La conservazione

Il Fisco ha un periodo molto lungo entro il quale può effettuare i propri controlli sia direttamente presso il contribuente, sia richiedendo documenti specifici. Quando i documenti erano unicamente in forma cartacea, le aziende e i professionisti dovevano inserire in faldoni e scatoloni tutti i vari documenti, le ricevute, gli scontrini, le ricevute dei depositi, i bollettini postali e quant’altro contribuiva a alla certificazione e conservazione di tutti i vari movimenti e adempimenti. Questi scatoloni dovevano sopravvivere per dieci anni e purtroppo la carta tende a deperire a seconda delle condizioni esterne (umidità, temperatura, muffe… ). Nella pratica, si trattava di un compito non sempre facile e ogni volta che veniva richiesto qualche documento specifico partiva una specie di “caccia al tesoro”.

Con l’avvento della contabilità su computer, la situazione purtroppo non è cambiata in quanto era ancora necessario conservare la forma fisica di tutti i vari documenti. Come mai?

Mancava un formato elettronico che potesse garantire la veridicità e la certificabilità del documento stesso. 

A livello comunitario, certi di un progressivo sviluppo della Rete e dell’informatizzazione nelle aziende e presso i professionisti, già nei primi anni 2000 viene avviato un lavoro di standardizzazione verso la dematerializzazione e digitalizzazione. Il primo vero passo è stato relativo alle fatture: vera spina dorsale delle attività commerciali.

XML e fattura elettronica

La differenza fra un documento dematerializzato e uno digitalizzato sta nella sua leggibilità da parte di un sistema informatico. Nel primo caso solitamente si ha a che fare con una immagine acquisita tramite scanner e questa per un computer non ha gran significato. Si può trasformare in dati con un sistema OCR (Optical Character Recognition), ma ancora cosa vogliano dire questi dati per un sistema informatico resta un mistero.

La digitalizzazione invece ha l’obiettivo di creare documenti che contengono al loro interno sia la struttura dei dati che i dati stessi. Ogni dato viene qualificato da un descrittore che può essere facilmente interpretato da un programma. 

Per le fatture, è stato definito un insieme specifico di tipo di dati che rendono l’XML della fattura elettronica ben definito e standardizzato. 

Nella pratica XML e fattura elettronica sono la stessa cosa, mentre un PDF anche se file digitale, NON é una fattura elettronica. Per semplificate al massimo, non sono i bit che rendono la fattura elettronica.

Cosa succede rispetto alla conservazione?

Nulla cambia, se non nelle modalità. I dieci anni restano un vincolo delle normative e quindi sono nati problemi diversi su come conservare non solo la carta, ma anche questi XML, corrispondenti alle nostre fatture in entrata e in uscita, incluse le note di credito. Come ci dice l’esperienza pratica, esistono solo due tipi di dati: quelli per i quali esiste una copia di backup e quelli che non sono ancora stati persi. Il cloud ci ha abituati a non porci più il problema delle copie di sicurezza, ma sappiate che chi gestisce il servizio in cloud questo problema lo ha ben presente ed è una delle sue attività principali quella di avere sistemi resilienti, ridondanti e sicuri.

A loro possiamo demandare la conservazione dei nostri dati relativi alle fatture elettroniche e anche su questo argomento sono stati posti paletti e specifiche significativi. Non possiamo quindi banalmente fare una copia dei file XML su uno spazio di archiviazione qualsiasi, ma dobbiamo innanzitutto utilizzare i documenti che sono passati dallo SdI (Sistema di Interscambio) e dispongono della notifica (sia per quelle emesse che per quelle ricevute).

Questa notifica è a sua volta un file XML che ha un riferimento alla fattura digitalizzata e ne fornisce nel dettaglio il percorso (dal fornitore allo SdI e dallo SdI al cliente o viceversa). Questo file è paragonabile ai timbri e alle ricevute di ritorno delle raccomandate postali e pertanto attribuisce un valore legale al documento. Senza di esso, qualsiasi XML opportunamente compilato potrebbe essere presentato come una fattura elettronica, ma evidentemente sarebbe solo un “pezzo di carta digitale senza validità”. Fra le informazioni di questa ricevuta c’è anche un valore di autenticazione digitale del documento originale che pertanto non può essere più modificato.

Ora abbiamo una coppia di file che rappresentano legalmente la nostra fattura o nota di credito e possiamo quindi pensare alla conservazione.

Cosa significa conservare?

Se pensiamo agli scatoloni con i documenti, sappiamo che al Fisco poco interessa che la nostra cantina si sia allagata e tutta la carta è andata persa, era un nostro obbligo legale quello di garantire che nei 10 anni i documenti sarebbero stati tenuti al sicuro da tutto quello che avrebbe potuto comprometterne la sopravvivenza. Allo stesso modo siamo tenuti a garantire che il dato digitale sia conservato secondo una serie precisa di parametri. Dimenticatevi la chiavetta USB o DVD o altri tipi di supporto, anche quelli in cloud utilizzati per i vostri normali file.

Parte della normativa si occupa nel dettaglio di cosa vuol dire conservare digitalmente i nostri documenti fiscali e per questo sono nate aziende che offrono il servizio rispettando rigorosamente tutti i requisiti di Legge. In altre parole chi offre questo servizio deve garantire una serie di elementi quali la resilienza, la sicurezza, l’immutabilità e la certezza della data in cui il documento è stato inserito in archivio (una forma di protocollazione digitale). Tutto questo viene anche approvato da un processo di certificazione da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Non si tratta di un’attività semplice e non è opportuno addentrarsi nei dettagli tecnici, ma state certi che non è qualcosa che si può improvvisare.

Quali opzioni di conservazione?

Dato che si tratta di un obbligo, lo Stato ci offre una soluzione che soddisfa le richieste minime di conservazione. Si tratta della stessa Agenzia delle Entrate (AdE) che, sotto specifica accettazione da parte dell’utente dotato di Partita IVA, attiva una conservazione minima.

Perché è necessario accettare la conservazione da parte dell’AdE? Si tratta di una richiesta specifica fatta dal Garante della Privacy che richiede anche all’AdE di rispettare la riservatezza e pertanto i dati contenuti in fattura sono soggetti a una conservazione solo se l’utente ha consapevolmente scelto di concedere al’AdE di tenerne memoria. Tutti i dati che non hanno un valore amministrativo vengono altrimenti cancellati dall’archivio dell’AdE.

Se un documento, come previsto dallo standard, dispone di un allegato, questo non verrà comunque conservato anche se abbiamo dato il consenso. Trattandosi di un servizio gratuito è ragionevole che venga ridotta al minimo la dimensione di quanto conservato e quindi allegati e documenti non essenziali non vengono gestiti.

Tornando ai nostri scatoloni, ci accorgiamo però che non ci sono solo le fatture e le note di credito, ma anche tutta una serie di documenti per i quali sussiste l’obbligo della conservazione e qui si inserisce il discorso della dematerializzazione, dove tutti i “pezzi di carta” possono essere trasformati in formato elettronico mantenendo la validità legale.

Riassumendo, possiamo scegliere dì avere un po’ di dati conservati dall’AdE e i buoni vecchi faldoni e scatoloni per tutto il resto.

Dematerializzare è meglio

Ovviamente, avere un po’ di carta e un po’ di dati in digitale non è la soluzione ottimale in quanto siamo ancora con il vecchio problema e un nuovo onere per la parte della fatturazione elettronica. Meglio sarebbe poter trasformare tutto in digitale e per questo sono nate le aziende di conservazione e dematerializzazione che permettono attraverso un processo definito e certificato di creare una copia conforme e legalmente valida di qualsiasi pezzo di carta.

Perchè non approfittarne? Certamente questi servizi hanno un costo, ma ad essere onesti anche la conservazione della carta andrebbe fatta seguendo una serie di raccomandazioni che sono certamente onerose (alzi la mano chi ha l’armadio ignifugo dove tiene gli scatoloni). Anche la facilità con cui possiamo recuperare i documenti dovrebbe essere preso in considerazione: grazie alla potenza degli strumenti informatici ai quali viene affidata la gestione della base dati bastano pochi click per trovare “quel pezzo di carta”.

Cloud e servizi integrati per la conservazione

La complessità della conservazione a norma dei documenti ha determinato che alcune aziende scegliessero questa come strada principale di specializzazione lasciando le attività di gestione contabile e ricetrasmissione dei documenti ad altre aziende specializzate. Il tutto ha fatto nascere e sviluppare un ecosistema che permette a ciascuno di offrire soluzioni mirate e ben sviluppate che si integrano con gli altri fornitori di servizi. La concorrenza determina quindi che ciascuno abbia interesse a perfezionare la propria offerta concentrandosi sulle proprie eccellenze. 

Con FatturaPRO.click potete ad esempio avere la conservazione a norma, ma questa avviene tramite un fornitore specializzato terzo al quale Gestisco Italia si appoggia, offrendo così una qualità elevata per ciascuna tipologia di servizio, sia questa la gestione della fattura elettronica, sia la conservazione a norma. 

E se arriva un controllo?

La Legge prevede che la conservazione sia documentata come processo da uno specifico manuale, da mostrare agli ispettori su richiesta. Chi vi fornisce il servizio (difficilmente lo farete in proprio) è tenuto a consegnare copia del proprio manuale di conservazione che, in modo transitivo, diventa il documento che il responsabile della conservazione aziendale (un dipendente o il titolare) presenta agli ispettori. Non è necessario capire o sapere il contenuto del manuale.

Iniziare con la conservazione il momento più difficile

Se per la fattura elettronica ci hanno pensato le leggi a portarci all’adozione di questa modalità, per tutti gli altri documenti ci rendiamo conto che non si tratti di un passo facile da realizzare. Portare tutti i documenti attualmente cartacei alla dematerializzazione è ragionevolmente facile per chi comincia adesso a fare impresa, mentre chi ha una storia significativa si trova di fronte a un pesante onere di tempi e costi per dematerializzare gli archivi. Scegliere un regime misto alla fine potrebbe portare alla progressiva digitalizzazione dei processi, con tutti i significativi benefici che questo comporta.