Come rifiutare una fattura elettronica
È fondamentale per gli operatori economici che operano con la fatturazione elettronica non solo conoscere le procedure per emettere e conservare correttamente le fatture, ma anche sapere come rifiutare una fattura elettronica. Infatti, mentre l’emissione e la conservazione del documento fiscale sono procedure ormai ordinarie, può capitare di dover notificare il rigetto di una specifica fattura per varie motivazioni, dalla non conformità del file ai dati della fornitura, fino agli errori formali.
Sapere esattamente come motivare adeguatamente il rifiuto e inviare la comunicazione entro i termini di legge è importante per non incorrere in sanzioni ed evitare contenziosi con il cedente. Allo stesso modo è altrettanto rilevante ricevere correttamente la notifica qualora si sia mittenti della fattura respinta.
Gestire correttamente anche questo aspetto dimostra una conoscenza professionale completa del processo di fatturazione elettronica, dalla sua creazione alla sua eventuale non accettazione. Oltre ad assicurare la piena regolarità formale delle procedure, conoscere anche questo step intermedio consente agli operatori di tutelare al meglio i propri interessi economici nello scambio digitale di documenti fiscali. Essere in grado di rifiutare correttamente una fattura per legittime ragioni come errori, difformità rispetto all’ordine o pagamenti già effettuati, permette infatti di non farsi carico di addebiti non dovuti e non corretti.
Allo stesso modo, sapere di poter ricevere regolare notifica nel caso la propria fattura venisse a sua volta rifiutata dal cliente, tutela l’emittente da problematiche amministrative e contenziosi. In definitiva, la corretta applicazione di questa procedura intermedia nel processo di fatturazione elettronica consente agli operatori di proteggere le rispettive posizioni economico-contabili nello scambio telematico di documenti fiscali con controparti terze.
Come rifiutare una fattura elettronica: le motivazioni giustificate
Sono diverse le motivazioni che possono giustificare il rifiuto di una fattura elettronica da parte del soggetto ricevente. Tra gli errori formali più comuni che comportano il rigetto si annoverano l’omessa o errata indicazione del codice destinatario, problema nella firma digitale del file XML, formato della fattura non conforme alle specifiche tecniche.
Anche la presenza di difformità rispetto all’ordine o alla fornitura effettivamente resa costituisce motivo legittimo di rifiuto. Ad esempio, discordanza tra quantità, prezzi o sconti riportati in fattura e quelli pattuiti, diversa natura dell’oggetto fatturato, mancata o parziale esecuzione delle prestazioni, consegna di beni o servizi difformi rispetto a quanto ordinato, fatturazione di oneri o penali non dovuti o previsti contrattualmente.
Inoltre, errori nei dati identificativi come partita IVA o codice fiscale del cedente/cessionario, dati anagrafici non corretti, coordinate bancarie non corrispondenti, sono cause ammissibili di rigetto dell’e-fattura. Così come la presenza di un importo diverso rispetto a quanto stabilito nei documenti della fornitura, l’applicazione di penali o interessi moratori non dovuti o senza previa comunicazione scritta.
Queste motivazioni, se debitamente documentabili e segnalate al cedente entro i termini di legge, giustificano pienamente il rifiuto dell’addebito digitale.
Come rifiutare una fattura elettronica agenzia delle entrate: la corretta procedura per comunicare il rifiuto
La procedura da seguire per comunicare correttamente il rifiuto di una fattura elettronica prevede alcuni passaggi ben definiti. Una volta rilevato nel Sistema di Interscambio il file xml contenente l’e-fattura, il soggetto ricevente deve preliminarmente verificarne la validità formale tramite l’apposito software di controllo.
In caso di esito positivo, si procede all’esame del contenuto: se riscontrate difformità o altre motivazioni di rigetto, il soggetto passivo emette un apposito provvedimento di rifiuto attraverso i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
Nel provvedimento, redatto in formato xml secondo le specifiche tecniche, devono essere indicati in modo chiaro e dettagliato i motivi che hanno determinato l’esito negativo. Firmata digitalmente l’istanza di rifiuto, questa va trasmessa al Sistema di Interscambio entro i canonici 5 giorni lavorativi. Il Si provvederà quindi a notificare la comunicazione di rigetto al cedente.
Solo l’avvenuta notifica da parte dell’Agenzia delle Entrate al mittente della fattura può ritenersi valida e idonea a interrompere i termini di pagamento da parte del cessionario/committente.
