Fatturazione
Elettronica

Fatturazione Elettronica 2021: la guida completa 

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una vera e propria rivoluzione digitale. Infatti, fino a qualche anno fa, la fatturazione elettronica non esisteva. A seguito della Legge finanziaria del 2008, sono stati introdotti dei cambiamenti radicali all’intero ciclo di acquisti. Infatti, la storia della fatturazione elettronica, inizia proprio in quell’anno, quando l’Unione Europea chiese agli stati Membri di dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico, per gestire , in forma elettronica, il ciclo d’acquisti. In Italia l’iter è stato lungo e difficile. Le lungaggini e le difficoltà erano legate all’arretratezza della digitalizzazione nel Bel Paese. Nonostante l’incresciosa situazione nella quale verteva l’Italia, alla fine, siamo finalmente arrivati ad avere una legificazione della materia. La svolta è avvenuta grazie alla Legge Finanziaria del 2008. La Legge di Stabilità (o Finanziaria), è quella manovra che mira a regolare la politica economica del paese, per il triennio successivo, attraverso misure di finanza pubblica e di politica di bilancio. Grazie a questa normativa vennero stabiliti e fissati diversi punti molto importanti:

• riduzione della pressione fiscale
• sostegno alla famiglia
• lotta all’evasione fiscale
• riduzione di costi fiscali per le imprese
• sicurezza
• riduzione dei costi della politica

Tra le tante normative successive alla Finanziaria 2008, ne vennero redatte molte legate esclusivamente alla regolamentazione della fatturazione elettronica.

Fatturazione Elettronica: normativa di riferimento

La normativa italiana che regola e disciplina la fatturazione elettronica, si integra e completa leggi, direttive e raccomandazioni dell’Unione Europea. Sono infatti state redatte ed emanate tutta una serie di direttive relative alla normativa sulla conservazione sostitutiva e sulla normativa tecnica attraverso delle Circolari e Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle Dogane. Tra le norme europee ed italiane più importanti ricordiamo:

• Raccomandazione 94/820/CE della Commissione. Del 19 ottobre 1994, inerente agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati (G.U. n. L 338 del 28/12/1994).
• Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001. Norma che modifica la precedente Direttiva 77/388/CEE al fine di semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto.
• Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52. Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA (G.U. n. 49 del 28 febbraio 2004).
• Provvedimento Agenzia delle Entrate del 9 dicembre 2004. Una misura che riguarda le modalità di trasmissione e contenuti della comunicazione telematica, ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, ai fini dell’emissione delle fatture da parte del cliente ,o del terzo residente in un Paese, con il quale non esistono strumenti giuridici di reciproca assistenza in materia di IVA (G.U. n. 298 del 21 dicembre 2004).
• Direttiva 2006/112/CE del Consiglio del 28 novembre 2006. Relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto.
• Legge n. 244 del 24 dicembre 2007. Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008) (G.U. n. 300 del 28 dicembre 2007).
• Decreto 7 marzo 2008. Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze (G.U. n.103 del 3 maggio 2008).

Fatturazione elettronica: PA, B2B e B2C

Inizialmente, per l’esattezza nel 2014, la fatturazione elettronica era stata prevista ed introdotta verso le PA (Pubblica amministrazione). Chi doveva intrattenere rapporti con le PA, gli enti pubblici e le società quotate inserite nell’indice FTSE MIB della Borsa Italiana, era costretto emettere fattura elettronica. Nel 2017, quando è stato introdotto il Sistema di Interscambio, la fatturazione elettronica è stata resa disponibile anche agli operatori economici provati (imprese, professionisti, ecc…) in forma facoltativa. Un passaggio che non ha comunque avuto un gran riscontro. La svolta è arrivata con la Legge di Bilancio 2018 che ha introdotto definitivamente l’obbligo della fatturazione elettronica. La disciplina è stata quindi estesa sia alle relazioni commerciale tra tutti i soggetti passivi Iva privati (vale a dire aziende e professionisti con partita Iva), sia verso i consumatori finali. Volendo datare in modo preciso l’evento, l’inizio dell’obbligo esteso di fatturazione elettronica, è decorso dal 1° gennaio 2019.

Che cos’è la fatturazione elettronica

Vista la normativa di riferimento è bene precisare comunque, che cosa si intende per fatturazione elettronica in senso stretto. La fattura elettronica è un documento aziendale che rappresenta un’operazione commerciale. Il processo digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, prende il nome di fatturazione elettronica. Si tratta di una procedura che ci ha permesso di abbandonare, speriamo per sempre, il sistema cartaceo con tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione documentale. Il ciclo di fatturazione elettronica parte dalla redazione della e-fattura e si conclude con l’archiviazione e la conservazione della stessa, per almeno dieci anni. L’introduzione di questa novità, a livello pratico, ha impattato fortemente il nostro mercato. Si è infatti reso necessario, in tempi stretti, adattarsi ad una serie complessa di meccanismi innovativi e tecnologici. Per semplificare e velocizzare l’intero procedimento, sono nate diverse piattaforme in grado di automatizzare ogni processo relativo all’emissione e alla ricezione dei documenti elettronici. Lo scopo, ad esempio, della piattaforma di FatturaPro, è quello di sveltire e semplificare ogni processo relativo alla fatturazione elettronica, aiutando nel migliore dei modi clienti/professionisti ed enti. La piattaforma è in grado di rispettare le caratteristiche richieste sul formato delle fatture elettroniche, effettuando anche controlli istantanei sui documenti emessi.

Fattura elettronica: compilazione e dati obbligatori

Le specifiche tecniche contenute nell’allegato A del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n° 89757 del 30 aprile 2018, ha stabilito il contenuto della fattura elettronica. Prima di tutte le e-fatture devono essere emesse in formato .xml (eXtensible Markup Language). Il formato non deve contenere macroistruzioni e/o codici eseguibili, attraverso i quali potrebbe essere possibile attivare funzionalità che potrebbero modificare i documenti, i fatti, o i dati registrati. L’ articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, oppure nel caso di fattura semplificata, l’articolo 21bis dello stesso decreto, stabiliscono i contenuti obbligatori della fattura elettronica. Oltre a questi devono anche essere presenti tutti i dati necessari a gestire il ciclo attivo e passivo della fattura.

Dati obbligatori

I dati che obbligatoriamente devono essere riportati in fattura elettronica sono:

1. Data di emissione del documento
2. Numero progressivo della fattura (con il quale la e-fattura è identificata in modo univoco)
3. Codice univoco del destinatario (per gli enti pubblici è consultabile sul registro IPA - Indice delle Pubbliche amministrazioni) In alternativa può essere indicato quello comunicato dal privato, che però potrebbe non averlo e decidere quindi di avvalersi del solo indirizzo PEC
4. Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del cedente/prestatore e del cessionario/committente, dell’eventuale rappresentante fiscale
5. Numero di partita Iva del cedente/prestatore
6. Numero di partita Iva del cessionario/committente. Oppure, in caso di soggetto passivo stabilito in altro Stato membro UE, numero identificativo Iva attribuito dallo Stato membro di stabilimento. Nel caso in cui il cessionario/committente agisca in qualità di soggetto passivo
7. Numero di codice fiscale, nel caso in cui il cessionario/committente non agisca in qualità di soggetto passivo
8. Natura, qualità e quantità dei beni e servizi oggetto dell’operazione
9. Corrispettivi e altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono
10. Corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono
11. Aliquota Iva, ammontare dell’imponibile e dell’imposta con arrotondamento al centesimo di euro
12. Data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, in caso di cessione intracomunitaria di beni di trasporto nuovi di cui all’art. 38 co. 4 del DL 331/93
13. Annotazione del fatto che la fattura è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo.

SDI: Sistema di Interscambio

Assodato che il ciclo della fatturazione elettronica è composto da una serie di step che partono dalla redazione dell’e-fattura e si conclude con l’archiviazione e la conservazione delle stesse, per almeno dieci anni, entriamo nel dettaglio dei vari passaggi. Subito dopo aver redatto e creato una fattura elettronica, attraverso FatturaPro, questa è inviata al Sistema di Interscambio (SDI) e da lì ad Agenzia delle Entrate (AdE). SDI è un sistema informatico che agevola invio e ricezione delle fatture elettroniche. Nato a seguito della Legge Finanziaria 2008 e creato dalla SOGEI (Società Generale d’Informatica S.p.A), può essere considerato una sorta di “centro smistamento posta”. Attraverso il Sistema di Interscambio passano tutte le fatture elettroniche, emesse e spedite. Il sistema esegue dei controlli minuzioso e, se trova degli errori nella compilazione della fattura, la rispedisce al mittente.

SDI: come funziona

Il lavoro del Sistema di Interscambio si svolge in tre passaggi:

1. Il soggetto emette fattura elettronica
2. Nella fattura è indicato il codice destinatario o PEC in caso di destinatario privato; o il codice d’ufficio (per le PA – Pubblica Amministrazione)
3. Durante il terzo step entra in gioco l’SDI. La fattura emessa è inviata al Sistema di Interscambio, che controlla il documento. Ne verifica il contenuto ed individua eventuali errori di compilazione. In caso di rilevamento di qualche errore, il sistema invia una segnalazione al mittente, chiedendone un controllo e la riemissione corretta.

Il sistema è stato progettato in modo tale da inviare un messaggio al mittente, ogni volta che la fattura elettronica è stata correttamente recapitata al destinatario. Quindi, in ogni caso, SDI avvisa il mittente.

I controlli eseguiti

Il Sistema di Interscambio esegue quindi una serie di controlli accurati su come è stata compilata la fattura elettronica. Prima di tutto controlla i campi obbligatori, come, ad esempio, il codice destinatario, l’identificativo fiscale del destinatario e la firma elettronica. Quando e se SDI rileva degli errori, invia al mittente un avviso che riporta data, ora e codice errore. Quest’ultimi sono infatti classificati con una serie di codici, che vengono puntualmente aggiornati ed implementati. Tra i più comuni, per riportare qualche esempio, ricordiamo: Codice 00001: il nome del file non rispetta le regole del SdI. Il nome deve essere composto da: Nome Paese (per l’Italia IT), Identificativo Univoco del Trasmittente (identificativo fiscale del trasmittente), seguito da un Separatore “_”, Progressivo Univoco del File (massimo 5 caratteri alfanumerici a scelta del trasmittente). Infine l’estensione del file (.xml o .zip) Codice 00002: Nome del file duplicato. Questo accade quando viene inviato più di una volta un file che è stato accettato dal SdI, o ha lo stesso nome di un file inviato in passato. Il problema di solito sta nel Progressivo Univoco del File e basta cambiarlo con uno non ancora utilizzato. Codice 00200: Formato del file errato. Questo di solito si verifica per l’utilizzo di caratteri speciali nella compilazione del file .xml, o nel nome del file stesso. Può anche essere un problema di versione del file. Codice 00305: Id fiscale IVA non valido. Questo capo si riferisce alla partita IVA e non al codice fiscale, spesso l’errore sta nel mettere il codice fiscale in questo campo. É possibile avere un elenco completo dei codici degli errori riscontrati da Sdi, scaricando il pdf predisposto dal sito governativo di fatturapa.gov.

Trasmissione della fatturazione elettronica

La fattura elettronica è quindi trasmessa al Sistema di Interscambio in formato .xml. La trasmissione può avvenire con diverse modalità:

• posta elettronica certificata (PEC)
• servizi informatici messi a disposizione dall’agenzia delle entrate
• Piattaforme e software web service (come ad esempio FatturaPro)
• Protocollo FTP (File Transfer Protocol)

Chi volesse utilizzare la PEC, deve avvalersi di un gestore incluso in apposito elenco gestito dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Inoltre, l’eventuale messaggio inviato, che contiene il file da trasmettere, non può superare le dimensioni di 30 Mb. La fattura elettronica (immediata in questo caso)deve essere emessa e trasmessa al Sistema di Interscambio, entro i 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione (cioè dalla vendita di un prodotto, o dalla prestazione di un servizio). Sul documento, come data, deve sempre essere indicata quella in cui è avvenuta l’operazione.

Fattura elettronica differita

La fattura elettronica differita differisce dalla fattura elettronica immediata perché fa riferimento a molteplici vendite, o prestazioni di servizi, effettuate nello stesso mese, dal medesimo acquirente, o committente e documentate da un documento di trasporto. Questa può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione (art. 21 comma 4 lett. e art. 21 del D.p.r. n. 633/72 in vigore dal 30/06/2019). Inoltre deve indicare gli estremi del documento di trasporto, da cui è desumibile il dettaglio delle operazioni effettuate.

Sanzione invio tardivo fattura elettronica

L’emissione tardiva, o l’omissione della fattura elettronica, è regolamentata dall’articolo 6 del Decreto Legislativo n° 471/97, che cita: “La sanzione varia dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato, con un minimo di 500 euro. La sanzione è dovuta nella misura da 250 a 2.000 euro, se la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo.” Agenzia delle Entrate ha inoltre dichiarato che, la tardiva emissione della fattura che non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo, rappresenta una violazione formale. In quest’ultimo caso è applicata la sanzione in misura fissa.

Autofattura

Anche chi avrebbe dovuto ricevere la fattura, ma non ha visto recapitare il documento entro 4 mesi dalla data dell’effettuazione dell’operazione, è soggetto a sanzioni. Queste sono pari al 100% dell’imposta, con un minimo di 250€ per ogni singola violazione. Per evitare le sanzioni deve trasmettere al SDI, entro il trentesimo giorno successivo, l’autofattura da regolarizzazione. In questo documento devono essere riportati i seguenti dati:

• dati del fornitore
• dati del cessionario/committente (quindi i propri)
• nel campo “TipoDocumento” deve indicare il codice TD20

Se invece avesse ricevuto fattura elettronica, ma irregolare, dovrà comunque trasmettere l’autofattura, ma previo pagamento dell’imposta, entro il trentesimo giorno successivo alla registrazione. Presentare l’autofattura al SDI, solleva dall’obbligo alternativo di portare una fattura in formato analogico, all’ufficio dell’Agenzia delle Entrate territorialmente competente. Dal punto di vista pratico, autofattura e fattura elettronica sono la stessa cosa. L’unica differenza è che nella prima destinatario e mittente sono la stessa persona, fisica o giuridica. L’autofattura è obbligatoria solo in alcuni casi:

• Omaggi
• Autoconsumo
• Acquisto da non residenti
• Autofattura-Denuncia
• Altri casi (acquisti da produttori agricoli, o ittici in regime di esonero, acquisti di rottami, carta da macero, acquisti di oro, o argento industriale, ecc…)

Conservazione Sostitutiva

Una delle fasi più importanti nel processo della fatturazione elettronica, è la conservazione sostitutiva. Si tratta di quell’insieme di processi, regolamentati da legge, che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale. Affinché una fattura elettronica abbia lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea, deve essere creata, emessa ed archiviata, rispettando determinate specifiche previste dalla legge. Quando le regole sono osservate, allora abbiamo una fattura elettronica regolare, che ha lo stesso valore legale di una cartacea. Il passaggio dal cartaceo al digitale ha però portato moltissimi vantaggi in termini di tempo, spazi e costi. Per conservare le fatture cartacee servivano infatti archivi fisici sempre più grandi e personale qualificato che li gestisse. Dovevano quindi essere sostenuti costi sempre più onerosi e il rischio che qualcosa andasse perso e/o distrutto, aumentava di pari passo all’aumento delle dimensioni degli archivi.

Timestamp: integrità, autenticità e stato di conservazione

La conservazione sostitutiva serve a sostituire la carta con un supporto digitale. In pratica alle vecchie fatture cartacee viene applicata una firma digitale (invece di firma e timbro), un bollo virtuale e una marca temporale (timestamp). La Timestamp certifica l’orario e la data in cui il responsabile ha creato il file elettronico (allo stesso modo in cui, in passato, data e timbro postale, certificavano una fattura cartacea). La conservazione sostitutiva serve per evitare che un documento si deteriori con il trascorrere del tempo e ne garantisce l’integrità e l’autenticità dopo l’archiviazione. Agenzia delle Entrate ha dichiarato: “… Chi emette fatture elettroniche ha tempo 15 giorni dalla data di creazione del file per la conservazione (fermo restando eventuali obblighi di registrazione)“. Quindi tutte le fatture elettroniche emesse, devono essere obbligatoriamente conservate in formato digitale. Il sistema utilizzato deve garantire integrità del contenuto e univocità del soggetto che ha emesso il documento. Non è necessario stampare su supporto cartaceo.

Lotta all’evasione fiscale

La fattura elettronica, oltre a rappresentare un enorme passo in avanti verso la digitalizzazione del paese, simboleggia anche lo strumento perfetto per contrastare la crescente evasione fiscale nel paese. Insieme allo scontrino elettronico è una delle soluzioni migliori che i vari Governi hanno trovato per eliminare, o per lo meno ridurre, l’evasione e l’elusione fiscale. Una piaga, quella dell’evasione fiscale, che da sempre dilaga nel Bel Paese, che segna, purtroppo, dei record di cui non andare assolutamente fieri. L’Italia, infatti, occupa il primo gradino del podio nella classifica dei principali paesi evasori dell’UE. Al secondo e terzo posto troviamo Germani e Francia. Vista la situazione, quando l’UE ha caldamente consigliato i vari Stati Membri, di adottare il sistema della fatturazione elettronica, l’Italia ha deciso subito di aderirvi senza riserve. Grazie a questo sistema l’evasione fiscale ha subito una brusca frenata e la spesa pubblica è oggi controllata con maggiore pressione e precisione. Inoltre sono aumentate anche le entrate tributarie statali e si è potuto riscontrare una maggiore e più diffusa sicurezza nell’utilizzare strumenti tecnologici e soluzioni digitali per la comunicazione dei documenti ufficiali ad Agenzia delle Entrate. Senza contare che questo sistema ha portato ad una riduzione dei costi legati alla gestione degli archivi fisici e ad un aumento della velocità di ricerca degli stessi. Infine, i rischi legati agli adempimenti privacy, per il trattamento dei dati sensibili e quelli connessi ai possibili errori del data-entry, sono diminuiti in modo sostanziale.

Accertamenti fiscali

Con l’avvento della fatturazione elettronica sono arrivate anche tante novità in ambito fiscale. Processi più veloci e pratici hanno iniziato ad interessare anche le revisioni da parte del Fisco. Fino a non troppo tempo fa, il Fisco poteva fare accertamenti sulle dichiarazioni dei redditi, sui bilanci aziendali, su quelli dei liberi professionisti e dei privati cittadini, sempre entro il 31 dicembre del quarto anno successivo alla presentazione della dichiarazione. In seguito gli anni sono diventati ben cinque. Un lasso di tempo alquanto considerevole. Chi invece oggi si avvale della fatturazione elettronica, si è visto ridurre i tempi di accertamento da cinque a tre. Non è molto, ma è pur sempre qualcosa. Le lungaggini del Fisco si stanno piano piano riducendo. Affinché si possa beneficiare appieno della riduzione temporale per gli accertamenti fiscali, ci sono però alcune condizioni da rispettare. Prima fra tutte la tracciabilità. Viene infatti richiesto che il pagamento e l’incasso delle fatture, avvenga tramite strumenti tracciabili, come bonifici, assegni bancari o circolari, carta di credito o di debito, pos, ricevute bancarie, ecc… Quindi “banditi” i contanti! Tutto questo in ottica di lotta contro l’evasione fiscale, iniziativa caldamente promossa dal Governo con l’ultima legge sul bilancio. Questo accorgimento riguarda tutte le fatture e i pagamenti di importo superiore ai 500€. Anche un solo pagamento effettuato in contanti, fa decadere il diritto allo sconto temporale. I contribuenti devono comunque essere in grado di dimostrare ad Agenzia delle Entrate, di non aver incassato o pagato alcuna fattura superiore ai 500€ in contanti. L’onere della prova, in questo caso, è sempre a carico del contribuente.

Fattura elettronica: i soggetti obbligati

La fatturazione elettronica è obbligatoria per imprese e partite IVA, ma esistono delle eccezioni. Come abbiamo visto dal 1° gennaio 2019 la disciplina in materia ha reso obbligatorio l’adozione delle e-fatture nel ciclo d’acquisto. I soggetti obbligati a sottostarvi sono:

• Pubbliche amministrazioni
• Soggetti privati (a partita IVA e consumatori finali) residenti, stabiliti e identificati nel territorio dello Stato.

L’obbligo di emissione della fattura elettronica riguarda sia le operazioni business to business (B2B) e business to consumer (B2C).

Soggetti esclusi dall’obbligo

I soggetti che ancora risultano esclusi dall’obbligo di emettere fattura elettronica sono:

• Operatori sanitari, obbligati ad inviare i dati al Sistema tessera sanitaria (TS)
• Operatori economici non residenti o non stabiliti in Italia
• Soggetti che si avvalgono di regimi fiscali agevolati, come il “regime di vantaggio”, quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” e i “piccoli produttori agricoli”, esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.

Agenzia delle Entrate ha specificato che i soggetti “minimi” e “forfetari” sono comunque tenuti ad emettere fatture in formato elettronico, per le operazioni nei confronti della Pubblica Amministrazione.

Fattura elettronica europea

Non tutti i paesi facenti parte dell’UE, hanno adotto ancora la fatturazione elettronica. In alcuni Stati, ad esempio, il ricorso all’e-fattura è limitato esclusivamente nei confronti della Pubblica Amministrazione. In Francia, ad esempio, la fattura elettronica nei rapporti B2B, è limitata solo alle grandi imprese. Danimarca, Austria e Spagna invece hanno una linea guida più definita e l’applicano in modo più delineato. Per l’Unione Europea la fattura elettronica è facoltativa. Chi desidera trasformarla in obbligo, deve chiedere una deroga a Bruxelles. Ed è infatti quello che ha fatto l’Italia, quando decise di estendere l’obbligo dal 2019 anche a tutte le transazioni tra privati (B2B). Per l’Unione Europea, la e-fattura, è obbligatoria solo e soltanto in tema di appalti pubblici, mentre rimane facoltativa per ogni altra casistica. Nella Direttiva 2014/55/UE sono tracciate le disposizioni in materia di obbligatorietà negli appalti pubblici e nell’inviare e ricevere fatture elettroniche verso le pubbliche amministrazioni. La norma stabilisce alcune caratteristiche tecniche indispensabili che le fatture devono possedere. L’obbligo delle e-fatture è valido per le PA, centrali e locali. I formati della fattura elettronica accettati e conformi alla norma tecnica europea EN 16931 sono: Xml – Ubl 2.1 e CII – 16B. Il formato più diffuso rimane sempre quello del CII, specialmente la versione XML UBL. Questo formato permette di utilizzare oltre 60 documenti di business, supportando tutte le fasi del ciclo dell’ordine e semplificando le attività.

Valuta Estera

Rimanendo in tema di estero, alle volte è necessario emettere fattura elettronica con valuta estera. Agenzia delle Entrate ha previsto una serie di direttive e regole da seguire in questi casi. A tal proposito l’UE, tramite alcune direttive, ha stabilito che: “gli importi figuranti in fattura possono essere espressi in qualsiasi moneta. Questo purché l’importo dell’IVA da pagare o da regolarizzare sia espresso nella moneta nazionale dello Stato membro” Questo significa che è possibile emettere una fattura elettronica con valuta diversa dall’Euro, ma l’importo iva, deve essere espresso per forza nella moneta nazionale (EURO). Il cambio da usare è l’ultimo pubblicato dalla Banca Centrale Europea al momento in cui l’imposta diventa esigibile, vale a dire al momento di emissione della fattura. In Italia però la situazione è ancora incerta, perché le direttive europee non sono state applicate e seguite alla lettera. Infatti il DPR 633/72 articolo 21 comma 2 lettera I), stabilisce che in fattura sono obbligatori i seguenti dati:

• aliquota
• ammontare dell’imposta
• imponibile con arrotondamento “al centesimo di euro”

Nella Circolare n°12/E/2013 dell’Agenzia delle Entrate c’è un rimando alla direttiva Europea, che dice: “vale la regola generale dettata al comma 2, lettera l), che dispone l’indicazione dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo di euro”. Da questo sembrerebbe quindi impossibile emettere fattura elettronica con valuta estera. Esiste però un’eccezione. Questa è data dall’emissione dell’e-fattura in doppia valuta con l’adozione del tasso di cambio del giorno in cui l’IVA è divenuta esigibile.

Detrazione IVA

Dato uno sguardo alla situazione generale che attualmente riscontriamo in Europa, entriamo più nel dettaglio. Per farlo partiamo dalla detrazione iva pagata per le operazioni passive d’imprese e professionisti, normata nell’articolo 19 del DPR n°633/72. In generale la detrazione è sempre possibile entro il termine ultimo di presentazione della dichiarazione IVA dell’anno in cui l’operazione è avventa. In alcuni casi, ai soggetti passivi IVA, però, è anche concessa la retro imputazione. Questo vale almeno per le fatture elettroniche ricevute entro il 15 del mese. L’articolo cita: “Il diritto alla detrazione dell’imposta relativa ai beni e servizi acquistati o importati sorge nel momento in cui l’imposta diviene esigibile ed è esercitato al più tardi con la dichiarazione relativa all’anno in cui il diritto alla detrazione è sorto ed alle condizioni esistenti al momento della nascita del diritto medesimo” C’è da tenere conto che alla registrazione della fattura passiva segue il diritto alla detrazione della relativa imposta. In questo modo viene garantita la liquidazione, o la maturazione del credito relativo alle fatture elettroniche. Inoltre il DPR 100/98 specifica che, chi ha ricevuto e annotato, entro il 15 del mese successivo, fatture elettroniche relative ad operazioni eseguite nel mese precedente, può esercitare il diritto alla detrazione con riferimento alla liquidazione periodica del mese precedente. Di conseguenza questo articolo assicura di poter far slittare la detrazione al mese di effettuazione dell’operazione, aspettando quanto necessario. Così procedendo si potranno quindi inviare fatture elettroniche entro il 15 del mese successivo a quando le operazioni sino effettivamente avvenute.

Detrazione iva e fatture elettroniche

Affinché sia possibile detrarre l’iva sulle fatture elettroniche devono verificarsi due aspetti fondamentali: uno sostanziale e l’altro formale. Quello sostanziale corrisponde all’effettuazione dell’operazione, mentre quello formale è relativo al “possesso di una valida fattura di acquisto”. Nel processo della fatturazione elettronica, la e-fattura è considerata ricevuta, quando è stata correttamente recapitata all’indirizzo telematico del cessionario. Solo da quel momento in poi è possibile l’esercizio della detrazione, perché i presupposti sostanziali e formali si sono verificati. Dal 1° gennaio 2019 inoltre è possibile ricevere fatture elettroniche datate inizio mese, che il sistema di Interscambio andrà a protocollare entro il 15 del mese in corso. In seguito potranno anche arrivare altre fatture relative al mese trascorso. In questo caso il software house utilizzato, come ad esempio FatturaPro, annoterà la fattura elettronica ricevuta nel mese in corso entro il 15 del mese stesso, consentendo la detrazione IVA nello stesso mese. Allo stesso tempo, il sistema, registrando una fattura relativa ad operazione del mese precedente, farà confluire la relativa imposta detraibile nella liquidazione riferita al mese di antecedente

Nota di credito: come funziona con la fatturazione elettronica

La nota di credito è uno strumento ben noto nel mondo fiscale e amministrativo. Si tratta di un elemento molto importante che consente di annullare una fattura sbagliata ed emettere un nuovo documento rettificato, in aumento, o in diminuzione. Esistono note di credito e note di debito. La nota di credito assomiglia in tutto ad una normale fattura elettronica. Contiene alcuni dati obbligatori ed è emessa per correggere eventuali errori su un’altra fattura. Visto che questo documento fa riferimento ad una precedente fattura già emessa, alcuni dati devono essere presenti per forza:

• generalità del cedente (con relativa PIVA)
• generalità del cessionario (con relativa PIVA)
• Numero e data del documento
• Descrizione dei beni/servizi oggetto della transazione
• Prezzi
• Importi
• IVA e così via

Nota di credito VS nota di debito

Una fattura può essere rettifica in aumento, oppure in diminuzione. Quando deve essere corretta in aumento, viene emessa una nota di credito, quando invece deve essere corretta in diminuzione, è emessa una nota di debito. La nota di debito è quindi un documento che va ad integrare una fattura elettronica, addebitando al cessionario un maggiore importo. Emettere una nota di debito influisce anche sull’imposta da versare all’erario. Questo significa che la nota di debito deve essere emessa nel momento stesso in cui sussista la variazione. La nota di debito deve essere registrata nella liquidazione IVA periodica di competenza. Non vi è limite temporale per l’emissione della nota di debito. La nota di credito ha limiti temporali di emissione, qualora sia previsto il recupero dell’iva. La norma prevede che l’emissione della nota di credito sia possibile anche oltre l’anno per sconti, abbuoni e resi. Deve comunque essere emessa entro 1 anno dall’operazione a cui si riferisce, anche nel caso di errore di una fattura elettronica. Oltre l’anno l’operazione è possibile ma deve essere eseguita fuori campo iva. La numerazione delle varie note, può seguire quella normale delle fatture elettroniche. In alternativa, volendo, è possibile assegnare alle note una propria numerazione ad hoc.

Reverse charge: cos’è e come funziona

Con il reverse charge è possibile spostare gli obblighi fiscali relativi all’iva, in capo al cessionario e non al cedente, come normalmente avviene. Lo scopo della fatturazione elettronica reverse charge  è quella di evitare frodi legate all’iva. La legge che norma questa disciplina, DPR 633/72 art. 17, prevede quindi la possibilità che gli obblighi di imposta siano spostati in capo al cessionario.

• scambio merci tra aziende di stati membri dell’Unione Europea
• Il reverse charge si applica alle seguenti operazioni
• cessioni di immobili del terziario
• cessioni di telefoni cellulari e microprocessori tra operatori del settore all’interno del territorio nazionale
• prestazioni di servizi generiche da parte di fornitori UE ad imprese italiane ed analogamente da parte di imprese italiane a clienti UE

Una fattura elettronica compilata. Seguendo le regole del reverse charge deve seguire uno schema preciso:

1. La fatturazione elettronica è integrata con l’esposizione dell’IVA
2. Il documento fiscale è registrato nel registro acquisti
3. L’autofattura si registra ex art. 17 c. 6 DPR 633/72 nel registro vendite per rendere l’operazione neutra ai fini IVA (solo ai fini IVA e non ai fini del reddito). Ed è proprio con questa operazione che gli obblighi Iva sono stati invertiti e spostati in capo al secondo soggetto.

Codice CIG e codice CUP: Gare di appalto ed investimenti pubblici

Il codice CIG e il codice CUP sono due codici alfanumerici che devono essere inseriti nelle fatture elettroniche della Pubblica Amministrazione. Il CIG si riferisce alle gare di appalto, il CUP agli investimenti pubblici. È possibile inserire diversi codici CIG e CUP nella stessa fattura elettronica. Il CIG è quindi il codice identificativo di una gara d’appalto, o meglio, identifica i contratti pubblici (o gli affidamenti) stipulati in seguito ad una gara. È composto da 10 caratteri alfanumerici e serve anche a tracciare i pagamenti relativi ai contratti pubblici. Inoltre è indispensabile per comunicare le informazioni agli enti preposti al controllo delle gare d’appalto, dei lotti e dei contratti e ad  assolvere in modo lineare e semplificato agli obblighi contributivi. Il codice CIG deve essere trascritto nel contratto e nei bonifici di pagamento. In caso di mancata trascrizione sono applicate delle sanzioni amministrative. Il CUP è invece l’altro codice da riportare nelle fatture elettroniche della PA per garantire la trasparenza e la tracciabilità dei flussi finanziari, evitare inoltre che infiltrazioni criminali siano introdotte negli affari degli investimenti pubblici e per monitorare i progetti da parte del MIP, Monitoraggio Finanziario delle Grandi Opere.

Fatturazione elettronica: casistiche più comuni

Da quando la fattura elettronica è stata introdotta nel nostro sistema fiscale, siamo stati testimoni di molti cambiamenti, innovazioni e traguardi. Entrata ormai nella quotidianità di moltissime persone, la e-fattura è uno strumento indispensabile al normale svolgimento delle attività lavorative di molti soggetti e contribuenti. Nonostante questo, può capitare che, per negligenza o per dimenticanza, possano succedere imprevisti o sviste durante la compilazione del documento. Una delle più frequenti è quando l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) dichiarato, sia diverso da quello del destinatario della fattura. In questo caso la fattura rimane comunque valida, visto che la mail serve solo come indirizzo di recapito. Il documento è recuperabile nell’area riservata accessibile con credenziali Entratel/Fisconline. Alla fine la PEC non è un elemento obbligatorio e indispensabile per l’emissione del documento digitale. Quindi, anche se non è indicata (o indicata sbagliata), la e-fattura è comunque valida e corretta. Altro caso (poco probabile, ma comunque possibile) è quello in cui qualcuno potrebbe ricevere una fattura elettronica per sbaglio. In questo caso il documento non deve essere registrato e il mittente deve eliminarla. I nuovi documenti emessi devono riportare la stessa data in cui la fattura elettronica inviata ad un destinatario sbagliata è stata eliminata. Così facendo si evitano distorsioni nel meccanismo di liquidazione dell’imposta.

Tipi di fatture elettroniche

Abbiamo già detto che esistono diverse tipologie di fatture elettroniche. Ad esempio, in un precedente paragrafo, abbiamo descritto l’autofattura, spiegandone l’utilizzo e la funzione. Ne esistono però altre tipologie ancora:

• Fattura semplice
• Differita
• Accompagnatoria
• Di Acconto

Fattura semplice

Si chiama anche fattura elettronica immediata e corrisponde a quel documento emesso, spedito e consegnato al destinatario, nello stesso giorno. Un documento fiscale obbligatorio e standard. Questo deve essere emesso quando la merce (beni e/o servizi) non necessitano di alcun documento accompagnatorio. La fattura elettronica semplice è emessa al momento in cui è consegnata/spedita al destinatario. Non è obbligatoria la verifica della ricezione da parte del mittente. Quando si emette fattura semplice si può evitare di rilasciare ricevuta e/o scontrino elettronico.

Fattura Differita

Si tratta di una fattura elettronica emessa in un momento diverso da quello in cui è stata effettuata la prestazione, o dalla consegna della merce. È una tipologia di fatturazione usata soprattutto a fine mese. Vale a dire che la merce è stata consegnata durante il mese, accompagnata con regolare DDT (documento di trasporto) e alla fine dei 30 giorni solari, viene emessa la fattura elettronica differita. Di solito è un tipo di fattura utilizzata solo in riferimento a cessione di beni consegnati con DDT, bolla accompagnamento, ricevuta fiscale, o scontrino elettronico, opportunamente integrati con i dati IVA. Quando è utilizzata come documento riepilogativo dei DDT deve contenere:

• numero del documento
• data del documento di trasporto (o di altro documento con cui è stata consegnata la merce)
• Deve inoltre essere emessa e consegnata al cliente entro il giorno 15 del mese successivo a quello dei documenti di riferimento per i documenti di trasporto.

Fattura accompagnatoria

È un documento ibrido che racchiude alcune caratteristiche della fattura semplice e gli obblighi di un DDT. Si usa solo per cessione di beni a terzi e non per prestazione di servizi (per i quali si usa la fattura elettronica semplice). Nella fattura accompagnatoria dovranno essere presenti i dati relativi al trasporto (vettore, perso, numero dei colli, ecc…), dovrà essere indicata l’iva e i riepiloghi dell’aliquota.

Fattura di Acconto

Questa fattura è un documento emesso quando il cliente finale paga anticipatamente uno o più importi di un totale più grande. Ad ogni incasso però deve corrispondere l’emissione di un documento fiscale. Per questo motivo è emessa la fattura elettronica d’acconto. La fattura deve contenere una descrizione, breve e semplice, ma comunque esaustiva, senza obbligo di riferimento con il bene/servizio per cui è stata emessa. Alla fine, quando il cliente provvederà a pagare il saldo, è emessa la fattura definitiva. Questa deve essere scontato l’importo già pagato e deve indicare tutti i riferimenti alla fattura di acconto. In questo modo nella fattura definitiva verrà riportato l’intero valore del bene, ma dall’imponibile/imposta/netto a pagare verranno detratti gli importi già pagati.

Fattura Pro-Forma

In questa sede vogliamo anche ricordare cos’è e come funziona la fattura elettronica pro-forma, anche se in realtà si tratta di un documento senza alcuna valenza fiscale. Si tratta di una sorta di facsimile della fattura elettronica semplice. La sua emissione non segue alcuna regola per la numerazione. È emessa per evitare la presunzione di fatturazione, in caso di controlli. La fattura pro forma non genera obblighi al fine della liquidazione dell’IVA e nemmeno al fine della determinazione dei ricavi. É solo un documento in carta semplice. Nella pro forma manca il dettaglio dell’iva. La fattura pro forma è molto simile alla fattura semplice. I dati sopra riportati sono sempre gli stessi. L’unica aggiunta è la dicitura in calce: “FATTURA PRO FORMA” e la mancanza del dettaglio dell’IVA. La fattura pro forma è utilizzata quando, ad esempio, è necessario spedire della merce al cliente finale, che deve pagare con bonifico bancario anticipato. La fattura pro forma rappresenterà a quel punto un documento di appoggio per il cliente, dove potrà controllare i prezzi applicati e dove troverà tutti i dati per l’esecuzione del bonifico. Alla spedizione della merce la fattura semplice/ordinaria sarà uguale a quella pro forma. La pro forma svolge un duplice ruolo. Da una parte serve come documento di appoggio per il cliente e dall’altra evita una stornatura della fattura semplice a mezzo nota di credito, qualora il cliente non pagasse.