Fatturazione e numerazione

Quando le fatture erano ancora di carta e la tenuta contabile si basava su una serie di libri, una serie di scadenze e una certa libertà di manovra nella produzione dei documenti, una delle principali preoccupazioni riguardava la coerenza e la dimostrabilità di una serie di elementi caratteristici e univoci delle fatture, in altre parole il processo di fatturazione e numerazione. Una fattura emessa poteva essere “ammucchiata” assieme ad altre in attesa di un processo formale di registrazione.

I libri sociali e contabili erano il cuore fiscale dell’azienda. Ogni verifica da parte della Guardia di Finanza partiva dai faldoni dei documenti e dai libri contabili. Le sequenze con cui i documenti venivano registrati erano di fatto l’unico elemento che ne determinava la correttezza. Se una fattura non era numerata correttamente e in modo indiscutibile circa la sua sequenzialità temporale, poteva nascere un problema. Allo stesso modo, grazie alla “flessibilità” nei tempi di registrazione, ogni “buco” nella sequenza delle fatture poteva essere o interpretato come un escamotage per consentire manovre non ortodosse o era un errore che avrebbe comunque potuto essere interpretato durante un controllo come potenzialmente doloso.

In pratica, prima di un controllo, tutto poteva essere ancora da registrare e si prestava a potenziali manipolazioni. Da qui la rigidità con cui il Fisco imponeva date, sequenze, formati e modalità di registrazione per minimizzare questi spazi di manovra. 

Paradossalmente, in questa situazione “cartacea” il contribuente era una specie di “gatto di Schrödinger“, ovvero era indeterminatamente evasore od onesto finché il fisco non decideva di controllarlo. L’unica arma a disposizione del Fisco era quindi una notevole rigidità e complessità delle norme.

Fatturazione e numerazione: certificare i documenti fiscali

Per anni e anni Fisco e aziende sembravano su due fronti opposti perennemente in conflitto. Era chiaro che il sistema basato sulla carta fosse il vero responsabile dell’incertezza, quindi come la tecnologia è diventata un elemento comune negli uffici, anche per il Fisco è diventato possibile definire un nuovo metodo per trattare i documenti fiscali. Lo standard per la fatturazione elettronica deriva anche da normative europee che con una notevole anticipo e una certa lungimiranza hanno definito delle date entro le quali ogni stato poteva effettuare la propria calendarizzazione per l’entrata in vigore della “fattura elettronica”. 

L’Italia ha pensato di dare ai propri contribuenti ampio spazio di manovra definendo una serie progressiva di categorie che avrebbero dovuto utilizzare la Fattura elettronica. Si comincia con le fatture verso la Pubblica Amministrazione dal giugno 2014 fino ad arrivare a coprire tutte le attività dotate di Partita IVA dal 1 gennaio 2024.

Con la Fattura Elettronica finisce quindi l’era dell’incertezza sull’emissione e il contenuto del documento: uno specifico formato elettronico (XML) contiene infatti tutte le informazioni che eravamo abituati a scrivere sul documento cartaceo. Questo XML viene inviato in modalità telematica all’Agenzia delle Entrate (AdE) che lo numera, lo registra e gli appone un sigillo digitale che ne blocca e certifica il contenuto. Oltre al formato che garantisce l’immutabilità del contenuto, l’AdE ha definito i tempi entro i quali ogni documento deve essere inviato: la data di ricezione da parte dell’AdE diventa quindi una parte dell’identificativo che viene assegnato al documento.

Mettendo in fila tutti questi elementi si capisce come non sia più possibile mettere in dubbio la veridicità delle fatture in quanto la data e il contenuto sono gestiti e certificati dall’AdE stessa.

E per la numerazione?

Se con la fattura cartacea, la sequenza rigida e strettamente numerica dei documenti era un elemento necessario per il Fisco, impegnato a comprendere l’effettiva sequenzialità temporale delle fatture, grazie alla trasmissione entro un lasso di tempo ristretto e al sigillo che congela digitalmente il contenuto, identificare ogni fattura con un numero progressivo perde di significato.

Questo è confermato dal fatto che la normativa di identificazione delle fatture richieda almeno un carattere numerico e il resto può essere gestito in modo tale che il medesimo soggetto non emetta mai due fatture o due note di credito con identificativi identici.

In altre parole, chiamare il campo che identifica la fattura come “numero fattura” è di fatto obsoleto e poco appropriato dato che anche le lettere possono entrare nell’identificativo stesso.

Come cambiano le cose per la fatturazione e la numerazione

Evidentemente l’AdE si è posta una serie di domande circa l’utilizzo che l’azienda può fare dell’identificativo e in effetti concedere questa flessibilità ha dei risvolti interessanti per la fatturazione e la numerazione.

Con FatturaPRO.click ad esempio utilizziamo il “sezionale” per consentire l’organizzazione delle fatture emesse per gruppo di appartenenza (per magazzino, per punto vendita, per cliente ecc.). Nella pratica ogni identificativo numerico può essere seguito dal suffisso “/XYZ” con XYZ che è alfanumerico. Grazie all’automazione, per ogni suffisso la nostra piattaforma gestisce la numerazione sequenziale ed evita che ci possano essere duplicazioni per suffisso, mentre la parte numerica può ripetersi su sezionali diversi.

A questo punto, appare chiaro che si è perso, o confuso fino a essere non più spiegabile, il concetto di numerazione progressiva. Resta l’unicità per ogni identificativo, mentre poter dare un ordine progressivo oggettivo alle fatture risulta tecnicamente opinabile.

Sparisce il “buco” nella sequenza delle fatture

Se non è possibile mettere oggettivamente in ordine il numero delle fatture elettroniche, ora diventato un identificativo alfanumerico, decade anche la sanzionabilità (art. 21 DPR 633) dei “buchi” nelle progressioni. 

Resta però la sanzionabilità per il ritardo nella trasmissione dei documenti all’AdE calcolata valutando la distanza in giorni di calendario tra data dell’operazione (data fattura) e data di ricezione da parte del Sistema di Interscambio (SdI). Nel dettaglio sono 12 giorni per le fatture immediate e 15 giorni dall’inizio mese successivo per le fatture differite (fatte solitamente a fine mese).