Conservazione sostitutiva

Per conservazione sostitutiva si intende l’insieme di processi e procedure svolti per garantire nel tempo la validità e l’integrità dei documenti emessi e archiviati, rendendoli facili da reperire a differenza di quelli in formato cartaceo, per esempio le fatture elettroniche. Tutto questo grazie all’aiuto della tecnologia blockchain. 

La conservazione sostitutiva si basa su due principi, il bit preservation, ovvero la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati, e la logical preservation, cioè la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. 

Il Ruolo del Responsabile della Conservazione

La normativa sulla conservazione sostitutiva stabilisce criteri rigorosi per l’autenticità, l’integrità e l’accessibilità dei documenti digitali. Il Responsabile della Conservazione gioca un ruolo chiave, assicurando la conformità ai requisiti legali e tecnici.

Legge Bassanini

Con la legge Bassanini è stato garantito ai documenti informatici, come le fatture elettroniche, oppure il libro IVA, piena validità a fini probatori, legali e fiscali. In questo modo è stato reso possibile l’integrale sostituzione dei tradizionali metodi di archiviazione, con i più moderni processi di conservazione delle registrazioni aziendali.

Quanto bisogna conservare un documento: tabella riassuntiva

Tipologia di Documento Conservazione Privati Conservazione Aziende
Scontrini 26 mesi –
Bollo auto 3 anni –
Ricevute di pagamento 3 anni –
Dichiarazione dei redditi 5 anni –
Bollette 5 anni –
Multe 5 anni –
Spese condominiali 5 anni –
Affitto 5 anni –
Mutuo 5 anni –
Bonus ristrutturazioni edilizie 5 anni –
Imposte sugli immobili 5 anni –
Spese mediche 5 anni –
Documenti sanitari Per sempre –
Atti notarili Per sempre –
Atti di matrimonio/separazione/divorzio Per sempre –
Certificati e diplomi Per sempre –
Cartelle cliniche Per sempre –
730 e dichiarazione dei redditi 7 anni –
Scritture contabili – 10 anni
Fatture, lettere, telegrammi – 10 anni

Si ricorda che per le aziende, oltre alle scritture contabili, vanno conservate anche le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti per lo stesso periodo di dieci anni.

Quando bisogna fare la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali deve avvenire entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, in altre parole il 31 gennaio dell’anno successivo.

Il processo della conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva segue un percorso strutturato in tre fasi: versamento, archiviazione e distribuzione, garantendo l’integrità e la legalità dei documenti digitali.

  1. Versamento: è il primo passo nel processo di conservazione sostitutiva, dove i documenti digitali vengono preparati e inviati per l’archiviazione;
  2. Archiviazione: nella conservazione sostitutiva implica l’uso di firme digitali e marcature temporali per assicurare l’autenticità dei documenti;
  3. Distribuzione: permette l’accesso ai documenti archiviati, rispettando le norme di sicurezza e legalità.

La conservazione sostitutiva oggi

L’intero iter legislativo dal lontano 1994 a oggi ha portato a una consapevolezza più precisa e marcata, dell’importanza di una corretta conservazione digitale dei documenti fiscali e non. Oggi, fortunatamente, esistono piattaforme come quella di FatturaPRO, che consentono di assolvere tutti i vari passaggi relativi alla fatturazione elettronica. Dall’emissione alla conservazione, secondo norma di legge, ogni processo è garantito con affidabilità e semplicità di esecuzione come da normale regolamento GDPR (confermato nel 2021 dal Garante per la Protezione dei Dati Personali). Tutti i documenti emessi vengono conservati per dieci anni, così come richiesto e stabilito dalla legge italiana.