Gestione lotti nella fatturazione e impatto sull’Automazione Fiscale
Gestione dei lotti e automazione fiscale: continua il “viaggio” dei nostri clienti verso un controllo di gestione che va ben oltre la fattura
Gestire i lotti di fatturazione in modo strategico, non è banale. Ma al tempo stesso non è un elemento trascurabile.
Sette responsabili della contabilità su dieci, secondo una ricerca di Arden Partners, dichiarano che il costo di gestione, per redigere una fattura manuale, sia insostenibile per gli standard di oggi.
Da McKinsey fino a enti di ricerca “nostrani”, come il Politecnico di Milano, tutti valutano il costo di una fattura gestita “a mano” tra i 9 e i 10 euro a documento.
Sempre stando ai dati, il tempo di gestazione della fattura redatta a mano, tra scrittura, invio, eventuali rettifiche e accettazione confermata sul Sistema di Interscambio, può arrivare anche a dieci giorni.
E i responsabili che hanno partecipato ai sondaggi, hanno ragione. Questi non sono più dati sostenibili e coerenti con un mondo che va più veloce e con costi energetici, di affitto e di personale sempre più alti in tutto il mondo.
Ecco perché il controllo di gestione diventa l’elemento che fa la differenza tra un’impresa che può avere un futuro, ed una che non ce l’ha
Prima dell’intelligenza artificiale, prima di qualsiasi altro fattore che i media ti presentano come determinante, essenziale e vitale per il futuro, c’è il controllo di gestione.
La possibilità di aprire una schermata di un software, o meglio ancora di un banalissimo browser web, e avere un colpo d’occhio immediato sui numeri dell’azienda rispetto agli obiettivi.
Unitamente alla possibilità di ponderare ogni singolo parametro numerico, dalla marginalità ai costi, dai flussi di cassa fino ai previsionali di liquidità in banca dei prossimi mesi, o dell’anno corrente.
Anche questa settimana i Trend di FatturaPro vanno oltre il concetto di funzionalità o di singole caratteristiche della nostra soluzione.
I trend che possiamo osservare da qui, abbracciano in pieno tutti gli esiti delle survey, dei sondaggi che escono quasi quotidianamente e che mi riservo di osservare con costanza, almeno un paio di volte alla settimana.
Perché?
Perché questi dati, quando sono attendibili e provenienti da fonti sicure, rappresentano la voce di ciò che il tessuto imprenditoriale italiano si appresta a chiederci, domani, dopodomani e nei prossimi anni.
La gestione dei lotti di fatturazione rientra in pieno nel quadro di semplificazione dei processi di cui le aziende hanno bisogno per ottimizzare operatività e controllo
Il concetto di “lotti”, a livello di fatturazione, si riferisce generalmente alla suddivisione di prodotti o servizi venduti in gruppi specifici, identificati da un codice o un riferimento, per facilitare il tracciamento, il controllo e la gestione amministrativa.
Un lotto rappresenta una quantità definita di beni o servizi che vengono fatturati insieme, e che condividono determinate caratteristiche comuni come, ad esempio, data di produzione, data di consegna, tipo di prodotto, provenienza, ecc.
Perché ti può essere utile questo articolo da un punto di vista fiscale?
È anzitutto una questione di processo e di controllo. Due temi che hai trovato in diversi numeri della nostra newsletter.
In pratica, un lotto rappresenta una quantità definita di beni o servizi che vengono fatturati insieme, e che condividono determinate caratteristiche comuni (ad esempio, data di produzione, data di consegna, tipo di prodotto, provenienza, ecc.).
E perché si usano i lotti nei processi di fatturazione?
Utilizzare criteri e procedure per definire e gestire i lotti, nei processi di produzione, è una scelta che ha a che fare con tre punti importanti:
Tracciabilità e controllo:
I lotti permettono di identificare chiaramente da dove proviene la merce venduta, facilitando il controllo della qualità e la gestione degli stock, soprattutto in ambiti in cui la tracciabilità è fondamentale (alimentare, farmaceutico, cosmetico).
Gestione logistica:
Aiutano a gestire efficientemente magazzini e inventari, agevolando il monitoraggio delle giacenze, degli acquisti, e delle vendite.
Gestione amministrativa e fiscale:
Facilitano la corrispondenza tra fatture, documenti di trasporto (DDT) e ordini, rendendo la gestione contabile e fiscale più trasparente e ordinata.
Come funzionano i lotti in FatturaPro?
La gestione dei lotti non serve solo per la logistica o per attivare una scorciatoia nei processi di fatturazione.
Una gestione corretta dei lotti serve a evitare errori che ti costano tempo, soldi, e la soddisfazione di quel cliente per il quale hai investito tanto.
Molti gestori di e-commerce, e molte aziende in generale, tendono a gestire i lotti in modo ancora analogico. Al punto che i file Excel – talvolta – possono persino rappresentare una soluzione molto avanzata, rispetto ad altre ancora più antiquate e passibili di piccoli errori che portano a grandi disagi.
Ogni svista può tramutarsi in un costo.
E se a determinarla è un processo manuale, per la legge dei grandi numeri ogni passaggio diventa oggetto di rischio, in termini di tempo perso, clienti insoddisfatti e possibili conseguenze fiscali.
Se devi reinserire i dati del lotto in una fattura o in un DDT, moltiplichi le possibilità di errore.
Ogni volta che non hai visibilità sul residuo di un lotto in tempo reale, rischi di vendere qualcosa che non hai in giacenza.
O un bundle che non puoi deliverare.
Ogni volta che delegare un’informazione a un foglio Excel ti sembra “più semplice”, stai scegliendo di rallentare il tuo business.
Finché va tutto bene, puoi non sentire il bisogno di una gestione così analitica, strutturata e complicata (ma solo in apparenza, visto che una volta impostata non devi più fare nulla).
Ma quando arrivano le grane, per colpa di un ordine urgente che non riesci a evadere, perché hai perso la tracciabilità… allora il problema ti esplode in mano. In termini di tempo, di soldi e di nervi.
La gestione dei lotti è, quindi, una forma di investimento sul tuo tempo e su una gestione corretta della tua azienda
Gestire i lotti in modo controllato, significa:
- Sapere sempre cosa c’è, quanto ne hai, e da dove arriva.
- Evadere ogni ordine con sicurezza, con il più alto tasso di automazioni possibili
- Velocizzare la fatturazione con dati già presenti nel sistema.
- Dimostrare tracciabilità completa in caso di controlli.
- Ridurre al minimo il margine d’errore.
- Dormire sonni tranquilli sapendo che la macchina non si inceppa.
Ogni impresa che ha un magazzino, anche piccolo, ha bisogno di gestire i lotti in modo diverso da come si faceva nel 2005.
Perché siamo nel 2025, e l’efficienza non è solo una parola vuota da scrivere sul sito nella pagina “Chi Siamo”. È una differenza reale tra chi cerca di galleggiare e chi punta a scalare e crescere.
E la gestione dei lotti è una di quelle differenze implicite, silenziose, ma determinanti tra un’attività che galleggia e una che scala.
Vuoi gestire i lotti correttamente all’interno della tua automazione fiscale?
Anche il trend di questa settimana ti dimostra che FatturaPro non è un tool per fare le fatture elettroniche “e basta”.
È un ecosistema di moduli e funzionalità che abbracciano totalmente il principio di Automazione Fiscale.
Quella disciplina di cui tutte le aziende hanno bisogno per azzerare la burocrazia fiscale, in modo da rendere molto più ergonomica la vendita e il delivery dei tuoi prodotti e servizi digitali. Senza intoppi e senza rallentamenti dovuti dalla necessità di gestire a mano fatture e corrispettivi.
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