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Negli articoli precedenti abbiamo visto cos’è e come funziona la fatturazione elettronica. Ripetiamo che per fatturazione elettronica si intende l’emissione, l’invio e l’archiviazione delle fatture in formato digitale. Un insieme di processi che determinato la creazione e l’archiviazione delle fatture esclusivamente in formato digitale. Abbiamo anche accennato che una delle fasi della fatturazione elettronica è quella relativa alla conservazione sostitutiva. Vediamo ora nello specifico di cosa si tratta.

Cos’è la conservazione elettronica sostitutiva

Si tratta di quell’insieme di processi, regolamentati da legge, che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale.
Perché una fattura elettronica abbia lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea, deve essere creata, emessa e archiviata seguendo determinate specifiche previste dalla legge. Quando queste specifiche vengono rispettate, abbiamo una fattura elettronica regolare. La E-fattura vanta lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea. Si hanno però notevoli vantaggi di temo, spazio e minor costo.

Il risparmio è dovuto soprattutto al fatto che conservare un documento contabile digitale, è molto più facile e meno impegnativo in termini di spazio e costi. Quando erano ancora in vigore le fatture cartacee, queste dovevano essere conservate per lungo tempo negli archivi. Le fatture si accumulavano l’una sull’altra e l’archivio fisico si ingrandiva a dismisura. Inoltre era necessario che una persona se ne occupasse a tempo pieno e questo prevedeva un costo da sostenere. Inoltre mentre aumentava la dimensione dell’archivio, aumentava anche il rischio che qualcosa andasse perso.

In caso di accertamento da parte delle autorità competenti

Con il passaggio alla conservazione sostitutiva e all’archiviazione digitale, lo spazio delle raccolte e degli archivi delle fatture, si è ridimensionato. É sufficiente avere un computer e un po’ di spazio per l’archiviazione dei documenti elettronici.
C’è un unico fattore però da considerare e rispettare. Tutta la documentazione archiviata e conservata deve essere sempre disponibile in caso le Autorità competenti, o l’Agenzia delle Entrate, vogliano consultarla per accertamenti e controlli.

A cosa serve la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva serve a sostituire la carta con un supporto digitale. In pratica alle vecchie fatture cartacee viene applicata una firma digitale (invece di firma e timbro). Inoltre vengono applicati un bollo virtuale e una marca temporale (timestamp). La Timestamp certifica l’orario e la data in cui il responsabile ha creato il file elettronico (allo stesso modo in cui in passato la data il timbro postale certificavano una fattura cartacea). La conservazione sostitutiva serve per evitare che un documento si deteriori con il trascorrere del tempo, come succedeva prima dell’avvento della fatturazione elettronica. Inoltre garantisce l’integrità e l’autenticità dopo l’archiviazione.

Quando si parla di archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche, cioè create già in formato digitale che non subiscono quindi nessun tipo di trasformazione di formato, il termine esatto dovrebbe essere conservazione digitale. Tutti però tendono a unificare la conservazione digitale nell’unico termine “sostitutiva”. Per le fatture cartacee che vengono invece trasformate in formato digitale e poi conservate, il termine corretto di conservazione sostitutiva ne determina più propriamente il significato.

Imposta di Bollo virtuale

Il Mef (Ministero dell’Economia e delle Finanze) ha emanato delle nuove regole per il pagamento del bollo sulle fatture elettroniche a partire da quelle emesse dal primo gennaio 2019. In base al nuovo regolamento il pagamento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche emesse in ciascun trimestre, deve essere effettuato entro il giorno 20 del primo mese successivo. Inoltre nella fattura dovrà essere indicata l’apposita dicitura per l’assolvimento dell’imposta di bollo virtuale.
Agenzia delle Entrate mette a disposizione, all’interno dell’area riservata ai contribuenti, l’evidenza dell’importo dovuto, in base alle e-fatture emesse nel trimestre e presenti nel sistema di interscambio (Sdi).
Il sistema di FatturaPRO.click, prevede una serie di controlli, tra i quali anche quello relativo al pagamento del bollo virtuale, che azzerano i rifiuti causati da documenti non compilati correttamente.

Archiviazione ottica documentale

Si tratta di un insieme di processi. Devono consentire di registrare velocemente documenti, fatture, libri contabili di professionisti, PA (Pubbliche amministrazioni), aziende, contribuenti privati, ecc… In un piccolo spazio rispetto ai vecchi archivi materiali tradizionali.
Attraverso l’archiviazione ottica documentale è possibile quindi trasferire un vecchio documento cartaceo in un supporto digitale. Se ne garantisce così la sua autenticità, integrità e valenza legale-giuridica. L’archiviazione ottica documentale è l’archiviazione di un documento informatico, come una fattura elettronica, che deve essere conservata rispettando l’Art. 42 del codice dell’amministrazione digitale.

Conservazione delle fatture per società, aziende e liberi professionisti

Le fatture elettroniche emesse da una società, piuttosto che da un’azienda o da un libero professionista, devono essere conservate in formato digitale. Il sistema utilizzato deve garantire integrità del contenuto e univocità del soggetto che ha emesso il documento. Non deve essere necessario stampare su supporto cartaceo. FatturaPro permette la gestione dell’intero ciclo passivo con conservazione digitale a norma AgID (inclusa la conservazione sostitutiva delle fatture cartacee estere).
L’agenzia delle entrate ha dichiarato che:

“chi emette fatture elettroniche ha tempo 15 giorni dalla data di creazione del file per la conservazione (fermo restando eventuali obblighi di registrazione)“.
Chi riceve e chi emette fatture ha l’obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria.

Fatture elettroniche e registrazione IVA

Le fatture elettroniche possono essere inserite nei registri IVA elettronici entro 60 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. Le fatture poi possono essere ricomprese in fase di liquidazione IVA relativa al periodo in cui è stata effettuata l’operazione.

Fattura digitale di vendita e di acquisto

Il D.P.R. n° 633 del 1972,ì ha stabilito il contenuto delle fatture di vendita e di acquisto. Le fatture registrate in formato digitale, devono rispettare dei requisiti specifici, riportando determinati dati:

1. Data;
2. Numero progressivo;
3. Denominazione o ragione sociale di chi emette e riceve la fattura.

In caso di persona diversa dal titolare della partita IVA va indicato il nome, cognome e l’ammontare dell’imponibile e dell’imposta.

Per quanto riguarda invece il trasferimento in formato digitale di una vecchia fattura su supporto cartaceo, le regole da seguire per questa procedura sono raccolte nell’articolo 4 del Dm. In breve. L’articolo specifica che per avere valenza legale e ufficiale, occorre l’apposizione della firma digitale, oppure della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.