Aggiornamenti sulla fattura elettronica, dalla normativa alle opportunità, fino ad una corretta implementazione dei processi digitali che la accompagnano

Corrispettivi Telematici: lo scontrino elettronico nel 2020

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Nell’articolo: “Comunicazione corrispettivi telematici giornalieri: funzioni e modalità” abbiamo introdotto e spiegato il concetto di scontrino elettronico. Si tratta della principale novità del 2020. Con questo passo si segna un ulteriore balzo in avanti. Procediamo verso l’abbandono della forma cartacea, per una più tecnologica e contemporanea digitalizzazione dei dati.
Questa novità ha impattato dal primo luglio 2019 tutti i commercianti con volume di affari superiore ai 400,000 €. Questi hanno dovuto, per primi, abbandonare lo scontrino cartaceo, ed iniziare ad emettere quello elettronico.

Il vero passo in avanti però è rappresentato da quello compiuto a partire dal primo gennaio 2020.

Da questa data infatti tutti i commercianti e possessori di partita Iva che emettono scontrini e ricevute, saranno obbligati emettere scontrini elettronici.

Moratorie e sanzioni

L’Agenzia delle Entrate, conscia dell’evento epocale al quale tutti noi stiamo andando incontro, ha lasciato ampio margine a tutti i commercianti per mettersi adeguatamente in regola. Per chi infatti non avesse provveduto a rispettare la normativa dal primo luglio 2019 (ricordiamo quindi che si trattava dei commercianti con volume di affari superiore ai 400,000€) erano state previste delle sanzioni.

A queste sanzioni però era stata applicata una moratoria. Si tratta di una sospensione della scadenza delle obbligazioni, fino al primo gennaio 2020. Da quella data, di conseguenza, i primi commercianti che hanno dovuto adeguarsi allo scontrino elettronico, non hanno più proroghe per rimandare l’inevitabile. Discorso diverso invece per tutti gli altri.
L’obbligo per chiunque è partito dal primo gennaio di questo nuovo decennio. La moratoria, però, Agenzia delle Entrate l’ha concessa per altri sei mesi. Un respiro di sollievo quindi per tutti quei ritardatari cronici che non avessero ancora provveduto ad adeguarsi alla nuova normativa.
Da luglio a Dicembre si potrà infatti trasmettere i corrispettivi telematici all’Agenzia delle Entrate, entro il mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. Resteranno invariati i termini di liquidazione dell’IVA.

I dati della Confcommercio

Secondo Confcommercio, le attività con un volume di affari inferiore ai 400,000 € si aggirano attorno alle 260,000. In queste sono comprese attività di commercio al minuto ed assimilate. Secondo l’articolo 22 del DPR IVA, tutti i soggetti possessori di partita Iva che emettono scontrini e ricevute, dovranno adeguarsi ai corrispettivi telematici.
Parliamo di oltre due milioni di commercianti, artigiani e negozianti. Tutti dovranno, in questi primi sei mesi del 2020, transitare dalla carta al digitale, per l’emissione di scontrini e ricevute. Il primo passo da compiere, per tutti, sarà quello di dotarsi di registratori di cassa. Questi dovranno essere idonei alla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi telematici.

Registratori di Cassa Telematici (RCT)

Quindi abbiamo visto che il primo passo per adeguarsi alla normativa , sarà quella di dotarsi di nuovissimi RCT. Registratori di Cassa Telematici, ovvero strumenti che permetteranno di emettere e d inviare i corrispettivi telematici. In grado inoltre di garantirne l’“inalterabilità e la sicurezza dei dati memorizzati”.
Il decreto legislativo n. 127 del 2015 che, all’articolo 2, comme , già prevedeva questi RCT per la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi:
“sono effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, compresi quelli che consentono i pagamenti con carta di debito e di credito.”
Inoltre il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 182017/2016 li definisce come:
“strumenti realizzati da componenti hardware e software atti a registrare, memorizzare, elaborare e trasmettere telematicamente i dati fiscali introdotti attraverso dispositivi di input, nonché da ulteriori elementi hardware e software tra cui, necessariamente, un dispositivo per la stampa e uno per la visualizzazione. […]
I Registratori Telematici sono atti a memorizzare, in memorie permanenti e inalterabili, i dati di dettaglio e i dati di riepilogo delle operazioni effettuate a seguito della cessione/prestazione, nonché alla loro trasmissione in modo autenticato, protetto e sicuro utilizzando la rete pubblica.”
La vera innovazione di questi strumenti risiede tutta nel loro cuore. Si tratta della parte hardware e software. Quest’ultima permette di gestisce la raccolta dei dati ai fini della memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.
Per gravare meno sulle tasche di tutti, sono stati previsti anche dei bonus per l’acquisto dei RCT.
Si potrà infatti beneficiare di un credito d’imposta pari al 50% della spesa fino ad un massimo di 250 euro.

 

50% di bonus per i nuovi registratori di cassa telematici

Abbiamo detto che per gravare meno sulle tasche di tutti commercianti, negozianti e possessori di PIVA che emettono scontrini e ricevute e dovranno acquistare dei nuovi RCT, lo stato ha previsto un credito d’imposta pari al 50% della spesa sostenuta.
Chi acquisterà un nuovo registratore di cassa, avrà diritto fino ad massimo di 250,00€ . Chi invece adatterà il vecchio registratore, riceverà un contributo non superiore a 50,00€.
Il credito d’imposta può essere utilizzato in compensazione tramite il modello F24. Vale a dire a partire dalla prima liquidazione periodica dell’IVA successiva al mese a cui fa riferimento la fattura rilasciata per l’acquisto o l’adattamento del RC.

Corrispettivi telematici con Fattura Pro

Una volta dotati dei nuovi RCT, o adattati i vecchi, sarà possibile, attraverso il sistema di Fattura Pro, una trasmissione semplificata dei corrispettivi giornalieri.
Come già specificato, l’applicazione di Fattura Pro e la stessa piattaforma online, consentono di emettere in qualunque momento e ovunque vi troviate, lo scontrino fiscale. L’applicazione, quando si troverà sotto copertura di rete, si collegherà ad AdE (Agenzia delle Entrate). In questo modo AdE restituirà il PDF con il codice progressivo che ne attesti l’emissione effettiva.

Al registratore telematico verrà inviata una notifica di esito. Soltanto in caso di esito positivo la trasmissione si ritenere completata. Il Sistema di Fattura Pro, avendo a disposizione un database sempre disponibile, anche offline, permette, ovunque e in qualunque momento, di pilotare anche un RT portatile ed emettere lo stesso uno scontrino. In alternativa l’app permette l’emissione di una fattura (che verrà successivamente trasmessa appena tornerà copertura internet) che riporterà numero progressivo e data, da poter comunicare al cliente.

Conservazione a Norma: tutte le novità del 2020

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La conservazione sostitutiva dei documenti digitali, è il sistema attraverso il quale vengono conservati ed archiviati:

  1. Fatture attive e passive
  2. Libri e registri contabili (il Libro Giornale, i Registri IVA, i mastri, il libro inventari, …)
  3. Documenti di trasporto
  4. Note spese
  5. Bollette doganali
  6. Corrispettivi elettronici
  7. Dichiarativi (dichiarazione dei redditi, dichiarazioni IVA, spesometro, ecc. )
  8. Ricevute fiscali

si tratta di documenti rilevanti per i quali è obbligatoria la conservazione da parte di professionisti, aziende ed autonomi.
La conservazione a norma deve attenersi a determinati requisiti stabiliti dalla legge, perché i documenti possano essere ritenuti validi legalmente, alla stregua di quelli cartacei.

Digitalizzazione delle aziende

Si tratta di un processo iniziato da qualche anno e che sicuramente continuerà anche per qualche anno in futuro. La stessa cosa vale anche per la Pubblica Amministrazione (PA). Stare sempre al passo con le nuove tecnologie, richiede infatti del tempo e diversi adeguamenti da parte di tutti. Questo genere di adeguamento è necessario anche per non perdere competitività ed efficienza. Questo nuovo anno porta con se diverse novità che riguardano gestione digitale dei documenti fiscali, ivi compresa la conservazione a norma.

Le principali novità

Il decreto fiscale e la legge del bilancio 2020 introducono diverse novità. Le principali riguarderanno:

  1. la fattura elettronica
  2. lo scontrino digitale
  3. Indici sintetici di affidabilità (ISA)
  4. Nodo smistamento ordini (NSO)
  5. Nuovo utilizzo del POS

Vediamo punto punto a cosa andremo incontro.

Fattura elettronica

Diciamo che a grandi linee le regole e le modalità sulla gestione delle fatture elettroniche non cambiano. Le novità principali riguardano infatti la conservazione a norma. Regola base stabilisce che le fatture, così come i documenti fiscali, devono essere conservati per un tempo minimo di dieci anni. Agenzia delle entrate conserva i documenti in file .xml inviati fino al 31/12 dell’ottavo anno a partire dalla dichiarazione di riferimento. Questo riguarda anche indagini fiscali o eventuali contenziosi.

Scontrino digitale

Principale argomento del nostro precedente articolo: “Comunicazione corrispettivi telematici giornalieri: funzioni e modalità”, è l’argomento principale e più interessante di questo 2020. In pratica tutti i commercianti e titolare di partita IVA, a partire da quest’anno, dovranno abbandonare il vecchio scontrino cartaceo, ed emettere solo scontrini digitali. Per poterlo fare, i commercianti si dovranno dotare di particolari registratori di cassa, che emetteranno ed invieranno gli scontrini digitali direttamente all’Agenzia delle Entrate. Inoltre gli scontrini dovranno essere conservati in regime di conservazione digitale, rispettando quindi la conservazione a norma di legge. Abbiamo altresì visto come FatturaPro, piattaforma ed App, diano questa possibilità, a chiunque, in modo semplice e veloce. Il sistema rilevando in automatico la presenza o meno della rete, permetterà sempre l’emissione dello scontrino e quando tornerà sotto copertura, penserà autonomamente all’invio del dato digitale all’Agenzia delle Entrate.

Indici sintetici di affidabilità (ISA)

Dal 2019 l’Agenzia delle Entrate ha introdotto gli Indici sintetici di affidabilità (ISA). Questi si riferiscono a tutti i lavoratori autonomi e alle imprese che svolgono prevalentemente lavoro autonomo. In parole povere servono all’Agenzia delle Entrate per valutare il livello di conformità fiscale. Si tratta quindi di una sorta di auto-valutazione che deve essere redatta dai lavoratori autonomi. In autonomia e sotto la propria responsabilità, i lavoratori dovranno compilare il modello ISA da allegare alla dichiarazione dei redditi. La compilazione corretta del modello non è molto facile o intuitiva. Per questo motivo i lavoratori potranno sempre affidarsi a degli intermediari per redigerli correttamente.

Nodo smistamento ordini (NSO)

Si tratta di un’ulteriore novità 2020. In pratica è un sistema digitale che si occupa della gestione e dell’esecuzione degli ordini di acquisto di beni o servizi. Dal febbraio 2020 NSO diventa obbligatorio per tutte le aziende del servizio Sanitario Nazionale e per tutti i fornitori. Come per lo scontrino digitale, anche gli ordini da febbraio 2020 dovranno essere inviati esclusivamente per via telematica. Si tratta di un cambiamento molto importante e piuttosto grande per quanto riguarda l’intero processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione.

conservazione a norma

Nuovo utilizzo del POS

A sostegno della lotta contro l’evasione fiscale, dal 2020 tutti i commercianti ed esercenti dovranno dotarsi di particolari pos che permettano l’emissione e la trasmissione di scontrini digitali.

Conservazione a norma: come adeguarsi

Tutte queste novità riguardano l’ambito fiscale in generale. E come abbiamo detto all’inizio dell’articolo, tutti i documenti fiscali dovranno adeguarsi alla giusta conservazione digitale, obbligatoria. Stabilito l’obbligo, non è sempre così facile dotarsi delle necessarie tecnologie e competenze per poterlo fare. Una soluzione rapida, semplice ed economica, è Fattura Pro, un unico gestionale che può essere utilizzato dalla A alla Z per l’emissione, la gestione e la conservazione di tutti i documenti fiscali. Per maggiori approfondimenti sulle caratteristiche tecniche di FatturaPro, vi rimandiamo al nostro articolo esemplificativo: “FatturaPro: la fatturazione con un click”.

Comunicazione corrispettivi telematici giornalieri: funzioni e modalità

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Dal primo luglio 2019, per tutti i soggetti con volume d’affari superiore a 400,000 euro, che effettuano operazioni di “commercio al minuto e attività assimilate” per le quali non è obbligatoria l’emissione della fattura, emessa se non su richiesta del cliente, è entrato in vigore l’obbligo della certificazione dei corrispettivi telematici. Tutti i soggetti le cui caratteristiche rispondono ai criteri previsti dalla risoluzione n 47/E dell’8 maggio 2019, devono quindi assolvere all’obbligo di certificazione dei corrispettivi telematici tramite memorizzazione e trasmissione telematica degli stessi all’Agenzia delle Entrate. La stessa Agenzia ha predisposto un “registratore telematico” sul proprio portale, dal quale è possibile, utilizzando la procedura web “documento commerciale online”, adempiere all’obbligo previsto. Il portale dedicato a queste funzioni si chiama: “Fatture e Corrispettivi”.

Il portale dell’Agenzia delle Entrate

L’obbligo della trasmissione dei corrispettivi, è stato esteso successivamente anche a tutti gli altri soggetti già previsti dalla risoluzione 47/E 8/05/2019. La deadline per l’adeguamento è stata fissata inizialmente per il primo gennaio 2020 e successivamente prorogata al 29 febbraio 2020. Questa manovra è stata adottata per permettere a tutti gli operatori economici di dotarsi in tempo di registratori telematici.

Il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate è dotato di una schermata per la registrazione nella quale vengono richiesti i seguenti dati:

  • Codice fiscale / Codice Entratel
  • Password
  • Codice PIN

Il portale è riservato ai possessori di PIVA. È necessario che l’utente abbia acquisito prima le credenziali SPID (“Sistema Pubblico dell’Identità Digitale”) oppure sia in possesso di una Carta Nazionale dei Servizi (CNS) oppure abbia acquisito le credenziali Fisconline/Entratel rilasciate dall’Agenzia delle Entrate.

Dopo la registrazione e l’accesso

Una volta registrati ed eseguito l’accesso il portale offre le seguenti possibilità:

«Fatture e corrispettivi» offre la possibilità di certificare i corrispettivi telematici tramite memorizzazione e trasmissione telematica.

Il sistema però non è particolarmente intuitivo e presenta alcune difficoltà e lacune non accessibili a tutti. Ad esempio non è possibile utilizzare nessun servizio se non si ha accesso ad internet. Potrebbe sembrare banale, ma in realtà questa limitazione crea non poco disagi e disservizi a moltissimi utenti. Moltissimi operatori economici infatti, non hanno la possibilità di collegarsi continuamente ad internet per emettere scontrini, ricevute fiscali e fatture. Farlo in secondo momento, può causare non poche difficoltà, senza contare le dimenticanze e di conseguenza i documenti non registrati. Inoltre molti soggetti hanno necessità di effettuare giornalmente una chiusura giornata. Questi soggetti sono forse quelli che più di altro possono trovare limitato il servizio messo a disposizione da Agenzia delle Entrate. Per fortuna esistono delle alternative.

Comunicare i corrispettivi telematici giornalieri con Fattura Pro

Abbiamo visto le funzionalità del portale che Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione dei vari utenti. Abbiamo anche capito quali sono i limiti del portale stesso. Senza una costante connessione ad internet, l’utente viene tagliato fuori dal servizio. Di conseguenza, non può assolvere agli obblighi previsti.

Il sistema di fattura pro è l’alternativa indispensabile per ovviare alle mancanze del portale “fatturazione e corrispettivi”.

Iniziamo specificando che Fattura Pro e la relativa app, sviluppata per piattaforma Android (presto disponibile anche per iOS), permette di:

1. generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche (verso PA e verso clienti privati)

2. trasmettere i dati delle fatture (emesse e ricevute) all’Agenzia delle Entrate

3. memorizzare e trasmettere i dati dei corrispettivi

4. censire e attivare i dispositivi, ottenere i certificati da inserire negli stessi, per la memorizzazione e trasmissione telematica sicura dei dati dei corrispettivi

Online – offline

In questa sezione vogliamo soffermarci sulla funzione dell’emissione e la trasmissione telematica sicura dei dati dei corrispettivi.

Punto di forza di Fattura Pro e relativa app, è la possibilità di offrire l’opportunità a tutti gli utenti di emettere e trasmettere i corrispettivi telematici giornalieri (scontrini, fatture e ricevute), con o senza connessione ad internet.

Il sistema per emettere uno scontrino dovrà trovarsi sempre sotto copertura di rete, per collegarsi all’Agenzia delle Entrate (AdE), in modo tale che AdE possa restituire il PDF con il codice progressivo che ne attesti l’emissione effettiva. Lo scontrino non può essere emesso in momento successivo, ma grazie all’app di FatturaPro, il database è sempre disponibile anche offline. Di conseguenza è sempre possibile, ovunque e in qualunque momento, pilotare anche un RT portatile ed emettere lo stesso uno scontrino. In alternativa l’app permette l’emissione di una fattura (che verrà successivamente trasmessa appena tornerà copertura internet) che riporterà numero progressivo e data, da poter comunicare al cliente.

Il sistema avanzato di Fattura Pro infatti rileva la presenza o meno della rete. In assenza di collegamento internet, permette di emettere fattura/scontrino e, una volta tornata la copertura, invia automaticamente ogni singola ricevuta fiscale/fattura al sistema di interscambio. Il processo avviene in maniera del tutto automatica, senza bisogno quindi di un intervento manuale successivo da parte dell’utente. Completamente azzerato quindi il rischio di dimenticare qualche documento. Risolto anche il problema dalla chiusura giornaliera. Visto che il meccanismo è istantaneo (i documenti emessi vengono subito generati ed inviati ad Agenzia delle Entrate), a fine giornata, l’utente non dovrà più preoccuparsi della “chiusura cassa”. Il sistema avrà già fatto tutto.

Controllo del cassetto fiscale

I vantaggi del sistema di Fattura Pro e relativa App non finisco qui. Infatti il sistema esegue, sempre in maniera del tutto automatica, un controllo sul cassetto fiscale. Se dal controllo risultasse qualche documento mancante, fattura pro provvederebbe a scaricarlo e ad aggiornare il sistema in maniera del tutto autonoma. L’intervento manuale è ridotto ai minimi termini. Il sistema vanta una precisione e un grado di efficienza altissimo .Permette di far risparmiare tempo, denaro e fatica a tutti gli operatori. Inoltre risponde ad una compatibilità totale con qualunque registratore di cassa, di qualunque marca, modello o periodo. L’app di Fattura Pro permette in qualunque momento e situazione una rapida consultazione dei dati, collegandosi o meno alla rete. Funziona sempre e permette la consultazione dei dati anche senza alcuna copertura di rete. Il database è sempre disponibile anche in modalità offline.

Qualche esempio di applicabilità

Essendo Fattura Pro un sistema che permette all’utente di emettere sempre i corrispettivi giornalieri, gli utenti che possono trarne vantaggio, sono praticamente illimitati.

Poniamo l’esempio di un libero professionista, come un avvocato, oppure un muratore, un geometra, piuttosto che un idraulico, che fino ad oggi non erano soggetti all’obbligo dell’emissione dello scontrino/ricevuta telematica. Nell’espletamento delle loro attività non sempre avranno la possibilità di collegarsi ad internet per emettere ed inviare il corrispettivo all’Agenzia delle Entrate
.

Alla fine dovrebbero sempre collegarsi da una postazione con accesso alla rete per adempiere agli obblighi richiesti. Grazie invece alla piattaforma di fattura Pro, adesso non dovranno più preoccuparsi della copertura. Ovunque, in qualunque momento, semplicemente accedendo all’app da smartphone, tablet o laptop, potranno emettere fatturacon un semplice click. Non avranno nemmeno più il problema a fine giornata di ricordarsi di dover inviare la documentazione al sistema di interscambio. Ci penserà automaticamente Fattura Pro.

Problema risolto.

Normativa sulla conservazione sostitutiva

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Per conservazione sostitutiva si intende quell’insieme di processi, regolamentati da legge, che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale. La conservazione sostitutiva sfrutta soluzioni informatiche, per l’archiviazione di documenti digitali.

I principi della Conservazione

La conservazione sostitutiva si basa su due grandi principi relativi all’archiviazione di documenti digitali:

  1. bit preservation
  2. logical preservation

La Bit preservation è la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati.

Mentre la logical preservation è la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. A questo punto è necessario specificare nel dettaglio che cosa si intenda per “documento informatico”. Non ci si riferisce infatti solamente ad un .pdf, piuttosto che ad un’immagine. Per una corretta definizione a tal riguardo ci viene in aiuto l’art. 3 di eIDAS (Regolamento 910/2014/UE). L’articolo del regolamento definisce un documento elettronico come: “definisce un documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.

Codice dell’Amministrazione Digitale

CAD, acronimo di Codice dell’Amministrazione Digitale, è l’atto normativo della Repubblica Italiana (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82), che dispone sull’uso dell’informatica come strumento privilegiato nei rapporti tra la pubblica amministrazione italiana e i cittadini dello Stato.

Nel CAD viene specificato che le disposizioni relative alla conservazione sostitutiva, sono ritenute soddisfatte se le procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida. Inoltre nell’art. 44, comma 1-ter, D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017, viene stabilito che il sistema di conservazione di documenti informatici, garantisca l’autenticità, l’integrità, l’ affidabilità, la leggibilità e la reperibilità, di quanto in esso conservato.

Il ruolo del responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione è quel soggetto che gestisce il sistema di conservazione adottato. Il responsabile della conservazione ha due possibilità. La prima prevede di gestire la conservazione all’interno della struttura del titolare stesso. La secondo invece è quella di poter affidare, in modo totale o parziale, ad altri soggetti pubblici o privati”, l’onere della conservazione.

Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze

La conservazione sostitutiva ha rappresentato una svolta sostanziale anche nell’ambito della fatturazione elettronica. Si è lasciato l’obsoleto supporto cartaceo, per una nuova dimensione di conservazione digitale. Con il Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze è stato poi riconosciuto pieno valore probatorio ai fini fiscali e legali, a tutte le fatture elettroniche. Inoltre si è stabilito la possibilità di archiviare su supporto ottici, documenti cartacei, utilizzando la firma elettronica, qualificata. Infine, grazie alla marcatura temporale, è stata data la possibilità anche di eliminare tali documenti. Solo due piccole specifiche per avere chiaro il concetto di firma elettronica e marcatura temporale.

La legge italiana definisce la firma elettronica come: “un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Mentre la marcatura temporale altro non è che la timestamp, cioè una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l’effettivo avvenimento di un certo evento.

Legge Bassanini

Con la legge Bassanini è stato garantito ai documenti informatici, come le fatture elettroniche, oppure il libro IVA, piena validità a fini probatori, legali e fiscali. In questo modo è stato reso possibile l’integrale sostituzione dei tradizionali metodi di archiviazione, con i più moderni processi di conservazione delle registrazioni aziendali. Questo provvedimento ha portato moltissimi vantaggi alle aziende. Pensiamo, ad esempio, alla riduzione degli spazi di conservazione dei documenti. O ancora al risparmio sul materiale cartaceo, all’abbattimento dei costi di gestione e alla velocità di ricerca dei documenti anche a distanza.

conservazione sostitutiva

1994-2004 dieci anni di leggi sulla conservazione

La storia della normativa sulla conservazione è molto lunga. In Italia, perlomeno, dura dal 1994. Dal ‘94 al 2004 sono state emanate una serie di leggi che hanno gettato le basi per l’attuale conservazione sostitutiva.

A tal proposito vogliamo ricordare, ad esempio, il D.L. 10 giugno 1994, n. 357 Art. 7. Con questo decreto venne stabilita la possibilità di conservare scritture e documenti contabili sotto forma di registrazioni su supporti di immagini. Venne posta però un’unica condizione. Le registrazioni così eseguite, dovevano poter essere trasformate, in qualsiasi momento, in un esemplare leggibile del documento. Teniamo comunque conto che nel 1994 non erano ancora pienamente sviluppate le tecniche di riproduzione elettronica dei documenti.

Facciamo un salto in avanti fino ad arrivare al 2000 e al D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Si tratta del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. In particolare nell’art. 6 viene data la possibilità di sostituire i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su vari formati.

Questi supporti comprendevano:

  1. supporto fotografico;
  2. supporto ottico;
  3. altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Arriviamo infine al Decreto Ministro dell’Economia e Finanze 23 gennaio 2004. Con questo decreto vennero stabiliti dei punti molto importanti per la futura conservazione della fatturazione elettronica. Si stabilì ad esempio, che il procedimento di conservazione, dovesse essere effettuato almeno con cadenza quindicinale. Inoltre si definì la forma e il contenuto dei documenti conservati. Per poter essere ritenuti validi ai fini fiscali, dovevano essere inalterabili durante le fasi di accesso e conservazione (documenti statici non modificabili).

Inoltre il decreto fissò la necessità di marcare i documenti con un riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica. Per ultimo, ma non per importanza, l’atto stabilì che la memorizzazione dovesse avvenire su supporti che ne garantivano la leggibilità nel tempo. Con questo atto venne introdotto anche il concetto di responsabile della conservazione. Il responsabile in questione è il soggetto al quale venne affidato il controllo della corretta operatività del sistema e delle procedure di verifica della leggibilità dei dati memorizzati.

La conservazione sostitutiva oggi

L’intero iter legislativo dal lontano 1994 ad oggi, ha portato ad una consapevolezza più precisa e marcata, dell’importanza di una corretta conservazione digitale dei documenti fiscali e non. Oggi, fortunatamente, esistono piattaforme come quella di FatturaPro, che consentono di assolvere a tutti i vari passaggi relativi alla fatturazione elettronica. Dall’emissione alla conservazione, secondo norma di legge, ogni processo è garantito dall’affidabilità e dalla semplicità di esecuzione. Tutti i documenti emessi vengono conservati per dieci anni, così come richiesto e stabilito dalla legge italiana.

Normativa sulla fatturazione elettronica

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Con gli articoli precedenti abbiamo visto il concetto di fatturazione elettronica. Si tratta di un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Tale sistema ha permesso di abbandonare il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione.

La normativa che riguarda la fatturazione elettronica è vasta, varia ed eterogenea. Tutto è iniziato dal 6 Giugno 2014. In quella data entrò in vigore per le PA, l’obbligo di fatturare elettronicamente. Successivamente per le PA locali, l’obbligo è entrato in vigore dal 31 Marzo 2015. Da lì in poi l’argomento è stato sviscerato ed ampliato a tutte le piccole/medie/grandi imprese e liberi professionisti.

Legge di Bilancio 2018

La legge di bilancio è una legge della Repubblica Italiana con la quale viene approvato il bilancio dello Stato. La Legge di bilancio 2018 ha previsto che nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio venga effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), oppure avvenga tra un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer), le fatture dovranno essere emesse in formato digitale.

Il sistema utilizzato per il loro scambio, è chiamato Sistema di Interscambio. L’obbligo è entrato in vigore dal 1 Gennaio 2019. La stessa legge ha previsto che da tale obbligo venissero esonerati tutti coloro che rientrano nel regime forfetario agevolato o che continuano ad applicare il regime fiscale di vantaggio. La fatturazione elettronica è quindi diventata obbligatoria. Nel caso in cui non venga effettuata, viene considerata non emessa e sono previste anche delle sanzioni pecuniarie.

Decreto n. 119 del 2018 della Legge di bilancio 2019 e decreto-legge “crescita” in materia di fattura elettronica

Il Decreto n°119 del 2018 ha introdotto numerose norme volte a semplificare gli adempimenti legati alla fatturazione elettronica. In particolare il decreto prevede:

– l’esonero dalla fattura elettronica per le associazioni sportive dilettantistiche che applicano il regime forfettario opzionale e che nel periodo d’imposta precedente hanno conseguito dall’esercizio di attività commerciali proventi per un importo non superiore a euro 65.000;

– la disapplicazione, per il primo semestre del periodo d’imposta 2019, delle sanzioni previste dalla legge per il caso di emissione di fattura elettronica oltre termine, purché essa sia emessa nei termini per far concorrere l’imposta alla liquidazione di periodo (mensile o trimestrale) e la riduzione delle sanzioni per le fatture tardive che partecipano a successive liquidazioni; per i contribuenti che effettuano la liquidazione periodica dell’imposta sul valore aggiunto con cadenza mensile le deroghe richiamate si applicano fino al 30 settembre 2019;

– l’esonero, per il periodo d’imposta 2019,dall’obbligo di fatturazione elettronica per i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria ai fini dell’elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata; l’articolo 9-bis, comma 2, del decreto-legge 14 dicembre 2018, n. 135, c.d. “semplificazioni”, amplia tale esonero estendendolo alle fatture relative alle prestazioni sanitarie effettuate nei delle persone fisiche anche ai soggetti che non sono tenuti all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria.

In generale specifica l’obbligo dell’emissione della fattura entro 10 giorni dall’effettuazione delle operazioni. Inoltre ha previsto anche che le fatture emesse devono essere annotate in apposito registro entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni. Infine ha abrogato la numerazione progressiva delle fatture nella registrazione degli acquisti.

fatturazione elettronica

Decreto Crescita

Si tratta del decreto-legge n. 34 del 2019, con il quale sono state modificate alcune precedenti regole stabilite dal decreto 119 del 2018 e dalla legge di bilancio 2018.

In buona sostanza ha modificato a 12 giorni (non più 10) l’obbligo dell’emissione della fatturazione elettronica dal momento dell’effettuazione dell’operazione di cessione del bene o di prestazione del servizio. Questo è diventato obbligatorio dal 1 Luglio 2019.

Ha consentito inoltre all’Agenzia delle entrate, già in fase di ricezione delle fatture elettroniche, di verificare con procedure automatizzate, la corretta annotazione dell’assolvimento dell’imposta di bollo, avendo riguardo alla natura e all’importo delle operazioni indicate nelle fatture stesse.

Split payment

Vogliamo dedicare un paragrafo alla spiegazione dello Split payment. Venne introdotto con L’articolo 1, comma 629, lettera b), della legge 23 dicembre 2014, n. 190 (legge di stabilità 2015), ha introdotto l’articolo 17-ter del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 (decreto IVA). In parole povere è quel meccanismo attraverso il quale le PA, hanno l’obbligo di pagare l’IVA direttamente all’erario, anziché allo stesso fornitore. In relazione agli acquisti di beni e servizi effettuati dalle PA, queste devono versare direttamente all’erario l’IVA che è stata addebitata loro dai fornitori. Non devono quindi versarla ai fornitori stessi, scindendo quindi il pagamento del corrispettivo dal pagamento della relativa imposta.

L’articolo 12 del decreto-legge n. 87 del 2018 abolisce il meccanismo della scissione dei pagamenti, split payment. L’abolizione riguarda tutte le prestazioni di servizi rese alle pubbliche amministrazioni i cui compensi sono assoggettati a ritenute alla fonte.

Le piattaforme che vengono utilizzati per l’emissione e l’invio delle fatture elettroniche devono essere provvisti di meccanismi di controllo sullo Split payment (o sul bollo) così da azzerare i rifiuti causati da documenti non compilati correttamente.

Le principali norme relative alla fatturazione elettronica

Vogliamo ricordare brevemente l’elenco di tutte le norme relative alla fatturazione elettronica:

  1. Legge numero 244 del 24 dicembre 2007, disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008).
  2. Decreto 7 marzo 2008, individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze.
  3. Decreto 3 aprile 2013, regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche.
  4. Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66. Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale (art 25).
  5. Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, numero 633, come modificato dalla Legge numero 228 del 24 dicembre 2012 (Legge di Stabilità).
  6. Direttiva comunitaria 45 del 2010 relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme in materia di fatturazione elettronica.
  7. Direttiva 2006/112/CE del Consiglio Europeo del 28 novembre 2006, relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto.

SMAU: il Salone per le imprese del futuro

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SMAU acronimo di Salone, Macchine, Attrezzature Ufficio, è nato nel lontano 1964. Fin dalle sue origini è sempre stato l’evento di riferimento nei settori dell’innovazione e delle tecnologie digitali per imprese e pubbliche amministrazioni locali. Ha subito moltissime evoluzioni, andando a lavorare sempre di più e sempre meglio, con i vari territori locali, proponendosi come fiera per il rilancio del Sistema Italia, grazie all’innovazione e alle moderne tecnologie digitali. Da sempre si è rivolto direttamente alle imprese, per renderle protagoniste attive nello sviluppo sui vari territori. Lo scopo della manifestazione è sempre stato quello di far incontrare domanda ed offerta e di coinvolgere attivamente i visitatori nella vera innovazione attraverso esperienze inedite.

SMAU: non la solita semplice fiera

Da quel lontano 1964, SMAU, ha conosciuto una crescita esponenziale. Ogni anno vi partecipano oltre 80mila imprese provenienti da tutti i settori merceologici. Imprese che, grazie all’evento diventato ormai internazionale, riescono ad entrare in contatto diretto con il mercato.

L’internazionalità è arrivata nel 2015, quando l’evento fieristico di SMAU dell’ottobre di quell’anno, si tenne in contemporanea con Expo 2015 inserita nel calendario degli eventi business dell’Esposizione Universale. Da quel momento in poi, SMAU, ha assunto un ruolo cosmopolita ed internazionale di altissimo livello. Aperte le porte ai visitatori internazionali, per l’Italia si è aperta una nuova breccia nel mercato europeo, con nuove ed allettanti possibilità di crescita, guadagno e pubblicità. In quell’occasione all’evento sono stati presenti almeno dieci governi di altrettante Regioni d’Italia insieme al loro ecosistema dell’innovazione, per un totale di oltre 500 attori partecipanti.

Startup workshop ed eventi di networking

Una manifestazione di questa portata ha deciso, nel corso del tempo, di presentarsi sotto una forma diversa ed insolita, rispetto a molte altre banali fiere. A SMAU il coinvolgimento con il pubblico è più diretto. I visitatori stessi diventano parte integrante della fiera. Non si tratta quindi di una semplice passeggiata tra gli stand per raccogliere volantini e brochure. I visitatori vengono coinvolti in prima persona potendo scegliere tra oltre 250 workshop gratuiti, per aggiornamenti sugli ultimi trend digital. Eventi speciali, relatori italiani e internazionali, piattaforme innovative per approcci digitali, sono solo alcuni degli scenari a cui è possibile assistere partecipando o visitandola fiera.

Articolati programmi di workshop nei quali si parlerà di strategie di Artificial Intelligence e Big data, Digital marketing, GDPR, Cyber Security, Cloud, Industry 4.0, Blockchain, IoT e molto altro ancora. Con un calendario ricco di momenti formativi gratuiti, SMAU è il luogo giusto dove poter stringere la mano ai protagonisti diretti dell’innovazione del nostro paese.

Un mondo di ricerca e sviluppo

SMAU non è la solita fiera che ci si potrebbe aspettare di vedere. Si tratta ormai di un vero e proprio appuntamento di riferimento per portare sul mercato la vera innovazione. Il meglio del meglio che abbiamo in Italia nei settori di ricerca e sviluppo al servizio delle imprese. Durante questo evento centinaia delle migliori startup presenti sul territorio, trovano il loro spazio per presentare al resto del mercato, i propri servizi/prodotti. Nuove imprese digital con le quali è possibile costruire dei rapporti di lavoro duraturi e stabili, di rinnovamento ed innovazione.

In questo panorama di eccellenze italiane, non poteva quindi mancare la presentazione al grande pubblico di FatturaPro. Un partner a cui affidarsi per costruire insieme il futuro della propria azienda. Il software di fatturazione elettronica facile e veloce, che non richiede una formazione lunga ed articolata per imparare ad usarlo.

FatturaPro a SMAU Milano 2019

Nel settore della fatturazione elettronica FatturaPro.click, sicuramente rappresenta l’innovazione semplice e alla portata di tutti, che non poteva più mancare in Italia. L’introduzione della fatturazione elettronica ha impattato tutte le imprese, liberi professionisti e PA, indipendentemente dal settore di appartenenza. Si tratta quindi di strumenti di cui non è più possibile fare a meno all’interno della propria impresa. Per questo motivo, dotarsi di un software che consenta di processare l’intero iter della fatturazione elettronica, senza dover imparare nulla, rappresenta un’innovazione digital senza precedenti.

A SMAU, FatturaPro.click, verrà presentata nella sua interezza. Dalla generazione di una fattura in xml, alla firma senza smart-card o chiavetta usb, alla gestione delle notifiche della PA, alle procedure per inviare la fattura in conservazione digitale per 10 anni. Ogni singolo passaggio, ogni step, dalla compilazione, all’emissione e conservazione, verrà mostrato nella sua semplicità di esecuzione. Sarà possibile toccare con mano personalmente e vedere con i propri occhi, la facilità dei passaggi necessari per utilizzarlo nel pieno delle sue potenzialità.

Semplificazione dei processi

Gestisco Italia, ideatore di FatturaPro.click, sarà quindi presente a SMAU, per presentare ed esprimere il concetto di semplificazione dei processi e non una banale “automazione”. L’idea è partita dal semplice concetto che è inutile avere a disposizione lo strumento più potente al mondo, se poi per farlo funzionare, sono necessarie ore su ore e giorni di interminabili corsi di formazione. L’idea cardine quindi attorno alla quale ruota l’intero progetto di FatturaPro.click, è la semplicità. Una soluzione semplice, efficiente ed efficace che permette di utilizzare una piattaforma online, collegata ad applicazioni desktop e mobili in grado di offrire completezza.

FatturaPro Smart

SMAU è il migliore contesto per la presentazione di FatturaPRO Smart, la nuovissima applicazione per smartphone collegata a FatturaPRO.click, che aggiungerà ai servizi già presenti, anche la gestione dei corrispettivi telematici in mobilità. Tutto questo grazie alla connettibilità con qualsiasi registratore di cassa o stampante fiscale di tipo RT, che permetterà di operare, anche offline, con la consueta semplicità di FatturaPRO.

Durante l’evento si parlerà di “futuro”, in un Workshop di 50 minuti, che si terrà il 22 ottobre alle ore 15:00 presso l’arena Commercio e Turismo, dove verranno spiegati in quale modo gli ordini telematici saranno l’ultimo passo verso la completa digitalizzazione dei processi aziendali, che inizierà con l’obbligatorietà per il SSN, prevista per il 1 febbraio 2020.

Inoltre, in occasione dell’incontro del 22 ottobre, tutti i visitatori saranno aggiornati sullo stato del progetto ambizioso a cui Gestisco Italia sta lavorando. Insieme a tutti i partners coinvolti, Gestisco Italia svilupperà un progetto che prevede di base il concetto di interoperabilità delle informazioni tra tutti gli attori coinvolti nella gestione dell’attività economica. La presenza di commercialisti, partner ed erogatori di servizi, garantirà agli utenti, attraverso un ecosistema di software integrati, risposte a tutte le esigenze, fornendo formazione, automazione, professionalità e assistenza a tutti i livelli.

SDI: il sistema di Interscambio – Tutta la documentazione e i controlli di errore

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Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico che agevola l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Il sistema è nato con la legge finanziaria 2008, che stabilì che tutte le fatture della Pubblica Amministrazioni, dovevano essere trasmesse per via telematica.

In seguito, ‘obbligo venne esteso all’intero ciclo di acquisto e a tutti i soggetti.
Il Sistema di Interscambio potrebbe, volendo, essere considerato come una sorta di centro smistamento posta. Attraverso di lui passano tutte le fatture elettroniche che vengono emesse e spedite. Il Sistema, in breve, le controlla fin nei minimi dettagli e se trova qualche errore o imprecisione nella loro compilazione, le rispedisce al mittente.

Chi ha creato il Sistema di Interscambio

Si tratta di un intermediario tra piccole/medie imprese, Pubblica Amministrazione e liberi professionisti e tutti i loro fornitori. Il sistema è stato creato dalla SOGEI, una struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI (Sistema di Interscambio). Con il decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007 è stata individuata l’Agenzia delle Entrate come gestore del Sistema di interscambio (SdI), definendone i compiti e le responsabilità, mentre ha definito la società della Sogei l’azienda dedicata ai servizi tecnici.

Abbiamo visto che la Sogei è la società di Information Technology 100% del Ministero dell’Economia e delle Finanze. Un’azienda italiana che opera, da oltre 40 anni, nell’ambito delle Tecnologie dell’informazione e della comunicazione.
Quando si occupò della creazione del sistema di interscambio, lo fece tenendo conto di dover realizzare un sistema informatico che agevolasse lo scambio di fatture elettroniche.

Come funziona il sistema di interscambio

Fondamentalmente il suo lavoro si svolge in tre diversi passaggi.
1. Il soggetto emette fattura elettronica, apponendo la firma elettronica qualificata (firma digitale: l’equivalente della vecchia firma su carta, ma in un formato tale da poter essere apposta sui documenti attraverso dispositivi elettronici), che ne garantisce l’autenticità e la veridicità.
2. Nella fattura emessa il soggetto dovrà indicare il “codice ufficio”, se la fattura elettronica è rivolta verso una PA (pubblica amministrazione). Dovrà invece riportare il codice destinatario, o il codice PEC, in caso di destinatario privato.
3. Nell’ultimo passaggio entra in gioco il sistema di Interscambio. In questa fase l’SDI effettua un controllo dettagliato sulla fattura emessa. Verifica il contenuto ed individua eventuali errori di compilazione. Se il Sistema dovesse riscontrare qualche errore nella redazione della fattura elettronica, invierà una segnalazione al mittente, chiedendone un controllo e la riemissione corretta.
Il Sistema di interscambio invierà un messaggio di conferma al mittente anche qualora la fattura emessa, sia stata correttamente recapitata al destinatario. In tutti i casi, quindi, veniamo sempre avvisati dall’SDI, sull’esito dell’emissione/invio delle varie fatture elettroniche.

I controlli dell’Sdi

Quali sono effettivamente i controlli eseguiti dal sistema di interscambio?
Prima di ogni altra cosa, Sdi controlla il Codice Destinatario. Verifica che il codice sia presente e che sia valido. Contemporaneamente viene verificato l’identificativo fiscale del destinatario. Questo dato viene comunque controllato preventivamente anche in fase di compilazione della fattura. Le piattaforme abilitate alla creazione di fatture elettroniche, come FatturaPro, permettono di redigere e contestualmente controllare, tutti i documenti che vengono creati.
Infine Sdi controlla la firma elettronica.
A seguito del controllo, Sdi invia un messaggio all’emittente. In caso di validità del documento emesso, recapita all’emittente la ricevuta di avvenuta conferma al destinatario. In caso di esito negativo, segnala con un messaggio all’emittente, l’eventuale errore riscontrato. In questo modo viene data la possibilità all’emittente di redigere di nuovo (e stavolta correttamente) la fattura elettronica.
Inoltre, se la fattura emessa è corretta, Sdi informa il mittente, dell’avvenuta consegna del documento. Non solo segnala eventuali errori o la correttezza del documento emesso, avvisa anche quando questo viene consegnato a destinazione.
Nel caso in cui il destinatario abbia la PEC piena, il mittente riceverà un avviso di impossibilità di consegna. Lo stesso avverrà in caso di canale FTP o web service non attivo. Il destinatario invece riceverà una copia digitale, non valida ai fini fiscali, della fattura stessa. Troverà questo documento, puramente informativo, su Fisconline.

sistema di Interscambio

Gli errori comuni segnalati dal sistema di interscambio

Sdi effettua innanzitutto una serie di controlli automatici sui campi obbligatori compilati dal mittente durante la redazione della fattura elettronica.
In caso non fossero rilevati errori e la fattura venisse recapitata al destinatario, Sdi invia una ricevuta di recapito con data ed ora di ricezione del documento. In caso di rilevamento di errore sul file .XML il mittente, abbiamo visto, riceverà un messaggio di scarto dove saranno indicati: ora, data e codice errore.
Gli errori più comuni sono:

Codice 00001: il nome del file non rispetta le regole del SdI. Il nome deve essere composto da Nome Paese (per l’Italia IT), Identificativo Univoco del Trasmittente (identificativo fiscale del trasmittente), seguito da un Separatore “_”, Progressivo Univoco del File (massimo 5 caratteri alfanumerici a scelta del trasmittente). Infine l’estensione del file (.xml o .zip)

Codice 00002: Nome del file duplicato, quando viene inviato più di una volta un file che è stato accettato dal SdI o ha lo stesso nome di un file inviato in passato. Il problema di solito sta nel Progressivo Univoco del File e basta cambiarlo con uno non ancora utilizzato.

Codice 00200: Formato del file errato. Questo di solito si verifica per l’utilizzo di caratteri speciali nella compilazione del file XML o nel nome del file stesso. Può anche essere un problema di versione del file.

Codice 00305: Id fiscale IVA non valido. Questo capo si riferisce alla partita IVA e non al codice fiscale, spesso l’errore sta nel mettere il codice fiscale in questo campo.

Codice 00311: Codice destinatario non valido. In questo caso si consiglia di controllare che il codice immesso sia quello giusto. Nel caso delle PA si può trovare la lista dei codici su IPA. Nel caso di un privato senza codice di destinatario, si utilizza il codice convenzionale “0000000” 7 zeri.

Codice 00312: Codice destinatario non attivo. In questo caso il codice è quello giusto ma non è più attivo. Ci si deve accertare che il destinatario in questione non abbia cambiato codice destinatario.

Codice 00398: Codice Univoco Ufficio impostato su “Centrale”, ma il SdI riconosce un altro CUU valido per il codice identificativo fiscale. Il problema è nel sistema IPA riportato sopra. Viene infatti censito un ufficio centrale che è stato rimosso perchè esiste ora un ufficio ordinario. Assieme all’errore viene riportato il CUU valido da inserire nel campo.
É possibile avere un elenco completo dei codice degli errori riscontrati da Sdi, scaricando il pdf predisposto dal sito governativo di fatturapa.gov.

I vantaggi della fatturazione elettronica

Con l’entrata in vigore obbligatoria della fatturazione elettronica e l’utilizzo del sistema di interscambio, siamo andati incontro ad una serie di notevoli vantaggi. Primo fra tutti un’organizzazione molto veloce per l’emissione e l’inoltro delle fatture. Oltre a questo è da considerare il notevole risparmio di tempo e costi. Siamo infatti passati da un sistema cartaceo, ad uno digitale, risparmiando molto materiale.

Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

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Negli articoli precedenti abbiamo visto cos’è e come funziona la fatturazione elettronica. Ripetiamo che per fatturazione elettronica si intende l’emissione, l’invio e l’archiviazione delle fatture in formato digitale. Un insieme di processi che determinato la creazione e l’archiviazione delle fatture esclusivamente in formato digitale. Abbiamo anche accennato che una delle fasi della fatturazione elettronica è quella relativa alla conservazione sostitutiva. Vediamo ora nello specifico di cosa si tratta.

Cos’è la conservazione elettronica sostitutiva

Si tratta di quell’insieme di processi, regolamentati da legge, che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale.
Perché una fattura elettronica abbia lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea, deve essere creata, emessa ed archiviata seguendo determinate specifiche previste dalla legge. Quando queste specifiche vengono rispettate, abbiamo una fattura elettronica regolare. La E-fattura vanta lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea. Si hanno però notevoli vantaggi di temo, spazio e minor costo.

Il risparmio è dovuto soprattutto al fatto che conservare un documento contabile digitale, è molto più facile e meno impegnativo in termini di spazio e costi. Quando erano ancora in vigore le fatture cartacee, queste dovevano essere conservate per lungo tempo negli archivi. Le fatture si accumulavano l’una sull’altra e l’archivio fisico si ingrandiva a dismisura. Inoltre era necessario che una persona se ne occupasse a tempo pieno e questo prevedeva un costo da sostenere. Inoltre mentre aumentava la dimensione dell’archivio, aumentava anche il rischio che qualcosa andasse perso.

In caso di accertamento da parte delle autorità competenti

Con il passaggio alla conservazione sostitutiva e all’archiviazione digitale, lo spazio delle raccolte e degli archivi delle fatture, si è ridimensionato. É sufficiente avere un computer e un po’ di spazio per l’archiviazione dei documenti elettronici.
C’è un’unico fattore però da considerare e rispettare. Tutta la documentazione archiviata e conservata deve essere sempre disponibile in caso le Autorità competenti, o l’Agenzia delle Entrate, vogliano consultarla per accertamenti e controlli.

A cosa serve la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva serve a sostituire la carta con un supporto digitale. In pratica alle vecchie fatture cartacee viene applicata una firma digitale (invece di firma e timbro). Inoltre vengono applicati un bollo virtuale e una marca temporale (timestamp). La Timestamp certifica l’orario e la data in cui il responsabile ha creato il file elettronico (allo stesso modo in cui in passato la data il timbro postale certificavano una fattura cartacea). La conservazione sostitutiva serve per evitare che un documento si deteriori con il trascorrere del tempo, come succedeva prima dell’avvento della fatturazione elettronica. Inoltre garantisce l’integrità e l’autenticità dopo l’archiviazione.

Quando si parla di archiviazione e conservazione delle fatture elettronich, cioè create già in formato digitale che non subiscono quindi nessun tipo di trasformazione di formato, il termine esatto dovrebbe essere conservazione digitale. Tutti però tendono ad unificare la conservazione digitale nell’unico termine “sostitutiva”. Per le fatture cartacee che vengono invece trasformate in formato digitale e poi conservate, il termine corretto di conservazione sostitutiva ne determina più propriamente il significato.

conservazione sostitutiva

Imposta di Bollo virtuale

Il Mef (Ministero dell’Economia e delle Finanze) ha emanato delle nuove regole per il pagamento del bollo sulle fatture elettroniche a partire da quelle emesse dal primo gennaio 2019. In base al nuovo regolamento il pagamento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche emesse in ciascun trimestre, deve essere effettuato entro il giorno 20 del primo mese successivo. Inoltre nella fattura dovrà essere indicata l’apposita dicitura per l’assolvimento dell’imposta di bollo virtuale.
Agenzia delle Entrate mette a disposizione, all’interno dell’area riservata ai contribuenti, l’evidenza dell’importo dovuto, in base alle e-fatture emesse nel trimestre e presenti nel sistema di interscambio (Sdi).
Il sistema di Fatturapro, prevede una serie di controlli, tra i quali anche quello relativo al pagamento del bollo virtuale, che azzerano i rifiuti causati da documenti non compilati correttamente.

Archiviazione ottica documentale

Si tratta di un insieme di processi. Devono consentire di registrare velocemente documenti, fatture, libri contabili di professionisti, PA (Pubbliche amministrazioni), aziende, contribuenti privati, ecc… In un piccolo spazio rispetto ai vecchi archivi materiali tradizionali.
Attraverso l’archiviazione ottica documentale è possibile quindi trasferire un vecchio documento cartaceo in un supporto digitale. Se ne garantisce così la sua autenticità, integrità e valenza legale-giuridica. L’archiviazione ottica documentale è l’archiviazione di un documento informatico, come una fattura elettronica, che deve essere conservata rispettando l’Art. 42 del codice dell’amministrazione digitale.

Conservazione delle fatture per società, aziende e liberi professionisti

Le fatture elettroniche emesse da una società, piuttosto che da un’azienda o da un libero professionista, devono essere conservate in formato digitale. Il sistema utilizzato deve garantire integrità del contenuto e univocità del soggetto che ha emesso il documento. Non deve essere necessario stampare su supporto cartaceo. FatturaPro permette la gestione dell’intero ciclo passivo con conservazione digitale a norma AgID (inclusa la conservazione sostitutiva delle fatture cartacee estere).
L’agenzia delle entrate ha dichiarato che:

“chi emette fatture elettroniche ha tempo 15 giorni dalla data di creazione del file per la conservazione (fermo restando eventuali obblighi di registrazione)“.
Chi riceve e chi emette fatture ha l’obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria.

Fatture elettroniche e registrazione IVA

Le fatture elettroniche possono essere inserite nei registri IVA elettronici entro 60 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. Le fatture poi possono essere ricomprese in fase di liquidazione IVA relativa al periodo in cui è stata effettuata l’operazione.

Fattura digitale di vendita e di acquisto

Il D.P.R. n° 633 del 1972,ì ha stabilito il contenuto delle fatture di vendita e di acquisto. Le fatture registrate in formato digitale, devono rispettare dei requisiti specifici, riportando determinati dati:

  1. Data
  2. numero progressivo
  3. denominazione o ragione sociale di chi emette e riceve la fattura

in caso di persona diversa dal titolare della partita iva va indicato il nome, cognome e l’ammontare dell’imponibile e dell’imposta.

Per quanto riguarda invece il trasferimento in formato digitale di una vecchia fattura su supporto cartaceo, le regole da seguire per questa procedura sono raccolte nell’articolo 4 del Dm. In breve. L’articolo specifica che per avere valenza legale ed ufficiale, occorre l’apposizione della firma digitale, oppure della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.

Sogei – Società Generale d’Informatica S.p.A: consulenza informatica ed amministrazione

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Negli articoli precedenti abbiamo accennato alla Sogei, quale struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI (Sistema di Interscambio).
Il Decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007 ha individuato nell’Agenzia delle Entrate il gestore del Sistema di interscambio (SdI), definendone i compiti e le responsabilità, mentre ha definito la società della Sogei l’azienda dedicata ai servizi tecnici.

Sogei – Società Generale d’Informatica S.p.A

Nello specifico Sogei è la società di Information Technology 100% del Ministero dell’Economia e delle Finanze, che operano sulla base del modello organizzativo dell’in house providing. Si tratta quindi di una società italiana che opera, da oltre 40 anni, nell’ambito delle Tecnologie dell’informazione e della comunicazione. In pratica il suo campo di interesse riguarda tutti quei processi relativi ai metodi e alle tecniche utilizzate nella trasmissione, ricezione ed elaborazione di dati e informazioni (tecnologie digitali comprese). Viene controllata al 100% dal Ministero dell’economia e delle finanze. Si tratta di una società pubblica costituita in forma societaria, solitamente s.p.a., il cui capitale sociale viene detenuto direttamente da un ente pubblico.

Missione Sogei

Il fine ultimo di questa azienda è quello di contribuire alla modernizzazione dell’Italia, partecipando attivamente al processo di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione.
La storia della Sogei parte nel lontano 1976, quando venne fondata a Roma il 28 Maggio. Con il passare degli anni si trasformò prima da Italsiel a Sogei It, poi venne acquisita direttamente dal Ministero dell’economia e diventò definitivamente Sogei.
Sogei ha realizzato e gestito i codici anagrafici delle persone fisiche e delle aziende, ovvero il codice fiscale e la partita IVA.

sogei

Le attività Sogei

Gli ambiti in cui questa società opera per il Ministero dell’economie e delle finanze, sono molto eterogenei. Le sue principali occupazioni sono:

1. Sviluppo e gestione del sistema informativo della fiscalità, ovvero l’anagrafe tributaria per conto del Ministero dell’economia e delle finanze
2. Sviluppo e gestione del sistema informativo della contabilità pubblica per la Ragioneria Generale dello Stato, del sistema informativo e contabile del debito pubblico
3. Sviluppo e gestione del sistema informativo del gioco pubblico per conto dell’Agenzia delle dogane e dei monopoli
4. Monitoraggio spesa pubblica, in particolare la spesa sanitaria
5. Sviluppo e gestione del software per le Agenzie fiscali (Entrate, Dogane e monopoli, Demanio, es. DOCFA)
6. Selezione fornitori, monitoraggio della produzione e spedizione della tessera sanitaria per conto dell’Agenzia delle entrate
7. Realizzazione dell’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR) in collaborazione con il Ministero dell’interno
8. Realizzazione del canale web dello spesometro: servizio fatture e corrispettivi

Sviluppo e gestione del software per le Agenzie fiscali (Entrate, Dogane e monopoli, Demanio, es. DOCFA)

Il processo della fatturazione elettronica, prevede una serie di step ai quali è necessario adempiere perché possa dirsi concluso.
La fattura elettronica è quindi un documento aziendale in grado di rappresentare un’operazione commerciale dal quale è possibile avere risvolti fiscali, civili, penali e finanziari. Il processo della fatturazione elettronica è un ciclo complesso di operazioni che partono dalla redazione della stessa e si conclude con l’archiviazione e la conservazione delle fatture per almeno dieci anni.
Una volta che la fattura elettronica è stata redatta, attraverso il proprio gestionale, vale a dire la piattaforma in grado di automatizzare e semplificare tutti i processi di emissione e ricezione dei documenti, viene inviata al Sistema di Interscambio.
Ed è proprio l’SDI che è stato progettato, realizzato e gestito da Sogei.
A loro quindi l’onere di provvedere alla scambio dei dati tra i singoli utenti (liberi professionisti, piuttosto che aziende) e l’Agenzia delle Entrate.

SDI: Sistema di Interscambio

La piattaforma è stata realizzata dalla Sogei in collaborazione con l’Agenzia delle Entrate, per semplificare e nuovi adempimenti in termini di fatturazione elettronica.
Nacque nel, subito dopo l’entrata in vigore dell’obbligo di emissione delle fatture elettroniche nei confronti delle Pubbliche amministrazioni.
Il software della Sogei consente quindi di:

  1. ricevere le fatture sotto forma di file xml;
  2. effettuare controlli sui file ricevuti;
  3. inoltrare le fatture.

Canali di inoltro

Sdi permette di inoltrare le fatture attraverso diversi canali:

  1. Pec
  2. Procedura web o App
  3. previo accredito al Sdi, mediante l’applicazione web service
  4. Sistema di trasmissione dati tra terminali remoti (Ftp).

Esistono comunque delle piattaforme complete per la creazione, il controllo, la firma, l’invio e la conservazione della fatturazione elettronica, come ad esempio fatturaPro. Come abbiamo precedentemente già visto si tratta di uno strumento completo al 100% per la gestione del ciclo di acquisti, pronto anche per la fatturazione B2B e B2C.

Una volta inviata la fattura deve superare i controlli previsti dal sistema della Sogei (dati obbligatori presenti, firma, ecc…). Se i controlli vengono superati, l’e-fattura viene recapitata entro cinque giorni e il sistema invia un’apposita ricevuta di consegna a chi l’ha inviata. Solo a quel punto la fattura può essere considerata emessa.

Regime forfettario e regime dei minimi

Una specifica. Se la fattura elettronica viene emessa nei confronti di un contribuente nel regime forfettario o nel regime dei minimi, vale a dire nei confronti di soggetti esonerati dall’obbligo della fatturazione elettronica stessa, il Sistema di Interscambio offre la possibilità di indicare nel campo “codice Destinatario”, un codice convenzionale.
Il sistema di interscambio è stato implementato da Sogei svariate volte, per migliorarne le prestazioni e i servizi offerti.
Dal primo luglio 2018, anche il servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute.

Soggetti obbligati alla fatturazione elettronica

Tutti i soggetti che hanno l’obbligo della fatturazione elettronica possono conservare online le e-fatture, le note di variazione, trasmesse e ricevute attraverso Sdi, mediante il servizio di conservazione sostitutiva.

Cos’è la fatturazione elettronica: cronologia storica

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Per fatturazione elettronica si intende l’emissione, l’invio e l’archiviazione delle fatture in formato digitale. Un insieme di processi che determinato la creazione e l’archiviazione delle fatture esclusivamente in formato digitale. Nel gergo tecnico, Wikipedia, definisce il formato digitale come: “il processo di conversione che, applicato alla misurazione di un fenomeno fisico, ne determina il passaggio dal campo dei valori continui a quello dei valori discreti.”
In termini più comuni, è inteso semplicemente come il passaggio dall’analogico al digitale di qualunque supporto comunicativo (audio, video, immagini e testo).
Fino a qualche anno fa in Italia, la fatturazione elettronica non esisteva. A seguito poi della legge finanziaria del 2008, sono stati apportati notevoli cambiamenti nell’intero ciclo di acquisti.

Legge finanziaria 2008

Legge finanziaria, o legge di stabilità (manovra economica attraverso misure di finanza pubblica e di politica di bilancio, regola la politica economica del paese per il triennio successivo) del 2008, in ambito alle linee di azione dell’Unione Europea, dettò le basi per l’adeguamento richiesto agli stati membri. In parole povere l’Unione Europea aveva richiesto che gli stati membri prevedessero di dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti. Il processo in Italia fu più lungo e difficile di quello che potevo aspettarci.
Nel Bel Paese la diffusione della digitalizzazione era molto più arretrata rispetto ad altri paesi membri dell’Unione. Nonostante questo, dopo molti anni e una lunga serie di normative redatte ad hoc, siamo finalmente arrivati ad avere una legificazione della materia.
Con la finanziaria del 2008 vennero stabiliti, in sintesi, i seguenti punti:

  • riduzione della pressione fiscale
  • sostegno alla famiglia
  • lotta all’evasione fiscale
  • riduzione dei costi fiscali per le imprese
  • sicurezza
  • riduzione dei costi della politica

fatturazione elettronica

Riferimenti Normativi sulla fatturazione elettronica

A seguito della legge di stabilità 2008, uscirono una serie di normative riservate esclusivamente alla regolamentazione della fatturazione elettronica. Integrate da ulteriori direttive relative alla Normativa sulla conservazione sostitutiva, alla Normativa tecnica e alle Circolari e Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle Dogane.

Vediamo in breve un elenco delle norme sulla fatturazione elettronica:

1. Raccomandazione 94/820/CE della Commissione. Del 19 ottobre 1994, relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati (G.U. n. L 338 del 28/12/1994).

2. Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001. Modifica la Direttiva 77/388/CEE al fine di semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto.

3. Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52. Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA (G.U. n. 49 del 28 febbraio 2004).

4. Provvedimento Agenzia delle Entrate del 9 dicembre 2004. Modalità di trasmissione e contenuti della comunicazione telematica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, ai fini dell’emissione delle fatture da parte del cliente o del terzo residente in un Paese, con il quale non esistono strumenti giuridici di reciproca assistenza in materia di IVA (G.U. n. 298 del 21 dicembre 2004).

5. Direttiva 2006/112/CE del Consiglio del 28 novembre 2006. Relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto.

6. Legge n. 244 del 24 dicembre 2007. Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008) (G.U. n. 300 del 28 dicembre 2007).

7. Decreto 7 marzo 2008. Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze (G.U. n.103 del 3 maggio 2008).

La fatturazione elettronica in senso stretto

Si tratta del documento amministrativo per eccellenza, un documento aziendale in grado di rappresentare un’operazione commerciale dal quale è possibile avere risvolti fiscali, civili, penali e finanziari. Il processo della fatturazione elettronica è un ciclo complesso di operazioni che partono dalla redazione della stessa e si conclude con l’archiviazione e la conservazione delle fatture per almeno dieci anni.
A livello pratico, la novità della fatturazione elettronica ha impattato il nostro mercato, per la complessità dei meccanismi e la necessità di farvi fronte in un lasso di tempo relativamente breve. Per questo motivo sono stai creati ed introdotti svariate piattaforme in grado di automatizzare e semplificare tutti i processi di emissione e ricezione dei documenti, con lo scopo di velocizzare, ma soprattutto aiutare, i clienti/professionisti ed enti nell’emissione e nella registrazione degli stessi.
Strumenti in grado di rispettare le caratteristiche richieste sul formato delle fatture elettroniche e che permettessero, allo stesso tempo, di effettuare controlli istantanei sui documenti emessi.

fatturazione elettronica

Controllo ed errori

La compilazione della fatturazione elettronica deve rispettare determinati crismi. Deve necessariamente prevedere alcune informazioni ritenute importanti e indispensabili ai fini fiscali e deve essere emessa in uno specifico formato .xml
Una volta compilata, è possibile effettuare un check generico di controllo e poi semplicemente inviarla al Sistema di interscambio (Sdi). Il sistema provvederà ad inviare la fattura al destinatario e all’organo per la conservazione del documento. Prima di inviarla, vengono effettuati numerosi controlli, in virtù dei quali il documento può essere ritenuto valido, oppure no. Ogni singolo errore viene segnalato da Sdi con un codice e una relativa descrizione. L’eventuale errore viene comunicato all’emissario della fattura, in modo che abbia il tempo di effettuare le dovute correzioni.
Facciamo qualche esempio dei codice che vengono segnalati da Sdi:

00001 Nome file non valido
00002 Nome file duplicato
00003 Le dimensioni del file superano quelle ammesse
00102 File non integro (firma non valida)
00100 Certificato di firma scaduto
00101 Certificato di firma revocato
00104 CA (Certification Authority) non affidabile
00107 Certificato non valido

Potete trovare l’elenco completo a questo link di fatturapa.gov
Le piattaforme create per l’emissione e l’invio delle fatture elettroniche, sono in grado si effettuare Numerosi controlli, come ad esempio quello dello Split Payment o del Bollo, azzerando i rifiuti causati da documenti non compilati correttamente.
Gli strumenti che permettono la gestione dell’intero ciclo di fatturazione elettronica sono a disposizione di tutti i regimi fiscali esistenti, nessuno escluso. Sono quindi compresi anche tutti quei regimi fiscali agevolati sostituiti dalla Legge n. 190/2014 (Finanziaria 2015) con la quale è stato introdotto, nel nostro ordinamento, a decorrere dal 1 gennaio 2015, un nuovo regime fiscale agevolato denominato Regime Forfettario. Lo stesso è destinato alle persone fisiche esercenti, attività d’impresa o di lavoro autonomo che rispettano determinati requisiti.