Fattura elettronica Pubblica Amministrazione: come crearla, inviarla e conservarla

Nell’articolo precedente: “Fattura elettronica a privato senza p iva: ecco come fare in pochi semplici mosse!” Abbiamo visto come e quando è possibile emettere una fattura elettronica a un soggetto privato senza partita IVA. Abbiamo suddiviso le differenti casistiche per capire meglio i dati a inserire in fattura e specificato come fare a inviare e conservare correttamente i documenti inviati. Oggi invece vogliamo soffermarci sulle modalità da seguire per emettere fattura elettronica Pubblica Amministrazione (PA). In questo caso è di assoluta importanza conoscere alcuni concetti fondamentali, quali, ad esempio: codice univoco, CIG, CUP, Split Payment e decorrenza termini. Una terminologia specifica, per un “cliente” molto particolare, le PA.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: un obbligo per tutti

Emettere Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione è obbligatorio per qualunque soggetto. Con l’entrata i vigore della digitalizzazione dei documenti commerciali, non esiste più la possibilità di emettere e consegnare alle PA fatture cartacee. La fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, inoltre, richiede di indicare e usare una serie di dati del tutto assenti per le fatture verso i privati.

Tutti i documenti cartacei trasmessi alle PA non possono essere pagati, nemmeno parzialmente. A stabilirlo è stato proprio il Ministero dell’Economia e delle Finanze che ha deciso che Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza e tutte le PA non possono più ricevere fatture cartacee.

Questo significa che anche i privati in regime forfettario devono emettere fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione.

Fattura Elettronica verso PA: quali sono i dati obbligatori

In base al destinatario delle fatture elettroniche, i dati da riportare sui documenti e i campi da compilare, differiscono. Nelle fatture elettroniche verso PA, ad esempio, troviamo l’obbligo di compilare alcuni campi che invece non risultano presenti o importanti per i privati.

Partendo dal codice univoco, fino al CIG o CUP, i dati da segnalare e inserire sono molto specifici. Il codice univoco deve infatti corrispondere al numero seriale di 6 cifre che identifica in modo univoco l’ufficio pubblico. Già qui troviamo una differenza con le fatture ai privati, perché il codice univoco è di sette (numeri e lettere) cifre e non di sei (numeri e lettere).

Se il codice non è fornito direttamente è possibile recuperarlo direttamente dal portale IPA.

Altri due dati obbligatori da inserire nella fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione sono i codici CIG e CUP.

• CIG – Codice Identificativo di Gara – dieci caratteri alfanumerici che serve a indicare una gara d’appalto
• CUP – Codice Unico di Progetto – 15 caratteri alfanumerici che identifica un progetto d’investimento pubblico.

Dati necessari a garantire la tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni. Mentre il CUP è da inserire solo se espressamente richiesto dall’Ente, il CIG invece deve essere sempre presente. Sono previsti solo alcuni sporadici casi in cui è prevista l’esclusività dall’obbligo della tracciabilità. Casi riportati dalla Legge n°136 del 13 agosto 2010.

Split Payment

Lo split payment è la scissione dei pagamenti, vale a dire un meccanismo secondo il quale le PA che acquistano, possono non corrispondere l’IVA presente in fattura al fornitore, ma direttamente all’erario.

Sul sito del Dipartimento delle Finanze è presente l’elenco completo di tutte le Amministrazioni Pubbliche e degli enti che applicano lo Split Payment. In generale chiunque emetta fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione deve seguire la regola dello split payment. Esistono comunque delle eccezioni. Non sono costretti ad applicare split payment:

• i professionisti con ritenuta alla fonte a titolo d’acconto o di imposta sul reddito
• i Contribuenti Forfettari e i soggetti a regimi speciali IVA

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: cosa succede quando viene recapitata

Una volta compilata la fattura elettronica, queste deve essere inviata alla PA tramite il ben noto Sistema di Interscambio. Come tutti sanno, quando si procede all’invio di un’e-fattura, l’SDI risponde con una serie di messaggi che indicano lo stato di avanzamento dell’operazione compiuta. Anche in questo caso riscontriamo delle differenze rispetto all’invio delle fatture elettroniche verso privati.

Inviare fatture elettroniche alle PA può generare un numero maggiore di notifiche. Questo perché le PA possono rifiutare fatture elettroniche che invece sono state accettate dal Sistema di Interscambio.

Diversi i messaggi, tra cui:

• Notifica di scarto
• Notifica di mancata consegna
• Attestazione di avvenuta trasmissione
• Notifica di scarto esito
• Ricevuta di consegna
• Notifica di esito (accettata o rifiutata)
• Notifica di decorrenza termini

A seconda del messaggio ricevuto è opportuno gestire la fattura in un modo, piuttosto che un altro.

 

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