Conservazione sostitutiva

Per conservazione sostitutiva si intende l’insieme di processi e procedure svolti per garantire nel tempo la validità e l’integrità dei documenti emessi e archiviati, rendendoli facili da reperire a differenza di quelli in formato cartaceo, per esempio le fatture elettroniche. Tutto questo grazie all’aiuto della tecnologia blockchain. 

La conservazione sostitutiva si basa su due principi, il bit preservation, ovvero la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati, e la logical preservation, cioè la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. 

Legge Bassanini

Con la legge Bassanini è stato garantito ai documenti informatici, come le fatture elettroniche, oppure il libro IVA, piena validità a fini probatori, legali e fiscali. In questo modo è stato reso possibile l’integrale sostituzione dei tradizionali metodi di archiviazione, con i più moderni processi di conservazione delle registrazioni aziendali.

Quando bisogna fare la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali deve avvenire entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, in altre parole il 31 gennaio dell’anno successivo.

La conservazione sostitutiva oggi

L’intero iter legislativo dal lontano 1994 a oggi ha portato a una consapevolezza più precisa e marcata, dell’importanza di una corretta conservazione digitale dei documenti fiscali e non. Oggi, fortunatamente, esistono piattaforme come quella di FatturaPRO, che consentono di assolvere tutti i vari passaggi relativi alla fatturazione elettronica. Dall’emissione alla conservazione, secondo norma di legge, ogni processo è garantito con affidabilità e semplicità di esecuzione come da normale regolamento GDPR (confermato nel 2021 dal Garante per la Protezione dei Dati Personali). Tutti i documenti emessi vengono conservati per dieci anni, così come richiesto e stabilito dalla legge italiana.