Gestione magazzino

La gestione magazzino consiste in tutte le operazioni, tecniche e pratiche svolte, sia fisica che digitalmente, per mantenerlo ordinato, pulito, fornito e attualizzato. Inoltre, tra le operazione che fanno parte della gestione di un magazzino ci sono anche la spedizione e ricezione di merce, la pianificazione del lavoro e controllo delle fatture, ricevute e se necessario di documenti come il DDT. 

Tipi di magazzino

I magazzini possono essere divisi per tipologia o livello di automazione. I magazzini per livello di tipologia sono:

  • Magazzino per unità di carico;
  • Magazzino per colli;
  • Magazzino speciale.

I magazzini per livello di automazione invece sono: 

  • Manuale; 
  • Semi automatico;
  • Automatico.

Movimentazione di magazzino: scarico, carico e inventario

Per poter avere un effettivo controllo di quello che succede al magazzino è necessario sapere tutti i movimenti che accadono dentro di esso. Avere il governo degli movimenti in entrata e in uscita, permette pianificare correttamente sia i futuri acquisti che le scorte della merce. 

Esistono due principali tipi di movimentazione del magazzino, quelle in entrata e quelle in uscita, meglio conosciute come scarico e carico del magazzino. 

Tuttavia esiste un’altra tipologia di movimenti magazzino per evidenziare tutti i movimenti che non sono né di scarico né di carico, ovvero i movimenti non ordinari (es.elimino di materiali obsoleti).

L’inventario invece è il documento che si compila a fine anno per controllare gli errori nel tracciamene degli scarichi e carichi del magazzino. Inoltre l’inventario va compilato per potar dare al proprio commercialista dare una “valorizzazione del magazzino”, indispensabile in fase di bilancio dell’attività. 

Documenti necessari per le gestione del magazzino

Tutti i movimenti devono essere registrati e conservati a norma di legge, in caso di controlli. I documenti obbligatorio che ogni magazzino dovrebbe avere sono: 

Gestione magazzino e-commerce

La gestione di un magazzino per l’e-commerce è un tipo di gestione che diverse realtà stanno iniziando a gestire. A differenza della gestione di un magazzino “normale” quando si tratta di un e-commerce avere il maggior numero di processi automatizzati può fare la differenza, nella corretta o non corretta gestione del magazzino, almeno dal punto di vista del tempo.

Personale: chi lavora in un magazzino?

Sono diversi i soggetti che lavorano dentro a un magazzino, di seguito le posizioni standard che si dovrebbero ricoprire in un magazzino per il suo corretto funzionamento:

  • Magazziniere;
  • Responsabile di magazzino;
  • Supply Chain Manager;
  • Responsabile delle spedizioni;

Software gestione magazzino

La gestione del magazzino, oggi giorno, non può prescindere dall’utilizzo di un apposito software che aiuta alla sua automatizzazione.

Essere in possesso di un software che aiuto alla gestione del magazzino, non solo farà risparmiare tempo all’attività ma anche risorse e denaro. La soluzione ottimale è scegliere un programma di magazzino integrato al software gestionale di contabilità.

Per esempio con il software di fatturazione elettronica FatturaPRO.click, se si sceglie di gestire il magazzino è possibile automatizzare quasi tutti i processi. 

Come prima cosa è necessario essere in possesso del piano Premium Plus (il piano Premium, rispetto al Premium Plus ha delle limitazioni, per esempio la gestione di solo 1000 prodotti). Dopodiché sarà necessario dal database “prodotti e servizi” inserire tutti i prodotti che vogliamo che siano riconosciuti dentro al magazzino, in altre parole il carico del magazzino. Questo passaggio può essere fatto manualmente, un articolo alla volta, o caricando un file CSV con tutti i prodotti. I prodotti caricati, per una migliore gestione del magazzino, devono avere tutte le informazioni possibili: prezzo, descrizione, categoria, codice, ecc. 

La seconda fase è quella di scarico, questo succede in automatico quando si fa una vendita. Se il carico dei prodotti è stato fatto correttamente, con ogni vendita si avrà un scarico dei prodotti in magazzino nel sistema. Infatti se si fa una vendita per una quantità di prodotti superiore a quella in magazzino, il sistema di FatturaPRO non lascerà emettere la fattura fino a quando non saranno caricati altri prodotti in magazzino. 

Prima di decidere di fare una gestione del magazzino è sempre meglio consultare se effettivamente è necessaria. Esistono infatti tipologie di attività che non sono obbligate alla gestione del magazzino.