Mandato e addebito diretto SEPA

Cos’è SEPA?

SEPA, acronimo di Single Euro Payments Area (o in italiano Area Unica dei Pagamenti in Euro), è un’iniziativa delle banche europee volta a creare un unico mercato per i pagamenti in euro. Questo progetto, coordinato dal Consiglio europeo dei pagamenti, mira a rendere i pagamenti transfrontalieri all’interno dell’area SEPA semplici, efficienti e sicuri come quelli nazionali. L’area SEPA comprende tutti i paesi membri dell’Unione Europea e alcuni altri paesi associati, facilitando così trasferimento di denaro automatico nei paesi dell’area (addebito diretto SEPA).

Cos’è il mandato SEPA?

Il Mandato SEPA è un’autorizzazione che un debitore (ad esempio, un cliente) fornisce a un creditore (ad esempio, un fornitore di servizi) per consentire l’addebito diretto sul proprio conto bancario. Questo mandato può essere emesso in formato cartaceo o elettronico e serve a semplificare i pagamenti ricorrenti, come le bollette o le rate di un finanziamento, permettendo al creditore di prelevare automaticamente le somme dovute senza richiedere ogni volta il consenso del debitore.

Cos’è l’addebito diretto SEPA?

L’Addebito Diretto SEPA, noto anche come SEPA Direct Debit (SDD), è un servizio di pagamento che permette ai creditori di addebitare automaticamente sul conto dei debitori somme prestabilite a scadenze regolari. Questo sistema è ideale per pagamenti ricorrenti, come utenze domestiche, abbonamenti o rate di prestiti. L’addebito diretto SEPA è regolato da due principali schemi:

• SEPA Core: adatto sia a consumatori che a micro-imprese. Prevede il diritto di rimborso per le operazioni autorizzate entro 8 settimane;
• SEPA Business to Business (B2B): riservato alle transazioni tra aziende, micro-imprese e società commerciali. Non prevede il diritto di rimborso per le operazioni autorizzate e ha tempi di esecuzione più brevi e regole più stringenti.

Il termine SDD (SEPA Direct Debit) ha sostituito definitivamente il termine RID (Rapporto Interbancario Diretto) a partire dal 1° febbraio 2014. In quella data, l’addebito RID è stato ufficialmente eliminato in favore dell’addebito diretto SEPA, nell’ambito delle iniziative di armonizzazione dei sistemi di pagamento all’interno dell’area SEPA. Questo cambiamento ha standardizzato le operazioni di addebito diretto in euro, facilitando gli incassi tra i vari paesi membri. Di conseguenza, oggi si deve parlare correttamente di “addebito diretto” o “SDD” anziché di “RID bancario”.

Come attivare il mandato SEPA?

Per attivare un mandato SEPA, è necessario seguire una serie di passaggi. Innanzitutto, il cliente deve autorizzare il creditore firmando un contratto di autorizzazione, preferibilmente firmato tramite firma elettronica. Successivamente, è necessario compilare il modulo del mandato SEPA con tutte le informazioni richieste, tra cui il codice utente (codice mandato), il codice identificativo del creditore e il suo indirizzo, la banca del debitore e il codice IBAN del debitore. Una volta completato e firmato, il mandato deve essere inviato alla banca per l’attivazione. Inoltre, è possibile modificare o revocare il mandato SEPA in qualsiasi momento inviando una lettera raccomanda, PEC o una richiesta elettronica alla banca.

Vantaggi dell’addebito diretto SEPA

L’addebito diretto SEPA offre numerosi vantaggi, tra cui:

• Semplificazione: automatizza i pagamenti, riducendo il tempo e le risorse necessarie per gestirli;
• Affidabilità: evita dimenticanze nei pagamenti, eliminando il rischio di incorrere in interessi di mora;
• Tracciabilità: facilita il monitoraggio delle spese e dei pagamenti effettuati, offrendo una chiara visione delle transazion;
• Sicurezza: la firma elettronica e il Codice Identificativo del Creditore garantiscono l’autenticità e la sicurezza delle operazioni.

Come funziona nel processo di fatturazione?

L’addebito diretto SEPA è strettamente legato al processo di fatturazione, soprattutto per le aziende che gestiscono abbonamenti. Ecco come funziona correttamente:

1. Autorizzazione del pagamento: il primo passo è ottenere il mandato SEPA dal cliente. Questo mandato, come spiegato sopra, autorizza l’azienda a effettuare addebiti diretti sul conto bancario del cliente;
2. Emissione della fattura: una volta ottenuto il mandato SEPA, l’azienda può procedere con gli addebiti per il pagamento dell’abbonamento. La fattura viene emessa solo dopo che l’addebito è stato effettuato con successo e i soldi sono stati ricevuti sul conto. Inviare la fattura prima dell’addebito è sconsigliato, in quanto il cliente potrebbe non pagare per diverse ragioni o cancellare l’abbonamento prima dell’addebito, rendendo necessaria l’emissione di una nota di credito per annullare la fattur;
3. Conservazione del mandato: è importante essere sempre in possesso del mandato SEPA come prova del consenso del cliente.  

Gestire manualmente la fatturazione ricorrente e gli abbonamenti può diventare complesso, soprattutto con un gran numero di clienti. Per questo motivo, esistono applicazioni di fatturazione che automatizzano il processo, come FatturaPRO.click. Queste piattaforme gestiscono la fatturazione ricorrente e gli abbonamenti, migliorando l’efficienza e riducendo il rischio di errori.

Come lo gestisce FatturaPRO.click

FatturaPRO.click offre un sistema semiautomatico per la gestione degli abbonamenti. Nel menu “Altri documenti” si trova la sezione “Abbonamenti”, dove è possibile impostare l’abbonamento secondo le proprie preferenze: settimanale, mensile, trimestrale, annuale, ecc. La piattaforma segna sempre la data di scadenza dell’abbonamento, permettendo con un semplice click di inviare la fattura creata. Dopo l’invio della fattura, il sistema consente di rinnovare l’abbonamento, creando una copia della fattura con i dati per il prossimo pagamento, facilitando così la gestione continua e senza interruzioni degli abbonamenti.

Grazie all’integrazione tra sistemi di fatturazione elettronica e addebito diretto SEPA, le aziende possono automatizzare l’intero processo di incasso, migliorando l’efficienza e riducendo il rischio di insoluti.