Libri sociali: tutela dei soci attraverso un’amministrazione trasparente

I libri sociali rivestono un ruolo fondamentale per chi avvia un’attività d’impresa fondata su una delle tipologie societarie previste dalla normativa italiana, come la S.r.l o la S.a.s. Tenere una corretta documentazione dei libri sociali obbligatori, come quello dei soci, delle assemblee e delle delibere, non è semplicemente un adempimento burocratico, bensì garantisce sicurezza e tutela a tutti coloro i quali decidono di investire nella società come soci.

I libri sociali, infatti, consentono di tracciare in modo trasparente tutte le decisioni assunte nel corso della vita dell’impresa, preservando la corretta governance societaria. Ciò permette ai soci di monitorare l’operato degli amministratori ed evitare potenziali irregolarità nella gestione. Inoltre, i libri sociali possono essere esibiti in qualsiasi momento per far valere i propri diritti, ad esempio in caso di controversie o richieste di risarcimento. Infine, in caso di cessione di quote, i libri sociali forniscono tutte le informazioni per valutare nel modo più consapevole l’investimento.

Per questi motivi, prestare massima attenzione nella tenuta formale e sostanziale dei libri sociali è fondamentale per garantire sicurezza ai soci e tutelare l’integrità della governance societaria nel tempo.

 

Libri sociali: le principali tipologie previste per la normativa italiana

I libri sociali rappresentano uno strumento fondamentale previsto dalla normativa italiana per assicurare la trasparenza nella gestione di ogni tipologia di società. Il Codice Civile stabilisce che le società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.a.p.a.) sono obbligate alla tenuta del libro soci, del libro delle delibere e del libro dei verbali assembleari. Per le srl è altresì previsto il libro dell’inventario e dei bilanci.

Le società cooperative invece devono custodire il libro dei soci, il libro delle delibere del consiglio di amministrazione e dell’assemblea dei soci. Le società a responsabilità limitata semplificata sono soggette solo al libro dei soci e delle delibere.

Tutti i libri devono essere conservati per 10 anni e approvati dall’organo di controllo o dal revisore legale, ed sono soggetti a visione in ogni momento da parte dei soci e dei terzi a ciò legittimati.

La corretta tenuta ed archiviazione dei libri sociali riveste un ruolo di primaria importanza per assicurare la massima trasparenza nella gestione aziendale, tutelando la responsabilità sociale d’impresa verso gli stakeholder, nonché permettendo gli opportuni controlli sull’operato degli amministratori.

Libri sociali obbligatori: obblighi di tenuta, conservazione e accesso

I libri sociali obbligatori rivestono grande importanza giuridica ed economica: essi servono infatti ad assicurare piena trasparenza circa il modello di business adottato dalla società e le decisioni assunte nel corso della sua attività.

La normativa stabilisce precisi obblighi di tenuta e conservazione dei libri. Essi devono essere custoditi presso la sede legale e aggiornati correttamente in modo cronologico. La tenuta può essere affidata anche a terzi, garantendo comunque l’immediata esibizione.

Per quanto concerne la conservazione, i libri sono soggetti a specifici vincoli temporali: 10 anni per quelli di bilancio, registri IVA e fatture. Il formato di conservazione è indifferente, quindi è ammessa sia la forma cartacea che quella informatica. Grande importanza riveste il diritto di accesso ai libri: esso spetta ai soci, Sindaci, organi di controllo nonché all’Amministrazione Finanziaria per specifici motivi. L’esercizio del diritto di accesso deve avvenire nei luoghi di lavoro durante l’orario d’ufficio, nel rispetto della normativa sulla privacy.

Pertanto, la puntuale osservanza degli obblighi di tenuta, conservazione e accesso dei libri sociali è fondamentale per assicurare la piena trasparenza societaria. È prevista la possibilità di ricorrere alla dematerializzazione dei libri sociali tramite l’uso della firma digitale, che ne assicura l’autenticità e integrità ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Tale facoltà, introdotta alcuni anni fa, rappresenta un vantaggio per le società in quanto semplifica gli adempimenti burocratici e abbassa i costi di archiviazione, conservando tuttavia piena validità legale ai dati registrati.