Marcatura temporale

La marcatura temporale rappresenta un elemento fondamentale nel contesto della fatturazione elettronica, in quanto consente di attribuire a un documento digitale una data e un’ora certe e legalmente valide. Questo processo garantisce non solo la prova dell’esistenza del documento in un preciso momento, ma anche la sua validità nel tempo, elemento cruciale per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e per la tutela legale dei soggetti coinvolti.

Cos’è la marcatura temporale e come funziona

La marcatura temporale è un procedimento informatico che associa a un documento digitale un “timestamp”, ovvero un riferimento temporale certo e opponibile a terzi. Questo viene realizzato tramite un ente certificatore accreditato, che appone una firma digitale al documento insieme a data e ora precise. In pratica, la marca temporale attesta che il documento esisteva in quella forma a partire da un momento specifico, conferendo così valore probatorio al file digitale.

La marcatura temporale nella fatturazione elettronica

Nell’ambito della fatturazione elettronica, la marcatura temporale assume un ruolo chiave per la corretta conservazione e validazione dei documenti. La normativa italiana prevede che per una conservazione sostitutiva efficace della fattura elettronica siano presenti due elementi imprescindibili: la firma digitale e la marca temporale. La firma digitale garantisce l’identità del soggetto che ha emesso la fattura, mentre la marca temporale certifica la data e l’ora esatte di creazione del documento, assicurandone così la validità nel tempo.

Questa procedura è fondamentale per rispettare l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche per almeno 10 anni, come previsto dalla legge. La marca temporale, infatti, “congela” la validità della firma digitale, mantenendo intatto il valore legale del documento anche dopo la scadenza del certificato di firma. Ciò è particolarmente importante per evitare contestazioni legate alla data di emissione e per garantire la tracciabilità e integrità del documento nel lungo periodo.

Vantaggi della marcatura temporale per le aziende

L’adozione della marcatura temporale nella gestione delle fatture elettroniche comporta numerosi vantaggi per le aziende:

  • Validità legale estesa: la marca temporale estende la validità del documento firmato digitalmente fino a 30 anni, superando i limiti temporali del certificato di firma.
  • Prova certa di esistenza: consente di dimostrare in modo incontrovertibile la data e l’ora di creazione della fattura, fondamentale in caso di contenziosi o verifiche fiscali.
  • Conservazione sostitutiva conforme: garantisce il rispetto della normativa sulla conservazione digitale, evitando sanzioni e problemi legali.
  • Compatibilità e semplicità: la marcatura temporale è compatibile con tutte le tipologie di firma digitale e può essere applicata facilmente tramite software dedicati, anche su dispositivi mobili.
  • Opponibilità a terzi: la data certa apposta da un ente certificatore accreditato è legalmente opponibile a terzi, rafforzando la tutela del documento digitale nel tempo.

Normativa e validità legale della marcatura temporale

La validità legale della marcatura temporale è riconosciuta dal Codice dell’Amministrazione Digitale (Dlgs. 82/2005) e da specifiche ordinanze della Corte di Cassazione, che ne definiscono la funzione di attribuzione di un riferimento temporale certo e opponibile a terzi. Tale normativa stabilisce che la marca temporale è uno strumento indispensabile per garantire la certezza della data di un documento informatico, rafforzandone la validità giuridica.

Inoltre, il regolamento europeo eIDAS riconosce la marca temporale come un servizio di fiducia digitale, valido in tutti i Paesi membri dell’Unione Europea, assicurando così la portabilità e l’efficacia legale del documento marcato anche oltre i confini nazionali.

In conclusione, la marcatura temporale è un elemento imprescindibile per la gestione corretta e sicura della fatturazione elettronica, garantendo la certezza temporale, la validità legale e la conservazione a lungo termine dei documenti digitali. La sua applicazione, integrata con la firma digitale, rappresenta la migliore pratica per tutelare le aziende da rischi legali e fiscali, assicurando trasparenza e affidabilità nell’era digitale.