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Bot RPA: dalle tipologie di automazione alla gestione dei sistemi aziendali

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I Bot RPA nel corso degli ultimi anni si sono imposti come fondamentali strumenti di automazione e ottimizzazione dei processi non solo per le grandi imprese ma anche per le piccole e medie realtà. Sempre più numerose risultano essere le micro e piccole imprese che hanno introdotto all’interno dei propri reparti amministrativi e della supply chain Bot RPA per automatizzare processi quali la fatturazione automatica e la contabilità automatizzata.

Le costanti evoluzioni e i continui aggiornamenti di cui sono oggetto le piattaforme robotiche consentono a questi Bot di integrarsi progressivamente con un numero sempre maggiore di sistemi aziendali e di ottimizzare di conseguenza l’esecuzione delle attività routine. Micro e piccole imprese che un tempo svolgevano manualmente anche le operazioni più semplici ora sono in grado di impiegare soluzioni robotiche flessibili per migliorare tempi e costi senza ricorrere a investimenti onerosi.

L’ automazione parziale o totale di processi ripetitivi permette di liberare risorse interne e di migliorare servizi quali la reattività nella gestione di richieste di documenti contabili o la tempestività nell’emissione delle fatture verso clienti e fornitori. La capacità di adattarsi progressivamente alle esigenze aziendali grazie agli aggiornamenti continui rende gli RPA strumenti particolarmente versatili anche per micro e piccole realtà in costante evoluzione.

Bot RPA: Automazione assistita vs non assistita

L’automazione assistita e quella non assistita rappresentano approcci differenti nell’utilizzo di questo tipo di Bot per automatizzare i processi aziendali. Nell’automazione assistita, i Bot RPA operano in collaborazione con gli operatori umani supportandoli direttamente nello svolgimento delle attività. Questi Bot sono progettati specificamente per lavorare a fianco di singoli utenti, eseguendo porzioni di lavoro al posto loro su loro esplicita richiesta, al fine di massimizzarne la produttività. Ad esempio, su input dell’operatore, un Bot RPA potrebbe compilare automaticamente e precompilare i dati richiesti, evitandogli la necessità di cercare tali informazioni manualmente nelle applicazioni o nei sistemi aziendali.

L’automazione non assistita prevede invece l’uso completamente autonomo dei Bot per svolgere in modo indipendente determinati processi aziendali predefiniti. Tali Bot RPA sono progettati per agire senza alcun coinvolgimento diretto del personale, seguendo piani di esecuzione prestabiliti che possono essere attivati da eventi programmati o input di dati da altri sistemi. Ad esempio, un RPA potrebbe gestire in modo completamente automatico e su larga scala l’elaborazione di grandi volumi di transazioni come fatture da emettere, provvedendo autonomamente al loro aggiornamento nei relativi sistemi aziendali.

Bot RPA

RPA BOT: Integrazione dei bot con i sistemi aziendali

L’integrazione dei Bot RPA con i sistemi aziendali è un aspetto cruciale per una corretta implementazione della robotic process automation. Gli RPA devono interfacciarsi con le varie applicazioni utilizzate in azienda per poter automatizzare processi come la fatturazione elettronica che prevedono normalmente l’interazione con più piattaforme.

Attraverso apposite API e servizi, i Bot RPA devono essere in grado di accedere ai dati presenti nei principali sistemi di back-end aziendali quali ERP, CRM e gestionali, recuperando ed estraendo le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività automatizzate. Ad esempio, un RPA impiegato per la fatturazione elettronica dovrà interfacciarsi con il gestionale per prelevare i dati fiscali da fatturare e con il sistema di conservazione sostitutiva per l’invio del file XML.

L’integrazione consente inoltre ai Bot RPA di svolgere operazioni più complesse attraverso lo scambio dati con più applicativi, come la gestione automatica dell’intero flusso di fatturazione elettronica dalla generazione alla contabilizzazione. È dunque fondamentale che le piattaforme RPA implementino connettori certificati per i principali sistemi informativi aziendali al fine di realizzare pienamente il potenziale automatizzativo dei Bot RPA.

RPA: cos’è e come può aiutare la micro impresa

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L’adozione della tecnologia RPA sta conoscendo un rapido incremento anche tra le micro e piccole imprese italiane, grazie alle opportunità che questa avanzata soluzione software è in grado di abilitare per rispondere alle crescenti necessità di rendere efficaci i processi aziendali.

Uno degli ambiti che maggiormente sta beneficiando dell’impiego di sistemi robotici programmabili è sicuramente la fatturazione elettronica: introducendo flussi digitali mirati di acquisizione e trasmissione documentale automatizzati, la RPA si è infatti dimostrata in grado di ridurre drasticamente l’onere burocratico legato alla nuova disciplina fiscale, liberando tempo prezioso alle risorse aziendali e minimizzando il rischio di errori ed omissioni.

Allo stesso modo, anche aree come la contabilità generale, la gestione della supply chain e il customer care potrebbero trarre notevoli benefici dall’impiego di software robot a supporto delle attività ripetitive e standardizzate, permettendo di ottimizzare costanza e qualità dei processi pur contenendo i costi operativi. È per questi motivi che la RPA si sta dimostrando una soluzione sempre più strategica anche per l’efficienza e la competitività del tessuto imprenditoriale di minori dimensioni.

RPA

RPA: Che cos’è la Robotizzazione dei Processi Aziendali (RPA)

La Robotizzazione dei Processi Aziendali, conosciuta con l’acronimo RPA, è una tecnologia in rapida ascesa che sta rivoluzionando il modo in cui le aziende automatizzano i processi aziendali. La RPA si basa su software robotici, detti anche softbot, progettati per monitorare il comportamento umano e quindi mimarlo e riprodurlo in modo automatizzato. I softbot sono programmati con tecniche di “machine learning” e “intelligenza artificiale” per interagire direttamente con le stesse applicazioni digitali che un essere umano utilizzerebbe normalmente per portare a termine un processo.

Tramite attività di “screen scraping” e riconoscimento ottico dei caratteri, i softbot riescono a captare i movimenti e le scelte dell’utente all’interno delle interfacce delle applicazioni stesse, registrandone ogni click e interazione. Questi “pattern” comportamentali vengono poi riprodotti dal software robotico in automatico, permettendogli di portare a termine il processo in autonomia ed emulando in tutto e per tutto il comportamento dell’utente umano.

I software robotici RPA sono in grado di elaborare grandi quantità di dati, compiere calcoli, ordinare e confrontare informazioni e generare reportistica in modo accurato e ad altissima velocità, 24 ore al giorno. Possono anche interagire e scambiare dati con altri sistemi informatici per acquisire informazioni o completare transazioni, proprio come farebbe un essere umano. Grazie alle loro capacità di apprendimento, inoltre, i softbot RPA sono in grado di migliorare costantemente le proprie performance nel tempo nell’automatizzare i processi aziendali.

Processes rpa: I vantaggi per la micro impresa

L’implementazione di soluzioni RPA può garantire numerosi vantaggi competitivi specificatamente alle micro imprese. Grazie alle potenzialità della tecnologia software robotica è possibile per queste realtà di piccole dimensioni massimizzare l’efficacia dei processi interni riducendo al contempo gli oneri operativi. I benefici concreti che la RPA determina nella gestione dell’attività aziendale sono molteplici e coinvolgono ambiti diversi, dall’ottimizzazione della produttività fino al miglioramento del servizio reso al cliente finale.

I vantaggi dell’implementazione della RPA per le micro imprese possono essere così riassunti:

  1. Riduzione dei costi – Grazie all’automatizzazione dei processi ripetitivi e routinari è possibile ottenere una significativa riduzione dei costi di gestione. I software robotici infatti lavorano 24/7 senza soste o riposi, abbattendo anche il ricorso a personale esterno per la copertura di alcune attività.
  2. Maggiore precisione – Rispetto al fattore umano, i softbot RPA assicurano un livello di accuratezza e precisione costanti nell’esecuzione delle attività, eliminando errori, distrazioni e possibili ritardi nel processo di lavorazione che invece potrebbero verificarsi con l’intervento della persona.
  3. Incremento della produttività – Grazie all’automazione portata dalla RPA è possibile il coinvolgimento delle risorse umane solo per le attività a più alto valore aggiunto, liberandole dai compiti ripetitivi e standard. Ciò determina un generale incremento dei livelli di produttività per l’azienda.
  4. Miglioramento del servizio al cliente – L’elevata accuratezza e velocità nella gestione dei processi automatizzati si traduce in un significativo miglioramento del servizio reso al cliente finale, che potrà usufruire di tempistiche più rapide e minore probabilità di errori.
  5. Flessibilità ed agilità aziendale – Grazie alla natura “agile” della tecnologia RPA è possibile configurare e modificare i processi in tempi molto brevi per adattarli alle esigenze in continua evoluzione del business.
  6. Gestione ottimale dei picchi di domanda – I softbot possono essere impiegati per assorbire i picchi stagionali di lavoro, garantendo continuità operativa anche nei periodi di maggior carico.
  7. Maggiore compliance normativa – L’automatizzazione riduce il rischio di errore umano e di non conformità rispetto alle normative di settore, un fattore importante soprattutto per i comparti regolamentati.