Documento Commerciale Online, cos’è e come si gestisce al meglio attraverso un processo semplice e totalmente a norma
È uno degli strumenti più discussi, e spesso sottovalutati. È il documento commerciale online, che torna in cima ai trend della settimana in Fattura.Pro. Un documento che ha ormai preso il posto dello scontrino fiscale, portandosi dietro un carico di efficienza e deburocratizzazione.
Se gestisci un’attività commerciale o un e-commerce, questo articolo ti spiega in modo semplice e pratico tutto ciò che devi sapere: che cos’è un documento commerciale online, perché è diventato cruciale e quali strumenti usare per generarlo, inviarlo, conservarlo, come stanno facendo giornalmente tantissimi utenti di Fattura.Pro.
Che cos’è un documento commerciale (online o meno)?
Il documento commerciale ha sostituito il vecchio scontrino fiscale, ed è diventato obbligatorio con l’introduzione del registratore telematico (anche conosciuto semplicemente come “RT), e ha una duplice funzione:
1 Fiscale: documenta la vendita al consumatore finale ed è trasmesso all’Agenzia delle Entrate.
2 Commerciale: può fungere da documento valido per il cambio merce, per il reso, oppure essere integrato con codice fiscale del cliente e trasformato in “documento commerciale ai fini della detrazione fiscale”.
La versione online di questo documento entra in gioco quando l’acquisto avviene su un canale digitale: siti e-commerce, marketplace, ordini tramite app, pagamenti elettronici.
Ed ecco perché viene così tanto utilizzato all’interno dei sistemi Fattura.Pro.
Se parliamo di acquisti online, infatti, la generazione e l’invio del documento non possono più passare dal registratore fisico del punto vendita. Serve un sistema integrato che lo produca in formato digitale, lo associ alla vendita, e lo invii sia al cliente che all’Agenzia delle Entrate.
Quando è obbligatorio emettere un documento commerciale online?
Se vendi beni o servizi a un consumatore finale (quindi senza emissione di fattura), sei tenuto a rilasciare un documento commerciale. Quando la vendita avviene in presenza, lo fai con un registratore telematico. Quando avviene online, le opzioni sono due:
1 Utilizzi un gestionale compatibile – come Fattura.Pro – che genera automaticamente il documento commerciale e lo trasmette.
2 Registri manualmente la vendita nel tuo sistema RT (registratore telematico) associandola al pagamento online – opzione poco pratica per volumi superiori a poche transazioni.
Il documento commerciale online diventa obbligatorio in tutti quei casi in cui:
• Vendi da sito e-commerce a privati (anche se pagano in contanti alla consegna)
• Acquisisci ordini tramite app o marketplace
• Acquisisci prenotazioni e pagamenti anticipati per servizi
• Acquisisci abbonamenti digitali con pagamento periodico
Naturalmente, se emetti regolarmente fattura per ogni vendita, invece, devi gestire la Fattura Elettronica.
Qual è la differenza tra fattura e documento commerciale?
Molti pensano che il documento commerciale sia una “fattura semplificata”. Ma, in realtà, non è così.
Qui sotto trovi una comparativa tra i due documenti, che ti aiuterà a fare maggiore chiarezza:
| Documento Commerciale | Fattura Elettronica |
| Emesso verso consumatori finali | Emessa verso aziende/professionisti o su richiesta |
| Non comporta IVA detraibile | Permette la detrazione dell’IVA |
| Non ha bisogno di partita IVA cliente | Richiede partita IVA e dati fiscali completi |
| Più semplice da gestire | Più complesso ma fiscalmente rilevante |
In ambito e-commerce, il documento commerciale è il documento “standard”. La fattura si emette solo su esplicita richiesta del cliente, o in caso di vendite “B2B” (cioè, tipicamente, ad un’altra azienda o partita IVA).
Come si genera un documento commerciale online?
Per emettere un documento commerciale online in regola, servono tre requisiti:
1 Sistema abilitato: non basta stampare un PDF o inviare un’e-mail. Devi usare un gestionale o un plugin che genera un documento conforme e lo collega al registratore telematico, o ne replica la funzione, trasmettendo i dati all’Agenzia delle Entrate.
2 Integrazione con i canali di vendita: il documento deve essere creato automaticamente all’atto del pagamento, anche se il cliente compra da Shopify, WooCommerce, o da una landing page.
3 Conservazione a norma: come per le fatture elettroniche, anche il documento commerciale va conservato digitalmente in modo sicuro, accessibile e conforme.
FatturaPro è uno strumento progettato per fare tutto questo, integrandosi con il tuo e-commerce o gestionale e automatizzando l’intero flusso.
Cosa deve contenere un documento commerciale valido?
Per essere a norma, il documento commerciale online deve contenere:
• Data e ora dell’operazione
• Numero progressivo
• Dati dell’esercente (partita IVA, denominazione, indirizzo)
• Descrizione dei beni/servizi venduti
• Totale pagato e modalità di pagamento
• Eventuale codice fiscale del cliente (se richiesto)
• Codice identificativo del documento
Un PDF generico o una mail con “ricevuta di pagamento” non è un documento commerciale valido, e può quindi causare problemi in caso di controlli o contestazioni.
Perché è importante digitalizzare i documenti commerciali (e perché è importante farlo nel modo giusto)?
La gestione dei documenti fiscali è ormai entrata in una nuova dimensione digitale. Nei prossimi anni le imprese che non si adegueranno rischiano:
• Sanzioni fiscali (anche per mancanza di tracciabilità)
• Difficoltà nei rimborsi o nei resi
• Complessità nella gestione contabile
• Perdita di fiducia da parte dei clienti
Digitalizzare il processo in modo efficace significa:
• automatizzare l’emissione in tempo reale
• inviare subito il documento via mail o in PDF
• archiviare tutto in modo ordinato e facilmente rintracciabile negli anni
• evitare errori manuali o dimenticanze
Gli errori da evitare assolutamente
1. Credere che basti l’e-mail di conferma ordine
Quella è una notifica, non ha valore fiscale.
2. Generare manualmente un PDF e conservarlo nel PC
Non garantisce autenticità, né integrità del documento.
3. Emettere documento commerciale solo a fine mese
Il documento deve essere emesso contestualmente alla vendita o pagamento.
4. Ignorare o banalizzare la conservazione digitale
In caso di controllo, l’Agenzia può richiedere i documenti di 5 anni prima. Se non li esibisci sei purtroppo passibile di sanzioni.
Soluzioni pratiche per la tua attività
Se gestisci un piccolo e-commerce, un punto vendita o vendi online tramite canali multipli (esempio Shopify + Amazon + PayPal + POS), hai due strade:
Gestire ogni ordine “a mano”
Registrare manualmente ogni transazione su registratore telematico. È fattibile, ma a condizione di gestire un numero di vendite inferiore alle 10 giornaliere.
Soluzione automatizzata
Sfruttare un sistema come FatturaPro che:
• si integra con WooCommerce, Prestashop, Shopify e con qualunque altra piattaforma per il commercio online e per la gestione fiscale
• genera e invia automaticamente i documenti commerciali
• si collega al tuo commercialista
• conserva tutto in cloud per 10 anni a norma AgID
• ti protegge da errori, omissioni e sanzioni
In più, puoi gestire anche fatture elettroniche, corrispettivi telematici, ricevute e pagamenti digitali, tutto da un’unica dashboard.
Non guardare solo l’obbligo, goditi piuttosto tutti i vantaggi
Non guardare il documento commerciale online soltanto come un obbligo.
Gestire i documenti commerciali in modo automatico, istantaneo e digitale trasmette alla tua clientela quel livello di confort, affidabilità e modernità che oggi sono requisiti fondamentali, anche per una realtà non comparabile a multinazionali come la “Amazon” di turno.
È uno strumento fiscale, certo, ma anche una risorsa per vendere meglio, gestire in modo fluido e organizzato i processi di vendita, e proteggere il tuo business.
Se pensi che “digitalizzare” sia solo un passaggio dalla carta al PDF, stai sbagliando approccio. Digitalizzare bene significa automatizzare, integrare, semplificare.
E se vuoi farlo in modo concreto, senza perdere tempo con software complicati o procedure manuali, parliamone insieme. Ti aiutiamo a mettere tutto in regola con una soluzione completa, facile e sicura.
Vuoi saperne di più? Contatta il nostro support, rispondiamo alla velocità di un click
Se hai un e-commerce, e hai bisogno di digitalizzare il tuo processo di vendita e gestione dei documenti fiscali, clicca senza impegno sul link qui sotto e richiedi subito un contatto gratuito con il nostro support:
P.S. Hai un e-commerce e usi PayPal? Se il cliente paga in 3 rate, devi comunque emettere subito un documento commerciale. Anche se la piattaforma ti paga dopo. Se sbagli i tempi, rischi grosso. Parliamone prima che ti becchi una sanzione.
