Rimborso spese e regime forfettario: cosa sono e come funzionano
Per rimanere nel regime forfettario è necessario non superare la soglia di compensi e ricavi pari a 85.000€ annui, come visto nell’articolo: “Regime forfettario limiti ricavi e fatture elettroniche”. Il rimborso spese contribuisce alla formazione del reddito e al raggiungimento del limite di fatturato di 85.000€ annui imposto per il regime forfettario. È inoltre impossibile, per questo regime, dedurre le spese sostenute per lo svolgimento della propria attività. Esiste però un’eccezione. Infatti il rimborso spese non concorre al calcolo del reddito imponibile, quando queste sono sostenute dal professionista come anticipazione a nome e per conto del cliente.
Vediamo di capire meglio come funziona.
Rimborso spese: le varie tipologie di rimborsi
La definizione: “anticipazione a nome e per conto del cliente”, assume, per il regime forfettario, una particolare accezione. Esistono diverse tipologie di spese che il forfettario può trovare a dover sostenere e, di conseguenza, per ciascuna di esse, un determinato rimborso.
Ad esempio, le spese prepagate dal committente, altro non sono che costi sostenuti in via anticipata dal cliente/committente, prima dell’inizio del lavoro stesso. Per capire meglio di cosa si tratta, si può pensare ai biglietti del treno, dell’aereo o del noleggio di un’autovettura, prima il viaggio del forfettario abbia inizio. Affinché il rimborso spesa possa rientrare in questa specifica categoria, la fattura elettronica deve, obbligatoriamente, essere intestata al cliente/committente. Può, ma non è obbligatorio, contenere il riferimento al forfettario, vale a dire a colui che ha beneficiato del bene/servizio.
Il Tuir (Testo Unico delle Imposte sui Redditi), nell’articolo 54, comma 1, ha specificato dettagliatamente che, in questo caso, le spese sostenute non corrispondono a un compenso. Essendo poi un costo sostenuto direttamente dal committente/cliente, non c’è bisogno nemmeno del rimborso. A tal proposito, il professionista non deve inserire questa voce nella fattura elettronica che emette al cliente per le proprie prestazioni.
Rimborso spese effettuate a nome e per conto del cliente
Altro caso relativo al rimborso spese per il regime forfettario è quello nel quale le spese sono sostenute direttamente dal professionista, ma la fattura è intestata al cliente. In pratica, paga materialmente il forfettario, ma la fattura è fatta intestare al cliente. Questa è l definizione vera e propria di “anticipazioni a nome e per conto del cliente”.
In questo caso, il professionista, in seguito, può chiedere al cliente il rimborso della spesa sostenuta. Il rimborso è richiesto direttamente in fattura elettronica, con una voce specifica relativa la prestazione effettuata. La voce deve essere accompagnata dalla dicitura: “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72”. Sarebbe importante, inoltre, allegare alla fattura anche le spese intestate al cliente. Valgono come controprova per gli importi sostenuti.
È necessario stabilire a priori con il cliente queste precise spese. Alla fine del lavoro, il loro importo deve poi corrispondere a quello concordato con il committente.
La scelta del metodo di rimborso spese è molto importante. Infatti i rimborsi a forfait sono considerati sempre un ricavo. Significa che contribuiscono all reddito imponibile.
Rimborso spese a nome e per conto proprio
Altra categoria molto importante di rimborso spese per il regime forfettario. A differenza delle spese precedenti, queste sono sostenute e intestate, direttamente a nome del forfettario. Concorrono al raggiungimento del limite della fattura, previsto per il regime (85.000€). Sono inoltre oggetto di calcolo di imposte e contributi, fiscali e previdenziali.
In questo caso il professionista che ha sostenuto la spesa, nella fattura elettronica che emette al cliente per la sua prestazione, deve indicare il rimborso spese da ricevere. Essendo parte del compenso, le spese sostenute dal professionista sono soggette alla ritenuta d’acconto e alla rivalsa previdenziale e contribuiscono alla formazione del reddito imponibile. In altre parole sono considerate imponibile ai fini di IVA.
Esistono due diverse tipologie di rimborso: analitico e forfettario.
Il rimborso spese analitico si ha quando il professionista raccoglie semplicemente le note spese e i documenti attestanti i costi sostenuti e li mostra al cliente. Il rimborso forfettario invece consiste in una somma concordata con il cliente da destinare al professionista per far fronte alle diverse spese.
