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Fatturazione elettronica: le domande più frequenti

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La fatturazione elettronica dovrebbe essere ormai entrata a far parte del quotidiano di tutti. Nonostante non si tratti più di una vera e propria novità, molto spesso sorgono dubbi e domande riguardo a questo argomento. Vogliamo provare a rispondere agli interrogativi più comuni che possono sorgere.

Quali sono e dove si trovano le date di emissione e trasmissione delle fatture elettroniche?

Una fattura elettronica si considera emessa nella data di emissione riportata nel campo «Data» della sezione «Dati Generali» del file XML trasmesso al Sistema di Interscambio.
La data di trasmissione invece è quella che ritroviamo nella ricevuta di consegna. Questa viene messa a disposizione dal Sistema di interscambio (SdI). Contiene le indicazioni circa il buon esito del processo di controllo e di recapito della fatturazione elettronica. La data di trasmissione deve coincidere con la data di emissione riportata nel file XML.

Diritto alla detrazione dell’IVA, come e quando è possibile?

Premettiamo che il Sistema di Interscambio si prende un periodo temporale che va da pochi minuti, fino a un massimo di cinque giorni, per recapitare la fattura elettronica al destinatario. Di conseguenza la detrazione può avvenire solo dopo la registrazione della e-fattura (non si può registrare una fattura prima di averla ricevuta). Il Decreto Fiscale della Legge di Bilancio 2018 ha stabilito che sia possibile esercitare il diritto alla detrazione dell’IVA, entro il giorno di ciascun mese, relativamente ai documenti ricevuti e annotati entro il 15 del mese successivo a quello dell’operazione.

Cosa succede se viene ritardato l’invio della fattura elettronica al Sistema di Interscambio?

La fattura elettronica deve essere emessa entro e non oltre i dieci giorni successivi all’esecuzione delle operazioni alle quali si riferiscono. Nella fattura verrà evidenziato che la data di emissione della stessa è diversa da quella in cui è stata effettuata l’operazione. Stesso discorso vale per la trasmissione delle e-fatture. Deve avvenire sempre entro lo stesso termine di dieci giorni.

Fatturazione elettronica

Come dobbiamo comportarci in caso la fattura elettronica venga scartata dal Sistema di Interscambio?

A seguito dei controlli effettuati da SdI, le fatture possono essere accettate e validate, oppure scartate. In questo caso, l’emittente ha tempo massimo cinque giorni effettivi (non lavorativi), per trasmettere nuovamente la fattura corretta. Rispettando questa tempistica non si incorre in nessuna sanzione.

Quando deve avvenire la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva deve avvenire entro il terzo mese successivo a quello di prestazione della dichiarazione dei redditi relativa.

Quali sono i dati che devono obbligatoriamente essere presenti sul file XML da trasmettere ad SDI?

  1. Codice Paese
  2. Identificativo Univoco
  3. Progressivo Univoco del File

Il codice paese va espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code.
Il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9].

Se una fattura elettronica viene scartata, posso rinviarla con lo stesso nome del file scartato?

La numerazione presente nel nome del file non segue la numerazione delle fatture, sono due criteri diversi. Il nome del file è alfanumerico. Il numero del documento (campo «numero fattura» all’interno dell’XML) segue, invece, il progressivo di emissione. Se una fattura viene rinviata, il numero della fattura sarà uguale (ove possibile), ma il nome del file dovrà avere lo stesso nome di quello precedentemente inviato. In questo cambierà solamente il progressivo univoco, che sarà comunque differente da quello scartato.
I file XML possono essere tranquillamente inviati con il nome del file che viene generato in automatico, anche se non è sequenziale.
Utilizzando FatturaPRO.click, il nome del file sarà attribuito in modo automatico senza che l’onere sia a carico del contribuente stesso.

Quali sono i dati obbligatori della fattura elettronica?

Di seguito elencati:

  1. Data di emissione;
  2. Numero progressivo, in modo tale da poter essere identificata;
  3. Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto che effettua la cessione;
  4. Numero di partita IVA del soggetto che effettua la cessione;
  5. Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto che acquista;
  6. Numero di partita IVA del soggetto che effettua l’acquisto;
  7. Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi che sono oggetto dell’operazione commerciale;
  8. Corrispettivi e qualsiasi altro dato utile per determinare la base imponibile, andando a comprendere anche quei dati relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
  9. Corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
  10. Aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile arrotondato al centesimo di euro.

Concludendo

In breve questi sono solo alcuni delle principali domande che possono nascere relativamente alla fatturazione elettronica. In generale possiamo tranquillamente dire che affidandosi a un software, come FatturaPRO.click, che gestisce, con un semplice click, il mondo delle e-fatture, i dubbi e le difficoltà si riduco alla zero.

Corrispettivi Telematici: lo scontrino elettronico nel 2020

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Nell’articolo: “Comunicazione corrispettivi telematici giornalieri: funzioni e modalità” abbiamo introdotto e spiegato il concetto di scontrino elettronico. Si tratta della principale novità del 2020. Con questo passo si segna un ulteriore balzo in avanti. Procediamo verso l’abbandono della forma cartacea, per una più tecnologica e contemporanea digitalizzazione dei dati.
Questa novità ha impattato dal primo luglio 2019 tutti i commercianti con volume di affari superiore ai 400,000 €. Questi hanno dovuto, per primi, abbandonare lo scontrino cartaceo, e iniziare a emettere quello elettronico.

Il vero passo in avanti però è rappresentato da quello compiuto a partire dal primo gennaio 2020.

Da questa data infatti tutti i commercianti e possessori di partita IVA che emettono scontrini e ricevute, saranno obbligati emettere scontrini elettronici.

Moratorie e sanzioni

L’Agenzia delle Entrate, conscia dell’evento epocale al quale tutti noi stiamo andando incontro, ha lasciato ampio margine a tutti i commercianti per mettersi adeguatamente in regola. Per chi infatti non avesse provveduto a rispettare la normativa dal primo luglio 2019 (ricordiamo quindi che si trattava dei commercianti con volume di affari superiore ai 400,000€) erano state previste delle sanzioni.

A queste sanzioni però era stata applicata una moratoria. Si tratta di una sospensione della scadenza delle obbligazioni, fino al primo gennaio 2020. Da quella data, di conseguenza, i primi commercianti che hanno dovuto adeguarsi allo scontrino elettronico, non hanno più proroghe per rimandare l’inevitabile. Discorso diverso invece per tutti gli altri.
L’obbligo per chiunque è partito dal primo gennaio di questo nuovo decennio. La moratoria, però, Agenzia delle Entrate l’ha concessa per altri sei mesi. Un respiro di sollievo quindi per tutti quei ritardatari cronici che non avessero ancora provveduto ad adeguarsi alla nuova normativa.
Da luglio a dicembre si potrà infatti trasmettere i corrispettivi telematici all’Agenzia delle Entrate, entro il mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. Resteranno invariati i termini di liquidazione dell’IVA.

I dati della Confcommercio

Secondo Confcommercio, le attività con un volume di affari inferiore ai 400,000 € si aggirano attorno alle 260,000. In queste sono comprese attività di commercio al minuto e assimilate. Secondo l’articolo 22 del DPR IVA, tutti i soggetti possessori di partita IVA che emettono scontrini e ricevute, dovranno adeguarsi ai corrispettivi telematici.
Parliamo di oltre due milioni di commercianti, artigiani e negozianti. Tutti dovranno, in questi primi sei mesi del 2020, transitare dalla carta al digitale, per l’emissione di scontrini e ricevute. Il primo passo da compiere, per tutti, sarà quello di dotarsi di registratori di cassa. Questi dovranno essere idonei alla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi telematici.

Registratori di Cassa Telematici (RCT)

Quindi abbiamo visto che il primo passo per adeguarsi alla normativa, sarà quella di dotarsi di nuovissimi RCT. Registratori di Cassa Telematici, ovvero strumenti che permetteranno di emettere e inviare i corrispettivi telematici. In grado inoltre di garantirne l’“inalterabilità e la sicurezza dei dati memorizzati”.
Il decreto legislativo n. 127 del 2015 che, all’articolo 2, come già prevedeva questi RCT per la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi:
“sono effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, compresi quelli che consentono i pagamenti con carta di debito e di credito.”
Inoltre il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 182017/2016 li definisce come:
“strumenti realizzati da componenti hardware e software atti a registrare, memorizzare, elaborare e trasmettere telematicamente i dati fiscali introdotti attraverso dispositivi di input, nonché da ulteriori elementi hardware e software tra cui, necessariamente, un dispositivo per la stampa e uno per la visualizzazione. […]
I Registratori Telematici sono atti a memorizzare, in memorie permanenti e inalterabili, i dati di dettaglio e i dati di riepilogo delle operazioni effettuate a seguito della cessione/prestazione, nonché alla loro trasmissione in modo autenticato, protetto e sicuro utilizzando la rete pubblica.”
La vera innovazione di questi strumenti risiede tutta nel loro cuore. Si tratta della parte hardware e software. Quest’ultima permette di gestisce la raccolta dei dati ai fini della memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.
Per gravare meno sulle tasche di tutti, sono stati previsti anche dei bonus per l’acquisto dei RCT.
Si potrà infatti beneficiare di un credito d’imposta pari al 50% della spesa fino a un massimo di 250 euro.

Corrispettivi Telematici

50% di bonus per i nuovi registratori di cassa telematici

Abbiamo detto che per gravare meno sulle tasche di tutti commercianti, negozianti e possessori di P.IVA che emettono scontrini e ricevute e dovranno acquistare dei nuovi RCT, lo stato ha previsto un credito d’imposta pari al 50% della spesa sostenuta.
Chi acquisterà un nuovo registratore di cassa, avrà diritto fino ad massimo di 250,00€. Chi invece adatterà il vecchio registratore, riceverà un contributo non superiore a 50,00€.
Il credito d’imposta può essere utilizzato in compensazione tramite il modello F24. Vale a dire a partire dalla prima liquidazione periodica dell’IVA successiva al mese a cui fa riferimento la fattura rilasciata per l’acquisto o l’adattamento del RC.

Corrispettivi telematici con Fattura Pro

Una volta dotati dei nuovi RCT, o adattati i vecchi, sarà possibile, attraverso il sistema di Fattura Pro, una trasmissione semplificata dei corrispettivi giornalieri.
Come già specificato, l’applicazione di FatturaPRO.click e la stessa piattaforma online, consentono di emettere in qualunque momento e ovunque vi troviate, lo scontrino fiscale. L’applicazione, quando si troverà sotto copertura di rete, si collegherà ad AdE (Agenzia delle Entrate). In questo modo AdE restituirà il PDF con il codice progressivo che ne attesti l’emissione effettiva.

Al registratore telematico verrà inviata una notifica di esito. Soltanto in caso di esito positivo la trasmissione si ritenere completata. Il Sistema di FatturaPRO.click, avendo a disposizione un database sempre disponibile, anche offline, permette, ovunque e in qualunque momento, di pilotare anche un RT portatile ed emettere lo stesso uno scontrino. In alternativa l’app permette l’emissione di una fattura (che verrà successivamente trasmessa appena tornerà copertura internet) che riporterà numero progressivo e data, da poter comunicare al cliente.

 

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Scontrino elettronico: guasti e malfunzionamenti del registratore di cassa

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L’obbligo dell’emissione di scontrino elettronico è entrata in vigore per tutti dal primo gennaio 2020. Una novità che abbiamo visto nel precedente articolo: “Corrispettivi Telematici: lo scontrino elettronico nel 2020”, come un’iniziativa del Fisco che coinvolge tutti, dai commercianti, ai consumatori.
Cuore pulsante di questa novità, è sicuramente il registratore di cassa, attraverso il quale gli scontrini elettronici vengono prodotti e inviati all’Agenzia delle Entrate (AdE).
Ma cos’è necessario fare quando il registratore di cassa non funziona, perché si guasta o è soggetto a malfunzionamenti?
Agenzia delle Entrate ha previsto un iter piuttosto preciso e dettagliato nelle sue specifiche tecniche, qualora si presentasse una di queste ipotesi.

Fatture e Corrispettivi

Il portale web di AdE, Fatture e corrispettivi, prevede una specifica sezione dedicata alle “procedure di emergenza”. Le specifiche evidenziate in questa sessione permettono a commercianti e artigiani di assolvere agli obblighi legati allo scontrino elettronico, quando, ad esempio, il registratore telematico non funziona.
Sono previste anche specifiche dettagliate in caso di assenza di connessione internet. In realtà abbiamo già visto che punto di forza di FatturaPRO.click e relativa app, è la possibilità di emettere e trasmettere i corrispettivi telematici giornalieri (scontrini, fatture e ricevute), con o senza connessione a internet. Quindi diciamo che metà problema è già risolto!
Ma in caso di guasto del registratore telematico?

Scontrino elettronico: cosa fare in caso di registratore telematico guasto

Se la mancanza di collegamento alla connessione internet rappresenta un problema, un guasto o un malfunzionamento del RT è ancora peggio. Un guasto al nucleo centrale dell’obbligo dello scontrino elettronico, richiede, prima di tutto, l’immediato intervento di un tecnico abilitato.
In attesa della riparazione dell’RT, si dovrà temporaneamente tornare al cartaceo. Bisognerà quindi annotare tutte le transazioni e le singole operazioni giornaliere su un apposito registro. Questo registro potrà essere cartaceo, oppure su file Excel.
Alla fine della giornata i dati annotati sul registro “provvisorio” dovranno essere trasmessi accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi, Procedure di Emergenza > Dispositivo Fuori Servizio”, disponibile nella sezione “Area Gestore ed Esercente.
Così facendo si trasmetteranno ad AdE i corrispettivi giornalieri per aliquota/natura IVA(indicando il regime di “ventilazione”, che avrebbe dovuto trasmettere l’RT (sempre rispettando il tracciato XML dettato dall’Agenzia delle Entrate).

Scontrino elettronico

Inviare un file scartato

Agenzia delle Entrate ha previsto un’ulteriore possibilità per trasmettere un file scartato, relativo a due diverse specifiche di errore.
Si può recuperare un file scartato ed evitare una nuova trasmissione degli stessi dati contabili.

È possibile farlo quando è stata sbagliata l’impostazione della “DataOraRilevazione”, ad esempio, o nel caso di assenza della matricola del punto cassa connesso al Server RT.
L’esercente potrà quindi recuperare le seguenti tipologie di scarto:

  1. 00203 – Data nel futuro sull’elemento DataOraRilevazione
  2. 00212 – L’elemento Trasmissione/Dispositivo obbligatorio

In seguito all’invio non sono previste modifiche sulle informazioni contabili inviate.

Specifiche tecniche e provvedimenti per l’invio dei corrispettivi (Registratori Telematici)

Alla pagina: Specifiche tecniche e provvedimenti per l’invio dei corrispettivi (Registratori Telematici) è possibile trovare tutte le indicazioni dettagliate di Ade sull’argomento.
Dalle variazioni alle specifiche tecniche corrispettivi, fino alle precisazioni per l’utilizzo di registratori telematici, server RT e misuratori fiscali.
Dal portale di Agenzia delle Entrate sono scaricabili e consultabili i vari PDF sugli argomenti specifici.
Abbiamo detto che gli interventi sui registratori telematici guasti o mal funzionanti, possono essere eseguiti solo da tecnici abilitati. L’elenco completo di tutti i tecnici presenti sul territorio a livello nazionale, lo potete trovare a questa pagina:“ Laboratori e tecnici abilitati alla verifica periodica dei misuratori fiscali”.
Inserendo come “tipologia” di ricerca “Tecnici” e selezionando dal secondo menù a tendina la propria regione, la ricerca metterà a disposizione l’elenco dei vari manutentori con tanto di codice fiscale, P.IVA e nome del laboratorio di riferimento.

Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

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Negli articoli precedenti abbiamo visto cos’è e come funziona la fatturazione elettronica. Ripetiamo che per fatturazione elettronica si intende l’emissione, l’invio e l’archiviazione delle fatture in formato digitale. Un insieme di processi che determinato la creazione e l’archiviazione delle fatture esclusivamente in formato digitale. Abbiamo anche accennato che una delle fasi della fatturazione elettronica è quella relativa alla conservazione sostitutiva. Vediamo ora nello specifico di cosa si tratta.

Cos’è la conservazione elettronica sostitutiva

Si tratta di quell’insieme di processi, regolamentati da legge, che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale.
Perché una fattura elettronica abbia lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea, deve essere creata, emessa e archiviata seguendo determinate specifiche previste dalla legge. Quando queste specifiche vengono rispettate, abbiamo una fattura elettronica regolare. La E-fattura vanta lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea. Si hanno però notevoli vantaggi di temo, spazio e minor costo.

Il risparmio è dovuto soprattutto al fatto che conservare un documento contabile digitale, è molto più facile e meno impegnativo in termini di spazio e costi. Quando erano ancora in vigore le fatture cartacee, queste dovevano essere conservate per lungo tempo negli archivi. Le fatture si accumulavano l’una sull’altra e l’archivio fisico si ingrandiva a dismisura. Inoltre era necessario che una persona se ne occupasse a tempo pieno e questo prevedeva un costo da sostenere. Inoltre mentre aumentava la dimensione dell’archivio, aumentava anche il rischio che qualcosa andasse perso.

In caso di accertamento da parte delle autorità competenti

Con il passaggio alla conservazione sostitutiva e all’archiviazione digitale, lo spazio delle raccolte e degli archivi delle fatture, si è ridimensionato. É sufficiente avere un computer e un po’ di spazio per l’archiviazione dei documenti elettronici.
C’è un unico fattore però da considerare e rispettare. Tutta la documentazione archiviata e conservata deve essere sempre disponibile in caso le Autorità competenti, o l’Agenzia delle Entrate, vogliano consultarla per accertamenti e controlli.

A cosa serve la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva serve a sostituire la carta con un supporto digitale. In pratica alle vecchie fatture cartacee viene applicata una firma digitale (invece di firma e timbro). Inoltre vengono applicati un bollo virtuale e una marca temporale (timestamp). La Timestamp certifica l’orario e la data in cui il responsabile ha creato il file elettronico (allo stesso modo in cui in passato la data il timbro postale certificavano una fattura cartacea). La conservazione sostitutiva serve per evitare che un documento si deteriori con il trascorrere del tempo, come succedeva prima dell’avvento della fatturazione elettronica. Inoltre garantisce l’integrità e l’autenticità dopo l’archiviazione.

Quando si parla di archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche, cioè create già in formato digitale che non subiscono quindi nessun tipo di trasformazione di formato, il termine esatto dovrebbe essere conservazione digitale. Tutti però tendono a unificare la conservazione digitale nell’unico termine “sostitutiva”. Per le fatture cartacee che vengono invece trasformate in formato digitale e poi conservate, il termine corretto di conservazione sostitutiva ne determina più propriamente il significato.

conservazione sostitutiva

Imposta di Bollo virtuale

Il Mef (Ministero dell’Economia e delle Finanze) ha emanato delle nuove regole per il pagamento del bollo sulle fatture elettroniche a partire da quelle emesse dal primo gennaio 2019. In base al nuovo regolamento il pagamento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche emesse in ciascun trimestre, deve essere effettuato entro il giorno 20 del primo mese successivo. Inoltre nella fattura dovrà essere indicata l’apposita dicitura per l’assolvimento dell’imposta di bollo virtuale.
Agenzia delle Entrate mette a disposizione, all’interno dell’area riservata ai contribuenti, l’evidenza dell’importo dovuto, in base alle e-fatture emesse nel trimestre e presenti nel sistema di interscambio (Sdi).
Il sistema di FatturaPRO.click, prevede una serie di controlli, tra i quali anche quello relativo al pagamento del bollo virtuale, che azzerano i rifiuti causati da documenti non compilati correttamente.

Archiviazione ottica documentale

Si tratta di un insieme di processi. Devono consentire di registrare velocemente documenti, fatture, libri contabili di professionisti, PA (Pubbliche amministrazioni), aziende, contribuenti privati, ecc… In un piccolo spazio rispetto ai vecchi archivi materiali tradizionali.
Attraverso l’archiviazione ottica documentale è possibile quindi trasferire un vecchio documento cartaceo in un supporto digitale. Se ne garantisce così la sua autenticità, integrità e valenza legale-giuridica. L’archiviazione ottica documentale è l’archiviazione di un documento informatico, come una fattura elettronica, che deve essere conservata rispettando l’Art. 42 del codice dell’amministrazione digitale.

Conservazione delle fatture per società, aziende e liberi professionisti

Le fatture elettroniche emesse da una società, piuttosto che da un’azienda o da un libero professionista, devono essere conservate in formato digitale. Il sistema utilizzato deve garantire integrità del contenuto e univocità del soggetto che ha emesso il documento. Non deve essere necessario stampare su supporto cartaceo. FatturaPro permette la gestione dell’intero ciclo passivo con conservazione digitale a norma AgID (inclusa la conservazione sostitutiva delle fatture cartacee estere).
L’agenzia delle entrate ha dichiarato che:

“chi emette fatture elettroniche ha tempo 15 giorni dalla data di creazione del file per la conservazione (fermo restando eventuali obblighi di registrazione)“.
Chi riceve e chi emette fatture ha l’obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria.

Fatture elettroniche e registrazione IVA

Le fatture elettroniche possono essere inserite nei registri IVA elettronici entro 60 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. Le fatture poi possono essere ricomprese in fase di liquidazione IVA relativa al periodo in cui è stata effettuata l’operazione.

Fattura digitale di vendita e di acquisto

Il D.P.R. n° 633 del 1972,ì ha stabilito il contenuto delle fatture di vendita e di acquisto. Le fatture registrate in formato digitale, devono rispettare dei requisiti specifici, riportando determinati dati:

  1. Data;
  2. Numero progressivo;
  3. Denominazione o ragione sociale di chi emette e riceve la fattura.

In caso di persona diversa dal titolare della partita IVA va indicato il nome, cognome e l’ammontare dell’imponibile e dell’imposta.

Per quanto riguarda invece il trasferimento in formato digitale di una vecchia fattura su supporto cartaceo, le regole da seguire per questa procedura sono raccolte nell’articolo 4 del Dm. In breve. L’articolo specifica che per avere valenza legale e ufficiale, occorre l’apposizione della firma digitale, oppure della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.