Riconciliazione bancaria

Riconciliazione bancaria: cos’è?

La riconciliazione bancaria è un processo contabile fondamentale che consente di confrontare e conciliare i movimenti registrati nel proprio conto bancario con quelli presenti nel proprio sistema contabile. 

In altre parole serve a controllare che tutte le entrate e uscite di un conto bancario corrispondano con le spesse e le uscite già registrate nel proprio libro contabile e/o prima nota, e quelle che non risultano registrate si registrino e riconcilino. 

Perché è importante?

La riconciliazione bancaria è un processo essenziale per qualsiasi azienda, mirante a garantire la corrispondenza tra i movimenti registrati nel proprio libro contabile e quelli presenti nell’estratto conto bancario. 

La riconciliazione bancaria non è solo un adempimento contabile, ma una pratica cruciale per assicurare la trasparenza finanziaria dell’azienda. Garantisce l’accuratezza dei dati finanziari, prevenendo errori e frodi.

Tuttavia questa pratica non è consigliata solo perché è possibile prevedere frodi o evasioni fiscali da parte delle aziende, ma perché oggi giorno, succede spesso che quando l’azienda registra le sue operazioni finanziarie, usa modi o tempi diversi rispetto alla banca. Ad esempio, i pagamenti di fatture, F24, commissioni, ricevute bancarie, spese o altre transazioni possono comparire sull’estratto conto bancario con modalità o date diverse da quelle segnate nei registri contabili aziendali.

In altre parole, c’è una sorta di “sfasamento” tra come l’azienda tiene traccia delle sue finanze e come lo fa la banca. Questa differenza può creare qualche complicazione quando si cerca di conciliare i dati contabili dell’azienda con quelli del conto corrente bancario, rendendo importante allineare accuratamente queste informazioni per evitare errori nei registri finanziari aziendali, ma soprattutto per avere la tranquillità che tutto sia stato registrato in modo corretto.

Vantaggi della riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria emerge come un prezioso strumento per ottimizzare la gestione finanziaria aziendale, offrendo una serie di vantaggi tangibili:

• Maggiore controllo sulle risorse economiche: offre un quadro completo dei movimenti finanziari, consentendo di monitorare attentamente entrate e uscite;
• Migliore gestione della contabilità: verificare la correttezza delle registrazioni contabili è uno dei benefici chiave della riconciliazione bancaria. Questo processo contribuisce a ridurre gli errori contabili, aumentando l’efficienza dell’intero ciclo contabile;
• Identificazione di errori contabili: utile nell’individuare errori contabili, come ad esempio l’omissione di fatture o l’assenza di registrazione di determinati pagamenti;
• Prevenzione delle frodi: uno scudo contro le frodi, contribuendo a prevenire situazioni come prelievi non autorizzati o la duplicazione di fatture;
• Ottimizzazione della gestione del cash flow: è possibile anche ottimizzare la gestione del cash flow, individuando saldi errati o pagamenti in sospeso che potrebbero influire sulla liquidità aziendale.

Come effettuare una corretta conciliazione bancaria: esempi di movimenti

Nel panorama aziendale moderno, l’adozione di strumenti tecnologici è fondamentale per semplificare il processo di riconciliazione bancaria (altrimenti si passerebbero ore e ore a controllare ogni spesa e fattura). Software avanzati possono automatizzare molte fasi, riducendo il rischio di errori umani e accelerando l’intero procedimento. Considerando il fatto che si usi un software per farla, questi sono gli step da seguire: 

1. Aggiornare la prima nota: per effettuare la riconciliazione bancaria, è essenziale avere la prima nota pronta e aggiornata prima di iniziare il processo di verifica;
2. Estrazione dei dati: il primo passo è l’estrazione accurata dei dati dal libro contabile aziendale e dall’estratto conto bancario. Ogni transazione deve essere attentamente censita. Nella maggior parte dei software presenti nel mercato è possibile caricare direttamente il documento ed estrapolare ogni transazione;
3. Confronto dei movimenti: successivamente, si procede al confronto puntuale dei movimenti registrati internamente con quelli presenti nell’estratto conto. Questo processo riduce al minimo gli errori e assicura una corrispondenza perfetta. In questo step del si identifica ogni uscita ed entrata e si riconcilia con un documento già presente nel sistema per esempio una fattura o un F24 o si crea un nuovo documento da collegare a quella spesa, per esempio una ricevuta d’acquisto;
4. Identificazione delle discrepanze: l’ultimo e più importante passaggio e quello di identificare gli errori ed eventuali discrepanze, ciascuna di queste deve essere attentamente analizzata. Potrebbero derivare da errori umani, ritardi nelle transazioni o altri fattori. Una comprensione approfondita delle discrepanze è essenziale per la risoluzione efficace.

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Con FatturaPRO.click  è possibile gestire gli estratti conto in modo avanzato. Questo consente di recuperare tutte le informazioni cruciali relative ai pagamenti elettronici, alle operazioni di incasso e alle transazioni con carte di credito. Le funzionalità avanzata consente inoltre di recuperare dettagli specifici dei movimenti dei singoli conti, come conti bancari, cassa, conti elettronici, attraverso una nuova sezione denominata “Estratti conto”. Grazie a questa funzionalità, la prima nota può essere mantenuta sempre aggiornata in modo automatico e senza sforzo.

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