Nota di credito

Le note di credito e debito, conosciute anche dal loro iperonimo “nota di variazione”, sono strumenti cruciali nella gestione delle transazioni commerciali, permettendo la correzione di errori e l’annullamento di fatture errate. Questi documenti sono essenziali per mantenere la conformità fiscale e garantire la trasparenza nelle relazioni commerciali.

Emissione nota di credito: cos’è?

La nota di credito è uno strumento per correggere gli errori di una fattura, qualora questi dovessero verificarsi. In certi casi può essere utilizzata anche per annullare una fattura. 

Informazioni obbligatorie da inserire

Nonostante questo strumento non sia una fattura ha comunque bisogno di alcuni dati obbligatori, in modo da risalire alla fattura che si vuole correggere:

• Generalità del cedente (con relativa partita IVA);
• Generalità del cessionario (con relativa partita IVA);
• Numero e data del documento;
• Descrizione dei beni/servizi oggetto della transazione;
• Causale dove si spieghi per quale ragione è stato emessa la nota di variazione;
• Prezzi;
• Importi;
• IVA.

Oltre a ciò bisogna fare attenzione anche alla numerazione di questo documento. L’opzione migliore è quella di seguire la numerazione e la cronologia delle fatture elettroniche emesse. In alternativa comunque è possibile creare un registro a parte per la loro numerazione, assegnandone uno ad hoc.  Per dare validità alla nota della fattura, deve essere esplicitamente denominata in testata “nota di accredito“. 

Nota di credito o nota di debito?

In base alla tipologia della correzione sulla fattura ci sarà bisogno di una di una tipologia di nota di variazione: nota di credito o una nota di debito:

• Nota di credito: utilizzata per diminuire l’importo che un cliente deve pagare, generalmente emessa in caso di errori di fatturazione, resi di merce o quando i servizi forniti non corrispondono a quanto pattuito. Ad esempio, se un prodotto viene fatturato a un prezzo superiore a quello concordato, si emette una nota di credito per l’importo eccedente;
• Nota di debito: necessaria quando si deve aumentare l’importo dovuto dal cliente, per esempio, a causa di un errore che ha portato a una sottofatturazione o per aggiustamenti post-vendita.

Casi in cui è necessaria 

La necessità di emettere una nota di credito o debito può sorgere in diverse situazioni, tra cui:

• Errori di fatturazione: se vi sono errori nel calcolo dell’imponibile, dell’IVA o nei prezzi applicati;
• Differenze nei prodotti o servizi forniti: se i prodotti o servizi forniti non corrispondono a quelli indicati nella fattura originale, sia per quantità che per qualità.
• Resi e annullamenti: nel caso di reso di merce o annullamento di servizi già fatturati, si deve emettere una nota per rimborsare il cliente.
• Sconti non applicati: se uno sconto concordato non è stato applicato nella fattura originale;
• Danni o difetti: se i prodotti sono danneggiati o difettosi e non possono essere sostituiti, è necessario emettere una nota di credito per l’abbuono parziale o totale.
• Mancata o incompleta esecuzione di un servizio: se un servizio pattuito non è stato erogato completamente o adeguatamente, una nota di variazione può correggere il valore fatturato;

Questi scenari coprono la maggior parte delle situazioni in cui le aziende si trovano a dover emettere note di variazione. Un esempio in cui non è necessario emettere una nota di credito o debito si verifica quando si commette un errore nella compilazione in fattura nelle modalità di pagamento, come un IBAN errato. In questa situazione, è sufficiente comunicare direttamente con il cliente per fornire le coordinate bancarie corrette, senza la necessità di modificare la documentazione fiscale relativa alla transazione.

Esempio pratico

Consideriamo il caso di una fattura che applica un’aliquota IVA errata. La nota di credito in questo caso specificherà l’errore nell’aliquota applicata, correggendo l’importo IVA e garantendo il rimborso dell’eccesso pagato al cliente.

Tempistiche di emissione per le note di variazione

Le tempistiche per l’emissione delle note di variazione sono regolate in modo specifico dal DPR 633/72, con importanti distinzioni tra le note di credito e le note di debito:

Tempistiche per l’emissione della nota di debito

Per le note di debito, non esistono limitazioni temporali specifiche per la loro emissione. Questo significa che possono essere emesse in qualsiasi momento in cui si identifica la necessità di aumentare l’imponibile o l’imposta originariamente dichiarata. Tuttavia, se l’emissione avviene dopo il termine di emissione della fattura originaria a causa di errori di fatturazione, potrebbero essere applicate sanzioni e interessi, che possono essere regolarizzati attraverso il ravvedimento operoso.

Tempistiche per l’emissione della nota di credito

Le tempistiche per l’emissione delle note di credito variano a seconda della causa della variazione:

1. Senza limitazioni temporali: se la variazione è già prevista dagli accordi originali tra le parti o deriva da obblighi legali può essere emessa senza restrizioni di tempo;
2. Con limite temporale di un anno: se la variazione è dovuta a un accordo successivo o a un errore non anticipato, la nota di credito deve essere emessa entro un anno dalla data di emissione della fattura originaria.

In ogni caso prima di mandare una nota di variazione consigliamo vivamente di controllare se il documento è stato accettato o meno dal Sistema di Interscambio (SdI), poiché la fattura potrebbe essere rifiutata dal SdI e restituita all’emittente con un codice di errore. In tale situazione, la fattura può essere corretta direttamente senza la necessità di emettere una nota di credito. Dopo aver apportato le correzioni necessarie, la fattura modificata dovrà essere inviata nuovamente al SdI per la validazione.

Note di credito con FatturaPRO.click

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