblica.”
La vera innovazione di questi strumenti risiede tutta nel loro cuore. Si tratta della parte hardware e software. Quest’ultima permette di gestisce la raccolta dei dati ai fini della memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.
Per gravare meno sulle tasche di tutti, sono stati previsti anche dei bonus per l’acquisto dei RCT.
Si potrà infatti beneficiare di un credito d’imposta pari al 50% della spesa fino a un massimo di 250 euro.

Corrispettivi Telematici

50% di bonus per i nuovi registratori di cassa telematici

Abbiamo detto che per gravare meno sulle tasche di tutti commercianti, negozianti e possessori di P.IVA che emettono scontrini e ricevute e dovranno acquistare dei nuovi RCT, lo stato ha previsto un credito d’imposta pari al 50% della spesa sostenuta.
Chi acquisterà un nuovo registratore di cassa, avrà diritto fino ad massimo di 250,00€. Chi invece adatterà il vecchio registratore, riceverà un contributo non superiore a 50,00€.
Il credito d’imposta può essere utilizzato in compensazione tramite il modello F24. Vale a dire a partire dalla prima liquidazione periodica dell’IVA successiva al mese a cui fa riferimento la fattura rilasciata per l’acquisto o l’adattamento del RC.

Corrispettivi telematici con Fattura Pro

Una volta dotati dei nuovi RCT, o adattati i vecchi, sarà possibile, attraverso il sistema di Fattura Pro, una trasmissione semplificata dei corrispettivi giornalieri.
Come già specificato, l’applicazione di FatturaPRO.click e la stessa piattaforma online, consentono di emettere in qualunque momento e ovunque vi troviate, lo scontrino fiscale. L’applicazione, quando si troverà sotto copertura di rete, si collegherà ad AdE (Agenzia delle Entrate). In questo modo AdE restituirà il PDF con il codice progressivo che ne attesti l’emissione effettiva.

Al registratore telematico verrà inviata una notifica di esito. Soltanto in caso di esito positivo la trasmissione si ritenere completata. Il Sistema di FatturaPRO.click, avendo a disposizione un database sempre disponibile, anche offline, permette, ovunque e in qualunque momento, di pilotare anche un RT portatile ed emettere lo stesso uno scontrino. In alternativa l’app permette l’emissione di una fattura (che verrà successivamente trasmessa appena tornerà copertura internet) che riporterà numero progressivo e data, da poter comunicare al cliente.

 

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Conservazione a Norma: tutte le novità del 2020

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La conservazione sostitutiva dei documenti digitali, è il sistema attraverso il quale vengono conservati e archiviati:

  1. Fatture attive e passive
  2. Libri e registri contabili (il Libro Giornale, i Registri IVA, i mastri, il libro inventari, …)
  3. Documenti di trasporto (DDT)
  4. Note spese
  5. Bollette doganali
  6. Corrispettivi elettronici
  7. Dichiarativi (dichiarazione dei redditi, dichiarazioni IVA, spesometro, ecc. )
  8. Ricevute fiscali

si tratta di documenti rilevanti per i quali è obbligatoria la conservazione da parte di professionisti, aziende e autonomi.
La conservazione a norma deve attenersi a determinati requisiti stabiliti dalla legge, perché i documenti possano essere ritenuti validi legalmente, alla stregua di quelli cartacei.

Digitalizzazione delle aziende

Si tratta di un processo iniziato da qualche anno e che sicuramente continuerà anche per qualche anno in futuro. La stessa cosa vale anche per la Pubblica Amministrazione (PA). Stare sempre al passo con le nuove tecnologie, richiede infatti del tempo e diversi adeguamenti da parte di tutti. Questo genere di adeguamento è necessario anche per non perdere competitività ed efficienza. Questo nuovo anno porta con se diverse novità che riguardano gestione digitale dei documenti fiscali, ivi compresa la conservazione a norma.

Le principali novità

Il decreto fiscale e la legge del bilancio 2020 introducono diverse novità. Le principali riguarderanno:

  1. la fattura elettronica
  2. lo scontrino digitale
  3. Indici sintetici di affidabilità (ISA)
  4. Nodo smistamento ordini (NSO)
  5. Nuovo utilizzo del POS

Vediamo punto per punto a cosa andremo incontro.

Fattura elettronica

Diciamo che a grandi linee le regole e le modalità sulla gestione delle fatture elettroniche non cambiano. Le novità principali riguardano infatti la conservazione a norma. Regola base stabilisce che le fatture, così come i documenti fiscali, devono essere conservati per un tempo minimo di dieci anni. L’Agenzia delle Entrate conserva i documenti in file .xml inviati fino al 31/12 dell’ottavo anno a partire dalla dichiarazione di riferimento. Questo riguarda anche indagini fiscali o eventuali contenziosi.

Scontrino digitale

Principale argomento del nostro precedente articolo: “Comunicazione corrispettivi telematici giornalieri: funzioni e modalità”, è l’argomento principale e più interessante di questo 2020. In pratica tutti i commercianti e titolare di partita IVA, a partire da quest’anno, dovranno abbandonare il vecchio scontrino cartaceo, ed emettere solo scontrini digitali. Per poterlo fare, i commercianti si dovranno dotare di particolari registratori di cassa, che emetteranno e invieranno gli scontrini digitali direttamente all’Agenzia delle Entrate. Inoltre gli scontrini dovranno essere conservati in regime di conservazione digitale, rispettando quindi la conservazione a norma di legge. Abbiamo altresì visto come FatturaPRO.click, piattaforma e App, diano questa possibilità, a chiunque, in modo semplice e veloce. Il sistema rilevando in automatico la presenza o meno della rete, permetterà sempre l’emissione dello scontrino e quando tornerà sotto copertura, penserà autonomamente all’invio del dato digitale all’Agenzia delle Entrate.

Indici sintetici di affidabilità (ISA)

Dal 2019 l’Agenzia delle Entrate ha introdotto gli Indici sintetici di affidabilità (ISA). Questi si riferiscono a tutti i lavoratori autonomi e alle imprese che svolgono prevalentemente lavoro autonomo. In parole povere servono all’Agenzia delle Entrate per valutare il livello di conformità fiscale. Si tratta quindi di una sorta di auto-valutazione che deve essere redatta dai lavoratori autonomi. In autonomia e sotto la propria responsabilità, i lavoratori dovranno compilare il modello ISA da allegare alla dichiarazione dei redditi. La compilazione corretta del modello non è molto facile o intuitiva. Per questo motivo i lavoratori potranno sempre affidarsi a degli intermediari per redigerli correttamente.

Nodo smistamento ordini (NSO)

Si tratta di un’ulteriore novità 2020. In pratica è un sistema digitale che si occupa della gestione e dell’esecuzione degli ordini di acquisto di beni o servizi. Dal febbraio 2020 NSO diventa obbligatorio per tutte le aziende del servizio Sanitario Nazionale e per tutti i fornitori. Come per lo scontrino digitale, anche gli ordini da febbraio 2020 dovranno essere inviati esclusivamente per via telematica. Si tratta di un cambiamento molto importante e piuttosto grande per quanto riguarda l’intero processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione.

conservazione a norma

Nuovo utilizzo del POS

A sostegno della lotta contro l’evasione fiscale, dal 2020 tutti i commercianti ed esercenti dovranno dotarsi di particolari POS che permettano l’emissione e la trasmissione di scontrini digitali.

Conservazione a norma: come adeguarsi

Tutte queste novità riguardano l’ambito fiscale in generale. E come abbiamo detto all’inizio dell’articolo, tutti i documenti fiscali dovranno adeguarsi alla giusta conservazione digitale, obbligatoria. Stabilito l’obbligo, non è sempre così facile dotarsi delle necessarie tecnologie e competenze per poterlo fare. Una soluzione rapida, semplice ed economica, è FatturaPRO.click, un unico gestionale che può essere utilizzato dalla A alla Z per l’emissione, la gestione e la conservazione di tutti i documenti fiscali. Per maggiori approfondimenti sulle caratteristiche tecniche di FatturaPRO.click, vi rimandiamo al nostro articolo esemplificativo: “FatturaPRO.click: la fatturazione con un click”.

Normativa sulla conservazione sostitutiva

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Per conservazione sostitutiva si intende quell’insieme di processi, regolamentati da legge, che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale. La conservazione sostitutiva sfrutta soluzioni informatiche, per l’archiviazione di documenti digitali.

I principi della Conservazione

La conservazione sostitutiva si basa su due grandi principi relativi all’archiviazione di documenti digitali:

  1. bit preservation
  2. logical preservation

La bit preservation è la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati.

Mentre la logical preservation è la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. A questo punto è necessario specificare nel dettaglio che cosa si intenda per “documento informatico”. Non ci si riferisce infatti solamente ad un .pdf, piuttosto che ad un’immagine. Per una corretta definizione a tal riguardo ci viene in aiuto l’art. 3 di eIDAS (Regolamento 910/2014/UE). L’articolo del regolamento definisce un documento elettronico come: “definisce un documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.

Codice dell’Amministrazione Digitale

CAD, acronimo di Codice dell’Amministrazione Digitale, è l’atto normativo della Repubblica Italiana (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82), che dispone sull’uso dell’informatica come strumento privilegiato nei rapporti tra la Pubblica Amministrazione italiana e i cittadini dello Stato.

Nel CAD viene specificato che le disposizioni relative alla conservazione sostitutiva, sono ritenute soddisfatte se le procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida. Inoltre nell’art. 44, comma 1-ter, D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017, viene stabilito che il sistema di conservazione di documenti informatici, garantisca l’autenticità, l’integrità, l’ affidabilità, la leggibilità e la reperibilità, di quanto in esso conservato.

Il ruolo del responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione è quel soggetto che gestisce il sistema di conservazione adottato. Il responsabile della conservazione ha due possibilità. La prima prevede di gestire la conservazione all’interno della struttura del titolare stesso. La secondo invece è quella di poter affidare, in modo totale o parziale, ad altri soggetti pubblici o privati, l’onere della conservazione.

Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze

La conservazione sostitutiva ha rappresentato una svolta sostanziale anche nell’ambito della fatturazione elettronica. Si è lasciato l’obsoleto supporto cartaceo, per una nuova dimensione di conservazione digitale. Con il Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze è stato poi riconosciuto pieno valore probatorio ai fini fiscali e legali, a tutte le fatture elettroniche. Inoltre si è stabilito la possibilità di archiviare su supporto ottici, documenti cartacei, utilizzando la firma elettronica qualificata. Infine, grazie alla marcatura temporale, è stata data la possibilità anche di eliminare tali documenti. Solo due piccole specifiche per avere chiaro il concetto di firma elettronica e marcatura temporale.

La legge italiana definisce la firma elettronica come: “un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Mentre la marcatura temporale altro non è che la timestamp, cioè una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l’effettivo avvenimento di un certo evento.

Legge Bassanini

Con la legge Bassanini è stato garantito ai documenti informatici, come le fatture elettroniche, oppure il libro IVA, piena validità a fini probatori, legali e fiscali. In questo modo è stato reso possibile l’integrale sostituzione dei tradizionali metodi di archiviazione, con i più moderni processi di conservazione delle registrazioni aziendali. Questo provvedimento ha portato moltissimi vantaggi alle aziende. Pensiamo, ad esempio, alla riduzione degli spazi di conservazione dei documenti. O ancora al risparmio sul materiale cartaceo, all’abbattimento dei costi di gestione e alla velocità di ricerca dei documenti anche a distanza.

Normativa sulla conservazione sostitutiva

1994-2004 dieci anni di leggi sulla conservazione

La storia della normativa sulla conservazione è molto lunga. In Italia, perlomeno, dura dal 1994. Dal ‘94 al 2004 sono state emanate una serie di leggi che hanno gettato le basi per l’attuale conservazione sostitutiva.

A tal proposito vogliamo ricordare, ad esempio, il D.L. 10 giugno 1994, n. 357 Art. 7. Con questo decreto venne stabilita la possibilità di conservare scritture e documenti contabili sotto forma di registrazioni su supporti di immagini. Venne posta però un’unica condizione. Le registrazioni così eseguite, dovevano poter essere trasformate, in qualsiasi momento, in un esemplare leggibile del documento. Teniamo comunque conto che nel 1994 non erano ancora pienamente sviluppate le tecniche di riproduzione elettronica dei documenti.

Facciamo un salto in avanti fino ad arrivare al 2000 e al D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Si tratta del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. In particolare nell’art. 6 viene data la possibilità di sostituire i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su vari formati.

Questi supporti comprendevano:

  1. supporto fotografico;
  2. supporto ottico;
  3. altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Arriviamo infine al Decreto Ministro dell’Economia e Finanze 23 gennaio 2004. Con questo decreto vennero stabiliti dei punti molto importanti per la futura conservazione della fatturazione elettronica. Si stabilì ad esempio, che il procedimento di conservazione, dovesse essere effettuato almeno con cadenza quindicinale. Inoltre si definì la forma e il contenuto dei documenti conservati. Per poter essere ritenuti validi ai fini fiscali, dovevano essere inalterabili durante le fasi di accesso e conservazione (documenti statici non modificabili).

Inoltre il decreto fissò la necessità di marcare i documenti con un riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica. Per ultimo, ma non per importanza, l’atto stabilì che la memorizzazione dovesse avvenire su supporti che ne garantivano la leggibilità nel tempo. Con questo atto venne introdotto anche il concetto di responsabile della conservazione. Il responsabile in questione è il soggetto al quale venne affidato il controllo della corretta operatività del sistema e delle procedure di verifica della leggibilità dei dati memorizzati.

La conservazione sostitutiva oggi

L’intero iter legislativo dal lontano 1994 ad oggi, ha portato a una consapevolezza più precisa e marcata, dell’importanza di una corretta conservazione digitale dei documenti fiscali e non. Oggi, fortunatamente, esistono piattaforme come quella di FatturaPRO.click, che consentono di assolvere a tutti i vari passaggi relativi alla fatturazione elettronica. Dall’emissione alla conservazione, secondo norma di legge, ogni processo è garantito dall’affidabilità e dalla semplicità di esecuzione. Tutti i documenti emessi vengono conservati per dieci anni, così come richiesto e stabilito dalla legge italiana.

Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

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Negli articoli precedenti abbiamo visto cos’è e come funziona la fatturazione elettronica. Ripetiamo che per fatturazione elettronica si intende l’emissione, l’invio e l’archiviazione delle fatture in formato digitale. Un insieme di processi che determinato la creazione e l’archiviazione delle fatture esclusivamente in formato digitale. Abbiamo anche accennato che una delle fasi della fatturazione elettronica è quella relativa alla conservazione sostitutiva. Vediamo ora nello specifico di cosa si tratta.

Cos’è la conservazione elettronica sostitutiva

Si tratta di quell’insieme di processi, regolamentati da legge, che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale.
Perché una fattura elettronica abbia lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea, deve essere creata, emessa e archiviata seguendo determinate specifiche previste dalla legge. Quando queste specifiche vengono rispettate, abbiamo una fattura elettronica regolare. La E-fattura vanta lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea. Si hanno però notevoli vantaggi di temo, spazio e minor costo.

Il risparmio è dovuto soprattutto al fatto che conservare un documento contabile digitale, è molto più facile e meno impegnativo in termini di spazio e costi. Quando erano ancora in vigore le fatture cartacee, queste dovevano essere conservate per lungo tempo negli archivi. Le fatture si accumulavano l’una sull’altra e l’archivio fisico si ingrandiva a dismisura. Inoltre era necessario che una persona se ne occupasse a tempo pieno e questo prevedeva un costo da sostenere. Inoltre mentre aumentava la dimensione dell’archivio, aumentava anche il rischio che qualcosa andasse perso.

In caso di accertamento da parte delle autorità competenti

Con il passaggio alla conservazione sostitutiva e all’archiviazione digitale, lo spazio delle raccolte e degli archivi delle fatture, si è ridimensionato. É sufficiente avere un computer e un po’ di spazio per l’archiviazione dei documenti elettronici.
C’è un unico fattore però da considerare e rispettare. Tutta la documentazione archiviata e conservata deve essere sempre disponibile in caso le Autorità competenti, o l’Agenzia delle Entrate, vogliano consultarla per accertamenti e controlli.

A cosa serve la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva serve a sostituire la carta con un supporto digitale. In pratica alle vecchie fatture cartacee viene applicata una firma digitale (invece di firma e timbro). Inoltre vengono applicati un bollo virtuale e una marca temporale (timestamp). La Timestamp certifica l’orario e la data in cui il responsabile ha creato il file elettronico (allo stesso modo in cui in passato la data il timbro postale certificavano una fattura cartacea). La conservazione sostitutiva serve per evitare che un documento si deteriori con il trascorrere del tempo, come succedeva prima dell’avvento della fatturazione elettronica. Inoltre garantisce l’integrità e l’autenticità dopo l’archiviazione.

Quando si parla di archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche, cioè create già in formato digitale che non subiscono quindi nessun tipo di trasformazione di formato, il termine esatto dovrebbe essere conservazione digitale. Tutti però tendono a unificare la conservazione digitale nell’unico termine “sostitutiva”. Per le fatture cartacee che vengono invece trasformate in formato digitale e poi conservate, il termine corretto di conservazione sostitutiva ne determina più propriamente il significato.

conservazione sostitutiva

Imposta di Bollo virtuale

Il Mef (Ministero dell’Economia e delle Finanze) ha emanato delle nuove regole per il pagamento del bollo sulle fatture elettroniche a partire da quelle emesse dal primo gennaio 2019. In base al nuovo regolamento il pagamento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche emesse in ciascun trimestre, deve essere effettuato entro il giorno 20 del primo mese successivo. Inoltre nella fattura dovrà essere indicata l’apposita dicitura per l’assolvimento dell’imposta di bollo virtuale.
Agenzia delle Entrate mette a disposizione, all’interno dell’area riservata ai contribuenti, l’evidenza dell’importo dovuto, in base alle e-fatture emesse nel trimestre e presenti nel sistema di interscambio (Sdi).
Il sistema di FatturaPRO.click, prevede una serie di controlli, tra i quali anche quello relativo al pagamento del bollo virtuale, che azzerano i rifiuti causati da documenti non compilati correttamente.

Archiviazione ottica documentale

Si tratta di un insieme di processi. Devono consentire di registrare velocemente documenti, fatture, libri contabili di professionisti, PA (Pubbliche amministrazioni), aziende, contribuenti privati, ecc… In un piccolo spazio rispetto ai vecchi archivi materiali tradizionali.
Attraverso l’archiviazione ottica documentale è possibile quindi trasferire un vecchio documento cartaceo in un supporto digitale. Se ne garantisce così la sua autenticità, integrità e valenza legale-giuridica. L’archiviazione ottica documentale è l’archiviazione di un documento informatico, come una fattura elettronica, che deve essere conservata rispettando l’Art. 42 del codice dell’amministrazione digitale.

Conservazione delle fatture per società, aziende e liberi professionisti

Le fatture elettroniche emesse da una società, piuttosto che da un’azienda o da un libero professionista, devono essere conservate in formato digitale. Il sistema utilizzato deve garantire integrità del contenuto e univocità del soggetto che ha emesso il documento. Non deve essere necessario stampare su supporto cartaceo. FatturaPro permette la gestione dell’intero ciclo passivo con conservazione digitale a norma AgID (inclusa la conservazione sostitutiva delle fatture cartacee estere).
L’agenzia delle entrate ha dichiarato che:

“chi emette fatture elettroniche ha tempo 15 giorni dalla data di creazione del file per la conservazione (fermo restando eventuali obblighi di registrazione)“.
Chi riceve e chi emette fatture ha l’obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria.

Fatture elettroniche e registrazione IVA

Le fatture elettroniche possono essere inserite nei registri IVA elettronici entro 60 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. Le fatture poi possono essere ricomprese in fase di liquidazione IVA relativa al periodo in cui è stata effettuata l’operazione.

Fattura digitale di vendita e di acquisto

Il D.P.R. n° 633 del 1972,ì ha stabilito il contenuto delle fatture di vendita e di acquisto. Le fatture registrate in formato digitale, devono rispettare dei requisiti specifici, riportando determinati dati:

  1. Data;
  2. Numero progressivo;
  3. Denominazione o ragione sociale di chi emette e riceve la fattura.

In caso di persona diversa dal titolare della partita IVA va indicato il nome, cognome e l’ammontare dell’imponibile e dell’imposta.

Per quanto riguarda invece il trasferimento in formato digitale di una vecchia fattura su supporto cartaceo, le regole da seguire per questa procedura sono raccolte nell’articolo 4 del Dm. In breve. L’articolo specifica che per avere valenza legale e ufficiale, occorre l’apposizione della firma digitale, oppure della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.

Cos’è la fatturazione elettronica: cronologia storica

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Per fatturazione elettronica si intende l’emissione, l’invio e l’archiviazione delle fatture in formato digitale. Un insieme di processi che determinato la creazione e l’archiviazione delle fatture esclusivamente in formato digitale. Nel gergo tecnico, Wikipedia, definisce il formato digitale come: “il processo di conversione che, applicato alla misurazione di un fenomeno fisico, ne determina il passaggio dal campo dei valori continui a quello dei valori discreti.”
In termini più comuni, è inteso semplicemente come il passaggio dall’analogico al digitale di qualunque supporto comunicativo (audio, video, immagini e testo).
Fino a qualche anno fa in Italia, la fatturazione elettronica non esisteva. A seguito poi della legge finanziaria del 2008, sono stati apportati notevoli cambiamenti nell’intero ciclo di acquisti.

Legge finanziaria 2008

Legge finanziaria, o legge di stabilità (manovra economica attraverso misure di finanza pubblica e di politica di bilancio, regola la politica economica del paese per il triennio successivo) del 2008, in ambito alle linee di azione dell’Unione Europea, dettò le basi per l’adeguamento richiesto agli stati membri. In parole povere l’Unione Europea aveva richiesto che gli stati membri prevedessero di dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti. Il processo in Italia fu più lungo e difficile di quello che potevo aspettarci.
Nel Bel Paese la diffusione della digitalizzazione era molto più arretrata rispetto ad altri paesi membri dell’Unione. Nonostante questo, dopo molti anni e una lunga serie di normative redatte ad hoc, siamo finalmente arrivati ad avere una legificazione della materia.
Con la finanziaria del 2008 vennero stabiliti, in sintesi, i seguenti punti:

  • Riduzione della pressione fiscale;
  • Sostegno alla famiglia;
  • Lotta all’evasione fiscale;
  • Riduzione dei costi fiscali per le imprese;
  • Sicurezza;
  • Riduzione dei costi della politica.

la fatturazione elettronica

Riferimenti Normativi sulla fatturazione elettronica

A seguito della legge di stabilità 2008, uscirono una serie di normative riservate esclusivamente alla regolamentazione della fatturazione elettronica. Integrate da ulteriori direttive relative alla Normativa sulla conservazione sostitutiva, alla Normativa tecnica e alle Circolari e Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle Dogane.

Vediamo in breve un elenco delle norme sulla fatturazione elettronica:

1. Raccomandazione 94/820/CE della Commissione. Del 19 ottobre 1994, relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati (G.U. n. L 338 del 28/12/1994).

2. Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001. Modifica la Direttiva 77/388/CEE al fine di semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto.

3. Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52. Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA (G.U. n. 49 del 28 febbraio 2004).

4. Provvedimento Agenzia delle Entrate del 9 dicembre 2004. Modalità di trasmissione e contenuti della comunicazione telematica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, ai fini dell’emissione delle fatture da parte del cliente o del terzo residente in un Paese, con il quale non esistono strumenti giuridici di reciproca assistenza in materia di IVA (G.U. n. 298 del 21 dicembre 2004).

5. Direttiva 2006/112/CE del Consiglio del 28 novembre 2006. Relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto.

6. Legge n. 244 del 24 dicembre 2007. Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008) (G.U. n. 300 del 28 dicembre 2007).

7. Decreto 7 marzo 2008. Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze (G.U. n.103 del 3 maggio 2008).

La fatturazione elettronica in senso stretto

Si tratta del documento amministrativo per eccellenza, un documento aziendale in grado di rappresentare un’operazione commerciale dal quale è possibile avere risvolti fiscali, civili, penali e finanziari. Il processo della fatturazione elettronica è un ciclo complesso di operazioni che partono dalla redazione della stessa e si conclude con l’archiviazione e la conservazione delle fatture per almeno dieci anni.
A livello pratico, la novità della fatturazione elettronica ha impattato il nostro mercato, per la complessità dei meccanismi e la necessità di farvi fronte in un lasso di tempo relativamente breve. Per questo motivo sono stai creati e introdotti svariate piattaforme in grado di automatizzare e semplificare tutti i processi di emissione e ricezione dei documenti, con lo scopo di velocizzare, ma soprattutto aiutare, i clienti/professionisti ed enti nell’emissione e nella registrazione degli stessi.
Strumenti in grado di rispettare le caratteristiche richieste sul formato delle fatture elettroniche e che permettessero, allo stesso tempo, di effettuare controlli istantanei sui documenti emessi.

la fatturazione elettronica

Controllo ed errori

La compilazione della fatturazione elettronica deve rispettare determinati crismi. Deve necessariamente prevedere alcune informazioni ritenute importanti e indispensabili ai fini fiscali e deve essere emessa in uno specifico formato .xml.
Una volta compilata, è possibile effettuare un check generico di controllo e poi semplicemente inviarla al Sistema di interscambio (Sdi). Il sistema provvederà a inviare la fattura al destinatario e all’organo per la conservazione del documento. Prima di inviarla, vengono effettuati numerosi controlli, in virtù dei quali il documento può essere ritenuto valido, oppure no. Ogni singolo errore viene segnalato da Sdi con un codice e una relativa descrizione. L’eventuale errore viene comunicato all’emissario della fattura, in modo che abbia il tempo di effettuare le dovute correzioni.
Facciamo qualche esempio dei codice che vengono segnalati da Sdi:

  • 00001 Nome file non valido
  • 00002 Nome file duplicato
  • 00003 Le dimensioni del file superano quelle ammesse
  • 00102 File non integro (firma non valida)
  • 00100 Certificato di firma scaduto
  • 00101 Certificato di firma revocato
  • 00104 CA (Certification Authority) non affidabile
  • 00107 Certificato non valido

Potete trovare l’elenco completo a questo link di fatturapa.gov

Le piattaforme create per l’emissione e l’invio delle fatture elettroniche, come FatturaPRO.click, sono in grado si effettuare Numerosi controlli, come ad esempio quello dello Split Payment o del Bollo, azzerando i rifiuti causati da documenti non compilati correttamente.
Gli strumenti che permettono la gestione dell’intero ciclo di fatturazione elettronica sono a disposizione di tutti i regimi fiscali esistenti, nessuno escluso. Sono quindi compresi anche tutti quei regimi fiscali agevolati sostituiti dalla Legge n. 190/2014 (Finanziaria 2015) con la quale è stato introdotto, nel nostro ordinamento, a decorrere dal 1 gennaio 2015, un nuovo regime fiscale agevolato denominato Regime Forfettario. Lo stesso è destinato alle persone fisiche esercenti, attività d’impresa o di lavoro autonomo che rispettano determinati requisiti.

FatturaPRO.click: la fatturazione con un click

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La legge finanziaria del 2008 ha introdotto il concetto e la regolamentazione relativa alla fatturazione elettronica. Con questo termine si identificano, in Italia, le fatture in formato digitale. Per l’esattezza si intende tutto il processo relativo alla gestione, invio e conservazione digitale dei documenti. Dal 6 Giugno 2014 le Pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di fatturazione elettronica, mentre per le pubbliche amministrazioni locali, l’obbligo è entrato in vigore dal 31 Marzo 2015.
Dal primo Gennaio 2019, invece è entrato in vigore lo stesso obbligo anche per i B2B (fatturazione elettronica tra imprese) e per i B2C (fatturazione elettronica nei confronti dei consumatori finali).
Sono stati introdotti nuovi concetti come la Fattura PA, il Sistema di Interscambio (SDI), gli operatori economici e gli intermediari.
Alla luce di tutti questi cambiamenti normativi, si è reso necessario un adeguamento a livello nazionale, senza precedenti.

Software di fatturazione elettronica

La normativa attuale ha reso necessario l’avvento di svariati software che fossero in grado di emettere, inviare e conservare le varie fatturazioni elettroniche. A domanda, il mercato, ha dovuto rispondere. Ma la risposta non è sempre stata all’altezza delle aspettative.
Infatti la maggior parte di questi software prevede la generazione di fatture elettroniche in formato xml, l’accettazione con firma tramite smart-card o chiavetta usb e la gestione delle notifiche delle PA tramite email PEC.
Si tratta di vari meccanismi, piuttosto farraginosi e ingarbugliati, che molto spesso e volentieri, hanno messo a dura prova la nostra abilità amministrativa e contabile.
L’Unione Europea ha sancito che gli Stati Membri, avrebbero dovuto dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l’intero ciclo di acquisti.
Questo ha portato il nostro mercato a creare una serie quasi infinita di software che permettono l’emissione di fatture elettroniche in formato .xml, ma con tortuosi procedimenti che risultano molto spesso fuorvianti. Risultati piuttosto scadenti e demoralizzanti, si possono constatare, dando uno sguardo ai dati statistici sugli errori riscontrati dall’SDI (sistema di interscambio) in fase di controllo per il corretto inoltro della documentazione.

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FatturaPRO.click: un sistema rivoluzionario facile e veloce

In soccorso al marasma che lentamente si è andato creando in Italia, è stato ideato e progettato un sistema particolarmente semplice e veloce. Questo permette di emettere, gestire, ed inviare e/o stampare i documenti, sia quelli ordinari, piuttosto che quelli elettronici. Un sistema rivolto a qualunque figura, per semplicità di esecuzione e accessibilità di costo.
La rivoluzione del software in questione sta proprio nella sua estrema facilità di utilizzo. La prima cosa che c’è da sapere, è proprio quella che non c’è niente da sapere. Per utilizzare FatturaPRO, non è infatti necessario nessun corso formativo. Non è necessario nemmeno leggere manuali su manuali d’istruzioni per capire come funziona. I meccanismi che si trovano alla base di questo semplice e intuitivo programma, permettono di inserire gli stessi dati utilizzati e inseriti da sempre, in fattura, niente di più, niente di meno. Con un successivo semplice click poi, il gioco è fatto e il documento emesso.
Il documento così emesso verrà poi ricontrollato attentamente dallo staff di FatturaPRO, firmato, inviato e seguito fino all’accettazione.
Inoltre, in caso venissero riscontrati problemi nella compilazione del documento, in automatico, il soggetto verrà ricontattato e avvisato. Facendosi carico poi, di tutti gli adempimenti legati alla conservazione del documento, questo verrà archiviato per dieci anni. Niente di più semplice.

FatturaPRO.click: un’evoluzione continua

Sviluppato da molti anni e in continua evoluzione e miglioramento, FatturaPro è il software che si rivolge a tutti: Clienti, Commercialisti e Partners. Le funzionalità che propone e che vengono messe a disposizione sono numerose:

  1. Fatturazione B2B e B2C;
  2. Ciclo passivo automatizzato;
  3. Conservazione sostitutiva dei documenti ordinari;
  4. Connessione con il Commercialista;
  5. Importazione XML e GSE;
  6. Account Multiutenza per Commercialisti e Partners;
  7. Esportazione massiva ciclo attivo e passivo per il Commercialista;
  8. Web Services.

In particolare con l’introduzione del “ciclo passivo”, è stato realizzato un lavoro attento e meticoloso per sconvolgere totalmente il metodo di gestione di un’attività da parte del professionista. Ricordiamo che con ciclo passivo si intendono tutti quei processi e workflow che si instaurano tra l’azienda/ente, i fornitori e il magazzino. Con il ciclo passivo vengono determinate le uscite economiche dell’azienda (rientrano nel ciclio passivo tutte quelle attività legate alla gestione dell’anagrafica dei fornitori e alla registrazione dei documenti che legano l’azienda/ente a un fornitore – in pratica, parliamo di ordini di acquisto).
Il sistema ha portato a un rapido e definitivo miglioramento della gerenza del ciclo di acquisto e vendita. Sono stati abbattuti in modo sostanziale i tempi amministrativi e riducendo i costi in modo esponenziale.
In continua evoluzione, in base alle esigenze di mercato e alla normativa italiana, FatturaPRO.click, prevede ulteriori migliorie entro la fine del 2019. Questi miglioramenti porteranno il software a diventare lo strumento indispensabile e completo per chi desidera automatizzare tutte le procedure. Si potranno sfruttare a pieno le possibilità messe in campo dalla Fattura Elettronica.
In particolare sono previste:

  1. Integrazione Dashboard;
  2. Integrazioni delle sezioni Preventivi, Ordini e Fatture Proforma;
  3. Statistiche, Notifiche e Promemoria;
  4. Gestione studio;
  5. Conservazione digitale / sostitutiva altri documenti

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Diversi e migliori per scelta

Come abbiamo visto la maggior parte dei software che sono nati nell’arco di due anni per rispondere alla domanda del mercato italiano sulla fatturazione elettronica, sono piuttosto complicati, contorti e/o costosi.
Quello che differenzia in modo rimarchevole FatturaPRO.click rispetto ai vari competitor è proprio la sua semplicità. Un’intuitività che porta all’immediatezza dell’evidenza di utilizzo.
Nessun corso da seguire, nessuna formazione da sostenere, nessuna perdita di tempo e di conseguenza, di denaro.
Altro punto di forza è la “personalizzazione”. Non tutti i software presenti sul mercato si adattano all’eterogenia delle attività. FatturaPro invece si. Permette, attraverso le impostazioni personali, la creazione di documenti precompilati automaticamente. Inoltre i calcoli delle imposte, della cassa previdenziale, della ritenuta d’acconto, e di tutto il resto avvengono in automatico.
I controlli effettuati, come ad esempio quello dello Split Payment o del Bollo, azzerano i rifiuti causati da documenti non compilati correttamente. La “conservazione a norma AgID ” è inclusa per ogni documento inviato e ricevuto. Inoltre prevista un’assistenza telefonica chiara, puntuale e precisa.
Si tratta quindi di un software a tutto tondo. È stato pensato per le esigenze concrete del business, in ogni sua forma e dimensione.