SDI: il Sistema di Interscambio – Tutta la documentazione e i controlli di errore

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico che agevola l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Il sistema è nato con la legge finanziaria 2008, che stabilì che tutte le fatture della Pubblica Amministrazioni, dovevano essere trasmesse per via telematica.

In seguito, ‘obbligo venne esteso all’intero ciclo di acquisto e a tutti i soggetti.
Il Sistema di Interscambio potrebbe, volendo, essere considerato come una sorta di centro smistamento posta. Attraverso di lui passano tutte le fatture elettroniche che vengono emesse e spedite. Il Sistema, in breve, le controlla fin nei minimi dettagli e se trova qualche errore o imprecisione nella loro compilazione, le rispedisce al mittente.

Chi ha creato il Sistema di Interscambio

Si tratta di un intermediario tra piccole/medie imprese, Pubblica Amministrazione e liberi professionisti e tutti i loro fornitori. Il sistema è stato creato dalla SOGEI, una struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI (Sistema di Interscambio). Con il decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007 è stata individuata l’Agenzia delle Entrate come gestore del Sistema di interscambio (SdI), definendone i compiti e le responsabilità, mentre ha definito la società della Sogei l’azienda dedicata ai servizi tecnici.

Abbiamo visto che la Sogei è la società di Information Technology 100% del Ministero dell’Economia e delle Finanze. Un’azienda italiana che opera, da oltre 40 anni, nell’ambito delle Tecnologie dell’informazione e della comunicazione.
Quando si occupò della creazione del sistema di interscambio, lo fece tenendo conto di dover realizzare un sistema informatico che agevolasse lo scambio di fatture elettroniche.

Come funziona il sistema di interscambio

Fondamentalmente il suo lavoro si svolge in tre diversi passaggi.
1. Il soggetto emette fattura elettronica, apponendo la firma elettronica qualificata (firma digitale: l’equivalente della vecchia firma su carta, ma in un formato tale da poter essere apposta sui documenti attraverso dispositivi elettronici), che ne garantisce l’autenticità e la veridicità.
2. Nella fattura emessa il soggetto dovrà indicare il “codice ufficio”, se la fattura elettronica è rivolta verso una PA (pubblica amministrazione). Dovrà invece riportare il codice destinatario, o il codice PEC, in caso di destinatario privato.
3. Nell’ultimo passaggio entra in gioco il sistema di Interscambio. In questa fase l’SDI effettua un controllo dettagliato sulla fattura emessa. Verifica il contenuto e individua eventuali errori di compilazione. Se il Sistema dovesse riscontrare qualche errore nella redazione della fattura elettronica, invierà una segnalazione al mittente, chiedendone un controllo e la riemissione corretta.
Il Sistema di interscambio invierà un messaggio di conferma al mittente anche qualora la fattura emessa, sia stata correttamente recapitata al destinatario. In tutti i casi, quindi, veniamo sempre avvisati dall’SDI, sull’esito dell’emissione/invio delle varie fatture elettroniche.

I controlli dell’SdI

Quali sono effettivamente i controlli eseguiti dal sistema di interscambio?
Prima di ogni altra cosa, Sdi controlla il Codice Destinatario. Verifica che il codice sia presente e che sia valido. Contemporaneamente viene verificato l’identificativo fiscale del destinatario. Questo dato viene comunque controllato preventivamente anche in fase di compilazione della fattura. Le piattaforme abilitate alla creazione di fatture elettroniche, come FatturaPRO.click, permettono di redigere e contestualmente controllare, tutti i documenti che vengono creati.
Infine SdI controlla la firma elettronica.
A seguito del controllo, SdI invia un messaggio all’emittente. In caso di validità del documento emesso, recapita all’emittente la ricevuta di avvenuta conferma al destinatario. In caso di esito negativo, segnala con un messaggio all’emittente, l’eventuale errore riscontrato. In questo modo viene data la possibilità all’emittente di redigere di nuovo (e stavolta correttamente) la fattura elettronica.
Inoltre, se la fattura emessa è corretta, SdI informa il mittente, dell’avvenuta consegna del documento. Non solo segnala eventuali errori o la correttezza del documento emesso, avvisa anche quando questo viene consegnato a destinazione.
Nel caso in cui il destinatario abbia la PEC piena, il mittente riceverà un avviso di impossibilità di consegna. Lo stesso avverrà in caso di canale FTP o web service non attivo. Il destinatario invece riceverà una copia digitale, non valida ai fini fiscali, della fattura stessa. Troverà questo documento, puramente informativo, su Fisconline.

Gli errori comuni segnalati dal sistema di interscambio

SdI effettua innanzitutto una serie di controlli automatici sui campi obbligatori compilati dal mittente durante la redazione della fattura elettronica.
In caso non fossero rilevati errori e la fattura venisse recapitata al destinatario, SdI invia una ricevuta di recapito con data e ora di ricezione del documento. In caso di rilevamento di errore sul file .XML il mittente, abbiamo visto, riceverà un messaggio di scarto dove saranno indicati: ora, data e codice errore.
Gli errori più comuni sono:

• Codice 00001: il nome del file non rispetta le regole del SdI. Il nome deve essere composto da Nome Paese (per l’Italia IT), Identificativo Univoco del Trasmittente (identificativo fiscale del trasmittente), seguito da un Separatore “_”, Progressivo Univoco del File (massimo 5 caratteri alfanumerici a scelta del trasmittente). Infine l’estensione del file (.xml o .zip)
• Codice 00002: Nome del file duplicato, quando viene inviato più di una volta un file che è stato accettato dal SdI o ha lo stesso nome di un file inviato in passato. Il problema di solito sta nel Progressivo Univoco del File e basta cambiarlo con uno non ancora utilizzato.
• Codice 00200: Formato del file errato. Questo di solito si verifica per l’utilizzo di caratteri speciali nella compilazione del file XML o nel nome del file stesso. Può anche essere un problema di versione del file.
• Codice 00305: Id fiscale IVA non valido. Questo capo si riferisce alla partita IVA e non al codice fiscale, spesso l’errore sta nel mettere il codice fiscale in questo campo.
• Codice 00311: Codice destinatario non valido. In questo caso si consiglia di controllare che il codice immesso sia quello giusto. Nel caso delle PA si può trovare la lista dei codici su IPA. Nel caso di un privato senza codice di destinatario, si utilizza il codice convenzionale “0000000” 7 zeri.
• Codice 00312: Codice destinatario non attivo. In questo caso il codice è quello giusto ma non è più attivo. Ci si deve accertare che il destinatario in questione non abbia cambiato codice destinatario.
• Codice 00398: Codice Univoco Ufficio impostato su “Centrale”, ma il SdI riconosce un altro CUU valido per il codice identificativo fiscale. Il problema è nel sistema IPA riportato sopra. Viene infatti censito un ufficio centrale che è stato rimosso perchè esiste ora un ufficio ordinario. Assieme all’errore viene riportato il CUU valido da inserire nel campo.
  É possibile avere un elenco completo dei codice degli errori riscontrati da SdI, scaricando il pdf predisposto dal sito governativo di fatturapa.gov.

I vantaggi della fatturazione elettronica

Con l’entrata in vigore obbligatoria della fatturazione elettronica e l’utilizzo del sistema di interscambio, siamo andati incontro ad una serie di notevoli vantaggi. Primo fra tutti un’organizzazione molto veloce per l’emissione e l’inoltro delle fatture. Oltre a questo è da considerare il notevole risparmio di tempo e costi. Siamo infatti passati da un sistema cartaceo, a uno digitale, risparmiando molto materiale.