Note spese: cosa sono e come e quando compilarle

Le note spese sono degli specifici documenti che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso di alcune spese sostenute durante trasferte, o anticipate per conto dell’azienda. I rimborsi spesa prevedono la compilazione e la conservazione di apposite note, vale a dire giustificativi di spesa.

Il rimborso delle spese, nel nostro ordinamento, è previsto in tre diversi casi:

• rimborso analitico o a piè di lista
• forfettario
• misto

Si può sempre scegliere quello che si preferisce. La scelta però deve fare riferimento a quanto previsto nel contratto collettivo applicato alla trasferta. Nel caso poi la trasferta preveda più giorni, il metodo applicato deve essere obbligatoriamente uno e uno soltanto. Questo significa che non è possibile utilizzare diversi metodi di rimborso, per la stessa trasferta di più giorni.

Il rimborso spese analitico (o a piè di pagina) prevede la compilazione e la presentazione all’azienda delle note spese. Queste sono quindi un elenco dettagliato delle spese sostenute (come ad esempio vitto, alloggio, viaggio, trasporto, ecc…) e dettagli specifici della trasferta stessa. Note di spesa e giustificativi devono essere compilati e conservati secondo determinate regole.

Note spese e rimborso analitico

In questo caso il datore di lavoro non è obbligato a rilasciare autorizzazione alla trasferta. Al contrario il dipendente deve obbligatoriamente presentare note spese compilate correttamente. Nella nota il dipendente deve riportare ogni spesa sostenuta in trasferta, dettagliandola analiticamente. Agenzia delle Entrate definisce la nota spese come un documento rappresentativo la società e valido ai fini fiscali.

I giustificativi allegati alle note spese non devono essere per forza intestati alla società, piuttosto che al dipendente. L’importante  che la società li conservi ordinatamente, allegando a ogni nota spesa tutti i documenti di supporto. È necessario che su questi documenti sia palesato chiaramente la natura del costo sostenuto, al fine di poterne provare l’inerenza all’attività aziendale svolta.

Note spese: lavoratore autonomo a servizio di un’azienda

Nel caso in cui la trasferta sia effettuata non da un dipendente interno all’impresa, ma piuttosto da un lavoratore autonomo, si distinguono due casistiche.

Nella prima le spese sono sostenute dal professionista che, solo successivamente le riaddebiterà all’azienda. Il secondo caso invece è quello nel quale le spese sono sostenute direttamente dal committente.

Nel primo caso servirà quindi fattura elettronica del professionista, dalla quale si possa evincere anche la natura e il costo delle spese sostenute per l’azienda. Nel secondo caso invece i documenti di spesa saranno intestati direttamente alla società e trattati come qualunque altra fattura elettronica.

Note Spese: conservazione

L’impresa deve conservare la documentazione originale. Deve farlo in maniera ordinata allegando tutti i giustificativi che comprovano le spese sostenute. E come abbiamo detto questo ha lo scopo di poter rilevare e capire l’inerenza della spesa sostenuta con l’attività aziendale.

Le tempistiche di conservazione sono le seguenti:

• 10 anni dalla data di ultima registrazione per la sede civile
• Ai fini fiscali invece ogni documento deve essere correttamente conservato almeno fino a quando non termina il periodo previsto per i relativi accertamenti per i corrispondenti periodi di imposta. Questo significa che bisogna far riferimento alla regolare normativa adottata in materia di accertamenti fiscali (da presentare entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione).

Conservazione sostitutiva

Note spese e giustificativi possono essere conservati digitalmente, secondo quanto previsto dalla regolamentazione di Agenzia delle Entrate. L’importante è che i documenti conservati siano immodificabili, integri e autentici, come richiesto dalla normativa vigente. In altre parole i documenti devono rispettare le caratteristiche richieste dalla normativa di riferimento (autenticità, integrità, fruibilità e immodificabilità) affinché possano essere conservati digitalmente, come per le fatture elettroniche.

Invece i giustificativi annessi alle note spese sono “documenti analogici originali non unici”, secondo quanto dice Agenzia delle Entrate: “possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.