Metadati

La fatturazione elettronica ha introdotto un ecosistema complesso di documentazione digitale che va ben oltre il semplice file XML della fattura. Un elemento fondamentale di questo sistema sono i file metadati, componenti informativi che accompagnano e arricchiscono i documenti fiscali con informazioni essenziali per garantire l’integrità, la tracciabilità e la gestione corretta dei documenti nel tempo.

I file metadati nella fatturazione elettronica rappresentano informazioni strutturate sui dati che descrivono, spiegano e facilitano l’utilizzo delle fatture elettroniche. Questi file svolgono un ruolo cruciale nel processo di trasmissione e conservazione digitale, fornendo informazioni che vanno dall’identificativo univoco del Sistema di Interscambio (SDI) alle date di ricezione e consegna, fino ai dati di integrità del documento.

Il formato XML utilizzato per la fatturazione elettronica in Italia non si limita al solo tracciato della fattura, ma si estende a un ecosistema di file correlati che garantiscono la completezza del processo digitale. In questo contesto, il Sistema di Interscambio genera automaticamente file metadati che accompagnano ogni fattura elettronica, creando una documentazione completa del ciclo di vita del documento fiscale.

Elenco dei possibili file metadati della fatturazione elettronica

1. File metadati standard (MT)

Il file dei metadati principale generato dal Sistema di Interscambio e inviato al destinatario insieme al file FatturaPA. Contiene informazioni essenziali come:

  • Identificativo SDI: numero univoco attribuito dal sistema al file della fattura
  • Nome file: denominazione del file originale della fattura
  • Tentativi di invio: contatore dei tentativi di recapito operati dal SDI
  • Data e ora di ricezione: timestamp di acquisizione da parte del sistema
  • Codice hash: elemento per garantire l’integrità del file

2. Metadati di trasmissione

Informazioni relative al processo di invio e ricezione:

  • Codice destinatario: identificativo del canale di ricezione
  • Formato trasmissione: specifica della versione del tracciato utilizzato
  • Message ID: identificativo univoco del messaggio nel sistema

3. Metadati del documento informatico

Secondo le Linee Guida AgID, comprendono 18 metadati di cui 14 obbligatori:

  • IdDoc: identificativo univoco con impronta hash e algoritmo
  • Modalità di formazione: indica come è stato generato il documento
  • Tipologia documentale: classificazione del tipo di documento
  • Dati di registrazione: informazioni su data, numero e registro
  • Soggetti: dati su mittente, destinatario e altri attori coinvolti

4. Metadati di integrità e sicurezza

Elementi per verificare l’autenticità e l’integrità:

  • Verifica firma digitale: presenza di sottoscrizione elettronica
  • Sigillo elettronico: presenza di sigillatura
  • Marcatura temporale: presenza di timestamp qualificato
  • Identificativo del formato: specifica del formato del file

5. Metadati di conservazione

Informazioni per la gestione del ciclo di vita del documento:

  • Tempo di conservazione: durata prevista per la conservazione
  • Versione documento: tracciamento delle diverse versioni
  • Tracciatura modifiche: registro delle modifiche apportate
  • Classificazione: categorizzazione secondo piani di classificazione

6. Metadati di processo SDI

Specifici del Sistema di Interscambio:

  • Ricevute di consegna: conferma dell’avvenuta consegna
  • Notifiche di scarto: segnalazione di errori o non conformità
  • Notifiche di mancata consegna: impossibilità di recapito
  • Esiti committente: accettazione o rifiuto da parte del destinatario

7. Metadati descrittivi

Informazioni per l’identificazione e la ricerca:

  • Chiave descrittiva: oggetto e parole chiave del documento
  • Nome del documento/file: denominazione riconoscibile
  • Note: indicazioni aggiuntive per situazioni particolari

8. Metadati amministrativi

Elementi di gestione amministrativa:

  • Riservato: livello di riservatezza del documento
  • Allegati: numero e descrizione di eventuali allegati
  • Identificativo aggregazione documentale: collegamento a fascicoli

I file metadati nella fatturazione elettronica costituiscono quindi un sistema complesso e strutturato che garantisce non solo la corretta trasmissione delle fatture, ma anche la loro gestione completa nel tempo, dall’emissione alla conservazione, passando per tutti i controlli di integrità e sicurezza richiesti dalla normativa italiana. Questo ecosistema di metadati rappresenta una delle innovazioni più significative del sistema di fatturazione elettronica, fornendo una base solida per la digitalizzazione completa dei processi fiscali e contabili delle aziende italiane.