Libro giornale

Il libro giornale o libro contabile è uno strumento contabile che permette di registrare tutte le operazioni finanziarie dell’azienda. Compilarlo correttamente è fondamentale per la gestione finanziaria dell’azienda e per la preparazione della dichiarazione dei redditi.

Cos’è il libro giornale e come gestirlo correttamente

Si tratta di un documento contabile che registra in ordine cronologico tutte le operazioni economiche e finanziarie dell’azienda. Ogni voce deve contenere le informazioni necessarie per la corretta identificazione dell’operazione registrata, come la data, l’importo, la descrizione dell’operazione e il conto interessato.

Il libro giornale è un documento obbligatorio per tutte le imprese, e deve essere conservato per almeno 10 anni.

Chi ha l’obbligo di compilarlo?

È un documento obbligatorio per legge per tutte le imprese, sia che si tratti di una società di capitali che di una società di persone, di una ditta individuale o di una professione. Nello specifico è obbligatorio per i seguenti soggetti:

• ditte individuali;
• i consorzi;
• le società di persone;
• le società cooperative;
• le società di mutua assicurazione;
• società per azioni
• società in accomandita per azioni;
• società a responsabilità limitata;
• consorzi a responsabilità limitata;

Riferimento normativo

Il libro giornale, uno strumento contabile fondamentale per registrare le operazioni finanziarie di un’azienda, è soggetto a diverse disposizioni normative che ne regolano l’utilizzo e la tenuta.

Le normative pertinenti al libro giornale includono:

• Articolo 2215 del Codice Civile (c.c.): questo articolo stabilisce che i libri contabili, inclusi il libro giornale, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina prima di essere utilizzati;
• Articolo 16 del D.P.R. n. 642 del 26/10/72: l’imposta di bollo per il libro giornale è soggetta a disposizioni specifiche. Se il libro è tenuto da soggetti diversi da quelli che pagano la tassa di concessione governativa per la bollatura e la numerazione dei libri e registri, l’imposta di bollo è soggetta a maggiorazione;
• Articolo 22 comma 1 del D.P.R. 600/1973: le scritture contabili, inclusi il libro giornale, devono essere tenute a norma dell’articolo 2219 del codice civile. La bollatura per tutte le scritture contabili non è più obbligatoria, ma facoltativa, a eccezione dei libri e registri il cui adempimento sia previsto da leggi speciali.

Le normative relative al libro giornale delineano le modalità di registrazione e tenuta delle operazioni contabili, garantendo la trasparenza e la conformità alle leggi fiscali vigenti.

Libri giornali: i modelli e come scegliere quello giusto

Esistono diversi modelli di libro contabile, sia cartacei che digitali. Tra i più utilizzati troviamo:

• Il software di libro giornale:  programma apposito per la gestione, apposito per l’automatizzazione di certe operazioni come report.
• L’Excel libro giornale: funziona esattamente nello stesso modo, ma è pensato per essere utilizzato su Excel. Può essere personalizzato in base alle esigenze dell’azienda, ma a differenza del software non ha lo stesso livello di automatizzazione.

Come funziona e come deve essere compilato il libro giornale?

Il libro giornale funziona come un diario contabile, in cui vengono registrate tutte le operazioni economiche e finanziarie dell’azienda. Le voci del libro giornale vengono poi utilizzate per compilare i registri contabili e la dichiarazione dei redditi.

Inoltre deve essere compilato in ordine cronologico, in modo da poter ricostruire tutte le operazioni dell’anno in corso. Ogni voce del libro giornale deve contenere le informazioni necessarie per la corretta identificazione dell’operazione registrata, come la data, l’importo, la descrizione dell’operazione e il conto interessato.

Gestione del libro contabile

Per gestire correttamente il libro giornale, è importante seguire alcuni step:

1. Registrare in modo preciso e dettagliato tutte le operazioni economiche e finanziarie dell’azienda, indicando sempre l’importo e il conto interessato.
2. Firmare e datare ogni pagina del libro giornale e conservarlo per almeno dieci anni.
3. Effettuare regolarmente un backup e un recupero dati. In questo modo, in caso di problemi tecnici o di malfunzionamenti del software di libro giornale, sarà possibile recuperare tutte le informazioni registrate.
4. Considerare le tasse e la dichiarazione dei redditi. Compilarlo correttamente è essenziale per la presentazione di entrambi i documenti.

Come compilare il libro contabile?

Per compilare il libro giornale, è necessario seguire alcune regole precise:

• Utilizzare un registro apposito: il libro contabile deve essere compilato su un registro apposito, che può essere cartaceo o digitale. Il registro deve essere numerato progressivamente e deve riportare il nome dell’azienda, la data di inizio dell’esercizio e il numero di pagine.
• Registrare tutte le operazioni: tutte le operazioni economiche e finanziarie dell’azienda devono essere registrate, comprese le operazioni di cassa e le operazioni bancarie. Questo include documenti come fatture elettroniche, registro dei corrispettivi, ricevute bancarie, e altre ancora.
• Rispettare l’ordine cronologico: le voci devono essere registrate in ordine cronologico, in modo da poter ricostruire tutte le operazioni dell’anno in corso.

Validazione e conservazione

La validazione e la conservazione del libro giornale rappresentano procedure fondamentali per qualsiasi impresa. Questo documento contabile, che registra in modo cronologico tutte le transazioni finanziarie, richiede un’attenzione particolare affinché sia conforme alle normative e possa essere utilizzato in modo efficace per la gestione aziendale.

Validazione

La prima fase del processo è la validazione del libro giornale. Numerare accuratamente le pagine è essenziale, assicurando che ogni transazione sia registrata in ordine cronologico. Tuttavia, la validità del libro non si limita solo alla numerazione delle pagine. È necessario applicare una marca da bollo appropriata, in conformità con la categoria di appartenenza dell’azienda. Questo aspetto richiede una comprensione approfondita delle disposizioni fiscali e delle tariffe vigenti.

Conservazione

Una volta validato, il libro giornale deve essere conservato con cura. È vitale rispettare i termini di chiusura del libro, che devono avvenire con almeno tre mesi di anticipo rispetto alla data di presentazione della dichiarazione dei redditi. Inoltre, la conservazione del libro per almeno 10 anni è un obbligo legale. La scelta tra conservazione cartacea ed elettronica dipende dalle esigenze e dalle pratiche aziendali, ma entrambe richiedono una gestione attenta e sicura dei documenti.

In caso di difficoltà nella gestione del libro giornale, è consigliabile rivolgersi a un consulente fiscale o a un commercialista, nel possibile specializzato nella materia. Si tratta di un professionista contabile specializzato nella gestione del libro giornale e delle altre pratiche contabili.