La prima Nota secondo FatturaPRO.click

La prima nota nasce dall’esigenza di tracciare tutti i movimenti di banca e cassa via via che questi si verificano. 

Un po’ di storia

Prima dell’avvento delle contabilità su computer, la prima nota aveva una forma ben definita di libretto con righe e colonne. A ogni entrata o uscita, si doveva compilare una riga con data e ora, causale e importo in dare o avere. Successivamente queste righe possono diventare movimenti contabili se si tratta di cassa o vanno riconciliati con i movimenti riportati in estratto conto bancario.

Nella pratica con la prima nota si poteva appuntare tutto quello che veniva materialmente fatto quotidianamente relativamente a spese e incassi. Ovviamente quello di cui non si aveva una informazione puntuale (ad esempio il ritiro di una ricevuta bancaria) non poteva essere scritto. Per la cassa, invece, a ogni movimento scritto corrispondeva un saldo progressivo sulla colonna dedicata. Per questo motivo la prima nota è un ausilio alla gestione dei movimenti di cassa e banca, ma non ha una natura prettamente fiscale. Consente anche di non mettere mano tutti i giorni alle più formali registrazioni in contabilità.

Nella sostanza, quindi, la prima nota è uno strumento che permette di inserire o riscontrare movimenti in contabilità consentendo una attività diluita nel tempo. La prima nota tutti i giorni (o quando succede qualcosa) e le registrazioni contabili con una periodicità settimanale o mensile.

Come si configurano i movimenti da registrare per la prima nota?

Nel tempo sono cambiate molto le modalità con cui circola il denaro e anche le recenti normative sulla limitazione del contante portano ad avere maggiore rilevanza dei pagamenti elettronici. Questi, per definizione, generano dei dati sia come transazioni in sé, sia come movimenti bancari che potrebbero essere cumulativi di un intero mese. I pagamenti elettronici quindi configurano una seconda tipologia di “cassa” per la quale vanno gestiti e annotati i movimenti come se fossero di contante. A seconda che si tratti di attività con carte di debito o credito, si dovrà fare il giroconto con la banca nelle modalità diretta o mediata dall’estratto della carta.

Dal cartaceo all’elettronico

La trasformazione in digitale delle transazioni monetarie ha reso la prima nota cartacea sempre meno utilizzabile. Ciò nonostante la prima nota mantiene un valore informativo e di gestione dei flussi finanziari tali da giustificarne l’esistenza anche sulla nostra piattaforma FatturaPRO.click. In virtù del fatto che la maggior parte dei movimenti si svolge elettronicamente, ad esempio attraverso l’emissione di uno scontrino oppure dell’incasso contestuale all’emissione di una ricevuta o di una fattura tramite e-commerce, la registrazione manuale di questi tipi di “eventi” da prima nota è evidentemente qualcosa che può essere sostituito da un automatismo.

In questi casi, l’automazione di FatturaPRO.click provvede a creare la riga in prima nota evitando che sia responsabilità dell’utente ricordarsi di farlo.

Nello specifico, FatturaPRO.click genera automaticamente una riga in prima nota in questi casi:

• Attività di incasso fattura cliente (movimento bancario, elettronico o contante);
• Attività di pagamento fattura fornitore (movimento bancario, elettronico o contante);
• Emissione documento commerciale online (corrispettivo).

FatturaPRO.click offre comunque la possibilità di inserire manualmente in prima nota dei movimenti relativi ad accrediti, addebiti o giroconti.

Dalla prima nota al reporting

Grazie alla disponibilità delle informazioni di prima nota, FatturaPRO.click genera un report mensile che raggruppa per conto tutti i movimenti e li presenta in modo strutturato, di facile lettura e con i relativi saldi del mese selezionato.