Partiamo dalle basi, cos’è il regime forfettario? In sintesi, si tratta di un particolare regime fiscale dedicato alle partite IVA individuali. È noto per le sue specifiche agevolazioni fiscali e contabili, spesso scelto da piccole imprese e professionisti.

Se hai già avviato la tua partita IVA e sei un imprenditore consolidato nel tuo settore, la spiegazione fornita sopra risulterà probabilmente chiara. Tuttavia, se dopo anni di incertezza hai finalmente deciso di intraprendere l’attività autonoma e trasformare il tuo passatempo serale nella tua occupazione principale, potresti avere bisogno di una guida più dettagliata.

Immaginiamo che tu abbia molte domande, e l’unica risposta vera a tutte è che dipende, poiché ogni tipo di attività ha esigenze diverse. Tuttavia, vogliamo assicurarti che non sei solo e che non sei il primo né l’ultimo aspirante forfettario ad aprire la propria attività.

Cosa intendiamo offrirti con questa guida? In primo luogo, una chiara panoramica di tutti i passaggi necessari per aprire e mantenere la tua partita IVA come forfettario, consentendoti di compiere scelte più consapevoli. In secondo luogo, vogliamo fornire, sia ai nuovi aspiranti forfettari che a quelli già avviati, tutti gli strumenti necessari per affrontare l’introduzione della fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2024.

Se devi ancora avviare la tua partita IVA, continua a leggere. Invece, se sei già un forfettario che cerca di comprendere la fattura elettronica, puoi passare direttamente al sottotitolo “La dematerializzazione dell’Italia e la fattura elettronica“.

1.1 L’Apertura della partita IVA

Se sei giunto fin qui, significa che hai preso una decisione importante e desideriamo offrirti il nostro supporto, rispondendo a tutte le domande che potresti avere in questo momento. In effetti, l’apertura di una partita IVA è un processo relativamente semplice, ma può risultare intimidatorio per chi si avvicina per la prima volta a questo argomento. Iniziamo dall’inizio: cos’è esattamente una partita IVA?

1.1.1 Che cos’è una partita IVA?

La partita IVA rappresenta un codice fiscale che identifica un’attività economica in Italia. Ogni impresa, indipendentemente dalle sue dimensioni, è obbligata a essere in possesso di una partita IVA. Inoltre, è fondamentale avere una partita IVA per coloro che intendono svolgere attività come lavoratori autonomi o professionisti.

1.1.2 Quali sono i requisiti per aprirla?

Per aprire una partita IVA in Italia, ci sono alcuni requisiti da soddisfare:

  • Avere la maggiore età (18 anni) e la capacità di agire;
  • Essere residente fiscale in Italia o avere un domicilio fiscale in Italia;
  • Avere un’attività economica da svolgere, che può essere professionale, commerciale o artigianale;
  • Iscriversi alla Camera di Commercio competente per territorio;
  • Avere un codice fiscale presso l’Agenzia delle Entrate;
  • Scegliere la forma giuridica dell’attività (ad esempio, ditta individuale, società di persone o società di capitali);
  • Registrarsi presso l’INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale) per la previdenza sociale e l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro;
  • Registrarsi presso l’INAIL (Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro) per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro se necessario;
  • Richiedere eventuali autorizzazioni o licenze necessarie per l’esercizio dell’attività, in base alla sua natura e settore di attività.

Esiste solo una categoria che, pur rispettando tutti i requisiti, non può aprire una partita IVA ed è la categoria dei dipendenti pubblici. Infatti, devono tener conto di alcune restrizioni e possono farlo solo per attività accessorie non concorrenti con il loro lavoro principale, come lezioni private o consulenze in uno studio privato, ma non all’interno delle istituzioni in cui operano. L’apertura della partita IVA non deve interferire con il lavoro principale né causare conflitti d’interesse, garantendo imparzialità e trasparenza. Per avviare un’attività imprenditoriale o professionale, è necessario ottenere l’autorizzazione preventiva dal datore di lavoro, nel rispetto delle normative vigenti.

1.2 I passaggi per aprire una partita IVA

Bene, ora che abbiamo chiarito cos’è una partita IVA e i requisiti necessari per aprirla, la domanda diventa: cosa devo effettivamente fare per aprirla e avviare la mia attività? Gli step sono diversi, ma relativamente semplici. Infatti, a differenza di quanto si potrebbe pensare, la partita IVA può essere aperta anche in autonomia (tuttavia, consigliamo sempre di rivolgersi a un professionista per una comprensione più approfondita del processo; per ulteriori dettagli, consulta la sezione “come gestire tutto: commercialista o esperto contabile“). Per aprire una partita IVA in Italia, è necessario seguire i seguenti step:

  • Scegliere il regime fiscale che meglio si adatta alle tue esigenze. Ci sono diverse opzioni tra cui scegliere (non solo il regime forfettario);
  • Decidere il codice ATECO dell’attività;
  • Inviare la Comunicazione Unica: strumento direttamente collegato alla Camera di Commercio, Agenzia delle Entrate, INAIL e INPS. Documento creato con lo scopo di velocizzare la comunicazione dell’apertura dell’attività.

1.3 Quanto costa aprire la partita IVA?

Entreremo a breve nei dettagli di ogni passo, ma con ogni probabilità ti starai già chiedendo quanto costa tutto questo. La risposta potrebbe sorprenderti, ma se fatto in autonomia il costo è di 0 euro. Gli unici costi che dovrai affrontare, nel caso di procedura autonoma, sono i costi burocratici: 44€ di diritto camerale (da corrispondere annualmente), 18€ di segreteria e 17,50€ di imposta da bollo. Poco, vero?

Nel caso in cui ti rivolga a un commercialista o a un professionista, il prezzo può variare in base alla tipologia di regime fiscale e ad altri fattori. Tuttavia, avere un esperto che ti affianchi durante tutto il processo è fondamentale per evitare errori o, almeno, limitarli, specialmente quando manca esperienza. Questi sono i costi di apertura; la partita IVA comporta anche costi fissi e variabili per mantenerla attiva, ma affronteremo anche questo argomento.

1.4 La scelta del regime fiscale

Ora che conosciamo i costi, passiamo al primo passo per aprire la partita IVA: la scelta del regime fiscale. Devo essere per forza forfettario all’inizio? La risposta è no, si può scegliere il regime fiscale desiderato fin da subito. Ciò non implica che non si debba optare per il regime forfettario, ma, come accennato precedentemente, è fondamentale comprendere tutte le differenze tra i vari regimi prima di prendere una decisione. I regimi fiscali attualmente disponibili includono l’ordinario, il forfettario e il semplificato (esistono anche regimi speciali come i regimi speciali IVA o il regime One Stop Shop, ma non li approfondiremo in questa guida).

1.4.1 Regime ordinario

Il regime ordinario è un regime fiscale obbligatorio per le grandi società e le imprese con un elevato fatturato.

Le aziende che devono obbligatoriamente aderire a questo regime fiscale sono le seguenti:

  • Società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.r.l.s., S.a.p.a., società cooperative e mutue assicuratrici);
  • Enti pubblici e privati il cui scopo principale è l’esercizio di attività commerciali;
  • Stabili organizzazioni di società ed enti non residenti;
  • Associazioni non riconosciute e consorzi il cui scopo principale è l’esercizio di attività commerciali.

Inoltre, se i ricavi superano i 400.000 euro per la vendita di servizi o i 700.000 euro per altre attività, le seguenti tipologie di società sono anch’esse obbligate ad aderire al regime ordinario:

  • Persone fisiche che svolgono attività commerciali;
  • Società di persone (s.n.c. e s.a.s.);
  • Enti non commerciali che svolgono un’attività commerciale in misura non prevalente.

Le società che aderiscono al regime ordinario devono presentare diversi registri, tra cui:

  • Il libro giornale, che registra tutti i movimenti contabili;
  • Il libro degli inventari, che contiene l’inventario storico e altri dati finanziari;
  • Le scritture di magazzino, se i ricavi superano determinate soglie;
  • Il libro mastro, l’insieme dei conti di contabilità;
  • Il registro dei beni ammortizzabili, per immobili e altri beni;
  • I libri sociali, registri delle adunanze e delle deliberazioni assembleari;
  • I registri IVA.

Il regime ordinario offre una serie di vantaggi, tra cui:

  • Opportunità di dedurre le spese sostenute per l’attività d’impresa.
  • Possibilità di recuperare l’IVA sugli acquisti.
  • Applicazione di una tassazione proporzionale, che può essere più vantaggiosa rispetto a quella progressiva del regime forfettario.

In sintesi, il regime ordinario può essere una scelta vantaggiosa per le imprese con un elevato volume d’affari, in quanto possono beneficiare delle deduzioni e delle detrazioni fiscali previste da questo regime. Questo significa che se stavi pensando di aprire una società, probabilmente il regime ordinario risulterà essere la scelta più appropriata per te, specialmente se hai spese che possono essere detratte.

1.4.2 Regime semplificato

Il regime semplificato è un regime fiscale agevolato per liberi professionisti, ditte individuali, società di persone ed enti non commerciali. Offre una serie di vantaggi, tra cui la semplificazione contabile e il risparmio fiscale.

Il regime semplificato è aperto a:

  • Liberi professionisti;
  • Ditte individuali;
  • Società di persone;
  • Enti non commerciali.

Per qualificarsi per il regime semplificato, è necessario non superare determinate soglie di fatturato:

  • 400.000 euro per le imprese con prestazioni di servizi;
  • 700.000 euro per le imprese con altre attività.

Per le imprese con diverse attività, si applica il regime con il maggior volume d’affari. Nel caso in cui i ricavi non siano registrati separatamente, si deve fare riferimento al limite di 700.000 euro.

Il regime semplificato offre diversi vantaggi, tra cui:

  • Esenzione dall’obbligo di redigere il bilancio;
  • Esenzione dalla tenuta delle scritture contabili;
  • Registrazione obbligatoria solo per pochi registri, tra cui l’IVA (con annotazioni non rilevanti ai fini fiscali), dei beni ammortizzabili, del lavoro (se ci sono dipendenti) e degli incassi e pagamenti (entro 60 giorni dall’avvenuto pagamento o incasso).

In conclusione, il regime semplificato rappresenta una scelta ideale per chi cerca un approccio pratico alla gestione fiscale. Permette di semplificare la contabilità e di risparmiare sulle procedure.

1.4.3 Regime forfettario

Il regime forfettario, come già menzionato all’inizio della guida, è un regime fiscale agevolato per le persone fisiche che svolgono attività d’impresa, arte o professione, oltre che per le imprese familiari. Questo regime offre diversi vantaggi, tra cui un’aliquota fiscale del 15%, la possibilità di non addebitare l’IVA e semplificazioni fiscali e contabili.

Per beneficiare del regime forfettario, è necessario rispettare alcuni requisiti e limiti:

  • I ricavi o compensi non devono superare i €85.000 all’anno.
  • Le spese per il lavoro accessorio non devono superare i €20.000 lordi.
  • Non vi sono condizioni specifiche per i beni strumentali.

Il superamento della soglia di €85.000 comporta il passaggio al regime ordinario a partire dall’anno fiscale successivo, mentre superare i €100.000 comporta il passaggio immediato al regime ordinario.

I professionisti e imprese forfettari non addebitano l’IVA al cliente e sono esentati da vari obblighi fiscali e contabili previsti dalla normativa (per esempio i registri IVA)

In sintesi il regime forfettario offre una serie di vantaggi, tra cui:

  • Semplificazione della gestione contabile e fiscale.
  • Riduzione del carico fiscale.
  • Possibilità di accedere a finanziamenti agevolati.

Ecco alcuni esempi concreti di come questi vantaggi possono tradursi in un risparmio di tempo e denaro:

  • I professionisti e le imprese forfettarie non sono obbligati a tenere la contabilità ordinaria, ma solo una contabilità semplificata. Questo può comportare un risparmio di tempo e di denaro;
  • L’aliquota fiscale del regime forfettario è del 15% (del 5% durante i primi 5 anni), che è inferiore all’aliquota IRPEF ordinaria;
  • I professionisti e le imprese forfettarie possono accedere a finanziamenti agevolati, come il prestito d’onore.

In conclusione, il regime forfettario può risultare una scelta vantaggiosa per le imprese con un volume d’affari inferiore ai 85.000 euro e che non necessitano di dedurre le spese sostenute per l’attività d’impresa.

Indipendentemente dalla tua scelta sul regime fiscale da adottare, consigliamo sempre di consultare un professionista prima di prendere una decisione finale.

1.5 La scelta del codice ATECO

Ogni partita IVA necessita almeno di un codice ATECO, ma cosa rappresenta? Il Codice ATECO, acronimo di codice delle attività economiche, identifica la classificazione delle attività economiche ed è una tipologia di classificazione adottata dall’Istituto Nazionale di Statistica italiano (ISTAT). In sostanza, identifica il tipo di attività svolta da un professionista o da una società.

Il codice ATECO è composto da sei cifre che si suddividono in sezioni, divisioni, gruppi, classi, categorie e sotto-categorie. La lunghezza del codice indica il livello di dettaglio delle informazioni. Le attività sono raggruppate dalle più generiche alle più specifiche attraverso lettere, cifre e combinazioni di entrambe.

Per l’apertura della partita IVA, è necessario comunicare il codice ATECO all’Agenzia delle Entrate.

E se volessi svolgere più di un tipo di attività, dovrei aprire più partite IVA? La risposta è no. Chi svolge diverse attività contemporaneamente non deve aprire più partite IVA. Assegnando altri codici ATECO alla partita IVA esistente, si designano attività primarie e secondarie. Le attività primarie contribuiscono maggiormente al valore aggiunto, mentre le altre sono identificate con codici ATECO secondari.

Se avete un consulente che vi assiste nel processo, sarà lui a indicarvi il codice ATECO. Se invece aprite la partita IVA autonomamente, potete consultare l’elenco dei codici attività dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), disponibile sull’indice Opendata IPA del Governo Italiano.

1.6 Gli obblighi che non ti raccontano

Spesso si menzionano i requisiti per aprire la partita IVA, ma si dimentica che ci sono due requisiti indispensabili per poter lavorare dopo averla aperta, e anche questi hanno un costo, seppur minimo.

Stiamo parlando della PEC (Posta Elettronica Certificata) e della firma elettronica. La PEC è un sistema per inviare e ricevere raccomandate via email. Puoi immaginare la Posta Elettronica Certificata come il tuo assistente personale per le raccomandate via email. È simile a una raccomandata A/R, ma digitalizzata e dotata di valore legale grazie alla firma digitale. La PEC è così importante che presto è diventata obbligatoria anche per i cittadini privati per ricevere documenti grazie all’INAD, rendendo tutte le comunicazioni più sicure. Benché non sia una spesa “importante”, è necessario sottolineare che per le partite IVA, a differenza dei privati cittadini, non è gratuita. In molti casi, questa informazione non viene menzionata quando si apre una partita IVA. Ci sono diversi siti e servizi dove puoi ottenerla; ad esempio, la PEC delle Poste Italiane ha un costo di 5,50€ (IVA esclusa) all’anno. Tuttavia, è essenziale sottolineare che si tratta di una spesa da valutare con cura, in quanto il canale scelto sarà il posto dove arriveranno non solo informazioni importanti, ma sarà collegato anche alla gestione della tua attività di tutti i giorni.

Ad esempio, con i servizi PEC di Gestisco Italia, è come avere un amico che si occupa di tutto: installazione, connessione ai server PEC, gestione della casella e conservazione digitale per mantenere la sua validità legale per 10 anni, tutto in un’unica soluzione, semplice e conveniente (le tue PEC saranno sempre consultabili nella piattaforma di fatturazione elettronica FatturaPRO.click).

La seconda cosa fondamentale è la firma elettronica, spesso trascurata. La firma digitale, eseguita su dispositivi digitali, si divide in firma elettronica e firma digitale. La prima richiede una smart card o un token USB, mentre la seconda può essere fatta anche senza. Entrambe offrono autenticità e valore legale ai tuoi documenti. La firma digitale è vantaggiosa per la sua velocità e semplicità, utilizzabile tramite chiavetta, online o come software. La firma elettronica avanzata (FEA) è una sua evoluzione con maggiore sicurezza nel trasferimento dati. Considerando il costo, che si aggira intorno ai 29€ all’anno, è un investimento fondamentale da prendere in considerazione per la sicurezza e la praticità che offre.

1.7 Cosa devo pagare come forfettario?

Dopo aver completato l’apertura della partita IVA e aver investito il capitale per avviare la tua impresa, è essenziale considerare tutti i costi fissi e variabili coinvolti. Anzi, ti consigliamo di valutare attentamente tutto questo prima ancora di aprire la partita IVA (adesso parleremo delle spese specifiche di una partita IVA forfettaria).

Come qualsiasi altra partita IVA, anche il regime forfettario comporta il pagamento di tasse e contributi. Mentre le tasse variano in base all’ammontare del fatturato durante l’anno fiscale, la cifra dei contributi è sempre fissa. Tuttavia, entrambi hanno scadenze ben precise da rispettare, altrimenti si rischia di incorrere in sanzioni e penali. 

1.7.1 La partita IVA di una ditta individuale

Per rendere l’esempio più chiaro, prendiamo in considerazione il caso di una partita IVA forfettaria, iscritta alla Camera di Commercio come ditta individuale (se desideri comprendere meglio cos’è una ditta individuale, clicca sul termine per leggere il nostro approfondimento).

Iniziamo parlando dei contributi. Cosa sono? Precisiamo che esistono diverse tipologie, ma in questo caso ci riferiamo ai contributi previdenziali INPS. L’Istituto Nazionale della Previdenza Sociale definisce questi contributi come un “premio assicurativo” che si paga per assicurare il lavoratore per eventi specifici come malattia, maternità, disoccupazione o pensione, eccetera. In altre parole, sono gli stessi fondi che un datore di lavoro versa per i dipendenti per garantire loro giorni di malattia e, al momento della pensione, la possibilità di ricevere un sostegno finanziario dallo stato. La differenza è che, in questo caso, non è il datore di lavoro a farlo per te, ma sei tu stesso a versare questi fondi.

La somma dei contributi in questo caso è fissa a 4.292,42 euro, suddivisa in 4 rate di 1073,1 euro ciascuna (questa cifra si applica ai commercianti iscritti alla Camera di Commercio, ma varia per categorie come gli artigiani e altre tipologie di commercianti). Le scadenze per pagare queste rate sono:

  1. 16 maggio;
  2. 21 agosto;
  3. 16 novembre;
  4. 16 febbraio.

Se magari quella cifra vi sembra troppo alta per iniziare, vi ricordiamo che è possibile richiedere una riduzione del 35% all’INPS, gli unici requisiti per farlo sono:

  • svolgere attività d’impresa;
  • avere l’obbligo di iscrizione alla gestione separata INPS artigiani e commercianti.

Ma attenzione, la riduzione può essere utile per agevolare il flusso di cassa iniziale, ma significa anche che i contributi saranno inferiori; di conseguenza, i contributi dedotti andranno a completare la quantità necessaria per coprire la pensione.

Ora che abbiamo affrontato la questione dei contributi, passiamo alle tasse. Quante tasse deve pagare un forfettario? Partiamo dal presupposto che se le tasse si pagano solo sul fatturato, significa che se fatturi 0 euro durante l’anno, non devi pagare le tasse, ma dovrai comunque continuare a versare i contributi e affrontare tutti i costi fissi della tua impresa (ad esempio, l’affitto del tuo ufficio o magazzino).

Tuttavia, supponendo che tu riesca a evitare questa situazione e fatturi più di 0 euro durante l’anno, quanto dovrai pagare di tasse? Le partite IVA in regime forfettario versano un’​aliquota sostitutiva del 15%, ridotta al 5% per i primi cinque anni di attività che rispettano determinati requisiti. Inoltre, la caratteristica principale è che paghi le tasse solo su una percentuale dei tuoi incassi, ottenuta moltiplicando gli incassi per un coefficiente specifico chiamato coefficiente di redditività, che varia in base al tipo di attività svolta. Infatti, ogni codice ATECO o codice di attività ha un coefficiente diverso. Di seguito trovi alcuni esempi di coefficienti in base al codice di attività:

  • Ateco 74.90.99 organizzazione di eventi: coefficiente di redditività del 67% 
  • Ateco 73.11.02 servizi di marketing e pubblicità: coefficiente di redditività del 78%
  • Ateco 47.91.1 e-commerce: coefficiente di redditività del 40%

In sintesi in base alle tue attività pagherai delle tasse diverse, nonostante tu fatturi la stessa cifra (ecco perché prima ti dicevamo che la scelta del codice ATECO era così importate).

Come i contributi, le tasse hanno delle scadenze precise. Tutti gli anni le tasse si pagano con la dichiarazione dei redditi che è da versare in base al tipo di documento che si sceglie per farla. Le scadenze per la dichiarazione dei redditi sono le seguenti:

  • Modello 730: 30 settembre;
  • Modello Redditi PF: 30 novembre;
  • Modelli Redditi SP, SC, SE, SD, ENC: 30 novembre.

Da precisare che la dichiarazione dei redditi si versa l’anno solare seguente a quello del fatturato. In termini pratici il fatturato fatto nell’anno solare 2023 (dal 1° gennaio al 31 dicembre) sarà calcolato e pagato nel 2024 nelle date indicate sopra. 

1.7.2 Un esempio pratico

La prima cosa da fare per calcolare le tasse è quella di avere la base imponibile. In questo esempio utilizzeremo il codice ATECO 74.90.99 con un coefficiente di redditività del 67% e è un fatturato a fine anno di 20.000€:

Reddito imponibile = ricavi x coefficiente di redditività 

20.000 x 67% = 13.400 €

Dopo aver fatto questo calcolo sarà necessario arrivare al saldo delle imposte (tasse) da pagare:

base imponibile x l’imposta sostitutiva (al 5% i primi 5 anni): saldo imposta 

13.400€ x 5% = 670€

1.8 Come gestire tutto: commercialista o esperto contabile?

Durante tutta la guida ti abbiamo parlato di tutto quello che tu devi fare, è se stai appena cominciando potrebbe sembrare troppo per una sola persona che di tasse e contributi non ha mai sentito parlare, e certo si potrebbe fare e gestire tutto da soli, ma il tempo e le risorse sappiamo quanto siano limitate all’inizio, per questa ragione esistono delle figure professionali per aiutarti in qualsiasi momento: scelta del codice ATECO giusto, calcolo delle tasse e dichiarazione dei redditi, firma elettronica dei documenti, e tante altre cose ancora. Certo, se fai tutto da solo risparmierai qualcosa all’inizio, ma aver con te un professionista che ti aiuta non solo a prendere una decisione, ma la decisione giusta per la tua azienda, è molto diverso. In sintesi le scelte sono tre: 

  1. Fare tutto da solo;
  2. Affidarti a un commercialista;
  3. Utilizzare un programma dedicato alla gestione della partita IVA. 

Con la prima opzione risparmieresti qualche centinaio di euro l’anno, ma l’unico tuo compagno di viaggio sarà la barra di Google. Con la seconda andrai sul sicuro se non hai particolare esigenze, mentre la terza può essere considerata una via di mezzo. La scelta di un software può risultare vincente e sostenibile per permettere alla tua attività di scalare o, se non si sceglie con attenzione, un altro problema da gestire. Non esiste la scelta giusta, ma solo quella giusta per la tua attività, per questa ragione prima di iniziare ti consigliamo di informarti per prendere una decisione consapevole

L’ultima questione sulla quale ti consigliamo di approfondire, prima di passare al prossimo punto, riguarda il modo in cui si tengono i conti e la fatidica scelta: IVA per cassa o per competenza? Tutte le risposte le trovi nel nostro approfondimento dedicato qui.

1.9 La dematerializzazione dell’Italia e la fattura elettronica

Se sei arrivato fin qui, significa che stai facendo sul serio o semplicemente hai saltato tutta la prima parte per arrivare alle novità della fattura elettronica per forfettari. Arriveremo fra pochissimo alla fattura elettronica e a tutto ciò che comporta per il regime forfettario a partire dal 1° gennaio 2024. Ma prima, facciamo un veloce passo indietro e ti spieghiamo perché i documenti elettronici, digitali e dematerializzati fanno ogni giorno più parte della nostra quotidianità e perché ciò è vantaggioso per tutti.

1.9.1 I documenti

In Italia, come nel resto del mondo, soprattutto negli ultimi vent’anni, stiamo assistendo ogni giorno a un progressivo passaggio verso un mondo più digitale, dematerializzato e automatizzato.

La dematerializzazione offre numerosi vantaggi, tra cui semplificazione, risparmio di tempo, miglioramento della produttività e risparmio economico. Ma cosa comporta esattamente la dematerializzazione? Come funziona il processo? Quali sono le sfide e i vantaggi? E quali standard normativi si applicano?

La dematerializzazione è come un tocco di magia per gestire documenti in formato digitale, eliminando la necessità di gestire la carta. Le linee guida della Pubblica Amministrazione e l’aiuto prezioso dell’Agenzia per l’Italia Digitale ci guidano in questo viaggio di modernizzazione.

Immagina di liberare spazio in ufficio e risparmiare su stampa e archiviazione di montagne di documenti cartacei. Con la dematerializzazione, l’accesso alle informazioni diventa un gioco da ragazzi, accelerando i processi ed evitando errori che potrebbero sfuggire tra le pagine dei documenti.

Ma come in ogni avventura, ci sono passi da seguire. Dalla scelta del software giusto alla digitalizzazione dei vecchi documenti, fino alla conservazione digitale che assicura che i tuoi documenti siano sempre pronti per il palcoscenico senza perdere il loro valore legale nel tempo.

Puoi gestire la conservazione in modo completo, semplificando i processi aziendali e risparmiando tempo e risorse, ti basta solo scegliere il programma giusto. In più, tutto questo può accadere online, rendendo la vita più semplice anche durante le ispezioni fiscali. Quindi, addio carta e benvenuta dematerializzazione, il futuro digitale che rende tutte le tue giornate lavorative più leggere e veloci.

1.9.2 Fatture, corrispettivi e conservazione

Ora che abbiamo compreso l’importanza della digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti, entriamo nella parte più interessante della nostra guida, quella per cui avete iniziato a leggerla in primo luogo: la fatturazione elettronica obbligatoria per i forfettari.

Grazie alla decisione presa dal Consiglio Europeo (decisione n. 2021/2251 pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea) del 17 dicembre 2021 e quella del 13 aprile 2022 adottata dal Governo, sono state stabilite le tempistiche della fatturazione elettronica per i forfettari.

Fino a poco tempo fa, l’accesso al regime forfettario determinava l’esonero dall’obbligo di fatturazione elettronica verso i privati (come da articolo 1, comma 3 del decreto legislativo n. 127/2015). Nel 2015, si è cercato di incentivare l’utilizzo della fatturazione elettronica con la legge di Stabilità, che prevedeva una riduzione di un anno per il termine di decadenza per i forfettari che utilizzavano esclusivamente fatture elettroniche.

C’è stato anche un periodo di transizione, iniziato il 1° luglio 2022, durante il quale la fatturazione elettronica sarebbe diventata obbligatoria solo per i forfettari con un fatturato inferiore a 25 mila euro. Tuttavia, a partire dal primo gennaio 2024, l’e-fattura sarà obbligatoria per tutti i forfettari.

1.9.3 Perché è necessaria la fattura elettronica anche per i forfettari?

L’obbligo di emissione di fatture elettroniche per le partite IVA è espressamente richiesto dal Ministero dell’Economia e delle Finanze per provare a evitare in misura maggiore l’evasione fiscale. Questo permetterebbe di avere una migliore tracciabilità dei documenti, a differenza di quelli cartacei. Occorre anche evidenziare che il passaggio all’utilizzo delle fatture elettroniche non ha avuto un impatto significativo sui costi a carico dei soggetti titolari di partita IVA, ma al contrario, ha permesso di automatizzare molti processi che oggi sono eseguiti in automatico, permettendo alle piccole aziende di alleggerire il peso della burocrazia sul personale e quindi un’ottimizzazione del lavoro dello stesso.

1.10 Quali sono le tue opzioni sulla fatturazione elettronica?

Ora che la fattura elettronica è obbligatoria per tutti, dovrai decidere come gestire il tuo lavoro e dove emettere e ricevere le tue fatture. Indipendentemente dalla tua scelta, è essenziale optare per un sistema direttamente collegato all’Agenzia delle Entrate e allo SdI (Sistema di Interscambio) per garantire la massima sicurezza dei documenti e dei dati trasmessi.

1.10.1 L’Agenzia delle Entrate: fatture e corrispettivi

La prima opzione, gratuita, è utilizzare la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate (AdE) per emettere e inviare le tue fatture elettroniche.

La piattaforma “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate fornisce diversi servizi legati alla gestione fiscale. Accessibile tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, è dedicata ai titolari di partita IVA e consente di gestire la fatturazione elettronica e altri adempimenti fiscali.

Il portale offre servizi come la gestione della fatturazione elettronica, la conservazione sostitutiva, la presentazione della liquidazione IVA periodica, la documentazione relativa a Spesometro o Esterometro, la trasmissione delle informazioni dei corrispettivi, e oggi anche l’emissione del nuovo documento commerciale online, che oltre a dare un’alternativa al costoso registratore di cassa, in certi casi può essere un modo per emettere meno fatture (se sei curioso di capire meglio di cosa ti stiamo parlando puoi consultare il nostro approfondimento qui). 

In sintesi, “Fatture e Corrispettivi” rappresenta uno strumento per semplificare la gestione degli adempimenti fiscali e della fatturazione elettronica per i titolari di partita IVA.

1.10.2 Le piattaforme di fatturazione elettronica

Come già accennato, per compilare e inviare una fattura elettronica è necessario disporre di un software che funzioni come interfaccia con il Sistema di Interscambio. Ottenere una soluzione del genere è relativamente semplice, soprattutto per chi possiede una Partita IVA. In genere la soluzione maggiormente utilizzata è quella proposta dal commercialista, ma che spesso non è la soluzione più indicata per chi desidera qualcosa di semplice alla portata di tutti e soprattutto in grado di far risparmiare tempo e rendere la contabilità sostenibile per un professionista o un imprenditore agli esordi, che deve fare tutto da solo.

Sul mercato esistono diverse opzioni, ma solo poche possono realmente soddisfare le necessità della tua azienda e migliorare le tue giornate lavorative. Un esempio di piattaforma che consente di semplificare il processo e rendere più efficiente la gestione delle fatture elettroniche, anche per il tuo commercialista, è FatturaPRO.click. Questa soluzione permette alla tua attività di scalare senza intoppi, offrendo una gestione efficiente e personalizzata delle tue esigenze fiscali.

1.10.3 FatturaPRO.click

FatturaPRO.click ha creato un metodo che semplifica l’emissione delle fatture, il tutto per rendere la tua vita più facile e aiutarti a gestire meglio le tue attività. Immagina di avere a disposizione strumenti super utili che fanno tutto da soli: automatizzano le procedure, controllano ogni dettaglio e limitano gli errori.

Se sei un professionista nel regime forfettario e ancora non emetti le tue fatture digitalmente, allora FatturaPRO.click è proprio quello che fa per te. Con la digitalizzazione, hai sempre a portata di mano tutte le informazioni che ti servono in tempo reale.

Ad esempio, puoi monitorare i tuoi acquisti per capire se il regime forfettario è ancora la scelta giusta, tenere traccia di chi ti deve soldi e quanto, ed essere avvisato in caso di problemi o documenti scartati. Con FatturaPRO.click, puoi automatizzare cose come l’emissione di fatture quando ricevi un ordine o un pagamento (anche nel tuo e-commerce), inviare solleciti e gestire i pagamenti alle scadenze.

Non hai bisogno di un programma di contabilità complicato per ottenere questi risultati. Tutto ciò di cui hai bisogno è un po’ di spirito pratico, un po’ di visione e lo strumento giusto per le tue esigenze. A quel punto, la scelta diventa naturale.

1.11 Come emettere e ricevere una fattura elettronica da forfettario: gli step con FatturaPRO.click

La compilazione ed emissione di un’e-fattura è vista tante volte come un compito dispendioso sia di tempo che di risorse, ma non deve essere così. Con FatturaPRO.click, inviare una fattura elettronica richiede meno di 30 secondi, perché queste solo le uniche operazioni da fare:

  • Aggiungere un documento (o duplicarne uno esistente);
  • Scrivere il destinatario (o selezionarlo dalla rubrica);
  • Inserire la descrizione della prestazione o del bene;
  • Aggiungere i compensi professionali e le anticipazioni (se ci sono);
  • Salvare e controllare che non abbia errori;
  • Inviare.

Esiste in alcuni casi la possibilità di automatizzare completamente il processo, dall’ordine fino all’emissione del documento, per esempio se pensi di aprire un e-commerce (anche qui ti possiamo aiutare, basta leggere qui).

Dal punto di vista della compilazione del documento, la principale differenza rispetto agli altri regimi fiscali è che i forfettari non sono tenuti ad aggiungere l’IVA in fattura in quanto non soggetti all’imposta.