Copia analogica fattura elettronica: quando, perché e validità

La fattura elettronica è ormai diventata obbligatoria per legge. Solo è in regime forfettario poteva ancora scegliere se emettere o meno fatturazione elettronica, o mantenere quella cartacea. L’emissione di un eventuale copia analogica della fattura elettronica non è comunque un documento avente validità fiscale. Infatti, a oggi, la e-fattura è l’unico mezzo utilizzabile per fatturare le operazioni B2B e B2C. La fattura elettronica, a oggi, è l’unico documento rilevante a fini fiscali in Italia. Ci sono casi in cui, però, è necessario che l’operatore emetta anche copia cartacea, vale a dire la copia analogica della fattura elettronica.

Fattura elettronica: quando e chi deve riceverla

Abbiamo quindi detto che la fattura elettronica è considerata l’unica con validità fiscale nel nostro paese. I destinatari che, obbligatoriamente, la devono ricevere sono:

• imprese
• professionisti
• Enti non commerciali che svolgono attività commerciale al di fuori delle attività istituzionali
• Operatori economici in Regime Forfettario
• Operatori economici in Regime dei Minimi
• Imprenditori agricoli in Regime di Esonero
• Privati consumatori
• condomini

Imprese, professionisti ed Enti possono ricevere la fatturazione elettronica esclusivamente tramite Sistema di Interscambio (SdI). I soggetti che invece si trovano in regime di vantaggio (regime dei minimi, forfettario e di esonero) ricevono la e-fattura tramite posta elettronica certificata (PEC) o codice destinatario. Se il recapito avviene tramite PEC non è necessario indicare il codice destinatario. In caso contrario, deve essere indicato il codice “0000000“ (sette volte zero). Chi emette fattura nei confronti di questi tre distinti regimi, deve avvisare i destinatari che la fattura è messa anche a disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso la comunicazione avviene attraverso il rilascio della copia analogica fattura elettronica.

In questo caso è quindi obbligatorio rilasciare anche la copia cartacea della fattura elettronica.

E-fattura a privati consumatori e condomini

Ai privati consumatori e ai condomini è obbligatorio la consegna della copia analogica fattura elettronica. In questo caso e solo in questo, il documento valido ai fini fiscali è solo quello emesso sotto forma cartacea. La fattura elettronica deve comunque essere emessa e deve riportare il codice destinatario “0000000” (sette volte zero). Il consumatore può comunque accedere al sito di Agenzia delle Entrate, nella sezione Fatture e Corrispettivi e visualizzare e scaricare le eventuali copie di fatture elettroniche.

Copia analogica fattura elettronica: validità e digitalizzazione

Come abbiamo avuto modo di vedere l’emissione della fattura elettronica non elimina sempre e automaticamente l’obbligo di emettere copia analogica fattura elettronica. La e-fattura vale a fini civilistici e fiscali, ma qualche volta è obbligatorio emettere anche copia cartacea. Infatti, per un privato consumatore, è solo la copia cartacea quella che ha validità fiscale. Oggetto di contabilizzazione fiscale è solo la e-fattura. La contabilizzazione non può avvenire in una data anteriore a quella di ricevimento da parte del Sistema di Interscambio. Una regola stabilita dall’articolo 25 del DPR n°633/72 (Circolare n. 1/E/2018 Agenzia delle Entrate).

Il cliente finale ha facoltà di rinunciare all’emissione della consegna di una copia della fattura. La cosa migliore sarebbe quella di presentare la rinuncia sotto forma scritta (anche se alla fine non è una prassi fattibile nella realtà).

Conclusioni

La fattura elettronica deve essere obbligatoriamente emessa da tutti gli operatori economici. Esistono tre distinte categorie di soggetti destinatari. Di queste tre, due (privati consumatori e i soggetti appartenenti ai regimi semplificati) hanno l’obbligo di ricevere anche copia analogica fattura elettronica. Per i soggetti appartenenti al regime di vantaggio, l’emissione della e-fattura deve seguire il normale iter, ma deve anche essere consegnata in formato PDF al destinatario. Stesso discorso vale per i consumatori finali privati. Loro possono controllare e scaricare le fatture elettroniche direttamente dal sito web di AdE.

In questi unici due casi emettere anche copia cartacea della fattura elettronica è obbligatorio. Rimane invece facoltativa la possibilità di emettere copia cartacea nei confronti degli operatori economici.

Un’ultima precisazione. Quando i dati riportati in fattura elettronica sono discordanti da quelli riportati sulla fattura cartacea, hanno validità tributaria solo ed esclusivamente i dati riportati della fattura elettronica. Infine una copia di cortesia della fattura elettronica è solo un documento privo di valore fiscale, che il venditore ha facoltà di rilasciare al cliente  come semplice anteprima del documento fiscale vero e proprio.