Conservazione automatica fatture elettroniche: rischi e soluzioni

Cos’è la conservazione automatica fatture elettroniche?

La conservazione sostitutiva è un processo digitale che permette di mantenere validi i documenti informatici nel tempo, garantendo le loro caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Questo processo automatico è particolarmente rilevante per le fatture elettroniche, documenti che devono essere conservati a norma di legge per essere validi ai fini fiscali e civilistici.

A cosa serve la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche serve a:

• Garantire la validità legale: assicurare che i documenti conservati possano essere utilizzati come prova in caso di controlli o controversie legali;
• Ottimizzare la gestione documentale: ridurre l’ingombro fisico dei documenti cartacei e migliorare l’efficienza organizzativa;
• Assicurare la reperibilità dei documenti: facilitare l’accesso rapido ai documenti conservati in formato digitale.

Come si fa la conservazione sostitutiva in modo corretto?

Questo processo segue diverse fasi e prevede specifiche procedure per assicurare l’integrità, la leggibilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti. Ecco come si fa la conservazione sostitutiva dei documenti:

1. Versamento

La prima fase del processo è il versamento, che consiste nella consegna dei documenti dematerializzati (cioè convertiti dal formato cartaceo a quello digitale) al responsabile della conservazione. Questo responsabile può essere un dipendente interno all’organizzazione o un soggetto terzo specializzato in queste operazioni. Passaggi del versamento:

• Preparazione del pacchetto: i documenti vengono organizzati in un “pacchetto di versamento”, una sequenza di dati digitali pronta per essere trasferita;
• Consegna al responsabile: il pacchetto viene consegnato al funzionario incaricato della conservazione;
• Verifica dei requisiti: il responsabile verifica che il pacchetto rispetti i requisiti tecnici e normativi necessari per la conservazione;
• Ricevuta di consegna: se il pacchetto è conforme, il responsabile invia una ricevuta al produttore del documento, attestando la corretta ricezione e conformità.

2. Archiviazione

Una volta verificato il pacchetto di versamento, inizia la fase di archiviazione, che implica la creazione di un “pacchetto di archiviazione”. Passaggi dell’archiviazione:

• Creazione del pacchetto di archiviazione: il pacchetto viene strutturato e preparato per la conservazione a lungo termine;
• Firma digitale: il pacchetto viene firmato digitalmente per garantire l’autenticità e l’integrità del documento;
• Marca temporale: viene apposta una marca temporale che certifica la data e l’ora di archiviazione, garantendo così la validità legale del documento nel tempo.

3. Distribuzione

L’ultima fase del processo è la distribuzione, che avviene quando si richiede l’accesso o la consultazione di un documento conservato. Passaggi della distribuzione:

• Richiesta di accesso: una richiesta viene effettuata per accedere o consultare un documento specifico;
• Creazione del pacchetto di distribuzione: in risposta alla richiesta, viene creato un “pacchetto di distribuzione” contenente il documento richiesto;
• Consegna del pacchetto: il pacchetto di distribuzione viene trasmesso al richiedente, consentendo l’accesso al documento conservato.

 

Conservazione automatica Fatture Elettroniche Agenzia Entrate

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione automatica delle fatture elettroniche, che consente di conservare in modo massivo le fatture transitate dal Sistema di Interscambio (SdI). Questo servizio è stato reso retroattivo, permettendo la conservazione di fatture anche per periodi precedenti l’adesione al servizio.

Vantaggi del Servizio dell’Agenzia delle Entrate

• Gratuito: non comporta costi aggiuntivi per l’utente;
• Digitale: semplifica il processo di conservazione, riducendo il carico amministrativo per le imprese;
• Conforme alle normative: assicura il rispetto delle disposizioni di legge in materia di conservazione documentale.

Rischi del Servizio dell’Agenzia delle Entrate

Affidare la conservazione delle fatture elettroniche all’Agenzia delle Entrate può comportare alcuni rischi importanti che è bene comprendere in dettaglio.

Controllo Fiscale

L’Agenzia delle Entrate è l’ente che si occupa sia della conservazione delle fatture elettroniche sia dei controlli fiscali. Questa duplice funzione può portare a un conflitto di interessi. In pratica, l’Agenzia che conserva i dati delle fatture è la stessa che può effettuare controlli su quei dati. Questo significa che l’Agenzia ha un accesso privilegiato e diretto ai documenti che poi può controllare. Questo accesso diretto potrebbe sollevare preoccupazioni riguardo alla trasparenza e all’imparzialità delle verifiche fiscali, poiché non c’è una separazione tra il ruolo di conservatore e quello di controllore.

Dipendenza da un Unico Ente

Affidarsi completamente all’Agenzia delle Entrate per la conservazione delle fatture significa dipendere interamente da un unico fornitore di servizi. Questo può rappresentare un rischio significativo per le aziende. Se l’Agenzia delle Entrate dovesse avere problemi tecnici, disservizi o inefficienze, le aziende non avrebbero alternative immediate per accedere ai loro documenti. Questa situazione può limitare l’autonomia e la flessibilità delle aziende nella gestione dei propri dati. Inoltre, dipendere da un solo ente potrebbe rendere le aziende vulnerabili a eventuali cambiamenti normativi o procedurali imposti dall’Agenzia stessa.

La soluzione di FatturaPRO.click per la conservazione sostitutiva

Per risolvere i problemi legati ai rischi della conservazione delle fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate appena menzionati, è essenziale affidarsi a un software che offra determinate caratteristiche fondamentali. Prima di tutto, è necessario che il software garantisca la conservazione dei documenti in conformità con le normative italiane, in particolare quelle dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Questo assicura che tutti i documenti conservati abbiano piena validità legale e siano protetti secondo gli standard richiesti dalla legge.

Un buon software dovrebbe anche integrare la gestione delle notifiche inviate dal Sistema di Interscambio (SdI), assicurando che vi sia una corrispondenza esatta tra i file PDF e XML delle fatture. Questo facilita la tracciabilità e la verifica dei documenti, semplificando notevolmente le operazioni di controllo. Inoltre, la capacità di conservare una vasta gamma di documenti contabili, come Posta Elettronica Certificata (PEC), registri fiscali, moduli F24, Documenti di Trasporto (DDT) e altri, in un unico archivio facilmente consultabile, è un altro aspetto cruciale. Questo centralizza la gestione documentale, riducendo il rischio di smarrimento e migliorando l’efficienza operativa.

La sicurezza dei dati e la continuità operativa sono garantite dall’uso di tecnologie avanzate. Un programma che automatizza i processi di conservazione riduce il rischio di errori umani e il tempo necessario per la gestione dei documenti, permettendo alle aziende di concentrarsi su attività più strategiche.

Un altro vantaggio significativo è l’indipendenza che può offrire rispetto all’Agenzia delle Entrate. Le aziende possono evitare di dipendere esclusivamente da un unico ente per la conservazione dei loro documenti, riducendo i rischi associati a questa dipendenza. La piattaforma dovrebbe anche prevedere il supporto di un team qualificato per la gestione documentale, assicurando che tutte le operazioni siano conformi alle normative vigenti e prevenendo eventuali problemi.

Infine, la facilità di accesso ai documenti conservati attraverso un’interfaccia user-friendly e l’automazione dei processi di conservazione migliorando l’efficienza operativa e permettendo di reperire rapidamente i documenti necessari e riducendo il carico amministrativo.

Trovare tutte queste caratteristiche in un software non è semplice, ma è necessario per garantire la sostenibilità della propria impresa. Ed è proprio per questa ragione che FatturaPRO.click, un’alternativa efficace e sicura per la gestione della conservazione dei documenti aziendali, ha deciso di integrarle tutte.