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Riduzione costi aziendali: l’ottimizzazione dei costi del personale

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L’ottimizzazione dei costi del personale costituisce una componente fondamentale nel perseguimento della riduzione costi aziendali. Tuttavia, trattandosi di una voce di spesa strettamente connessa al capitale umano, ciò non avviene senza una doverosa attenzione verso le condizioni lavorative.

Rendere più efficiente la gestione delle risorse umane richiede un’attenta analisi preventiva tesa ad identificare eventuali margini di miglioramento, senza compromettere standard qualitativi. Spesso risulta complesso perseguire un duplice obiettivo, ma è possibile trovare un valido supporto nell’utilizzo di adeguati strumenti amministrativi.

La contabilità automatizzata mediante software gestionali e applicativi per l’impiego delle tecnologie digitali costituisce una leva strategica. Grazie alla dematerializzazione di alcuni processi ripetitivi si può conseguire una razionalizzazione delle attività. Ciò libera risorse umane precedentemente dedicate a mere mansioni esecutive, destinandole a compiti a maggior valore aggiunto.

Centralizzando su piattaforme informatizzate procedure quali la rendicontazione delle presenze e dei relativi calcoli retributivi, le imprese possono conseguire significativi abbattimenti dei costi vivi del personale mantenendo inalterati i livelli prestazionali. Automatizzare parte dei processi amministrativi rappresenta dunque una soluzione virtuosa al duplice obiettivo di contenimento dei costi e salvaguardia delle condizioni lavorative.

Riduzione dei costi aziendali: Ridistribuzione dei carichi di lavoro

La ridistribuzione dei carichi di lavoro rappresenta una possibile strategia per ottimizzare i costi del personale e conseguentemente perseguire la riduzione costi aziendali. Attraverso un’attenta analisi dei processi operativi e delle mansioni svolte da ciascun dipendente, è possibile identificare eventuali margini di miglioramento e riequilibrare in modo più efficiente le attività assegnate.

Riorganizzando i flussi di lavoro per assicurare una più razionale distribuzione delle incombenze, l’azienda può trarre significativi benefici, quali un più efficace impiego delle risorse umane e un contemporaneo abbassamento dei costi. Ad esempio, incaricando un unico collaboratore di gestire procedure standardizzate precedentemente affidate a più soggetti, è possibile semplificare i processi ed eliminare inutili sovrapposizioni. Analogamente, automatizzare i processi aziendali in alcune fasi ripetitive mediante sistemi digitali, come nel caso della fatturazione elettronica, libererebbe tempo utile da destinare ad attività a più alto valore aggiunto.

Gli strumenti di organizzazione del lavoro, quali i software di project management e i sistemi di collaborazione in cloud, possono supportare la mappatura dei compiti e il monitoraggio dei carichi, agevolando la ridistribuzione ottimale. Riuscendo a rendere più fluida ed efficiente la gestione operativa, la riorganizzazione dei ruoli permetterebbe alla struttura aziendale di contenere i costi fissi legati al personale pur garantendo invariati standard qualitativi. In definitiva, una corretta ripartizione delle mansioni fra i lavoratori costituisce una leva importante nella continua ricerca di un miglior equilibrio fra riduzione costi aziendali e salvaguardia della professionalità interna.

Riduzione costi aziendali 

Riduzione costi aziendali: Automatizzare i processi amministrativi legati al personale

L’automatizzazione dei processi amministrativi legati al personale costituisce una leva strategica per conseguire la riduzione costi aziendali. Grazie all’impiego di adeguati sistemi digitali è possibile ottimizzare alcune procedure ripetitive relative alla gestione del capitale umano, quali la tenuta delle presenze/assenze e dei relativi conteggi retributivi.

Centralizzando tali operazioni su piattaforme informatizzate, l’impresa può abbattere significativamente i costi vivi derivanti dall’impiego di personale addetto alla mera esecuzione di compiti amministrativi. I software di gestione delle risorse umane consentono di automatizzare processi quali il calcolo delle buste paga, la rendicontazione delle ore di straordinario, la rilevazione delle ferie maturate, liberando preziose risorse da dirottare su attività a maggior valore aggiunto.

In particolare, l’introduzione del sistema della fatturazione elettronica tramite appositi programmi gestionali ha permesso di efficientare la rendicontazione delle prestazioni professionali erogate dai dipendenti, semplificando la relativa contabilizzazione ai fini fiscali e contributivi.

Ottimizzando il rapporto input/output in termini di tempo/risorse, soluzioni digitali integrate consentono di supportare la costante esigenza di riduzione costi aziendali mantenendo inalterata l’attenzione verso le condizioni di lavoro del personale e garantendo la massima trasparenza nei processi amministrativi interni.

Automatizzare i processi amministrativi attraverso soluzioni mirate costituisce una leva importante nella continua ricerca di un equilibrio virtuoso fra mantenimento di elevati standard qualitativi e contenimento dei costi fissi del capitale umano.

Digitalizzazione processi aziendali: dall’analisi all’automazione

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La digitalizzazione dei processi aziendali riveste un ruolo di fondamentale importanza per qualsiasi impresa, a prescindere dalla dimensione. È evidente come gli attuali scenari competitivi richiedano sempre maggiore efficienza operativa anche da parte delle realtà di minori dimensioni.

Grazie alle molteplici innovazioni in ambito tecnologico e manageriale maturate negli ultimi anni, oggi la digitalizzazione processi aziendali si presenta come un percorso accessibile anche alle Piccole e Medie Imprese (PMI), purché queste sappiano individuare gli strumenti più idonei alla propria realtà.

Un ambito chiave è senza dubbio rappresentato dalla fatturazione automatica, processo di importanza primaria su cui anche realtà di piccolissime dimensioni possono trarre significativi benefici in termini di ottimizzazione dei tempi e contenimento degli errori. Software evoluti come FatturaPro consentono infatti di dematerializzare completamente la gestione della fatturazione attiva e passiva, dalla compilazione alla conservazione a norma.

Al tempo stesso, soluzioni di digitalizzazione rivolte alla supply chain, come i sistemi di gestione magazzino automatizzata, permettono di razionalizzare i flussi logistici anche in contesti di ridotte dimensioni. La scelta dovrà ricadere sulle soluzioni più flessibili e scalabili, in grado di adattarsi agli attuali volumi di business per poi crescere insieme all’azienda.

La digitalizzazione appare oggi alla portata di qualsiasi tipologia d’impresa purché supportata dalla scelta ponderata degli strumenti più idonei al proprio contesto specifico di riferimento.

Digitalizzazione processi aziendali: Analisi e mappatura dei processi

L’analisi e la mappatura dei processi costituiscono un passaggio preliminare fondamentale per la digitalizzazione dei processi aziendali. Tramite queste attività è possibile delineare in modo preciso il flusso delle informazioni all’interno dell’azienda e identificare quali processi siano maggiormente suscettibili di ottimizzazione mediante l’utilizzo delle tecnologie digitali.

L’analisi dei processi consiste nello studio dettagliato delle attività operative poste in essere dall’azienda al fine di conseguire i propri obiettivi di business. Tramite l’utilizzo di apposite tecniche, quali ad esempio interviste al personale, analisi documentale e osservazione diretta delle attività lavorative, è possibile individuare con precisione tutti i passaggi procedurali, le risorse coinvolte e i tempi di esecuzione. Una accurata rappresentazione grafica dei flussi consente di evidenziare eventuali anomalie procedurali o sovrapposizioni di attività.

La mappatura dei processi consiste nella formalizzazione grafica dei risultati emersi dall’analisi, attraverso l’utilizzo di appositi strumenti software che permettono di tracciare in modo schematico le sequenze operative e i collegamenti esistenti tra i vari attori aziendali. I process map così realizzati costituiscono una vera e propria “fotografia” del sistema procedurale aziendale e rappresentano il punto di partenza per le successive implementazioni digitali.

Ad esempio, attraverso l’analisi e la mappatura dei processi relativi alla fatturazione elettronica è possibile individuare eventuali ritardi o sprechi nella gestione elettronica della documentazione fiscale, identificando le attività suscettibili di maggiore ottimizzazione mediante l’introduzione di sistemi di digitalizzazione processi aziendali quali la dematerializzazione e l’automazione dei flussi documentali. L’implementazione di tecnologie di “robotics process automation” può inoltre consentire di alleggerire il carico di lavoro del personale amministrativo mediante l’automazione delle attività ripetitive.

Digitalizzazione processi aziendali

Digitalizzazione dei processi aziendali: introduzione di sistemi di workflow management e soluzioni di process mining

L’introduzione di sistemi di workflow management e soluzioni di process mining costituisce un decisivo passaggio nel percorso di digitalizzazione processi aziendali. Tali soluzioni consentono infatti di monitorare, ottimizzare e automatizzare i processi aziendali in modo dinamico i processi operativi, sfruttando le potenzialità dell’Information Technology.

I sistemi di workflow management permettono di modellare e gestire in modo automatico ed efficiente il flusso del lavoro all’interno dell’azienda. Mediante opportune configurazioni impartite tramite interfaccia grafica, è possibile assegnare compiti e responsabilità specifiche ad ogni attore coinvolto nel processo, tracciandone l’avanzamento fino al completamento. Ciò consente di razionalizzare procedure operative complesse evitandone la duplicazione o sovrapposizione di attività.

Le soluzioni di process mining, invece, sfruttano tecniche di analisi dei processi basate sull’intelligenza artificiale e sul machine learning. Esse permettono di estrarre informazioni utili dai dati registrati nei sistemi informativi aziendali al fine di ottimizzare automaticamente l’esecuzione dei processi mediante la simulazione di possibili scenari di ottimizzazione. Ad esempio, attraverso la misurazione dei tempi impiegati per lo svolgimento di singole attività procedurali, è possibile rimodellare dinamicamente il workflow al fine di agevolare la contabilità automatizzata.

L’implementazione di tali soluzioni digitali consente di raggiungere elevati livelli di efficienza ed efficacia nella gestione dei processi aziendali, liberando marginalità economiche attraverso la razionalizzazione delle risorse ed il conseguimento generalizzato di tempi di esecuzione più brevi.

Bot RPA: dalle tipologie di automazione alla gestione dei sistemi aziendali

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I Bot RPA nel corso degli ultimi anni si sono imposti come fondamentali strumenti di automazione e ottimizzazione dei processi non solo per le grandi imprese ma anche per le piccole e medie realtà. Sempre più numerose risultano essere le micro e piccole imprese che hanno introdotto all’interno dei propri reparti amministrativi e della supply chain Bot RPA per automatizzare processi quali la fatturazione automatica e la contabilità automatizzata.

Le costanti evoluzioni e i continui aggiornamenti di cui sono oggetto le piattaforme robotiche consentono a questi Bot di integrarsi progressivamente con un numero sempre maggiore di sistemi aziendali e di ottimizzare di conseguenza l’esecuzione delle attività routine. Micro e piccole imprese che un tempo svolgevano manualmente anche le operazioni più semplici ora sono in grado di impiegare soluzioni robotiche flessibili per migliorare tempi e costi senza ricorrere a investimenti onerosi.

L’ automazione parziale o totale di processi ripetitivi permette di liberare risorse interne e di migliorare servizi quali la reattività nella gestione di richieste di documenti contabili o la tempestività nell’emissione delle fatture verso clienti e fornitori. La capacità di adattarsi progressivamente alle esigenze aziendali grazie agli aggiornamenti continui rende gli RPA strumenti particolarmente versatili anche per micro e piccole realtà in costante evoluzione.

Bot RPA: Automazione assistita vs non assistita

L’automazione assistita e quella non assistita rappresentano approcci differenti nell’utilizzo di questo tipo di Bot per automatizzare i processi aziendali. Nell’automazione assistita, i Bot RPA operano in collaborazione con gli operatori umani supportandoli direttamente nello svolgimento delle attività. Questi Bot sono progettati specificamente per lavorare a fianco di singoli utenti, eseguendo porzioni di lavoro al posto loro su loro esplicita richiesta, al fine di massimizzarne la produttività. Ad esempio, su input dell’operatore, un Bot RPA potrebbe compilare automaticamente e precompilare i dati richiesti, evitandogli la necessità di cercare tali informazioni manualmente nelle applicazioni o nei sistemi aziendali.

L’automazione non assistita prevede invece l’uso completamente autonomo dei Bot per svolgere in modo indipendente determinati processi aziendali predefiniti. Tali Bot RPA sono progettati per agire senza alcun coinvolgimento diretto del personale, seguendo piani di esecuzione prestabiliti che possono essere attivati da eventi programmati o input di dati da altri sistemi. Ad esempio, un RPA potrebbe gestire in modo completamente automatico e su larga scala l’elaborazione di grandi volumi di transazioni come fatture da emettere, provvedendo autonomamente al loro aggiornamento nei relativi sistemi aziendali.

Bot RPA

RPA BOT: Integrazione dei bot con i sistemi aziendali

L’integrazione dei Bot RPA con i sistemi aziendali è un aspetto cruciale per una corretta implementazione della robotic process automation. Gli RPA devono interfacciarsi con le varie applicazioni utilizzate in azienda per poter automatizzare processi come la fatturazione elettronica che prevedono normalmente l’interazione con più piattaforme.

Attraverso apposite API e servizi, i Bot RPA devono essere in grado di accedere ai dati presenti nei principali sistemi di back-end aziendali quali ERP, CRM e gestionali, recuperando ed estraendo le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività automatizzate. Ad esempio, un RPA impiegato per la fatturazione elettronica dovrà interfacciarsi con il gestionale per prelevare i dati fiscali da fatturare e con il sistema di conservazione sostitutiva per l’invio del file XML.

L’integrazione consente inoltre ai Bot RPA di svolgere operazioni più complesse attraverso lo scambio dati con più applicativi, come la gestione automatica dell’intero flusso di fatturazione elettronica dalla generazione alla contabilizzazione. È dunque fondamentale che le piattaforme RPA implementino connettori certificati per i principali sistemi informativi aziendali al fine di realizzare pienamente il potenziale automatizzativo dei Bot RPA.

Magazzino automatizzato 4.0 per le micro e piccole imprese: vantaggi e soluzioni su misura

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L’automatizzazione dei processi aziendali coinvolge ormai numerosi reparti e settori. Anche per quanto riguarda il magazzino automatizzato 4.0, sono molteplici i benefici che si possono trarre a prescindere dalle dimensioni dell’impresa.

Grazie alle moderne tecnologie è possibile gestire in modo automatizzato tutte le fasi logistiche, dal ricevimento allo stoccaggio fino alla spedizione dei prodotti. Sistemi come gli AS/RS, i VLM, gli AGV e i WMS consentono di razionalizzare e tracciare ogni movimento merce, abbattendo tempi e sprechi.

L’automazione del magazzino comporta un notevole risparmio di spazio, permettendo alle aziende anche più piccole di ottimizzare gli ambienti a loro disposizione. La shelf density può essere incrementata sino al 90% rispetto ai magazzini tradizionali.

Grazie ad hardware e software integrati è possibile accedere in tempo reale a tutti i dati logistici, semplificando anche la contabilità automatizzata di rimanenze e flussi in uscita/entrata.

Un magazzino automatizzato 4.0 significa anche maggiore sicurezza nelle lavorazioni e minori rischi di infortuni per il personale. L’ergonomia del lavoro ne risulta notevolmente migliorata, con benefici per la produttività. A prescindere dalle dimensioni aziendali, la presenza di sistemi automatici consente di ottimizzare tempi e costi in ogni processo, dalla produzione alla vendita. Automatizzare logistica e magazzino risulta quindi una scelta strategica che porta vantaggi a tutti gli operatori economici.

Magazzino automatizzato 4.0: Caratteristiche e tipologie di magazzini automatizzati

I magazzini automatizzati possono suddividersi in diverse tipologie in base alle tecnologie e alle automazioni adottate. Il magazzino automatizzato 4.0  più diffuso è il Vertical Lift Module, conosciuto come VLM, che si compone di cassette mobili sistemate su più livelli lungo una struttura verticale. Le cassette sono mosse da un sistema di sollevamento che consente di prelevare e depositare i prodotti ad altezza d’uomo, riducendo al minimo gli spostamenti fisici degli operatori. Il VLM permette di ottimizzare in maniera significativa lo spazio a terra, garantendo un risparmio anche del 90% rispetto ai magazzini tradizionali.

Un’altra tipologia di automazione è costituita dai sistemi di stoccaggio e prelievo automatizzati, noti come AS/RS (Automated Storage and Retrieval System). Tali sistemi impiegano scaffalature robotizzate dotate di bracci mobili in grado di prelevare e posizionare i carichi in modo autonomo. Gli AS/RS consentono di avere magazzini molto più densi poiché sfruttano pienamente tutto il volume disponibile anche in altezza.

Altre tipologie di automazione riguardano i sistemi di pallettizzazione automatizzati, i robot mobili quali gli AGV e gli AMR utilizzati per il trasporto interno delle merci e i software WMS di gestione magazzino che supervisionano tutte le movimentazioni.

La combinazione di tali sistemi all’interno di un magazzino permette di ottimizzare tutte le fasi di ricevimento, stoccaggio, prelievo e spedizione delle merci. Le automazioni riducono in modo significativo i tempi e limitano gli errori grazie alla tracciabilità garantita dai software WMS, con benefici anche in termini di fatturazione elettronica. Inoltre i sistemi automatizzati assicurano condizioni di lavoro più sicure per gli operatori rispetto ai magazzini tradizionali.

L’evoluzione tecnologica sta spingendo sempre più verso forme sempre più sofisticate di automazione, come l’uso dei big data e dell’intelligenza artificiale per realizzare magazzini in grado di autogestirsi e prevenire guasti in autonomia anche grazie alla manutenzione predittiva.

Magazzino automatizzato 4.0

Magazzini automatizzati: Tecnologie abilitanti e processi di automazione

Le tecnologie abilitanti che consentono di automatizzare i processi aziendali all’interno del magazzino automatizzato sono molteplici.

I sistemi di stoccaggio e prelievo automatizzati (Automated Storage and Retrieval System, AS/RS) rappresentano una delle componenti più complesse dell’automazione del magazzino, in quanto consentono lo stoccaggio automatizzato delle merci all’interno di scaffalature motorizzate. Grazie ai AS/RS è possibile massimizzare la densità dello stoccaggio sfruttando al meglio tutto il volume disponibile, anche in altezza.

Fondamentali per la movimentazione interna delle merci sono i veicoli a guida autonoma (Automated Guided Vehicles, AGV) e i robot mobili autonomi (Autonomous Mobile Robots, AMR), capaci di trasportare in modo preciso e senza conducente i prodotti da un’area all’altra del magazzino. Queste soluzioni consentono di sgravare gli operatori da attività ripetitive, garantendo al contempo il rispetto delle distanze di sicurezza.

Per ottimizzare le operazioni di carico e scarico dei materiali si ricorre ai sistemi di pallettizzazione automatizzati, capaci di caricare e scaricare i pallet in modo completamente automatizzato.

L’interconnessione e la supervisione di tutte queste automazioni avviene grazie ai software WMS (Warehouse Management System), che monitorano e tracciano in tempo reale i movimenti delle merci all’interno del magazzino. Un elemento chiave è rappresentato dai magazzini verticali automatici (Vertical Lift Module, VLM), che grazie all’utilizzo intelligente dello spazio in altezza consentono di risparmiare fino al 90% della superficie a terra. I VLM, portano le merci all’altezza dell’operatore riducendone lo sforzo fisico.

Grazie a tali tecnologie abilitanti, è possibile automatizzare compiutamente i processi logistici rendendo il magazzino estremamente flessibile e in grado di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze aziendali.

Contabilizzazione automatica fatture nelle micro e piccole imprese: strategie di onboarding e gestione eccezioni

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Con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, è divenuta strategica la contabilizzazione automatica fatture per gestire in modo ottimale i numerosi flussi documentali in entrata. È infatti soltanto attraverso rigorosi processi di digitalizzazione e automatizzazione che le micro e piccole imprese riescono a sfruttare appieno i vantaggi derivanti dalla fattura elettronica, liberando risorse interne da compiti amministrativi ripetitivi.

Secondo i più autorevoli studi di settore, solamente le aziende in grado di integrare pienamente i sistemi gestionali con avanzate piattaforme di fatturazione elettronica sono oggi in possesso di strumenti adeguati a gestire con efficienza eccezionale grandi volumi di documenti elettronici, estrarre dati strategici per la pianificazione aziendale e monitorare tempestivamente eventuali anomalie nel ciclo passivo.

Le soluzioni di fatturazione automatica più evolute consentono altresì di automatizzare processi quali la riconciliazione incassi/pagamenti, la verifica di conformità dei documenti pervenuti e l’attribuzione automatica delle fatture ai corrispondenti ordini d’acquisto. Grazie a configurabili workflow digitali, è inoltre possibile assegnare compiti specifici ad estrattori di dati avanzati, per analizzare e catalogare automaticamente le informazioni contenute in milioni di documenti elettronici.

Soltanto implementando rigorosi processi strutturati è quindi possibile massimizzare i vantaggi generati dalla fatturazione elettronica obbligatoria e dalla Contabilizzazione automatica fatture. Le aziende dotate di tali avanzati sistemi si trovano già oggi nella condizione di competere efficacemente sul mercato, risparmiando sui costi operativi e liberando risorse umane verso compiti a più elevato valore aggiunto.

Contabilizzazione automatica fatture: Analisi delle aziende fornitrici e onboarding

Per implementare efficacemente un progetto di contabilizzazione automatica fatture è strategico analizzare le aziende fornitrici e coinvolgerle in maniera adeguata nel processo. Questa fase iniziale risulta determinante per raccogliere i dati corretti e ridurre al minimo i possibili errori. É necessario pertanto identificare criteri chiari per classificare le aziende fornitrici e scegliere quali coinvolgere prioritariamente, basandosi ad esempio sul volume di affari, sulla compliance alla fatturazione elettronica o sulla loro localizzazione territoriale.

Il primo obiettivo è allora analizzare in maniera approfondita le aziende fornitrici strategiche, distribuendo linee guida precise sulle informazioni da condividere e sul formato dei dati, in modo da definire standard omogenei. Un passaggio cruciale consiste nell’onboarding delle aziende selezionate, spiegando loro chiaramente il processo implementato e i reciproci vantaggi derivanti dall’integrazione.

Ciò permetterà di instaurare una collaborazione duratura e proficua, basata sulla fiducia e sulla trasparenza. Parallelamente, andranno individuate alcune aziende fornitrici pilota da coinvolgere in via prioritaria in una fase di testing e validazione del nuovo modello.

Solo avendo ben definito questi aspetti iniziali sarà infatti possibile acquisire i dati corretti in modo sistematico e integrato con i sistemi gestionali aziendali, automatizzando le varie fasi del processo contabile fino alla registrazione delle fatture passive.

Contabilizzazione automatica fatture nelle micro e piccole imprese 

Contabilizzazione automatica fatture elettroniche: Workflow automatizzati per la gestione delle anomalie

I workflow automatizzati per la gestione delle anomalie nel processo della contabilità automatizzata delle fatture attraverso la fattura elettronica rivestono un ruolo cruciale al fine di ottimizzare il ciclo passivo e massimizzare i benefici derivanti dell’automatizzare dei processi aziendali.

Tali workflow consentono di trasformare eventi eccezionali in gestioni routinarie attraverso flussi di lavoro digitali che, integrandosi pienamente con i sistemi ERP, consentono di risolvere in modo automatizzato ed efficiente i casi non conformi che possono verificarsi all’interno del processo di registrazione delle fatture passive.

Un primo tipico esempio riguarda la gestione delle entrate merci/servizi mancanti o errate, situazione in cui la fattura può pervenire prima dell’effettivo ricevimento della merce o della verifica del materiale da parte del reparto preposto. Attraverso workflow configurabili è possibile monitorare lo stato di avanzamento dell’intero processo, evitando di dover aprire e riaprire manualmente la fattura fino alla sua completa regolarizzazione.

Anche la gestione delle fatture prive di corrispondente ordine di acquisto può essere ottimizzata tramite workflow logici, ad esempio attraverso l’attribuzione automatica del possibile responsabile dell’approvazione sulla base di regole prestabilite, al fine di semplificare e velocizzare le attività di verifica e validazione del documento.

Particolarmente rilevante risulta inoltre la gestione delle differenze di prezzo o quantità, attivando automaticamente flussi di confronto tra fatture e ordini finalizzati all’individuazione delle eventuali discrepanze. In tali evenienze, i workflow permettono di coinvolgere tempestivamente i soggetti preposti e monitorare l’andamento delle attività di verifica, ottimizzando i tempi di risoluzione delle anomalie.

Nell’ottica di impatti positivi sulla liquidità aziendale, risulta poi strategico l’utilizzo di workflow che gestiscano automaticamente l’approvazione al pagamento delle fatture, bloccando o sbloccando il mandato in base a regole e autorizzazioni prestabilite.

Grazie all’utilizzo di workflow digitali completamente integrati con il sistema ERP, è possibile gestire in modo automatico e tracciabile le anomalie nel processo di contabilizzazione delle fatture passive attraverso la fattura elettronica, aumentando l’efficienza complessiva del ciclo passivo e massimizzando i vantaggi derivanti dall’automatizzazione dei processi aziendali.

Gestione fatturazione: perché i software in cloud sono fondamentali

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Oggi l’utilizzo di un software in cloud per la gestione della fatturazione risulta assolutamente indispensabile sia per coloro che hanno già avviato un’attività, sia per chi ha deciso di fare impresa e aprire una partita iva.

Queste soluzioni digitali consentono infatti di ottimizzare considerevolmente i processi amministrativi, garantendo un notevole risparmio di tempo e risorse. Grazie alle funzioni di automazione e interscambio dati, un software gestionale in cloud fluidifica l’intero flusso di lavoro, dalla predisposizione delle fatture ai registri IVA, riducendo sensibilmente i rischi di errore.

Inoltre, essendo accessibile da remoto, queste piattaforme abilitano il nomade lavoro, permettendo di gestire l’amministrazione ovunque e in mobilità. Fondamentale risulta poi la garanzia di piena conformità con le normative fiscali, grazie agli aggiornamenti costanti che i fornitori applicano automaticamente.

Da sottolineare infine le funzioni di assistenza continua, che forniscono supporto nella risoluzione di eventuali criticità. Alla luce di tali vantaggi operativi, l’adozione di un software gestionale in cloud oggi è assolutamente indispensabile per agevolare sia le imprese già avviate che gli imprenditori alle prime esperienze nel mondo del lavoro autonomo.

Gestione fatturazione: Vantaggi dei software in cloud per la fatturazione elettronica

L’utilizzo dei software gestionali in cloud per la fatturazione elettronica rappresenta una soluzione particolarmente efficace per le aziende. Questi sistemi digitali garantiscono numerosi vantaggi nella gestione della fatturazione.

I software in cloud permettono un accesso illimitato e da qualsiasi luogo ai dati aziendali grazie alla fruibilità in rete. Tale caratteristica di accessibilità risulta cruciale per consentire la gestione e la supervisione del processo di fatturazione elettronica anche da remoto.

Questi sistemi assicurano funzioni avanzate di automazione che semplificano significativamente le procedure operative legate all’emissione e alla gestione delle fatture digitali. Ad esempio, procedure automatizzate velocizzano la compilazione dei dati prelevati dai sistemi CRM aziendali, il calcolo delle imposte e lo sconto fatturato.

Inoltre, i dati aziendali sono archiviati in cloud beneficiando di avanzate misure di sicurezza certificate secondo gli standard internazionali. Tale caratteristica di sicurezza e conformità è indispensabile per tutelare le informazioni fiscali dell’impresa.

Da non sottovalutare la disponibilità di funzioni di integrazione con altre soluzioni digitali di gestione aziendale, come i sistemi ERP e di contabilità. Questa interoperabilità dei sistemi permette un flusso digitale ottimizzato dei dati contabili ed una migliore reportistica.

Infine, i fornitori di software in cloud si fanno carico di effettuare costanti aggiornamenti automatici dei sistemi in base alle normative fiscali in evoluzione. In questo modo, le aziende possono concentrarsi sulla gestione operativa senza doversi preoccupare della manutenzione delle piattaforme digitali.

Gestione fatturazione

Gestione fatture: caratteristiche chiave di un software in cloud

I software in cloud per la gestione fatturazione si caratterizzano per alcune peculiarità intrinseche che ne determinano i vantaggi operativi.

In primo luogo, questi sistemi digitali assicurano un’elevata accessibilità dei dati aziendali, consultabili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Tale caratteristica rende possibile gestire il processo di fatturazione elettronica in mobilità.

In secondo luogo, un fattore distintivo è rappresentato dalle funzioni di automazione dei flussi procedimentali, che digitalizzano e semplificano operazioni quali l’emissione delle fatture e la compilazione automatica dei relativi metadati.

Da sottolineare inoltre l’interoperabilità di queste piattaforme cloud con altre soluzioni di gestione aziendale, che abilitano un flusso digitale integrato delle informazioni contabili grazie all’utilizzo di linguaggi di programmazione standard.

Un’ulteriore caratteristica rilevante è la garanzia di adeguati standard di sicurezza, essenziali per tutelare l’archiviazione e la trasmissione dei dati fiscali gestiti tramite il software fattura elettronica. Infine, elementi imprescindibili sono la manutenzione continua da remoto e gli aggiornamenti automatici, che mantengono il sistema conforme alle normative senza richiedere interventi manuali dagli utenti.

Omissione dichiarazione iva: termini aggiornati per gli avvisi e conseguenze dell’inadempimento

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L’omissione dichiarazione IVA ha da sempre determinato conseguenze sanzionatorie per i soggetti interessati. Tuttavia, quest’anno vi sono state significative modifiche normative che chiunque decida di fare impresa, aprire una partita IVA o abbia già un business avviato dovrebbe conoscere.

Le novità introdotte dal “Decreto Sanzioni” 2024 in tema di omesso versamento riguardano sia i termini di notifica degli avvisi bonari per irregolarità IVA, sia le soglie quantitative oltre le quali si configura il reato penale. Cambiamenti normativi di cui gli operatori economici devono essere edotti, al fine di mantenere aggiornate le proprie conoscenze in materia di adempimenti fiscali ed evitare possibili rischi derivanti da mancate osservanze della disciplina tributaria.

Risulta pertanto opportuno per chi intende avviare o gestire un’attività d’impresa, nonché per chi già la esercita, prendere atto di tali modifiche legislative in tema di omesso versamento IVA, al fine di operare in piena regolarità fiscale ed eludere l’applicazione di pesanti sanzioni.

Omissione dichiarazione iva: Le nuove tempistiche per la notifica degli avvisi di

Come previsto dal “Decreto Sanzioni” (D.Lgs 87/2024), sono state stabilite nuove tempistiche per la notifica degli avvisi di irregolarità per i casi di omissione dichiarazione IVA.

Il D.Lgs 87/2024 ha infatti modificato il termine per la notifica degli “avvisi bonari”, stabilito ora al 30 settembre dell’anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione. Tale termine riguarda gli avvisi bonari per le omissioni delle ritenute e dell’imposta sul valore aggiunto relative al periodo d’imposta 2022, interessando quindi i modelli 2023.

Il nuovo comma 2-bis all’art. 3-bis del D.Lgs 462/1997 ha infatti disposto che gli esiti dei controlli automatizzati su possibili omissioni di IVA e ritenute vadano comunicati al sostituto d’imposta e al contribuente proprio entro il 30 settembre dell’anno successivo. Tale termine permetterà ai contribuenti di regolarizzare la propria posizione pagando le imposte eventualmente omesse.

La novità della scadenza del 30 settembre mira quindi a consentire un margine di tempo maggiore rispetto al passato per la notifica degli avvisi e per il versamento delle imposte da parte dei contribuenti in regola con gli obblighi di fatturazione elettronica. Tale disciplina incide positivamente sul rapporto tra Fisco e contribuenti, assicurando questi ultimi la possibilità di sanare le proprie posizioni.

Omissione dichiarazione iva

Irregolarità: le conseguenze dell’omesso versamento di IVA e ritenute   

L’omesso versamento di IVA e ritenute è punito ai sensi di quanto stabilito dal D.Lgs 87/2024 con specifiche sanzioni di natura penale. In particolare, è punito con la reclusione da 6 mesi a 2 anni chiunque non versi, entro il 31 dicembre dell’anno successivo, ritenute risultanti dalla certificazione rilasciata ai sostituiti per un ammontare superiore a 50.000 euro per ciascun periodo d’imposta, ovvero non versi, sempre entro la medesima data del 31 dicembre, l’imposta dovuta in base alla dichiarazione IVA annuale, per un importo eccedente 250.000 euro.

Tali previsioni stabiliscono dunque soglie precise – rispettivamente 50.000 euro e 250.000 euro – al superamento delle quali scatta la rilevanza penale del mancato versamento di ritenute o IVA. Ciò a meno che il debito non sia in corso di definizione tramite piano di rateizzazione ovvero, in caso di decadenza da tale beneficio, l’eventuale debito residuo superi tuttora le predette soglie quantitative.

Pertanto, al fine di scongiurare l’applicazione di tali sanzioni penali e ottemperare alle Istruzioni dichiarazione IVA, si rende necessario per il contribuente assolvere gli obblighi di versamento delle imposte omesse entro il termine del 31 dicembre, utilizzando eventualmente gli avvisi bonari notificati entro settembre, come strumento per la definitiva regolarizzazione di posizioni soggette ad omissione dichiarazione IVA.

RPA: cos’è e come può aiutare la micro impresa

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L’adozione della tecnologia RPA sta conoscendo un rapido incremento anche tra le micro e piccole imprese italiane, grazie alle opportunità che questa avanzata soluzione software è in grado di abilitare per rispondere alle crescenti necessità di rendere efficaci i processi aziendali.

Uno degli ambiti che maggiormente sta beneficiando dell’impiego di sistemi robotici programmabili è sicuramente la fatturazione elettronica: introducendo flussi digitali mirati di acquisizione e trasmissione documentale automatizzati, la RPA si è infatti dimostrata in grado di ridurre drasticamente l’onere burocratico legato alla nuova disciplina fiscale, liberando tempo prezioso alle risorse aziendali e minimizzando il rischio di errori ed omissioni.

Allo stesso modo, anche aree come la contabilità generale, la gestione della supply chain e il customer care potrebbero trarre notevoli benefici dall’impiego di software robot a supporto delle attività ripetitive e standardizzate, permettendo di ottimizzare costanza e qualità dei processi pur contenendo i costi operativi. È per questi motivi che la RPA si sta dimostrando una soluzione sempre più strategica anche per l’efficienza e la competitività del tessuto imprenditoriale di minori dimensioni.

RPA

RPA: Che cos’è la Robotizzazione dei Processi Aziendali (RPA)

La Robotizzazione dei Processi Aziendali, conosciuta con l’acronimo RPA, è una tecnologia in rapida ascesa che sta rivoluzionando il modo in cui le aziende automatizzano i processi aziendali. La RPA si basa su software robotici, detti anche softbot, progettati per monitorare il comportamento umano e quindi mimarlo e riprodurlo in modo automatizzato. I softbot sono programmati con tecniche di “machine learning” e “intelligenza artificiale” per interagire direttamente con le stesse applicazioni digitali che un essere umano utilizzerebbe normalmente per portare a termine un processo.

Tramite attività di “screen scraping” e riconoscimento ottico dei caratteri, i softbot riescono a captare i movimenti e le scelte dell’utente all’interno delle interfacce delle applicazioni stesse, registrandone ogni click e interazione. Questi “pattern” comportamentali vengono poi riprodotti dal software robotico in automatico, permettendogli di portare a termine il processo in autonomia ed emulando in tutto e per tutto il comportamento dell’utente umano.

I software robotici RPA sono in grado di elaborare grandi quantità di dati, compiere calcoli, ordinare e confrontare informazioni e generare reportistica in modo accurato e ad altissima velocità, 24 ore al giorno. Possono anche interagire e scambiare dati con altri sistemi informatici per acquisire informazioni o completare transazioni, proprio come farebbe un essere umano. Grazie alle loro capacità di apprendimento, inoltre, i softbot RPA sono in grado di migliorare costantemente le proprie performance nel tempo nell’automatizzare i processi aziendali.

Processes rpa: I vantaggi per la micro impresa

L’implementazione di soluzioni RPA può garantire numerosi vantaggi competitivi specificatamente alle micro imprese. Grazie alle potenzialità della tecnologia software robotica è possibile per queste realtà di piccole dimensioni massimizzare l’efficacia dei processi interni riducendo al contempo gli oneri operativi. I benefici concreti che la RPA determina nella gestione dell’attività aziendale sono molteplici e coinvolgono ambiti diversi, dall’ottimizzazione della produttività fino al miglioramento del servizio reso al cliente finale.

I vantaggi dell’implementazione della RPA per le micro imprese possono essere così riassunti:

  1. Riduzione dei costi – Grazie all’automatizzazione dei processi ripetitivi e routinari è possibile ottenere una significativa riduzione dei costi di gestione. I software robotici infatti lavorano 24/7 senza soste o riposi, abbattendo anche il ricorso a personale esterno per la copertura di alcune attività.
  2. Maggiore precisione – Rispetto al fattore umano, i softbot RPA assicurano un livello di accuratezza e precisione costanti nell’esecuzione delle attività, eliminando errori, distrazioni e possibili ritardi nel processo di lavorazione che invece potrebbero verificarsi con l’intervento della persona.
  3. Incremento della produttività – Grazie all’automazione portata dalla RPA è possibile il coinvolgimento delle risorse umane solo per le attività a più alto valore aggiunto, liberandole dai compiti ripetitivi e standard. Ciò determina un generale incremento dei livelli di produttività per l’azienda.
  4. Miglioramento del servizio al cliente – L’elevata accuratezza e velocità nella gestione dei processi automatizzati si traduce in un significativo miglioramento del servizio reso al cliente finale, che potrà usufruire di tempistiche più rapide e minore probabilità di errori.
  5. Flessibilità ed agilità aziendale – Grazie alla natura “agile” della tecnologia RPA è possibile configurare e modificare i processi in tempi molto brevi per adattarli alle esigenze in continua evoluzione del business.
  6. Gestione ottimale dei picchi di domanda – I softbot possono essere impiegati per assorbire i picchi stagionali di lavoro, garantendo continuità operativa anche nei periodi di maggior carico.
  7. Maggiore compliance normativa – L’automatizzazione riduce il rischio di errore umano e di non conformità rispetto alle normative di settore, un fattore importante soprattutto per i comparti regolamentati.

Come ridurre i costi aziendali grazie all’automatizzazione

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Ancora oggi, numerose micro imprese cercano di capire come ridurre i costi aziendali. Fortunatamente, grazie alla tecnologia e all’automatizzazione dei processi, esistono svariati modi per ridurre le spese operative. Tuttavia, è importante scegliere sempre le soluzioni più efficaci.

Per quanto riguarda la gestione della fatturazione, ad esempio, è possibile ottenere notevoli benefici economici grazie all’adozione della fatturazione elettronica. Tra i prodotti attualmente disponibili sul mercato, una delle migliori opzioni per le micro imprese risulta essere la piattaforma FatturaPro.

FatturaPro è infatti in grado di gestire l’intero ciclo di fatturazione in modo automatizzato, dalla generazione alla conservazione del documento in formato elettronico, facilitando il rispetto degli obblighi di legge. Le funzionalità integrate consentono agli utenti di inviare le fatture direttamente al Sistema di Interscambio in pochi click, eliminando il ricorso a intermediari.

Grazie ai canoni di abbonamento competitivi e alla semplicità d’uso, piattaforme come FatturaPro permettono alle piccole realtà di ottimizzare la fatturazione e ridurre i costi aziendali. Una scelta vincente per trovare soluzioni efficaci al continuo problema di come ridurre i costi aziendali.

Come ridurre i costi aziendali grazie all’automatizzazione

Come ridurre i costi aziendali: Le principali voci da ottimizzare con l’automatizzazione

Le attività di back office e le operazioni ripetitive sono quelle che si prestano maggiormente all’automatizzazione al fine di ridurre i costi aziendali. L’automatizzazione consente di ottimizzare i processi gestionali e amministrativi più routinari riducendone i tempi di esecuzione e abbattendo i costi di manodopera.

In particolare, le voci che possono trarre i maggiori benefici da soluzioni digitali sono la contabilità e la fatturazione elettronica. Grazie a software gestionali e strumenti di intelligenza artificiale è possibile automatizzare gli incassi, svolgere in automatico le operazioni di controllo delle fatture di acquisto e vendita, riconciliare i pagamenti bancari, calcolare gli ammortamenti e chiudere i bilanci in tempi nettamente ridotti rispetto a quanto sarebbe possibile con operazioni manuali. Tali processi di automazione contabile consentono di ottimizzare le risorse umane impiegate e contenere i costi del dipartimento amministrativo.

Un’altra area che può trarre grande giovamento dall’automazione è la gestione del magazzino e degli ordini. Attraverso l’impiego di sistemi RFID per il monitoraggio degli stock in tempo reale e l’utilizzo di robot mobili per lo stoccaggio e il prelievo della merce, è possibile gestire in modo automatizzato il processo di picking e imballaggio degli ordini abbattendo i tempi e gli errori, oltre che ottimizzare gli spazi di stoccaggio. Tali soluzioni permettono di ridurre l’impiego di personale per le operazioni di magazzino e conseguentemente i costi relativi.

Attraverso un’attenta analisi dei processi aziendali e l’adozione delle giuste soluzioni digitali è possibile ridurre i costi aziendali ottimizzando con l’automatizzazione quelle attività gestionali e operative di back office che sono più suscettibili di accelerazione e automazione.

Ridurre i costi aziendali: Gli strumenti tecnologici a disposizione delle micro imprese

Le micro e piccole imprese possono sfruttare diverse soluzioni digitali per ridurre i costi aziendali e automatizzare i processi. Sapere come ridurre i costi aziendali, significa essere consapevoli che, se da un lato tali realtà hanno risorse limitate da investire nell’innovazione, dall’altro lato esistono numerosi strumenti facili da usare e a basso costo.

In particolare, la fatturazione elettronica e la gestione della contabilità da remoto, effettuabili tramite software in cloud, permettono anche alle più piccole realtà di gestire contabilità e fatturazione in modo automatizzato senza ricorrere a servizi esterni, riducendo notevolmente i costi di manodopera. Tali soluzioni in SaaS sono accessibili a canoni mensili contenuti e non comportano spese infrastrutturali.

Per la gestione degli ordini e del magazzino, piattaforme di e-commerce e di gestione logistica permettono di automatizzare i processi aziendali come la ricezione degli ordini online, la pianificazione delle spedizioni e il tracciamento delle consegne, abbattendo i costi operativi e offrendo nuovi canali distributivi a costi accessibili. Strumenti di business intelligence e reportistica integrati consentono poi di analizzare i dati aziendali in modo semplice per ottimizzare le performance.

Infine, anche soluzioni di fatturazione passiva, pagamenti digitali e firma elettronica permettono alle micro imprese di ottimizzare i processi amministrativi e finanziari sfruttando servizi in cloud a costi ridotti e senza investimenti tecnologici ingenti, contribuendo a ridurre i costi aziendali grazie all’automatizzazione dei processi

 

Automazione della contabilità, fatturazione, magazzino: come è cambiata negli ultimi 10 anni

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Negli ultimi dieci anni, i processi per l’automatizzazione di contabilità, fatturazione e gestione magazzino sono profondamente cambiati. Le soluzioni per automatizzare i processi aziendali si sono fatte via via più evolute ed efficienti, grazie ai progressi nello sviluppo di software gestionali sempre più completi e integrati.

Questa evoluzione ha avuto impatti molto significativi sulla conduzione di imprese di ogni dimensione, dalle micro alle PMI. In particolare, ha comportato un deciso miglioramento nella gestione amministrativa, contabile e di magazzino delle attività, introducendo un taglio netto dei tempi normalmente assorbiti dalle lavorazioni manuali e un abbattimento consistente del rischio di errori.

Importanti benefici sono stati conseguiti anche sul fronte della reportistica per gli adempimenti fiscali e delle comunicazioni obbligatorie con la Pubblica Amministrazione, grazie alla dematerializzazione di scadenziari e flussi documentali resa possibile dagli attuali sistemi digitali.

I progressi nella dematerializzazione consentono oggi di risparmiare tempo prezioso, ridurre considerevolmente gli oneri amministrativi e gestionali, ottimizzare i processi con una razionalizzazione dei costi aziendali di gestione. Tutto ciò ha avuto impatti tangibilmente positivi sulle migliaia di imprese che hanno colto le opportunità offerte dall’ automatizzare i processi aziendali.

Automatizzazione contabilità, fatturazione, magazzino

Automatizzazione: evoluzione degli strumenti per l’automazione dei processi amministrativi

L’evoluzione degli strumenti per l’automazione dei processi amministrativi ha caratterizzato gli ultimi dieci anni, portando a un progressivo abbandono delle lavorazioni manuali a vantaggio di sistemi informatici sempre più efficaci.

Le soluzioni per l’automazione contabile, di fatturazione e gestione magazzino si sono fatte via via più performanti, usufruendo dei vantaggi dell’informatizzazione dei dati e dei processi. I progressi nello sviluppo di software gestionali sempre più completi e flessibili hanno comportato un deciso impatto sull’operatività delle aziende.

In particolare, soluzioni come gli ERP (Enterprise Resource Planning) multi-modulo per la gestione integrata di tutte le aree aziendali si sono evolute enormemente. Questi sistemi oggi consentono di digitalizzare e automatizzare l’intero ciclo attivo-passivo, razionalizzando flussi e documenti grazie a funzioni avanzate per la contabilità generale e analitica, la fatturazione elettronica, la gestione del magazzino con controllo di giacenze e movimenti in tempo reale.

Anche i sistemi di automazione contabile tradizionali sono stati potenziati con moduli sempre più completi per la fatturazione elettronica e la contabilità online integrata con i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. Tali evoluzioni hanno portato a un deciso taglio dei tempi e una significativa riduzione degli errori nella gestione amministrativa, finanziaria e fiscale delle imprese. 

Automatizzare: i vantaggi concreti

L’automatizzazione dei processi amministrativi di contabilità, fatturazione e gestione magazzino è in grado di introdurre numerosi vantaggi concreti per la gestione di micro imprese. I progressi tecnologici degli ultimi anni hanno reso disponibili soluzioni digitali efficienti per la digitalizzazione di tutte queste attività, favorendo un miglioramento delle performance aziendali.

Grazie all’implementazione di software gestionali completi, è possibile ottimizzare le procedure operative quotidiane superando i limiti delle lavorazioni manuali, soggette a maggiori rischi di errore e dispendio di tempo. L’automazione dei registri contabili e della documentazione amministrativa mediante sistemi informatici abilita nuove opportunità di snellimento delle attività routinarie, liberando le risorse interne verso compiti a maggior valore aggiunto.

Ecco nel dettaglio i principali benefici resi possibili dalla dematerializzazione dei processi amministrativi, ancora più rilevanti per la corretta conduzione di micro realtà di fare impresa:

  1. Razionalizza le procedure gestionali quotidiane, facendo sì che le lavorazioni contabili, amministrative e di magazzino siano eseguite mediante il sistema informatico anziché manualmente. Questo si traduce in un notevole risparmio di tempo.
  2. Elimina praticamente gli errori legati alla compilazione manuale di registri, fatture e altri documenti, poiché i dati vengono inseriti una sola volta a video e poi riutilizzati automaticamente. Questo aspetto migliora l’accuratezza dei processi.
  3. Consente il monitoraggio in tempo reale di magazzino, crediti, incassi/pagamenti grazie ai sistemi di rilevazione e tracciabilità delle transazioni. È possibile intervenire tempestivamente in caso di anomalie.
  4. Permette l’interfacciamento con la PA per gli scambi documentali obbligatori come fatture elettroniche, con conseguente maggiore efficienza ed aderenza alle normative.
  5. Semplifica l’accesso ai dati da parte di commercialisti o altri stakeholder autorizzati, eliminando la necessità di manipolare documenti cartacei.
  6. Il software gestionale si integra facilmente con i sistemi di home e mobile banking, rendendo i pagamenti e gli incassi più rapidi ed economici.
  7. Consente l’emissione automatica di scontrini e fatture direttamente dal registratore di cassa e/o dal tablet del personale, riducendo i tempi di servizio al cliente.