Conservazione e Fatture Elettroniche: perché odiarla e perché no
Conservazione fatture elettroniche: perché è NORMALE odiare questo servizio (se ti adegui al pensiero medio)
La Conservazione delle Fatture Elettroniche è un servizio che cade esattamente nel mezzo tra obbligo e prevenzione.
Si tratta di quel servizio tecnologico che permette di creare dei veri e propri archivi legali di file.
A differenza di ciò che conservi su una chiavetta, o su un hard disk, ogni file che invii “alla Conservazione” non solo viene memorizzato su un servizio di storage, ma viene anche “timbrato”.
Viene, cioè, arricchito di dispositivi tecnico informatici come marcature temporali, metadati e firme elettroniche, il cui scopo è rendere quel contenuto non modificabile.
Quindi idoneo a costituire una prova legale in sede di controllo amministrativo, giudiziario o in tribunale.
Per questo motivo, insieme all’obbligo di emettere Fatture Elettroniche, sei anche obbligato ad avere un sistema di Conservazione.
Perché questo, mediamente, non piace?
La realtà è che a noi imprenditori italiani, non piacciono né gli obblighi, né la prevenzione.
E la Conservazione è la sintesi delle due cose: obbligatorietà e prevenzione.
Non ci piacciono le regole e le norme che ci cadono in testa dall’alto.
Specie considerando che chi fa le leggi non vive la tua quotidianità, non fa il tuo mestiere.
E, tipicamente, chi fa le leggi non conosce i risvolti negativi e le difficoltà che si celano dietro alle decisioni che prende.
Ma in questo articolo prometto di darti degli spunti per pensare alla conservazione delle fatture in modo diverso dalla massa.
Voglio, infatti, provare a darti dei riferimenti utili a comprendere scenari che i tuoi competitor non sanno e non possono capire.
Ma prima cerchiamo di fare un breve viaggio introspettivo su “come funzionano le cose in Italia”.
Da dove nasce la cultura del “me la cavo da solo”, che è l’antitesi della Conservazione
Obblighi e prevenzione, dicevamo. All’italiano non piace sentirsi dire ciò che deve fare.
Non è un istinto così anormale, se consideriamo la nostra storia.
Siamo un popolo di persone abituate a cavarsela da sole, è sempre stato così.
Ecco perché se ci parlano di servizi di conservazione, e di affidare ad altri i nostri documenti e i nostri file, la cosa ci suona un tantino strana.
Prendiamo gli ultimi 90 anni.
Il periodo storico da cui deriva la nostra cultura attuale, e da cui derivano comportamenti, consuetudini e modi di pensare.
Dalla fase finale della Seconda guerra mondiale, fino ad oggi, l’italiano ha dovuto provvedere a sé stesso.
Per usare un eufemismo, chi ha governato nell’arco di questi decenni, ha messo frequentemente i cittadini nella condizione di doversi arrangiare.
Negli anni Trenta, quaranta e cinquanta, l’Italia ha dovuto fare i conti con le conseguenze dell’ingresso in guerra.
E del conseguente cambio di sponda, arrivato alla fine del secondo conflitto.
Prima ci hanno pensato gli alleati a scaricarci addosso tonnellate di bombe, poi i tedeschi.
Ecco perché la Conservazione, gli obblighi e la prevenzione, non ci aggradano: preferiamo tirarci su le maniche e aggiustare ciò che troviamo rotto nel cammino
Per gli italiani, ciò ha significato rimboccarsi le maniche e ricostruire, partendo dalle macerie dei bombardamenti.
E abbiamo da allora imparato l’arte del cavarcela da soli, o per il tramite di conoscenti diretti con cui scambiarsi favori.
Durante il trentennio della ricostruzione, gli italiani hanno rimesso in piedi una moltitudine di ruderi dalle macerie.
Chi sapeva fare impianti elettrici li faceva per sé, o per parenti e conoscenti che ne avevano bisogno.
In cambio, chi sapeva costruire finestre e infissi si prodigava affinché la gente del posto potesse tornare a proteggersi dal freddo, una volta sistemati i tetti e i muri.
E così via.
Fino ad arrivare ai giorni nostri.
Il ventennio di alternanza e guerriglia politica tra i governi Berlusconi e i governi di sinistra ha, di fatto, paralizzato ogni prospettiva di innovazione, evoluzione e ammodernamento del paese.
L’alternanza di vedute politiche, e l’instabilità dei governi ha avuto solo un effetto.
Ciò che veniva deciso e costruito da una maggioranza di governo, era cancellato e rimosso da quella dopo.
E in questa totale indecisione e stagnazione politica, con governi che duravano meno di una stagione del Grande Fratello, l’imprenditore italiano si è rimboccato le maniche, come sempre.
Ha fatto da solo, trovando i suoi equilibri e i suoi metodi per continuare a gestire le proprie attività e i propri interessi, nonostante tutto.
Il paese che inventò le magliette con disegnate le cinture di sicurezza
Non c’è quindi da stupirsi se questa è la nazione dove hanno inventato le magliette bianche con disegnate le cinture di sicurezza per ingannare le forze dell’ordine durante i controlli su strada.
Era la fine degli anni ’80, l’epoca delle prime leggi che rendevano obbligatorio l’uso della cintura di sicurezza, e qualcuno pensò a questa trovata per aggirare i controlli.
Altro che conservazione obbligatoria!
L’analogia c’è tutta.
Non c’è dubbio che la cintura di sicurezza sia un dispositivo che ti salva la vita.
Un sistema che, per altro, ha presentato negli anni dei perfezionamenti tecnologici per renderla sempre più sicura, e sempre più povera di effetti collaterali.
Basta pensare all’evoluzione dei pretensionatori, per ovviare ai numerosi casi di traumi e fratture registrate da utilizzatori di cinture durante incidenti stradali molto gravi.
Eppure, per un lunghissimo periodo di tempo, la norma fu contestata, proprio al punto da inventare i sistemi più ingegnosi per aggirare la norma, a discapito della sicurezza.
Ci sono voluti tanti anni affinché la maggioranza degli italiani si adeguasse a questo obbligo, arrivandone a comprendere l’utilità.
Non solo in termini di multe evitate, ma anche di protezione della propria incolumità, della propria salute e del proprio corpo, che è quanto di più importante abbiamo.
Anno 2019, arriva l’obbligo della Fattura Elettronica (e della Conservazione)
Già a partire dal novembre del 2018, un’ondata di proteste da parte di varie associazioni, salutò questa novità imminente, come nella migliore tradizione italiana.
Obbligo di fare Fatture Elettroniche e di inviarle in conservazione? Vade retro.
Anche qui, ci sono voluti diversi anni per maturare un apprezzabile livello di “digestione” della norma, da parte del popolo degli imprenditori.
Oggi, un po’ come avvenne con le cinture di sicurezza (e un’altra infinità di casi analoghi), il nostro tessuto imprenditoriale ha assorbito il cambiamento, e ha imparato ad apprezzarlo.
Niente più tempo perso per compilare i documenti fiscali.
Sembrano già lontani anni luce gli anni in cui prendevamo la macchina, insieme a due o tre ore del nostro tempo, per andare dal commercialista a portare valige di fatture da registrare e archiviare.
Al punto che, probabilmente, se adesso qualcuno proponesse di tornare al caro – vecchio – cartaceo, dubito fortemente che vedremmo i caroselli per strada, come dopo una vittoria dell’Italia ai mondiali o agli europei (esempio più che mai nostalgico).
Eppure, se parliamo della sola conservazione, scorporandola un attimo dal contesto della Fattura Elettronica a cui viene sempre associata, la cosa cambia.
Fattura Elettronica e Conservazione non sono legate a doppio filo
Il problema è che il servizio di Conservazione è sempre stato visto come “annegato” nel contesto della Fattura Elettronica.
Quindi viene percepito come qualcosa di cui non è necessario occuparsi e preoccuparsi.
Perché tanto la questione è in mano a chi fornisce i servizi di fatturazione elettronica.
Ma non è così.
Pensarla in questo modo, equivale a lasciare le chiavi di una tua cassaforte all’operaio che te l’ha montata.
Spesso scegli un servizio di Fattura Elettronica in base alla convenienza e alla velocità con cui ti permette di registrare le fatture.
Ma non pensi minimamente alle modalità con cui il gestore del servizio è in grado di restituirti i file “originali” in caso di controlli o contenziosi.
In questi casi, infatti, gli enti di controllo ti chiedono di visionare esattamente i file contenuti all’interno del tuo servizio di Conservazione.
Ecco perché il paragone con la cassaforte è del tutto sensato.
La conservazione è la tua cassaforte dei documenti fiscali, e devi assolutamente avere il pieno controllo su di essa.
Per FatturaPro.Click, la conservazione dei tuoi documenti fiscali, e la loro distribuzione agli organi di controllo, è una questione di vitale importanza
Ora, so benissimo che la prima reazione che potresti avere è quella che fa parte dell’istinto di tutti noi:
“Ci penserò quando succede qualcosa”.
“Mi tirerò su le maniche e aggiusterò la situazione, inutile pensarci adesso”.
Ma non voglio prestarmi al gioco di metterti terrore parlandoti delle multe, delle conseguenze e dei sensi di colpa in cui potresti incappare, nel caso preferissi snobbare il problema.
Voglio limitarmi a presentarti la situazione, sapendo che riuscirai a cogliere il paragone.
Così come non accetteresti mai di non avere accesso diretto al tuo conto corrente.
O di non avere la possibilità di controllare saldo e movimenti quando vuoi.
È importante che il tuo patrimonio di documenti fiscali sia sotto il tuo diretto controllo.
Un fattore che molti tuoi competitor, certamente, ignorano. A loro rischio e pericolo.
Non estrarre per tempo i file richiesti, in fase di controllo, comporta una serie di illeciti ma soprattutto induce una serie di stati d’animo negativi.
Oltre a costare una marea di tempo per risolvere il problema.
Magari mentre ti tocca ascoltare la musichetta di attesa del call center di turno, con la voce elettronica che ti ripete di stare tranquillo.
E che la tua chiamata verrà presa in carico il prima possibile.
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