Dematerializzazione
La dematerializzazione è il processo di gestione dei documenti in formato digitale, dall’acquisizione alla conservazione, eliminando la necessità di conservare supporti cartacei. Questo processo permette una gestione più efficiente ed efficace dei documenti e contribuisce alla riduzione dell’impatto ambientale.
Linee guida della Pubblica Amministrazione
Come dettagliato nell’articolo “Dematerializzazione” presente sul sito di PAQ – Sito web della Pubblica Amministrazione di Qualità, la pratica di dematerializzare progressivamente i documenti all’interno dei processi amministrativi è stata fortemente promossa da diversi anni.
Inoltre, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha reso disponibili Linee Guida riguardanti la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, le quali spiegano le norme tecniche da seguire in ogni aspetto dei processi informatici, quali l’autenticazione degli utenti, i sistemi di protocollo informatico e la conservazione dei fascicoli informativi.
Vantaggi della dematerializzazione
- Risparmio di Spazio e Costi: la dematerializzazione consente alle aziende di liberare spazio fisico precedentemente utilizzato per l’archiviazione dei documenti cartacei. Ciò si traduce in un significativo risparmio di costi associati alla stampa e all’archiviazione dei documenti.
- Accesso Rapido alle Informazioni: grazie alla digitalizzazione dei documenti, l’accesso alle informazioni diventa istantaneo. I dipendenti possono velocizzare i processi di approvazione e condivisione in modo rapido ed efficiente, migliorando la produttività complessiva dell’azienda.
- Riduzione degli Errori Umani: Infine, la completa digitalizzazione di tutti i processi aziendali, consente la loro completa automazione e di conseguenza riduce drasticamente, se non azzera, gli errori associati a una gestione manuale dei documenti.
Implementazione del processo
Prima di avviare il processo di dematerializzazione, è essenziale valutare con attenzione le esigenze specifiche dell’azienda. Solo seguendo questa pratica è possibile implementare un processo adeguato. Di seguito, sono elencati i punti fondamentali da considerare per affrontare correttamente il processo di dematerializzazione, adatto a imprese di qualsiasi dimensione.
- Scelta del Software Adeguato: La selezione di un software o una piattaforma idonea per la gestione documentale è fondamentale. Scegliere una soluzione che soddisfi i requisiti normativi e semplifichi i processi aziendali è cruciale.
- Digitalizzazione dei Documenti Cartacei: Successivamente, è necessario digitalizzare i documenti cartacei esistenti e implementare processi digitali per ridurre la produzione di nuovi documenti cartacei.
- Classificazione e Archiviazione: Dopo la digitalizzazione, è importante organizzare e archiviare i documenti in modo coerente. L’obiettivo finale è una gestione completamente digitale, definendo i documenti come rappresentazioni informatiche di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, come definito dal nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005).
- Conservazione e Protezione: Per garantire l’integrità e la validità legale nel tempo, è essenziale implementare misure di sicurezza avanzate come la crittografia. Inoltre, è importante stabilire politiche di conservazione in conformità alle normative vigenti, garantendo la conformità normativa e la sicurezza dei dati aziendali a lungo termine.
- Accesso e Condivisione Sicura: L’accesso rapido e sicuro alle informazioni è cruciale. Le soluzioni di gestione documentale dovrebbero permettere agli utenti autorizzati di trovare e condividere documenti in modo sicuro, con accesso basato su ruoli e audit trail per il controllo delle attività.
- Automazione dei Processi: L’automazione dei processi elimina gli interventi umani e accelera i flussi di lavoro aziendali, migliorando l’efficienza operativa da una parte e azzerando gli errori dall’altra.
- Integrazione con Sistemi Esistenti: L’integrazione senza problemi con i sistemi aziendali esistenti garantisce la coerenza dei dati e semplifica i flussi di lavoro.
- Formazione e Consapevolezza: La formazione dei dipendenti è essenziale per garantire la comprensione dei processi e delle politiche aziendali correlate.
Una delle principali sfide nella dematerializzazione è la gestione dell’archiviazione a lungo termine. L’adozionedi standard e procedure adeguate è fondamentale per preservare l’integrità dei documenti nel tempo.
Dematerializzazione e Conservazione Digitale
La digitalizzazione è fondamentale per rendere completamente dematerializzati i processi aziendali. La conservazione elettronica in conformità con le normative rappresenta una soluzione software che garantisce il valore legale dei documenti digitali all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.
La conservazione documentale implica l’assegnazione di tutti gli elementi necessari a preservare il valore effettivo di un documento nel tempo. Attraverso la firma digitale, il riferimento e il timestamp, vengono garantite l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e l’accessibilità dei documenti digitali.
FatturaPRO.click di Gestisco Italia include la conservazione in conformità con le normative, in modalità full outsourcing, adeguate alle esigenze di innovazione e sicurezza richieste dalle PMI. Queste soluzioni, conformi alle leggi italiane ed europee, consentono di ottimizzare i processi aziendali, semplificare la navigazione e generare notevoli risparmi.
La possibilità di utilizzare queste soluzioni via Internet semplifica ulteriormente la classificazione, la ricerca, la condivisione e la distribuzione dei documenti.
Inoltre nel caso di ispezioni fiscali, il Responsabile del Sistema di Conservazione creerà un Pacchetto di Distribuzione contenente una selezione o tutti i documenti sottoposti a conservazione, completi di tutti i metadati, da presentare alle autorità fiscali.
