Ciclo passivo

Il Ciclo Passivo di un Operatore Economico

Il ciclo passivo rappresenta una delle componenti fondamentali nella gestione delle finanze aziendali di un operatore economico, includendo tutte le fasi che vanno dalla ricezione degli ordini di acquisto alla contabilizzazione delle fatture fornitore e ai pagamenti. Si tratta di un flusso complesso, che richiede coordinazione, precisione e tempi ottimali per garantire il controllo dei costi e l’efficienza operativa. Nell’era della digitalizzazione, automatizzare il ciclo passivo non è solo un vantaggio competitivo, ma una vera necessità per ridurre i carichi amministrativi, abbattere gli errori e migliorare la visibilità sulle spese.

Principali fasi del ciclo passivo 

Di seguito sono elencate le principali fasi del ciclo passivo, con un focus particolare sulla fatturazione elettronica.

1. Richiesta di Offerta e Ordine di Acquisto: La prima fase del ciclo passivo inizia con la richiesta di offerta ai fornitori e la successiva emissione dell’ordine di acquisto. Questa fase è cruciale per definire le condizioni di fornitura, i prezzi e i tempi di consegna. Con la digitalizzazione, è possibile inviare ordini di acquisto tramite sistemi integrati, migliorando la tracciabilità e riducendo il rischio di errori.
2. Ricezione della Merce: Una volta che l’ordine è stato confermato, si passa alla ricezione della merce. In questa fase, è importante verificare che la quantità e la qualità dei beni ricevuti corrispondano a quanto concordato nell’ordine. La registrazione elettronica della ricezione consente una gestione più rapida e precisa delle scorte.
3. Fatturazione Elettronica: La fase successiva è l’emissione della fattura elettronica da parte del fornitore. La fattura deve contenere tutti i dati richiesti dalla normativa fiscale, inclusi i codici tipo documento (TD) che identificano il tipo di operazione (ad esempio, TD01 per una fattura ordinaria o TD24 per una fattura differita). La fatturazione elettronica consente una trasmissione immediata delle fatture al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, garantendo così la conformità alle normative fiscali.
4. Ricezione e Registrazione della Fattura: Una volta ricevuta la fattura elettronica, l’azienda deve procedere con la registrazione contabile. Grazie all’automazione offerta da piattaforme come FatturaPRO.click, questo processo può avvenire in modo automatico, riducendo il rischio di errori di trascrizione e velocizzando l’intero flusso di lavoro.
5. Controllo e Approvazione: Dopo la registrazione, è necessario effettuare un controllo delle fatture per garantire che siano corrette e conformi agli accordi stipulati. Questa fase può includere l’approvazione da parte del team finanziario prima del pagamento.
6. Pagamento: Una volta approvata la fattura, si procede al pagamento al fornitore. L’automazione del ciclo passivo facilita anche questa fase, consentendo una gestione efficiente delle scadenze e dei flussi di cassa.
7. Archiviazione Digitale: Infine, le fatture devono essere archiviate in modalità digitale per garantire la conservazione a norma. Questo non solo facilita l’accesso ai documenti in caso di audit o controlli fiscali, ma contribuisce anche a ridurre l’uso della carta e a migliorare la sostenibilità aziendale

Automazione del Ciclo Passivo con FatturaPRO.click

1. Ricezione delle fatture elettroniche: FatturaPRO.click consente alle aziende di ricevere e catalogare le fatture dei fornitori in modo automatizzato, certo e direttamente in piattaforma. Questo processo elimina la necessità di creare archivi manuali e riduce gli errori di trascrizione​​. 
2. Automazione della contabilità: FatturaPRO.click non si limita a catalogare le fatture elettroniche in arrivo, ma automatizza anche la registrazione delle stesse in contabilità, integrando fatturazione passiva, fatturazione attiva e contabilità aziendale. Questo consente un aggiornamento in tempo reale  e accurato del bilancio aziendale, facilitando il monitoraggio delle uscite e una pianificazione finanziaria precisa​. Ad integrazione di quanto già reso possibile, nel prossimo futuro saranno messi a disposizione gli agenti AI, che consentiranno anche una suddivisione automatica “intelligente” degli acquisti in categorie e centri di costo. Tutto questo si integra con l’automazione del ciclo attivo per un’ automazione fiscale a 360 gradi.
3. Integrazione con sistemi ERP: Qualora le funzionalità della piattaforma non fossero sufficienti a soddisfare tutte le esigenze aziendali, FatturaPRO.click mette a disposizione delle API che consentono  a sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) avanzati di acquisire in automatico le fatture di acquisto. Con questa integrazione, le fatture vengono trasferite automaticamente ai software gestionali avanzati di Imprese, Pubbliche Amministrazioni e commercialisti abbattendo tempi ed errori dovuti ad una importazione manuale.
4. Archiviazione digitale conforme alla normativa: Tutti i documenti di acquisto, come quelli di vendita, vengono conservati in modo totalmente automatizzato e controllato secondo le specifiche AgID ed EIDAS , garantendo accessibilità ed inalterabilità nel tempo per l’intero periodo richiesto dalla normativa, sollevando completamente l’imprenditore da questa pesante responsabilità. La conservazione digitale sostituisce così un archivio cartaceo, meglio di un archivio cartaceo, risparmiando tempo e costi di conservazione e ricerca, con un livello di sicurezza delle informazioni nettamente superiore.​.   

Benefici dell’Automazione del Ciclo Passivo

• Riduzione degli errori: Automatizzare il processo di registrazione e blindare il processo di pagamento significa ridurre al minimo gli errori umani, migliorando la sicurezza e la precisione nelle operazioni di acquisto.
• Efficienza operativa: La gestione digitale delle fatture velocizza l’intero processo di approvazione e pagamento, sollevando il team finanziario dalle attività di monitoraggio e controllo costante per concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
• Visibilità dei costi e del cash flow: L’automazione e la registrazione di ogni attività consentono un controllo preciso delle spese e dell’efficienza del reparto acquisti oltre ad una visione sempre aggiornata dei flussi di cassa, supportando una pianificazione finanziaria molto più accurata​.

Automatizzare il ciclo passivo è una strategia efficace per ottimizzare la gestione finanziaria, ridurre errori, e migliorare la velocità dei processi contabili. Questa digitalizzazione offre un controllo più accurato dei flussi di cassa, garantisce conformità normativa e libera risorse per attività di maggior valore. Adottare un sistema automatizzato rende la gestione aziendale più efficiente, reattiva e sostenibile, fornendo un vantaggio competitivo in un mercato sempre più dinamico.