Sezionale
Cos’è il Sezionale?
Il Sezionale è un prefisso o un suffisso alfanumerico usato per identificare la sezione di un gruppo di documenti della stessa tipologia o di tipologie differenti.
Nel caso dei documenti fiscali, come una fattura elettronica di acquisto o di vendita, consente una numerazione separata allo scopo di poterla distinguere, elaborare e archiviare separatamente dalle altre per i motivi che vedremo in seguito.
Lo standard più utilizzato è quello del suffisso alfanumerico, per intenderci, se con la stessa Partita IVA conduco due attività diverse, devo distinguere le fatture elettroniche emesse per la prima, numerate di solito 1,2,3 da quelle emesse per la seconda, dove potremmo in questo caso utilizzare il sezionale B, numerando le nostre fatture 1/B, 2/B, 3/B e così via.
Come e perché usare un sezionale?
Partiamo dalla normativa IVA, che prevede la possibilità di suddividere le fatture in gruppi, in funzione del tipo di documento o per comodità di chi le emette (Cedente /Prestatore).
La stessa normativa ci dice che ogni sezionale deve avere il suo registro e una numerazione progressiva separata, che nel caso delle fatture cartacee non deve avere “buchi” per essere coerente. Per le fatture elettroniche sono ammessi dei buchi, purché sia comunque rispettata la coerenza numero/data, per intenderci non possiamo oggi emettere la fattura 5/A se ieri abbiamo emesso la fattura 6/A, ma possiamo emettere la 10/A, in sostanza ogni sezionale vive delle stesse regole di numerazione delle fatture.
Il caso di applicazione più comune è quello di avere un registro per le fatture di vendita e uno per le note di credito, l’adozione di questa prassi è da noi sconsigliata in quanto porta solo svantaggi e conduce alla tenuta di un inutile registro.
Diversamente, quando ho persone o software che producono giornalmente dei documenti da luoghi diversi, diventa indispensabile utilizzare numerazioni distinte per evitare di generare fatture elettroniche con numerazioni duplicate che verrebbero inevitabilmente rifiutate dal SdI (Sistema di Interscambio).
Un altro caso utile in passato, dove era importante separare la fatturazione ordinaria dalla fatturazione elettronica verso la PA, è quello adottato dagli Avvocati e da chi altrimenti avrebbe dovuto portare in conservazione tutte le fatture, in questo modo ha invece potuto archiviare digitalmente solo quelle elettroniche. Un caso ormai superato da quanto la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutti e per tutte le tipologie di regime fiscale.
Quando è utile o indispensabile usare un sezionale fattura?
- Se hai più Canali di Vendita: se hai un’azienda che vende i prodotti attraverso diversi canali, ad esempio un negozio fisico e un negozio online, ogni canale può avere la sua numerazione. Il Negozio Fisico potrebbe usare numeri come 1, 2, 3, mentre il Negozio Online potrebbe utilizzare numeri come 1/E, 2/E, 3/E. Questa numerazione ci consente di non generare dei duplicati e suddividere le vendite per canale.
- Se hai degli Operatori: se ci sono più persone che vendono i prodotti dell’azienda da luoghi diversi, ogni operatore può avere la sua numerazione sezionale. Ad esempio, l’Operatore 1 potrebbe usare i numeri 1/O1, 2/O1, 3/O1, mentre l’Operatore 2 usare 1/O2, 2/O2, 3/O2. Questa numerazione ci consente di non generare numeri duplicati e suddividere le vendite per operatore.
- Se hai delle Filiali: se la tua azienda ha diverse filiali sparse sul territorio, ognuna di queste può utilizzare una o più numerazioni distinte delle precedenti. Questa numerazione ti consente di non generare numeri duplicati e suddividere le vendite per ogni operatore e ogni canale di vendita di quella specifica filiale.
Avrai notato che il primo obiettivo (comune a tutti) è di non generare duplicati, mentre il secondo è quello di ottenere dati più dettagliati allo scopo di garantire statistiche precise sotto tutti i punti di vista.
L’uso dei sezionali con FatturaPRO.click
Con FatturaPRO.click la numerazione è automatica al variare del sezionale, così non rischi di commettere errori. Inoltre la piattaforma ti consente di utilizzare i sezionali in tutti i modi descritti prima, per ottenere il massimo dell’efficienza aziendale anche quando si tratta di sedi e operatori, entrambi gestiti.
Ma i veri vantaggi in termini di numerazione ed emissione li ottieni se utilizzi un sito e-commerce, perché non solo ti consente di separare la numerazione del negozio fisico da quella online, ma di emettere automaticamente documenti per ogni vendita, senza che tu debba intervenire manualmente in nessuna attività, semplificando il tuo lavoro e assicurando la precisione nella documentazione finanziaria.
