Note spese: cosa sono e come e quando compilarle

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Le note spese sono degli specifici documenti che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso di alcune spese sostenute durante trasferte, o anticipate per conto dell’azienda. I rimborsi spesa prevedono la compilazione e la conservazione di apposite note, vale a dire giustificativi di spesa.

Il rimborso delle spese, nel nostro ordinamento, è previsto in tre diversi casi:

  • rimborso analitico o a piè di lista
  • forfettario
  • misto

Si può sempre scegliere quello che si preferisce. La scelta però deve fare riferimento a quanto previsto nel contratto collettivo applicato alla trasferta. Nel caso poi la trasferta preveda più giorni, il metodo applicato deve essere obbligatoriamente uno e uno soltanto. Questo significa che non è possibile utilizzare diversi metodi di rimborso, per la stessa trasferta di più giorni.

Il rimborso spese analitico (o a piè di pagina) prevede la compilazione e la presentazione all’azienda delle note spese. Queste sono quindi un elenco dettagliato delle spese sostenute (come ad esempio vitto, alloggio, viaggio, trasporto, ecc…) e dettagli specifici della trasferta stessa. Note di spesa e giustificativi devono essere compilati e conservati secondo determinate regole.

Note spese e rimborso analitico

In questo caso il datore di lavoro non è obbligato a rilasciare autorizzazione alla trasferta. Al contrario il dipendente deve obbligatoriamente presentare note spese compilate correttamente. Nella nota il dipendente deve riportare ogni spesa sostenuta in trasferta, dettagliandola analiticamente. Agenzia delle Entrate definisce la nota spese come un documento rappresentativo la società e valido ai fini fiscali.

I giustificativi allegati alle note spese non devono essere per forza intestati alla società, piuttosto che al dipendente. L’importante  che la società li conservi ordinatamente, allegando a ogni nota spesa tutti i documenti di supporto. È necessario che su questi documenti sia palesato chiaramente la natura del costo sostenuto, al fine di poterne provare l’inerenza all’attività aziendale svolta.

Note spese: lavoratore autonomo a servizio di un’azienda

Nel caso in cui la trasferta sia effettuata non da un dipendente interno all’impresa, ma piuttosto da un lavoratore autonomo, si distinguono due casistiche.

Nella prima le spese sono sostenute dal professionista che, solo successivamente le riaddebiterà all’azienda. Il secondo caso invece è quello nel quale le spese sono sostenute direttamente dal committente.

Note spese

Nel primo caso servirà quindi fattura elettronica del professionista, dalla quale si possa evincere anche la natura e il costo delle spese sostenute per l’azienda. Nel secondo caso invece i documenti di spesa saranno intestati direttamente alla società e trattati come qualunque altra fattura elettronica.

Note Spese: conservazione

L’impresa deve conservare la documentazione originale. Deve farlo in maniera ordinata allegando tutti i giustificativi che comprovano le spese sostenute. E come abbiamo detto questo ha lo scopo di poter rilevare e capire l’inerenza della spesa sostenuta con l’attività aziendale.

Le tempistiche di conservazione sono le seguenti:

  • 10 anni dalla data di ultima registrazione per la sede civile
  • Ai fini fiscali invece ogni documento deve essere correttamente conservato almeno fino a quando non termina il periodo previsto per i relativi accertamenti per i corrispondenti periodi di imposta. Questo significa che bisogna far riferimento alla regolare normativa adottata in materia di accertamenti fiscali (da presentare entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione).

Conservazione sostitutiva

Note spese e giustificativi possono essere conservati digitalmente, secondo quanto previsto dalla regolamentazione di Agenzia delle Entrate. L’importante è che i documenti conservati siano immodificabili, integri e autentici, come richiesto dalla normativa vigente. In altre parole i documenti devono rispettare le caratteristiche richieste dalla normativa di riferimento (autenticità, integrità, fruibilità e immodificabilità) affinché possano essere conservati digitalmente, come per le fatture elettroniche.

Invece i giustificativi annessi alle note spese sono “documenti analogici originali non unici”, secondo quanto dice Agenzia delle Entrate: “possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

Campioni gratuiti: fatturazione elettronica e adempimenti fiscali

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Nell’articolo precedente: “Fattura elettronica omaggi: cos’è e come funziona” abbiamo visto come comportarsi in materia di omaggi ai propri clienti. Tra questi abbiamo distinto una categoria identificata come: “campioni gratuiti di modico valore”. Si tratta di una particolare tipologia di cessione di beni, che rientrano a far parte del più ampio argomento relativo alla cessione dei beni gratuiti e che prevedono specifici adempimenti fiscali.

Campioni omaggio: cosa sono e quando vengono usati

I campioni gratuiti sono solitamente beni e prodotti che rientrano a far parte dell’attività stessa dell’impresa. Questo significa che sono beni prodotti e/o venduti dall’azienda. Solitamente sono impiegati per fini propagandistici. Servono cioè a promuovere e pubblicizzare l’attività, oppure sono impiegati per controllare la qualità del prodotto stesso, o ancora per testarne la resa e l’apprezzamento sul mercato (indagini di mercato).

Di solito presentano le stesse caratteristiche qualitative dei beni prodotti e venduti normalmente dall’attività. Stessa qualità, ma non stessa dimensione e/o quantità. Le ridotte dimensioni, o la minore quantità distribuita, rende questi beni NON VENDIBILI SEPARATAMENTE-SINGOLARMENTE.

In base a quanto stabilito dalla legge i campioni gratuiti sono esclusi dal campo di applicazione IVA. Art. 2, comma 3, lett. D) del D.P.R. 633/1972: “cessioni di campioni gratuiti di modico valore appositamente contrassegnati”.

Campioni gratuiti: requisiti

Affinché questi beni siano considerati a tutti gli effetti campioni gratuiti di modico valore, devono rispondere ad alcune caratteristiche specificate dalla norma.

Distribuzione gratuita

La cessione deve avvenire a titolo completamente gratuito. Non deve quindi essere versato alcun corrispettivo a seguito dell’omaggio. E per qualunque corrispettivo si intende di qualunque natura, soldi, o altri beni in cambio. Devono essere beni prodotti dall’attività con lo scopo di promuovere l’azienda produttrice stessa. Questa propaganda deve essere protratta a fini pubblicitari, per far conoscere al pubblico il prodotto e favorirne la vendita.

Campioni gratuiti

Marchiatura chiara ed indelebile

È il secondo requisito fondamentale. Ogni campione omaggio deve essere contrassegnato in modo indelebile sulla propria superficie con la dicitura: “campione gratuito”. La dicitura può essere stampata, lacerata, punzonata, perforata, marcata, ecc… Qualunque sia la tecnica utilizzata per marchiare il campione, l’importante è che sia ben evidente, leggibile e comprensibile a tutti. La tecnica inoltre non deve inficiare sul funzionamento e la qualità del prodotto ceduto.

È stata Agenzia delle Entrate stessa a precisare quanto sopra, riportando i criteri di marchiatura dei campioni nella Risoluzione 83/E/2003. La marchiatura serve per evitare che il prodotto venga commercializzato, ma anche a evitare che l’eventuale concorrenza possa intervenire modificandone il contenuto.

Nella Risoluzione n. 381445/1980 è specificato che la marchiatura dei campioni gratuiti può avvenire anche mediante apposizione, in un angolo della busta, del disco a mezzo di un timbro a perforazione, ovvero sull’involucro in plastica a mezzo di un timbro di inchiostro indelebile.

Modico Valore

Terza ed ultima caratteristica. Per capire cosa si intende per “modico valore” è necessario leggere quanto riportato nella Risoluzione n°430288/1991 di AdE:

“nella pratica applicazione, si deve farsi riferimento agli usi commerciali, restando in ogni caso esclusi dall’agevolazione i beni di valore significativo”.

Non è necessario che i beni siano di valore o dimensioni inferiori a quelli prodotti e commercializzati dall’azienda, possono anche essere singoli esemplari di suddetti beni. La Risoluzione n° 360021/1980 considera campioni gratuiti anche i libri sulla cui copertina è riportata la seguente dicitura: “il presente volume è destinato signori insegnati in esame per eventuale adozione, quale campione gratuito”.

Se tutti questi requisiti sono rispettati, allora il bene può essere considerato come campione gratuito ed ogni operazione relativa è considerata fuori campo IVA. Ne consegue che l’attività non è obbligata a emettere fattura elettronica, o altro documento che ne attesti la cessione.

È anche vero che, per superare la presunzione di cessione, al momento della consegna del bene sarebbe opportuno emettere un documento che ne attesti la natura di omaggio. Tutto questo solo per confermare la natura dei beni ed evitare eventuali contestazioni da parte dell’amministrazione finanziaria. Non volendo però ricorrere all’emissione di tale documento, è possibile, in alternativa, redigere uno specifico registro degli omaggi.

Fattura elettronica omaggi: cos’è e come funziona

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In occasione di feste, ricorrenze, eventi e cerimonie, molto spesso, commercianti, artigiani, aziende e liberi professionisti, sono soliti omaggiare i propri clienti con piccoli regali e pensieri. Si tratta di beni che devono essere registrati e fatturati, nonostante siano regali. In tutti questi casi si ricorre allora alla fattura elettronica omaggi, che presenta una fiscalità ben diversa da tutte le altre fatture elettroniche e per questo ne deve rimanere separata.

Questi documenti non variano a seconda del prodotto regalato. Inizia nel dire che esistono tre diverse tipologie di omaggi. La prima è quella che prevede un prodotto legato all’attività svolta. La seconda invece prende in considerazione regali che non hanno niente a che vedere con l’attività dell’impresa. Infine, nella terza casistica, si considerano tutti i campioni omaggi gratuiti, regalati alla propria clientela.

Prodotti e beni legati all’attività d’impresa

In questa tipologia rientrano tutti quei beni che normalmente sono prodotti e/o venduti dall’impresa. In questo caso i beni omaggiati devono essere corredati dall’emissione di una fattura elettronica omaggi. Si tratta di prodotti soggetti ad IVA, in quanto parte dell’attività stessa svolta dalla società. Di conseguenza è obbligatoria la fattura elettronica.

La fattura emessa avrà imponibile stornato. All’impresa spetta la scelta di far pagare, o meno, l’IVA al cliente. I beni in questo caso possono essere donati come:

  • cessione gratuita
  • omaggio gratuito
  • omaggio da internet

In questi casi, quindi, l’azienda ha la possibilità di scegliere se:

  • Addebitare l’IVA
  • Non addebitare l’IVA
  • Emettere fattura elettronica singola per ogni omaggio
  • Emettere fattura unica mensile riassuntiva
  • Registrare gli omaggi separati per aliquota IVA in un supporto separato.

Fattura elettronica omaggi senza rivalsa – IVA non addebitata al cliente

Quando viene emessa una fattura elettronica omaggi senza addebitare l’Iva al cliente, allora si dice che quel documento è senza rivalsa Iva. Si tratta di una condizione piuttosto comune, che si verifica, quasi sempre, in caso di omaggi alla propria clientela. In questo caso il cliente non paga assolutamente nulla, nemmeno l’IVA.

L’azienda emette quindi fattura elettronica per il pagamento dell’Iva dovuta. Su questa fattura deve essere presente la dicitura: “cessione gratuita art.2 DPR 633/72 senza obbligo di rivalsa art.18 DPR 633/72”. Nel caso invece si tratti di fattura elettronica omaggi, allora la dicitura dovrà essere: “esenzione N2”.

Fattura elettronica omaggi con rivalsa – IVA addebitata al cliente

Caso opposto al precedente. L’azienda omaggia il cliente di uno o più beni, ma chiede il pagamento dell’IVA. In questo caso in fattura dovrà essere presente la scritta: “cessione gratuita art.2 DPR 633/72 con obbligo di rivalsa art.18 DPR 633/72”.

L’imponibile sarà stornato, mentre rimarrà presente l’importo Iva da pagare a carico del cliente. Si tratta di casi piuttosto particolari e non così comuni. Quando un’impresa decide infatti di regalare qualcosa ai propri clienti, lo fa, normalmente, senza che questi debbano pagare alcunché.

Prodotti e beni non legati all’attività d’impresa

Un’azienda può decidere di cedere gratuitamente uno o più beni ai propri clienti, senza che i prodotti siano strettamente legati all’attività svolta. Un caso che prevede alcune distinzioni:

  • Valore dell’oggetto ceduto, comprensivo d’IVA, minore di 50€ – non è quindi imponibile Iva e, di conseguenza non va emessa fattura elettronica omaggi.
  • Se il valore del bene ceduto, comprensivo d’Iva, è superiore a 50€, invece, sarà imponibile d’Iva e di conseguenza andrà emessa fattura
  • Terzo ed ultimo caso, quando il valore del bene ceduto, comprensivo d’Iva è superiore a 50€ € ma non è imponibile ai fini d’IVA perché al momento dell’acquisto l’iva non è stata detratta, allora non necessario emettere fattura omaggio.

Fattura elettronica omaggi

In tutti e tre i casi precedenti, l’azienda potrà sempre scegliere se:

  1. addebitare o meno l’iva al cliente
  2. emettere fattura omaggio
  3. emettere autofattura.

Campioni gratuiti

I campioni gratuiti sono, a tutti gli effetti, oggetti prodotti e/o venduti, inerenti all’attività stessa. Sono solitamente distribuiti a scopo promozionale. Sono identificati con la dicitura: “campioni gratuiti di modico valore”. Se questi oggetti rispettano le seguenti regole:

  • campioni distribuiti gratis
  • sono appositamente contrassegnati
  • hanno modico valore

allora ci troviamo di fronte a beni ed operazioni escluse dal campo di applicazione IVA. Di conseguenza non è obbligatorio emettere fattura, o qualunque altro documento attestante la cessione di tale bene.

Scadenze Fiscali 2021: tutti gli appuntamenti di quest’anno con il Fisco

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Anche quest’anno, come ogni altro anno, gli appuntamenti con il Fisco sono molti. Nonostante l’emergenza Coronavirus abbia fatto emanare diversi decreti e norme che hanno provveduto a posticipare alcune scadenze, molti adempimenti rimangono pur sempre validi. Le agevolazioni del governo per favorire imprenditori, liberi professionisti, aziende, società e possessori di partita IVA, sono stati improntanti a proroghe, esenzioni e/o sospensioni per il pagamento di alcune delle più importanti tasse. Tra queste, ad esempio, ricordiamo: IVA, IRPEF, IRES, IRAP e IMU. Le scadenze fiscali, mese per mese, sono riportate anche sul sito ufficiale di Agenzia delle Entrate (AdE) ed è disponibile a questo link. Nella pagina è disponibile un menù a tendina dal quale è possibile selezionare il mese di interesse per visualizzarne le diverse scadenze. Riepiloghiamo quindi quelle più importanti dell’anno.

Scadenze fiscali mensili

Appuntamenti (quasi) fissi a scadenza mensile, che ricadono, più o meno, intorno alla metà di ogni mese:

  • pagamento imposta IVA per i contribuenti IVA mensili;
  • versamento ritenute e imposta sostitutiva incrementi produttività;
  • versamento ritenute sui bonifici da parte di Banche e Poste.

Dal 2021 l’invio dei dati delle spese sanitarie e veterinarie deve essere fatto tramite il sistema TS mensile entro fine mese in cui le operazioni sono state effettuate. Dati e spese dei rimborsi del 2020 devono poi essere comunicati entro l’8 febbraio.

Scadenze fiscali gennaio 2021

A gennaio troviamo diverse scadenze fiscali a cui bisogna prestare attenzione:

  • 15 gennaio – IVA/Fatturazione differita del mese precedente;
  • 18 gennaio – scade il termine per i sostituti d’imposta per il versamento delle ritenute operate sui canoni o corrispettivi incassati o pagati;
  • 20 gennaio – scadenza per il versamento imposta di bollo del quarto trimestre 2020 sulle fatture elettroniche;
  • 25 gennaio – una scadenza che si riferisce a tutti gli operatori intracomunitari che devono ricordarsi di presentare gli elenchi riepilogativi (INTRASTAT) delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi rese nel mese precedente nei confronti di soggetti UE.

Il 31 gennaio invece raccoglie un’altra serie di scadenze fiscali molto importanti:

  • versamento IVA per acquisti intracomunitari per enti non commerciali ed agricoli;
  • versamento mensile sui premi incassati per le imprese di assicurazione;
  • pagamento canone RAI.

Febbraio 2021

1° febbraio – esterometro per il quarto trimestre 2020 per ogni operazione non documentata da fattura elettronica

16 febbraio –

  • INPS / Versamento contributi lavoro dipendente
  • INPS / Versamento contributi collaboratori e lavoratori autonomi
  • INPGI / Denuncia e versamento contributi giornalisti dipendenti
  • TFR / Versamento saldo imposta sostitutiva
  • ENASARCO, pagamento 4° trimestre 2020.

28 febbraio –

  • IMU 2020;
  • termine per aderire al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche e dei loro duplicati informatici;
  • FASI, Per aziende industriali: versamento contributi dirigenti
  • INAIL / Richiesta della riduzione del tasso medio di tariffa INAIL per prevenzione

Marzo 2021

1° Marzo – a questa data è stata spostata la scadenza fiscale per i contribuenti che hanno aderito alla Rottamazione ter e al saldo e stralcio, hanno pagato le rate 2019 ma che sono in ritardo con le rate 2020

10 Marzo – Regolarizzazione presentazione tardiva Dichiarazione Redditi 2020

16 Marzo – A questa data sono slittati i pagamenti previsti al 16 dicembre relativi a:

  • ritenute alla fonte sui redditi di lavoro dipendente e soggetti assimilati e delle trattenute relative all’addizionale regionale e comunale
  • acconto IVA 2020
  • contributi previdenziali e assistenziali

Sempre al 16 marzo scadono i termini per:

  • società di capitali per il versamento della tassa annuale di concessione governativa 2021 per la vidimazione dei libri sociali in misura forfetaria;
  • trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate delle Certificazioni Uniche (scadenza inizialmente prevista per il 7 marzo);
  • trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati da utilizzare per le dichiarazioni dei redditi precompilate.

17 Marzo – saldo IVA 2019 senza maggiorazione

31 Marzo –

  • quarta rata del saldo e stralcio;
  • versamento annuale del contributo FIRR;
  • dichiarazione all’INPS di eventuali  redditi da lavoro autonomo/impresa percepiti nel 2019 che possano comportare riduzioni dell’indennità NASpI o DIS-COLL;
  • richiesta di indennità di disoccupazione agricola;
  • trasmissione ad INAIL dei dati aggregati sanitari e di rischio dei lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria.

Scadenze Fiscali

Scadenze fiscali Aprile 2021

Aprile è un mese particolarmente ricco di scadenze fiscali.

10 Aprile – scadenza pagamento INPS per i lavoratori domestici;

20 Aprile – versamento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche per il primo trimestre;

25 Aprile – scadenza che si riferisce a tutti gli operatori intracomunitari che devono ricordarsi di presentare gli elenchi riepilogativi (INTRASTAT) delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi rese nel mese precedente nei confronti di soggetti UE.

30 Aprile –

  • versamento secondo o unico acconto IRAP/IRPEF/IRES 2020
  • comunicazione all’Anagrafe Tributaria dei dati relativi all’anno precedente
  • messa a disposizione della dichiarazione dei redditi precompilata;
  • dichiarazione IVA annuale per l’anno 2020;
  • Esterometro primo trimestre 2021

Maggio 2021

20 maggio – versamento primo trimestre 2021 ENASARCO

31 maggio – pagamento imposta di bollo sulle fatture elettroniche  relativo al primo trimestre 2021 (per importi inferiori a 250€ la scadenza è posticipata al 30 settembre 2021).

Giugno 2021

30 giugno – saldo IRPEF + primo acconto pari al 40% de l’importo è superiore a 257,52€

Luglio 2021

10 luglio – versamenti contributi INPS da parte dei datori di lavoro domestico

16 luglio – versamenti contributi INPS da parte dei lavoratori agricoli;

20 luglio – versamento contributi a Fondo CCNL Logistica

31 luglio –

  • scadenza quinta rata per adesione dei contribuenti al “saldo e stralcio” delle cartelle
  • Esterometro, secondo trimestre 2021

Agosto 2021

20 agosto –

  • ENASARCO secondo trimestre
  • Versamento INPS dei contributi artigiani e commercianti fissi

Settembre 2021

30 settembre –

  • scadenza per presentare istanza per il rimborso IVA assolta in un altro Stato membro         in relazione a beni e servizi ivi acquistati o importati, relativi al periodo d’imposta 2020;
  • dichiarazione dei redditi 2020, modello 730
  • pagamento imposte di bollo sulle fatture elettroniche del secondo trimestre (se la somma del bollo del primo e secondo trimestre è inferiore a 250 euro si può pagare entro il 30 novembre 2021).

Ottobre 2021

10 ottobre – versamento INPS da parte dei datori di lavoro domestico;

31 ottobre – ultima data per trasmettere la Certificazione Unica

Novembre 2021

2 novembre – Esterometro terzo trimestre

15 novembre – versamento seconda rata imposta sostitutiva prevista nella misura unica dell’11%, per la rideterminazione dei valori di acquisto delle partecipazioni non negoziate in mercati regolamentati e dei terreni edificabili e con destinazione agricola posseduti alla data del 1°luglio 2020;

20 novembre – ENASARCO terzo trimestre

30 novembre –

  • dichiarazione IRPEF 2020
  • Acconto unico IRPEF 2021 per importi inferiori a 257,52€
  • Comunicazione ad AdE delle spese per adeguamenti ambienti di lavoro
  • Pagamento bollo su fatture elettroniche TERZO TRIMESTRE 2021

 Dicembre 2021

16 dicembre –

  • saldo IMU 2021
  • Versamento acconto imposta sostitutiva del TFR

28 dicembre – acconto IVA

Piano dei conti: cos’è, a cosa serve e perché redigerlo

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In contabilità è necessario registrare correttamente qualunque transazione. Ciascuna entrata, uscita, attestata da fattura elettronica deve essere annotata in modo esaustivo e comprensibile. Ciascuna interazione deve quindi essere contabilizzata secondo il principio della “contabilità doppia”. Per assicurare la necessaria chiarezza è quindi indispensabile una struttura contabile intelligibile. In Italia non esiste una vera e propria disciplina che regola la materia. Il piano contabile, tuttavia, può essere organizzando in modo che lo stato patrimoniale e il conto economico, seguano uno schema ben preciso. In questo caso entra in gioco il piano dei conti. Una sorta di registro sul quale sono annotati informazioni analitiche, sottoconti, conti mastri, ecc… Informazioni indispensabili per determinare il saldo dei conti e utilizzati nella partita doppia sul libro giornale.

Piano dei conti: cos’è

Il piano dei conti è un documento, utilizzato dalle imprese, necessario alle rilevazioni in partita doppia. Non essendo regolamentato da alcuna norma giuridica specifica, il piano dei conti è soggetto alla disciplina della società a cui fa riferimento e varia in base alle esigenze aziendali, all’attività svolta e alle dimensioni della struttura contabilizzata.

In questo documento sono annotate una serie di informazioni analitiche, un aggregatore delle rilevazioni contabili, con lo scopo di esprimere in maniera omogenea e sintetica, lo stato patrimoniale e l’attività economica di un’azienda. È possibile affermare che ogni azienda crea il proprio piano dei conti su misura, diversificandolo in base alle proprie esigenze. Non esistono vincoli restrittivi che ne obblighino la trascrizione secondo determinate norme fiscali. Per questo motivo varia in base alle dimensioni e alla natura aziendale.

A cosa serve

Il piano dei conti ha lo scopo di fornire informazioni analitiche, dettagliate, utilizzando i sottoconti. Serve inoltre a fornire una sintesi dell’attività economica e patrimoniale, grazie ai conti mastro. In questo modo assolve anche ad una funzione di tipo gestionale, oltre che a ricoprire un ruolo informativo di fondamentale importanza. Questo perché la contabilità non è obbligatoria solamente ai fini fiscali e civilistici, ma rappresenta anche un adempimento inderogabile al funzionamento di un’attività.

Piano dei conti: struttura e predisposizione

Affinché il piano dei conti sia redatto con una logica e sia comprensibile anche a soggetti esterni all’azienda, è necessario che venga predisposto seguendo un certo criterio. Innanzitutto le rilevazioni contabili non devono essere duplicate e non devono essere soggette ad errore in fase di registrazione.

Durante l’inserimento delle scritture, deve essere sempre possibile aggiungere nuovi conti. Questo accade quando, ad esempio, si manifesta per la prima volta la necessità di identificare e registrare un’esigenza nuova. Lo stesso vale anche in presenza di una precedente dimenticanza. il piano dei conti deve rendere agevole e precisa la redazione del bilancio di esercizio e la dichiarazione dei redditi.

I conti del piano sono suddivisi in base a specifiche categorie, le quali, in seguito, andranno a costituire il bilancio d’esercizio. Dal bilancio d’esercizio sono poi generati:

  1. Conto Economico (suddiviso in costi e ricavi)
  2. Stato patrimoniale (suddiviso in attività e passività)

In certi casi può essere presente anche il Conto d’ordine, anche se non è obbligatorio. In questo sono segnalati impegni ed operazioni che non rientrano nelle rilevazioni economiche e patrimoniali.

Piano dei conti

Conti Mastro e sottoconti

Sono caratterizzati da una descrizione, che ne specifica in dettaglio il contenuto e sono numerati progressivamente. La numerazione è consecutiva in base alle categorie. In questo modo la lettura è resa più semplice e scorrevole.

Attività dello Stato Patrimoniale

Sotto questa voce troviamo:

  1. immobilizzazioni immateriali – costituiscono voci positive aziendali relative a beni non tangibili (marchio e logo aziendale)
  2. materiali – terreni, fabbricati, beni mobili come autovetture, macchinari, impianti, ecc…
  3. immobilizzazioni finanziarie – investimenti in altre aziende, ad esempio partecipazioni azionarie, fondi di investimento, obbligazioni, anticipi d’imposta, ovvero crediti verso l’Erario relativi ad IRES, IRAP, ecc…
  4. Rimanenze di magazzino
  5. Ratei
  6. Risconti attivi

Tra le passività compaiono il capitale e le riserve, il TFR, il Fondo di ammortamento e svalutazioni, relativi a crediti, i fondi di ammortamento per immobilizzazioni immateriali, per quelli materiali, per la svalutazione crediti, debiti verso fornitori, debiti per imposte.

Conto Economico

È suddiviso in Costi e Ricavi. Tra i costi si trovano:

  • acquisto prodotti
  • costi per servizi ed utenze
  • Locazioni
  • Canoni
  • Costo per il personale dipendente
  • Spese commerciali
  • Viaggi
  • Spese generali
  • Oneri Tributari
  • Ammortamenti materiali e immateriali
  • Oneri Straordinari
  • Oneri Finanziari
  • Rimanenze iniziali

Tra i ricavi invece ci sono:

  • Vendite
  • Proventi straordinari
  • Proventi finanziari
  • Rimanenze finali
  • Profitti
  • Perdite

In base alle esigenze aziendali, ciascuna voce sarà più o meno dettagliata.

Per concludere, il piano dei conti, è la base necessaria per redigere successivamente le scritture contabili. Una volta predisposto, non definitivo. Varia in base alle esigenze dell’azienda e le voci possono essere aggiunte via via che se ne presenta occasione e necessità. Le singole voci inserite nel Piano dei conti e in particolare nelle categorie, confluiscono poi nei Conti mastro. I conti mastro a loro volta servono a predisporre il Bilancio d’Esercizio.

Risoluzione consensuale: dimissioni e termine del rapporto di lavoro

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In un rapporto di lavoro figurano due parti: un committente e un prestatore d’opera e servizi. Il termine del rapporto di lavoro può avvenire in due modi. Il primo per volere del committente, tramite l’esercizio del licenziamento. Il secondo invece per volere del prestatore, usando la formula del licenziamento. Esiste però una terza via, anche se meno comune, che è quella che prevede la risoluzione consensuale. Quest’ultima si verifica quando entrambe le parti decidono, di comune accordo, di porre fine al rapporto di lavoro. La normativa di riferimento è racchiusa nell’articolo 1372 del Codice Civile.

Fino a qualche anno fa e più esattamente al 12 marzo del 2016, datore di lavoro e dipendente che volevano ricorrere alla risoluzione consensuale, non dovevano adempiere a particolari obblighi. Da quella data in poi però si è reso necessario compilare degli appositi moduli messi a disposizione dal Ministero del Lavoro, da inviare esclusivamente per via telematica. Una volta compilata, tale documentazione deve essere trasmessa al datore di lavoro e all’Ispettorato Territoriale del lavoro. Sono comunque previsti casi particolari per:

  • lavoratrici in stato di gravidanza
  • lavoratrici collaboratore nei primi 3 anni di vita del bambino o nei primi 3 anni di accoglienza del minore adottato o concesso in affidamento

In questi due casi, la risoluzione consensuale è valida solo a seguito della conferma ricevuta dal servizio ispettivo svolto dall’ufficio del Ministero del Lavoro, competente sul territorio.

Risoluzione consensuale

Risoluzione consensuale: cosa prevede

L’accordo di risoluzione consensuale può riportare qualunque aspetto stabiliscano datore e lavoratore. Uno di questi è sicuramente la data di decorrenza del termine di lavoro. In caso di termine immediato, la cessazione parte al momento della sottoscrizione stessa. Se l’attività invece dovesse perdurare, le due parti devono concordare che l’attività lavorativa debba continuare fino alla data indicata.

A discrezione del datore di lavoro, può essere aggiunto alla risoluzione consensuale, una somma di denaro aggiuntiva, a favore del dipendente. Si tratta di una somma supplementare a quando il committente deve al lavoratore. Questa somma prende il nome di “incentivo all’esodo”. Quello che caratterizza questa cifra è che, sia il datore che il dipendente, su tale somma non dovranno pagare i contributi INPS. È invece applicata la tassazione separata, con la stessa aliquota prevista per il trattamento di fine rapporto.

Il lavoratore ha a disposizione sette giorni di tempo, che partono dalla data di trasmissione, per evocare la propria dichiarazione di risoluzione consensuale del contratto.

Risoluzione consensuale VS Licenziamento

La risoluzione consensuale è quindi stabilita di comune accordo tra le parti. Il licenziamento invece è stabilito unilateralmente da parte del datore di lavoro, o da parte del dipendente di lavoro, in caso di dimissioni. Licenziamento e dimissioni valgono sempre, anche se una delle due parti non è d’accordo. Invece la risoluzione consensuale vale solo se c’è accordo da entrambi le parti.

La risoluzione consensuale, rispetto al licenziamento o alle dimissioni, offre maggiori vantaggi a entrambi le parti. Vantaggi che si concretizzano in maggiore libertà di azione per i soggetti coinvolti. Da una parte il datore di lavoro può evitare di sottostare alle restrizioni e alle limitazioni previste nel contratto di lavoro, o nell’atto del licenziamento stesso. Dall’altra parte il lavoratore può ottenere una riduzione del giorno effettivo di licenziamento, oppure può concordare una liquidazione maggiore.

Con la risoluzione consensuale il datore di lavoro ha il vantaggio di:

  • non pagare nessun ticket licenziamento – nessun contributo aziendale di recesso (esclusi i casi NASPI)
  • evitare i processi formali di licenziamento
  • anticipare la data di cessazione rapporto.

Il lavoratore invece ha il vantaggio di:

  • beneficiare di tempistiche anticipate
  • ottenere una libera uscita – in alcuni casi supplementare la TFR
  • avere diretto a una maggiore personalizzazione andando a inserire nell’accordo, particolari condizioni vantaggiose, che normalmente non sarebbero presenti per legge.

Risoluzione Consensuale online

Un fenomeno particolarmente diffuso fino al 2016, era quello che prendeva il nome di “dimissioni in bianco”. Al fine di scongiurare dimissioni-ricatto, dal 2016 sono state stabilite alcune regole per presentare e richiedere la risoluzione consensuale. Una di queste prevede che la documentazione obbligatoria sia inviata esclusivamente in maniera telematica. Il dipendente deve infatti inviare via PEC i moduli al datore di lavoro e all’Ispettorato Territoriale del Lavoro.

La risoluzione consensuale è irrevocabile. Il dipendente ha tempo di revocarla entro 7 giorni dalla data di presentazione, poi diventa irrevocabile.

Ricevuta prestazione occasionale: come si compila e a cosa serve

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Nell’articolo precedente abbiamo visto cos’è una quietanza di pagamento, chi la emette, chi la richiede e le principali differenze con una fattura elettronica. Oggi invece trattiamo della ricevuta prestazione occasionale, un documento che deve essere consegnato dal lavoratore che presta lavoro occasionale al proprio committente.

L’emissione e la compilazione di una ricevuta per prestazione occasionale, deve sottostare a precise regole. Regole che riguardano, ad esempio la ritenuta d’acconto, o l’eventuale marca da bollo. Dal punto di vista giuridico, la prestazione occasionale è stata normata dal Decreto Legislativo 81/2015 e dall’articolo 2222 del Codice Civile, che tratta del contratto d’opera.

Ricevuta prestazione occasionale: cos’è e come si compila

Chi svolge un lavoro occasionale per un altro privato, oppure per un’azienda, con rapporto non continuativo, non occorre aprire partita IVA. Senza partita IVA però non è possibile emettere fattura elettronica che attesti il lavoro svolto e il pagamento da incassare. Serve quindi un altro documento che certifichi la prestazione lavorativa e richieda al committente l’importo a saldo. In questo caso si emetterà una ricevuta prestazione occasionale.

Affinché questo documento possa essere ritenuto valido deve contenere dei dati precisi:

  1. Dati del prestatore del lavoro occasionale (nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, ecc…)
  2. Generalità del committente (vale a dire tutti i dati della persona fisica, piuttosto che quelli dell’azienda)
  3. Compenso pagato:
    • Importo lordo
    • Ritenuta d’acconto del 20% sul totale
    • Somma netta percepita effettivamente
  1. Descrizione dell’attività svolta
  2. Data
  3. Numero progressivo della ricevuta e se verrà prestato in futuro altri servizi alla stessa azienda
  4. Firma
  5. Riferimenti alla normativa nel caso di esenzione dall’IVA per prestazione occasionale (articolo 5 del DPR 633/72) e in caso di assoggettamento alla ritenuta d’acconto (articolo 25 del DPR 633/72)
  6. firma del prestatore
  7. eventuale marca da bollo se il valore della prestazione è superiore a 77,46 euro.

È possibile ricorrere alla ricevuta per prestazioni occasionali solo se la prestazione lavorativa è veramente “occasionale” e non continuativa. È imposta una soglia massima annuale pari a 5000 €.

Ricevuta prestazione occasionale

Ritenuta d’acconto e marca da bollo

Quando si compila una ricevuta per prestazione occasionale si rende necessario fare attenzione al soggetto al quale è stato prestato servizio. Se il committente ha partita IVA, infatti, il creditore dovrà obbligatoriamente versare la ritenuta d’acconto pari al 20% del compenso lordo in qualità di sostituto d’imposta.

Tale versamento deve avvenire entro il 16 del mese successivo alla data della ricevuta per prestazione occasionale.

Se invece il committente è un altro privato, il compenso dovuto non è soggetto a ritenuta d’acconto e quindi deve essere versato l’importo complessivo del compenso pattuito.

Per ricevute di importo superiore ai 77,47 euro, è poi necessario ricordarsi di versare la marca da bollo da 2€.

Se il lavoratore che presenta ricevute per prestazioni occasionali, dovesse, nell’anno, superare i 5000 €, dovrà obbligatoriamente iscriversi alla Gestione Separata presso l’INPS. Infatti, per importi superiori a tale cifra, diventa obbligatorio il versamento dei contributi previdenziali.

Lavoro autonomo occasionale

Il lavoro autonomo occasionale è una particolare tipologia di prestazione a carattere sporadico, non stabile, derivato dalla cessione di un’opera, o di un dato servizio, da parte di un soggetto nei confronti di un committente.

Il vantaggio del lavoro autonomo occasionale e delle relative ricevute, è che non è necessario aprire una partita IVA. Basta però ricordarsi di pagare la ritenuta d’acconto, dove necessario. Per essere definito tale, il lavoro occasionale non deve:

  • avere durata continuativa nel tempo, oppure abituale
  • avere alcun tipo di coordinamento da parte del committente
  • possedere vincolo di subordinazione

Inoltre la prestazione da eseguire deve essere svolta in autonomia da parte del prestatore, senza vincoli di tempo e/o modalità di esecuzione. Questo significa che il prestatore deve essere libero di svolgere l’attività richiesta, quando e come vuole, in piena libertà decisionale.

Quietanza di pagamento: cos’è e come funziona

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Imprese e professionisti per giustificare acquisti e transazioni, emettono fatture elettroniche. A volte però è necessario che un privato debba presentare fattura a un’impresa. In questo caso non è necessario aprire o avere una partita IVA, perché basterà servirsi di una quietanza di pagamento.

Quietanza di pagamento: certificazione di avvenuto pagamento

La quietanza di pagamento è un documento scritto che attesa che un credito ha ricevuto quanto dovuto dal debitore. Si tratta di una prova documentale precostituita. Il debitore che ha provveduto a saldare il debito, ha il diritto, quando ne fa esplicita richiesta, a ottenere obbligatoriamente la quietanza di pagamento. In questo caso l’attestazione di pagamento deve riportare la tipologia di prestazione eseguita e l’obbligazione a cui si riferisce.

La quietanza è un documento indispensabile per evitare eventuali contestazioni future. Questa può essere richiesta, ad esempio, alla ricezione di merce e del relativo pagamento. È buona norma in questo caso richiederne l’emissione del documento, in modo tale che la consegna e il pagamento siano certificati per scritto.

In pratica è un documento utilizzato dai creditori, e richiesto dai debitori, con il quale si certifica il saldo del debito. È uno strumento che può essere utilizzato anche dai privati, tra privati e privati e aziende.

Quietanza di pagamento: il contenuto

Affinché questo documento sia valido, anche ai fini giuridici, è necessario che contenga una serie di dati obbligatori:

  1. Dati dei soggetti coinvolti (creditore e debitore)
  2. Importo saldato
  3. Causale di compilazione (deve cioè essere spiegato, in maniera esaustiva, il motivo per cui la quietanza è stata compilata)
  4. Data di emissione
  5. Firma del creditore (o quietanzante)

In caso di mancanza di data o causale, la quietanza rimane comunque sempre valida. Tutti gli altri elementi invece devono essere obbligatoriamente presenti, se si vuole ritenere valida la quietanza. Spesso il documento è fatto firmare da entrambe le parti (debitore e creditore). La quietanza deve essere rilasciata sempre e comunque in forma scritta, sia come atto pubblico, che scrittura privata. Solitamente si tratta di atti nominativi e numerati.

Quietanza a saldo

Si tratta di una particolare tipologia di quietanza. È una dichiarazione da parte del creditore che afferma di non avere più nulla pretendere dal debitore, in quanto questi ha saldato tutti i crediti pendenti.

Quietanza di pagamento

 

Ne sono un esempio anche le dichiarazioni sottoscritte dai lavoratori dipendenti alla cessazione del rapporto di lavoro. In queste certificazioni i lavoratori dichiarano di aver ricevuto dall’ex datore di lavoro ogni pagamento spettante e di non avere più nulla da pretendere.

“Pagato”

La famosa scritta “pagato” su fatture, bolle e ricevute, non ha alcun valore giuridico. Tra le altre cose, la dicitura “pagato” potrebbe anche intendersi quale pagamento parziale del dovuto e può quindi essere oggetto di contestazioni future da parte del creditore. Affinché l’atto sia valido giuridicamente, deve riportare la scritta “per quietanza” e non deve mai mancare la firma del creditore.

In caso di contestazione, non è ammissibile la prova per testimoni, che vogliano smentire in qualche modo il contenuto della quietanza. Questa infatti è impugnabile solo ed esclusivamente quando, chi ha sottoscritto il documento, voglia dimostrarlo di averlo fatto spinto da atti violenti, o per un errore di fatto. Tale errore deve però essere “scusabile”. Questo significa che deve essere inteso come errore tale per il quale, un qualunque uomo medio, sarebbe caduto in inganno date le eventuali circostanze di tempo, modo e luogo in cui l’errore stesso è avvenuto.

Fattura elettronica e quietanza di pagamento

Si tratta di due documenti molto simili tra loro, ma non sono la stessa cosa. La differenza risiede nel fatto che, chi emette quietanza di pagamento, non possiede partita IVA. In questo modo non deve nemmeno indicare l’IVA applicabile alla transazione relativa a un determinato bene e/o servizio.

Altra differenza è la numerazione. Nelle fatture elettroniche la numerazione progressiva è obbligatoria, mentre nelle quietanze è opzionale. Anche la causale, come abbiamo visto, è opzionale, meglio che ci sia, ma non è necessario che debba essere particolareggiata, come invece è necessario nella fatturazione elettronica.