Conservazione digitale: cosa cambia dal primo gennaio 2022
La conservazione digitale cambia dal primo gennaio 2022. L’AgID, l’‘Agenzia per l’Italia digitale, ha stilato delle nuove linee guida alle quali ognuno dovrà adeguarsi entro il 31 dicembre 2021. Gli obiettivi dell’agenzia sono la regolamentazione della natura e della funzione del sistema di conservazione, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti e la descrizione minuziosa dell’intero processo. L’aggiornamento delle linee guida ha lo scopo di creare un’unica regolamentazione uniforme sull’argomento della conservazione digitale. Finora infatti le norme di riferimento erano dettate dal
- Codice dell’amministrazione digitale – articolo 71
- DPCM del 13 novembre 2014 – Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici
- DPCM 3 dicembre 2013 – Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
Vediamo quindi insieme nel dettaglio cosa cambia da gennaio 2022.
Conservazione digitale: come cambia il ruolo del Responsabile della Conservazione
Il Responsabile della Conservazione è la prima figura a essere interessata alle modifiche previste dalle nuove linee guida dell’AgID. In particolare si specifica che tale figura, nelle pubbliche amministrazioni, deve essere identificata nell’organigramma, in un responsabile o funzionario interno. È altresì specificato che tale figura deve essere formalmente nominata con adeguate competenze legali, informatiche e archivistiche.
Nel caso di soggetti privati invece, il ruolo può anche essere svolto da un soggetto esterno. Deve però essere terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione digitale e dotato di appropriate conoscenze.
Che si tratti di un soggetto interno, piuttosto che esterno, il responsabile della conservazione ha specifica responsabilità civilistica. È quindi responsabile dei processi di conservazione e titolare del manuale della conservazione. Per dirla in altre parole. Dal prossimo anno non sarà più sufficiente nominare sulla carta un responsabile della conservazione. Questo dovrà invece attivarsi per porre in essere tutte una serie precisa di attività di controllo. Le attività devono servire a monitorare i processi di conservazione, anche se questi saranno poi svolti da un conservatore esterno.
Il responsabile della conservazione digitale andrà quindi a svolgere un ruolo di assoluta primarietà. Diventerà responsabile giuridicamente dei processi di conservazione digitale.
Conservazione digitale e metadati
I metadati sono associati ai documenti conservati digitalmente. Con le nuove linee guida il loro numero subirà un sostanziale aumento. Il numero e la tipologia di metadati associati ai documenti sarà superiore e serviranno per indicizzare, identificare e ricercare i documenti inviati al sistema di conservazione digitale.
La maggior parte delle novità introdotte sui metadati, impatterà i documenti prodotti dalle Pubbliche Amministrazioni. Ne sono un esempio, i dati di registrazione, come ad esempio il protocollo, il registro, ecc…. Non si applicheranno, invece, ai documenti prodotti in ambito privatistico (come ad esempio le scritture contabili, la dichiarazione dei redditi e le fatture elettroniche).
La cosa migliore, per tutti, sarebbe che i metadati fossero definiti sulla base della categoria documentale. Questo sistema è, ad esempio, applicato ai documenti di origine tributaria. Quest’ultimi sono individuati dal Decreto del Mef del 17 giugno 2014, in cui si specificano cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o associazioni logiche di questi ultimi.
Da tenere conto, inoltre, che moltissimi documenti digitali contengono già al loro interno i suddetti metadati. I documenti che posseggono già queste informazioni, non dovrebbero aver bisogno di una nuova specifica categoria documentale che ne espliciti separatamente il contenuto in questione.
La conservazione digitale è, e rimarrà sempre, un argomento molto importante e delicato. In ambito della fatturazione elettronica riveste un ruolo primario. È auspicabile che ogni modifica introdotta dall’AgiD sia volta a migliorare e coordinare le proprie regole con le norme fiscali/civilistiche. In questo modo i software gestionali delle imprese italiane godrebbero sicuramente di una maggiore semplificazione nello svolgimento delle proprie funzioni.
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