Documento Commerciale Online, cos’è e come si gestisce al meglio attraverso un processo semplice e totalmente a norma

Con l’entrata in vigore delle nuove regole sui corrispettivi elettronici, scontrino fiscale e ricevuta fiscale hanno cessato di esistere come documenti autonomi, lasciando spazio a un unico strumento: il documento commerciale. Questo documento certifica ogni operazione di vendita o prestazione di servizi effettuata nei confronti di un privato consumatore, ovvero di chiunque non richieda l’emissione di una fattura elettronica.

Si tratta di un documento fiscale generato e trasmesso digitalmente all’Agenzia delle Entrate tramite appositi software certificati o direttamente attraverso il portale istituzionale “Fatture e Corrispettivi”, accessibile gratuitamente a tutti i titolari di partita IVA.

Cos’è un documento commerciale online?

È importante chiarire che il documento commerciale online non è uno scontrino emesso da un registratore telematico, né un suo equivalente digitale: sono due strade distinte, entrambe messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per assolvere all’obbligo di certificazione dei corrispettivi. Chi ha un punto vendita fisico solitamente utilizza il registratore telematico (RT), un dispositivo hardware certificato che memorizza le transazioni e le trasmette automaticamente al Fisco a fine giornata.

L’esercente può assolvere allo stesso obbligo tramite il documento commerciale online, senza acquistare alcun hardware e compilando questo documento direttamente sul portale dell’Agenzia delle Entrate o attraverso software debitamente predisposti alla sua emissione.

Il documento commerciale online risulta estremamente utile quando l’acquisto avviene su un canale digitale: siti e-commerce, marketplace, ordini tramite app, pagamenti elettronici. 

Ed ecco perché viene così tanto utilizzato all’interno dei sistemi FatturaPRO.click.

Se parliamo di acquisti online, la generazione e l’invio del documento non possono più passare dal registratore fisico del punto vendita, o meglio possono ma questo porta inevitabilmente a un’enorme perdita di tempo e rischio di errori in fase di emissione.

Serve un sistema integrato che lo produca in formato digitale, lo associ alla vendita, e lo invii sia al cliente che all’Agenzia delle Entrate.

Quando è obbligatorio emettere un documento commerciale online?

 

Se vendi beni o servizi a un consumatore finale (quindi senza emissione di fattura), sei tenuto a rilasciare un documento commerciale. Quando avviene online, le opzioni sono due:

1   Utilizzi un gestionale compatibile – come FatturaPRO.click – che genera automaticamente il documento commerciale e lo trasmette.

2   Registri manualmente la vendita attraverso la procedura online messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. 

 

Il documento commerciale online diventa obbligatorio in tutti quei casi in cui:

• Vendi da sito e-commerce a privati (anche se pagano in contanti alla consegna)
• Vendi sul posto e non hai un RT
• Acquisisci ordini tramite app o marketplace
• Acquisisci prenotazioni e pagamenti anticipati per servizi
• Acquisisci abbonamenti digitali con pagamento periodico

Naturalmente, se emetti regolarmente fattura per ogni vendita, invece, devi gestire la Fattura Elettronica.

Qual è la differenza tra fattura e documento commerciale?

Molti pensano che il documento commerciale sia una “fattura semplificata”. Ma, in realtà, non è così.

Qui sotto trovi una comparativa tra i due documenti, che ti aiuterà a fare maggiore chiarezza:

Documento Commerciale	Fattura Elettronica
Emesso verso consumatori finali	Emessa verso aziende/professionisti o su richiesta
Non comporta IVA detraibile	Permette la detrazione dell’IVA
Non ha bisogno di partita IVA cliente	Richiede partita IVA e dati fiscali completi
Più semplice da gestire	Più complesso ma fiscalmente rilevante

 

In ambito e-commerce, il documento commerciale è il documento “standard”. La fattura si emette solo su esplicita richiesta del cliente, o in caso di vendite “B2B” (cioè, tipicamente, ad un’altra azienda o partita IVA).

Come si genera un documento commerciale online?

Per emettere un documento commerciale online in regola, servono due requisiti:

1   Sistema abilitato: non basta stampare un PDF o inviare un’e-mail. Devi usare un gestionale o un plugin che genera un documento conforme e trasmetta i dati all’Agenzia delle Entrate.

2   Integrazione con i canali di vendita: il documento deve essere creato automaticamente all’atto del pagamento, anche se il cliente compra da Shopify, WooCommerce, o da una landing page.

FatturaPRO.click è uno strumento progettato per fare tutto questo, integrandosi con il tuo e-commerce o gestionale e automatizzando l’intero flusso.

Cosa deve contenere un documento commerciale valido?

Per essere a norma, il documento commerciale online deve contenere:

• Data e ora dell’operazione

• Numero progressivo

• Descrizione dei beni/servizi venduti

• Totale pagato e modalità di pagamento

 

Un PDF generico o una mail con “ricevuta di pagamento” non è un documento commerciale valido, e può quindi causare problemi in caso di controlli o contestazioni.

Perché è importante digitalizzare i documenti commerciali (e perché è importante farlo nel modo giusto)?

La gestione dei documenti fiscali è ormai entrata in una nuova dimensione digitale. Nei prossimi anni le imprese che non si adegueranno rischiano:

• Sanzioni fiscali (anche per mancanza di tracciabilità). Ricordiamo che i documenti commerciali online emessi hanno una loro sezione sul sito di AdE e non vanno ricercati sotto la voce RT in quanto, come abbiamo spiegato abbondantemente prima, non sono la stessa cosa. 

• Difficoltà nei rimborsi o nei resi

• Complessità nella gestione contabile

• Perdita di fiducia da parte dei clienti

Digitalizzare il processo in modo efficace significa:

• automatizzare l’emissione in tempo reale

• inviare subito il documento via mail o altri strumenti di condivisione.

• archiviare tutto in modo ordinato e facilmente rintracciabile negli anni

• evitare errori manuali o dimenticanze

 

Soluzioni pratiche per la tua attività

Se gestisci un piccolo e-commerce, un punto vendita o vendi online tramite canali multipli (esempio Shopify + Amazon + PayPal + POS), hai due strade:

• Gestire ogni ordine “a mano”: Registrare manualmente ogni transazione su registratore telematico o emettendo manualmente un documento commerciale online sul sito dell’Agenzia delle Entrate. È fattibile, ma a condizione di gestire un numero di vendite inferiore alle  10 giornaliere.

 

• Soluzione automatizzata: Sfruttare un sistema come FatturaPRO.click che:
• •  si integra con WooCommerce, Prestashop, Shopify e con qualunque altra piattaforma per il commercio online e per la gestione fiscale
  •  genera e invia automaticamente i documenti commerciali
  •  si collega al tuo commercialista
  • ti protegge da errori, omissioni e sanzioni

 

Documento commerciale online e collegamento al POS

 

Come ben sappiamo la nuova direttiva dell’Agenzia delle Entrate prevede un collegamento a livello logico sul cassetto fiscale dell’esercente non solo per quanto riguarda POS e RT ma anche POS e documento commerciale online.

Se non sai ancora come fare ti invitiamo a leggere il nostro articolo dedicato.

 

Documento commerciale in un click?

 

Con FatturaPRO.click non è mai stato cosi semplice! Puoi emettere un documento commerciale online dalla nostra piattaforma o da app dedicata. Vuoi sapere come? Scoprilo QUI.