Normativa sulla conservazione sostitutiva

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Per conservazione sostitutiva si intende quell’insieme di processi, regolamentati da legge, che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale. La conservazione sostitutiva sfrutta soluzioni informatiche, per l’archiviazione di documenti digitali.

I principi della Conservazione

La conservazione sostitutiva si basa su due grandi principi relativi all’archiviazione di documenti digitali:

  1. bit preservation
  2. logical preservation

La bit preservation è la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati.

Mentre la logical preservation è la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. A questo punto è necessario specificare nel dettaglio che cosa si intenda per “documento informatico”. Non ci si riferisce infatti solamente ad un .pdf, piuttosto che ad un’immagine. Per una corretta definizione a tal riguardo ci viene in aiuto l’art. 3 di eIDAS (Regolamento 910/2014/UE). L’articolo del regolamento definisce un documento elettronico come: “definisce un documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.

Codice dell’Amministrazione Digitale

CAD, acronimo di Codice dell’Amministrazione Digitale, è l’atto normativo della Repubblica Italiana (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82), che dispone sull’uso dell’informatica come strumento privilegiato nei rapporti tra la Pubblica Amministrazione italiana e i cittadini dello Stato.

Nel CAD viene specificato che le disposizioni relative alla conservazione sostitutiva, sono ritenute soddisfatte se le procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida. Inoltre nell’art. 44, comma 1-ter, D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017, viene stabilito che il sistema di conservazione di documenti informatici, garantisca l’autenticità, l’integrità, l’ affidabilità, la leggibilità e la reperibilità, di quanto in esso conservato.

Il ruolo del responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione è quel soggetto che gestisce il sistema di conservazione adottato. Il responsabile della conservazione ha due possibilità. La prima prevede di gestire la conservazione all’interno della struttura del titolare stesso. La secondo invece è quella di poter affidare, in modo totale o parziale, ad altri soggetti pubblici o privati, l’onere della conservazione.

Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze

La conservazione sostitutiva ha rappresentato una svolta sostanziale anche nell’ambito della fatturazione elettronica. Si è lasciato l’obsoleto supporto cartaceo, per una nuova dimensione di conservazione digitale. Con il Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze è stato poi riconosciuto pieno valore probatorio ai fini fiscali e legali, a tutte le fatture elettroniche. Inoltre si è stabilito la possibilità di archiviare su supporto ottici, documenti cartacei, utilizzando la firma elettronica qualificata. Infine, grazie alla marcatura temporale, è stata data la possibilità anche di eliminare tali documenti. Solo due piccole specifiche per avere chiaro il concetto di firma elettronica e marcatura temporale.

La legge italiana definisce la firma elettronica come: “un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Mentre la marcatura temporale altro non è che la timestamp, cioè una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l’effettivo avvenimento di un certo evento.

Legge Bassanini

Con la legge Bassanini è stato garantito ai documenti informatici, come le fatture elettroniche, oppure il libro IVA, piena validità a fini probatori, legali e fiscali. In questo modo è stato reso possibile l’integrale sostituzione dei tradizionali metodi di archiviazione, con i più moderni processi di conservazione delle registrazioni aziendali. Questo provvedimento ha portato moltissimi vantaggi alle aziende. Pensiamo, ad esempio, alla riduzione degli spazi di conservazione dei documenti. O ancora al risparmio sul materiale cartaceo, all’abbattimento dei costi di gestione e alla velocità di ricerca dei documenti anche a distanza.

Normativa sulla conservazione sostitutiva

1994-2004 dieci anni di leggi sulla conservazione

La storia della normativa sulla conservazione è molto lunga. In Italia, perlomeno, dura dal 1994. Dal ‘94 al 2004 sono state emanate una serie di leggi che hanno gettato le basi per l’attuale conservazione sostitutiva.

A tal proposito vogliamo ricordare, ad esempio, il D.L. 10 giugno 1994, n. 357 Art. 7. Con questo decreto venne stabilita la possibilità di conservare scritture e documenti contabili sotto forma di registrazioni su supporti di immagini. Venne posta però un’unica condizione. Le registrazioni così eseguite, dovevano poter essere trasformate, in qualsiasi momento, in un esemplare leggibile del documento. Teniamo comunque conto che nel 1994 non erano ancora pienamente sviluppate le tecniche di riproduzione elettronica dei documenti.

Facciamo un salto in avanti fino ad arrivare al 2000 e al D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Si tratta del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. In particolare nell’art. 6 viene data la possibilità di sostituire i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su vari formati.

Questi supporti comprendevano:

  1. supporto fotografico;
  2. supporto ottico;
  3. altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Arriviamo infine al Decreto Ministro dell’Economia e Finanze 23 gennaio 2004. Con questo decreto vennero stabiliti dei punti molto importanti per la futura conservazione della fatturazione elettronica. Si stabilì ad esempio, che il procedimento di conservazione, dovesse essere effettuato almeno con cadenza quindicinale. Inoltre si definì la forma e il contenuto dei documenti conservati. Per poter essere ritenuti validi ai fini fiscali, dovevano essere inalterabili durante le fasi di accesso e conservazione (documenti statici non modificabili).

Inoltre il decreto fissò la necessità di marcare i documenti con un riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica. Per ultimo, ma non per importanza, l’atto stabilì che la memorizzazione dovesse avvenire su supporti che ne garantivano la leggibilità nel tempo. Con questo atto venne introdotto anche il concetto di responsabile della conservazione. Il responsabile in questione è il soggetto al quale venne affidato il controllo della corretta operatività del sistema e delle procedure di verifica della leggibilità dei dati memorizzati.

La conservazione sostitutiva oggi

L’intero iter legislativo dal lontano 1994 ad oggi, ha portato a una consapevolezza più precisa e marcata, dell’importanza di una corretta conservazione digitale dei documenti fiscali e non. Oggi, fortunatamente, esistono piattaforme come quella di FatturaPRO.click, che consentono di assolvere a tutti i vari passaggi relativi alla fatturazione elettronica. Dall’emissione alla conservazione, secondo norma di legge, ogni processo è garantito dall’affidabilità e dalla semplicità di esecuzione. Tutti i documenti emessi vengono conservati per dieci anni, così come richiesto e stabilito dalla legge italiana.

Normativa sulla fatturazione elettronica

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Con gli articoli precedenti abbiamo visto il concetto di fatturazione elettronica. Si tratta di un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Tale sistema ha permesso di abbandonare il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione.

La normativa che riguarda la fatturazione elettronica è vasta, varia ed eterogenea. Tutto è iniziato dal 6 Giugno 2014. In quella data entrò in vigore per le Pubbliche Amministrazioni (PA), l’obbligo di fatturare elettronicamente. Successivamente per le PA locali, l’obbligo è entrato in vigore dal 31 Marzo 2015. Da lì in poi l’argomento è stato sviscerato e ampliato a tutte le piccole/medie/grandi imprese e liberi professionisti.

Legge di Bilancio 2018

La legge di bilancio è una legge della Repubblica Italiana con la quale viene approvato il bilancio dello Stato. La Legge di bilancio 2018 ha previsto che nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio venga effettuata tra due operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business to Business), oppure avvenga tra un operatore IVA verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer), le fatture dovranno essere emesse in formato digitale.

Il sistema utilizzato per il loro scambio, è chiamato Sistema di Interscambio (SdI). L’obbligo è entrato in vigore dal 1 Gennaio 2019. La stessa legge ha previsto che da tale obbligo venissero esonerati tutti coloro che rientrano nel regime forfetario agevolato o che continuano ad applicare il regime fiscale di vantaggio. La fatturazione elettronica è quindi diventata obbligatoria. Nel caso in cui non venga effettuata, viene considerata non emessa e sono previste anche delle sanzioni pecuniarie.

Decreto n. 119 del 2018 della Legge di bilancio 2019 e decreto-legge “crescita” in materia di fattura elettronica

Il Decreto n°119 del 2018 ha introdotto numerose norme volte a semplificare gli adempimenti legati alla fatturazione elettronica. In particolare il decreto prevede:

  • l’esonero dalla fattura elettronica per le associazioni sportive dilettantistiche che applicano il regime forfettario opzionale e che nel periodo d’imposta precedente hanno conseguito dall’esercizio di attività commerciali proventi per un importo non superiore a euro 65.000;
  • la disapplicazione, per il primo semestre del periodo d’imposta 2019, delle sanzioni previste dalla legge per il caso di emissione di fattura elettronica oltre termine, purché essa sia emessa nei termini per far concorrere l’imposta alla liquidazione di periodo (mensile o trimestrale) e la riduzione delle sanzioni per le fatture tardive che partecipano a successive liquidazioni; per i contribuenti che effettuano la liquidazione periodica dell’imposta sul valore aggiunto con cadenza mensile le deroghe richiamate si applicano fino al 30 settembre 2019;
  • l’esonero, per il periodo d’imposta 2019,dall’obbligo di fatturazione elettronica per i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria ai fini dell’elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata; l’articolo 9-bis, comma 2, del decreto-legge 14 dicembre 2018, n. 135, c.d. “semplificazioni”, amplia tale esonero estendendolo alle fatture relative alle prestazioni sanitarie effettuate nei delle persone fisiche anche ai soggetti che non sono tenuti all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria.

In generale specifica l’obbligo dell’emissione della fattura entro 10 giorni dall’effettuazione delle operazioni. Inoltre ha previsto anche che le fatture emesse devono essere annotate in apposito registro entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni. Infine ha abrogato la numerazione progressiva delle fatture nella registrazione degli acquisti.

fatturazione elettronica

Decreto Crescita

Si tratta del decreto-legge n. 34 del 2019, con il quale sono state modificate alcune precedenti regole stabilite dal decreto 119 del 2018 e dalla legge di bilancio 2018.

In buona sostanza ha modificato a 12 giorni (non più 10) l’obbligo dell’emissione della fatturazione elettronica dal momento dell’effettuazione dell’operazione di cessione del bene o di prestazione del servizio. Questo è diventato obbligatorio dal 1 Luglio 2019.

Ha consentito inoltre all’Agenzia delle Entrate (AdE), già in fase di ricezione delle fatture elettroniche, di verificare con procedure automatizzate, la corretta annotazione dell’assolvimento dell’imposta di bollo, avendo riguardo alla natura e all’importo delle operazioni indicate nelle fatture stesse.

Split payment

Vogliamo dedicare un paragrafo alla spiegazione dello Split payment. Venne introdotto con L’articolo 1, comma 629, lettera b), della legge 23 dicembre 2014, n. 190 (legge di stabilità 2015), ha introdotto l’articolo 17-ter del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 (decreto IVA). In parole povere è quel meccanismo attraverso il quale le PA, hanno l’obbligo di pagare l’IVA direttamente all’erario, anziché allo stesso fornitore. In relazione agli acquisti di beni e servizi effettuati dalle PA, queste devono versare direttamente all’erario l’IVA che è stata addebitata loro dai fornitori. Non devono quindi versarla ai fornitori stessi, scindendo quindi il pagamento del corrispettivo dal pagamento della relativa imposta.

L’articolo 12 del decreto-legge n. 87 del 2018 abolisce il meccanismo della scissione dei pagamenti, split payment. L’abolizione riguarda tutte le prestazioni di servizi rese alle pubbliche amministrazioni i cui compensi sono assoggettati a ritenute alla fonte.

Le piattaforme che vengono utilizzati per l’emissione e l’invio delle fatture elettroniche devono essere provvisti di meccanismi di controllo sullo Split payment (o sul bollo) così da azzerare i rifiuti causati da documenti non compilati correttamente.

Le principali norme relative alla fatturazione elettronica

Vogliamo ricordare brevemente l’elenco di tutte le norme relative alla fatturazione elettronica:

  1. Legge numero 244 del 24 dicembre 2007, disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008).
  2. Decreto 7 marzo 2008, individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze.
  3. Decreto 3 aprile 2013, regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche.
  4. Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66. Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale (art 25).
  5. Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, numero 633, come modificato dalla Legge numero 228 del 24 dicembre 2012 (Legge di Stabilità).
  6. Direttiva comunitaria 45 del 2010 relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme in materia di fatturazione elettronica.
  7. Direttiva 2006/112/CE del Consiglio Europeo del 28 novembre 2006, relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto.

SMAU: il Salone per le imprese del futuro

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SMAU acronimo di Salone, Macchine, Attrezzature Ufficio, è nato nel lontano 1964. Fin dalle sue origini è sempre stato l’evento di riferimento nei settori dell’innovazione e delle tecnologie digitali per imprese e Pubbliche Amministrazioni locali. Ha subito moltissime evoluzioni, andando a lavorare sempre di più e sempre meglio, con i vari territori locali, proponendosi come fiera per il rilancio del Sistema Italia, grazie all’innovazione e alle moderne tecnologie digitali. Da sempre si è rivolto direttamente alle imprese, per renderle protagoniste attive nello sviluppo sui vari territori. Lo scopo della manifestazione è sempre stato quello di far incontrare domanda e offerta e di coinvolgere attivamente i visitatori nella vera innovazione attraverso esperienze inedite.

SMAU: non la solita semplice fiera

Da quel lontano 1964, SMAU, ha conosciuto una crescita esponenziale. Ogni anno vi partecipano oltre 80mila imprese provenienti da tutti i settori merceologici. Imprese che, grazie all’evento diventato ormai internazionale, riescono a entrare in contatto diretto con il mercato.

L’internazionalità è arrivata nel 2015, quando l’evento fieristico di SMAU dell’ottobre di quell’anno, si tenne in contemporanea con Expo 2015 inserita nel calendario degli eventi business dell’Esposizione Universale. Da quel momento in poi, SMAU, ha assunto un ruolo cosmopolita e internazionale di altissimo livello. Aperte le porte ai visitatori internazionali, per l’Italia si è aperta una nuova breccia nel mercato europeo, con nuove e allettanti possibilità di crescita, guadagno e pubblicità. In quell’occasione all’evento sono stati presenti almeno dieci governi di altrettante Regioni d’Italia insieme al loro ecosistema dell’innovazione, per un totale di oltre 500 attori partecipanti.

Start up workshop ed eventi di networking

Una manifestazione di questa portata ha deciso, nel corso del tempo, di presentarsi sotto una forma diversa e insolita, rispetto a molte altre banali fiere. A SMAU il coinvolgimento con il pubblico è più diretto. I visitatori stessi diventano parte integrante della fiera. Non si tratta quindi di una semplice passeggiata tra gli stand per raccogliere volantini e brochure. I visitatori vengono coinvolti in prima persona potendo scegliere tra oltre 250 workshop gratuiti, per aggiornamenti sugli ultimi trend digital. Eventi speciali, relatori italiani e internazionali, piattaforme innovative per approcci digitali, sono solo alcuni degli scenari a cui è possibile assistere partecipando o visitandola fiera.

Articolati programmi di workshop nei quali si parlerà di strategie di Artificial Intelligence e Big data, Digital marketing, GDPR, Cyber Security, Cloud, Industry 4.0, Blockchain, IoT e molto altro ancora. Con un calendario ricco di momenti formativi gratuiti, SMAU è il luogo giusto dove poter stringere la mano ai protagonisti diretti dell’innovazione del nostro paese.

Un mondo di ricerca e sviluppo

SMAU non è la solita fiera che ci si potrebbe aspettare di vedere. Si tratta ormai di un vero e proprio appuntamento di riferimento per portare sul mercato la vera innovazione. Il meglio del meglio che abbiamo in Italia nei settori di ricerca e sviluppo al servizio delle imprese. Durante questo evento centinaia delle migliori start up presenti sul territorio, trovano il loro spazio per presentare al resto del mercato, i propri servizi/prodotti. Nuove imprese digital con le quali è possibile costruire dei rapporti di lavoro duraturi e stabili, di rinnovamento e innovazione.

In questo panorama di eccellenze italiane, non poteva quindi mancare la presentazione al grande pubblico di FatturaPRO.click. Un partner a cui affidarsi per costruire insieme il futuro della propria azienda. Il software di fatturazione elettronica facile e veloce, che non richiede una formazione lunga e articolata per imparare a usarlo.

FatturaPro a SMAU Milano 2019

Nel settore della fatturazione elettronica, FatturaPro.click, sicuramente rappresenta l’innovazione semplice e alla portata di tutti, che non poteva più mancare in Italia. L’introduzione della fatturazione elettronica ha impattato tutte le imprese, liberi professionisti e PA, indipendentemente dal settore di appartenenza. Si tratta quindi di strumenti di cui non è più possibile fare a meno all’interno della propria impresa. Per questo motivo, dotarsi di un software che consenta di processare l’intero iter della fatturazione elettronica, senza dover imparare nulla, rappresenta un’innovazione digitale senza precedenti.

A SMAU, FatturaPRO.click, verrà presentata nella sua interezza. Dalla generazione di una fattura in XML, alla firma senza smart-card o chiavetta usb, alla gestione delle notifiche della PA, alle procedure per inviare la fattura in conservazione digitale per 10 anni. Ogni singolo passaggio, ogni step, dalla compilazione, all’emissione e conservazione, verrà mostrato nella sua semplicità di esecuzione. Sarà possibile toccare con mano personalmente e vedere con i propri occhi, la facilità dei passaggi necessari per utilizzarlo nel pieno delle sue potenzialità.

Semplificazione dei processi

Gestisco Italia, ideatore di FatturaPRO.click, sarà quindi presente a SMAU, per presentare ed esprimere il concetto di semplificazione dei processi e non una banale “automazione”. L’idea è partita dal semplice concetto che è inutile avere a disposizione lo strumento più potente al mondo, se poi per farlo funzionare, sono necessarie ore su ore e giorni di interminabili corsi di formazione. L’idea cardine quindi attorno alla quale ruota l’intero progetto di FatturaPRO.click, è la semplicità. Una soluzione semplice, efficiente ed efficace che permette di utilizzare una piattaforma online, collegata ad applicazioni desktop e mobili in grado di offrire completezza.

FatturaPRO Smart

SMAU è il migliore contesto per la presentazione di FatturaPRO Smart, la nuovissima applicazione per smartphone collegata a FatturaPRO.click, che aggiungerà ai servizi già presenti, anche la gestione dei corrispettivi telematici in mobilità. Tutto questo grazie alla connettibilità con qualsiasi registratore di cassa o stampante fiscale di tipo RT, che permetterà di operare, anche offline, con la consueta semplicità di FatturaPRO.click.

Durante l’evento si parlerà di “futuro”, in un Workshop di 50 minuti, che si terrà il 22 ottobre alle ore 15:00 presso l’arena Commercio e Turismo, dove verranno spiegati in quale modo gli ordini telematici saranno l’ultimo passo verso la completa digitalizzazione dei processi aziendali, che inizierà con l’obbligatorietà per il SSN, prevista per il 1 febbraio 2020.

Inoltre, in occasione dell’incontro del 22 ottobre, tutti i visitatori saranno aggiornati sullo stato del progetto ambizioso a cui Gestisco Italia sta lavorando. Insieme a tutti i partners coinvolti, Gestisco Italia svilupperà un progetto che prevede di base il concetto di interoperabilità delle informazioni tra tutti gli attori coinvolti nella gestione dell’attività economica. La presenza di commercialisti, partner ed erogatori di servizi, garantirà agli utenti, attraverso un ecosistema di software integrati, risposte a tutte le esigenze, fornendo formazione, automazione, professionalità e assistenza a tutti i livelli.

SDI: il Sistema di Interscambio – Tutta la documentazione e i controlli di errore

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Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico che agevola l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Il sistema è nato con la legge finanziaria 2008, che stabilì che tutte le fatture della Pubblica Amministrazioni, dovevano essere trasmesse per via telematica.

In seguito, ‘obbligo venne esteso all’intero ciclo di acquisto e a tutti i soggetti.
Il Sistema di Interscambio potrebbe, volendo, essere considerato come una sorta di centro smistamento posta. Attraverso di lui passano tutte le fatture elettroniche che vengono emesse e spedite. Il Sistema, in breve, le controlla fin nei minimi dettagli e se trova qualche errore o imprecisione nella loro compilazione, le rispedisce al mittente.

Chi ha creato il Sistema di Interscambio

Si tratta di un intermediario tra piccole/medie imprese, Pubblica Amministrazione e liberi professionisti e tutti i loro fornitori. Il sistema è stato creato dalla SOGEI, una struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI (Sistema di Interscambio). Con il decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007 è stata individuata l’Agenzia delle Entrate come gestore del Sistema di interscambio (SdI), definendone i compiti e le responsabilità, mentre ha definito la società della Sogei l’azienda dedicata ai servizi tecnici.

Abbiamo visto che la Sogei è la società di Information Technology 100% del Ministero dell’Economia e delle Finanze. Un’azienda italiana che opera, da oltre 40 anni, nell’ambito delle Tecnologie dell’informazione e della comunicazione.
Quando si occupò della creazione del sistema di interscambio, lo fece tenendo conto di dover realizzare un sistema informatico che agevolasse lo scambio di fatture elettroniche.

Come funziona il sistema di interscambio

Fondamentalmente il suo lavoro si svolge in tre diversi passaggi.
1. Il soggetto emette fattura elettronica, apponendo la firma elettronica qualificata (firma digitale: l’equivalente della vecchia firma su carta, ma in un formato tale da poter essere apposta sui documenti attraverso dispositivi elettronici), che ne garantisce l’autenticità e la veridicità.
2. Nella fattura emessa il soggetto dovrà indicare il “codice ufficio”, se la fattura elettronica è rivolta verso una PA (pubblica amministrazione). Dovrà invece riportare il codice destinatario, o il codice PEC, in caso di destinatario privato.
3. Nell’ultimo passaggio entra in gioco il sistema di Interscambio. In questa fase l’SDI effettua un controllo dettagliato sulla fattura emessa. Verifica il contenuto e individua eventuali errori di compilazione. Se il Sistema dovesse riscontrare qualche errore nella redazione della fattura elettronica, invierà una segnalazione al mittente, chiedendone un controllo e la riemissione corretta.
Il Sistema di interscambio invierà un messaggio di conferma al mittente anche qualora la fattura emessa, sia stata correttamente recapitata al destinatario. In tutti i casi, quindi, veniamo sempre avvisati dall’SDI, sull’esito dell’emissione/invio delle varie fatture elettroniche.

I controlli dell’SdI

Quali sono effettivamente i controlli eseguiti dal sistema di interscambio?
Prima di ogni altra cosa, Sdi controlla il Codice Destinatario. Verifica che il codice sia presente e che sia valido. Contemporaneamente viene verificato l’identificativo fiscale del destinatario. Questo dato viene comunque controllato preventivamente anche in fase di compilazione della fattura. Le piattaforme abilitate alla creazione di fatture elettroniche, come FatturaPRO.click, permettono di redigere e contestualmente controllare, tutti i documenti che vengono creati.
Infine SdI controlla la firma elettronica.
A seguito del controllo, SdI invia un messaggio all’emittente. In caso di validità del documento emesso, recapita all’emittente la ricevuta di avvenuta conferma al destinatario. In caso di esito negativo, segnala con un messaggio all’emittente, l’eventuale errore riscontrato. In questo modo viene data la possibilità all’emittente di redigere di nuovo (e stavolta correttamente) la fattura elettronica.
Inoltre, se la fattura emessa è corretta, SdI informa il mittente, dell’avvenuta consegna del documento. Non solo segnala eventuali errori o la correttezza del documento emesso, avvisa anche quando questo viene consegnato a destinazione.
Nel caso in cui il destinatario abbia la PEC piena, il mittente riceverà un avviso di impossibilità di consegna. Lo stesso avverrà in caso di canale FTP o web service non attivo. Il destinatario invece riceverà una copia digitale, non valida ai fini fiscali, della fattura stessa. Troverà questo documento, puramente informativo, su Fisconline.

sistema di Interscambio

Gli errori comuni segnalati dal sistema di interscambio

SdI effettua innanzitutto una serie di controlli automatici sui campi obbligatori compilati dal mittente durante la redazione della fattura elettronica.
In caso non fossero rilevati errori e la fattura venisse recapitata al destinatario, SdI invia una ricevuta di recapito con data e ora di ricezione del documento. In caso di rilevamento di errore sul file .XML il mittente, abbiamo visto, riceverà un messaggio di scarto dove saranno indicati: ora, data e codice errore.
Gli errori più comuni sono:

  • Codice 00001: il nome del file non rispetta le regole del SdI. Il nome deve essere composto da Nome Paese (per l’Italia IT), Identificativo Univoco del Trasmittente (identificativo fiscale del trasmittente), seguito da un Separatore “_”, Progressivo Univoco del File (massimo 5 caratteri alfanumerici a scelta del trasmittente). Infine l’estensione del file (.xml o .zip)
  • Codice 00002: Nome del file duplicato, quando viene inviato più di una volta un file che è stato accettato dal SdI o ha lo stesso nome di un file inviato in passato. Il problema di solito sta nel Progressivo Univoco del File e basta cambiarlo con uno non ancora utilizzato.
  • Codice 00200: Formato del file errato. Questo di solito si verifica per l’utilizzo di caratteri speciali nella compilazione del file XML o nel nome del file stesso. Può anche essere un problema di versione del file.
  • Codice 00305: Id fiscale IVA non valido. Questo capo si riferisce alla partita IVA e non al codice fiscale, spesso l’errore sta nel mettere il codice fiscale in questo campo.
  • Codice 00311: Codice destinatario non valido. In questo caso si consiglia di controllare che il codice immesso sia quello giusto. Nel caso delle PA si può trovare la lista dei codici su IPA. Nel caso di un privato senza codice di destinatario, si utilizza il codice convenzionale “0000000” 7 zeri.
  • Codice 00312: Codice destinatario non attivo. In questo caso il codice è quello giusto ma non è più attivo. Ci si deve accertare che il destinatario in questione non abbia cambiato codice destinatario.
  • Codice 00398: Codice Univoco Ufficio impostato su “Centrale”, ma il SdI riconosce un altro CUU valido per il codice identificativo fiscale. Il problema è nel sistema IPA riportato sopra. Viene infatti censito un ufficio centrale che è stato rimosso perchè esiste ora un ufficio ordinario. Assieme all’errore viene riportato il CUU valido da inserire nel campo.
    É possibile avere un elenco completo dei codice degli errori riscontrati da SdI, scaricando il pdf predisposto dal sito governativo di fatturapa.gov.

I vantaggi della fatturazione elettronica

Con l’entrata in vigore obbligatoria della fatturazione elettronica e l’utilizzo del sistema di interscambio, siamo andati incontro ad una serie di notevoli vantaggi. Primo fra tutti un’organizzazione molto veloce per l’emissione e l’inoltro delle fatture. Oltre a questo è da considerare il notevole risparmio di tempo e costi. Siamo infatti passati da un sistema cartaceo, a uno digitale, risparmiando molto materiale.

Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

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Negli articoli precedenti abbiamo visto cos’è e come funziona la fatturazione elettronica. Ripetiamo che per fatturazione elettronica si intende l’emissione, l’invio e l’archiviazione delle fatture in formato digitale. Un insieme di processi che determinato la creazione e l’archiviazione delle fatture esclusivamente in formato digitale. Abbiamo anche accennato che una delle fasi della fatturazione elettronica è quella relativa alla conservazione sostitutiva. Vediamo ora nello specifico di cosa si tratta.

Cos’è la conservazione elettronica sostitutiva

Si tratta di quell’insieme di processi, regolamentati da legge, che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale.
Perché una fattura elettronica abbia lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea, deve essere creata, emessa e archiviata seguendo determinate specifiche previste dalla legge. Quando queste specifiche vengono rispettate, abbiamo una fattura elettronica regolare. La E-fattura vanta lo stesso valore legale di una vecchia fattura cartacea. Si hanno però notevoli vantaggi di temo, spazio e minor costo.

Il risparmio è dovuto soprattutto al fatto che conservare un documento contabile digitale, è molto più facile e meno impegnativo in termini di spazio e costi. Quando erano ancora in vigore le fatture cartacee, queste dovevano essere conservate per lungo tempo negli archivi. Le fatture si accumulavano l’una sull’altra e l’archivio fisico si ingrandiva a dismisura. Inoltre era necessario che una persona se ne occupasse a tempo pieno e questo prevedeva un costo da sostenere. Inoltre mentre aumentava la dimensione dell’archivio, aumentava anche il rischio che qualcosa andasse perso.

In caso di accertamento da parte delle autorità competenti

Con il passaggio alla conservazione sostitutiva e all’archiviazione digitale, lo spazio delle raccolte e degli archivi delle fatture, si è ridimensionato. É sufficiente avere un computer e un po’ di spazio per l’archiviazione dei documenti elettronici.
C’è un unico fattore però da considerare e rispettare. Tutta la documentazione archiviata e conservata deve essere sempre disponibile in caso le Autorità competenti, o l’Agenzia delle Entrate, vogliano consultarla per accertamenti e controlli.

A cosa serve la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva serve a sostituire la carta con un supporto digitale. In pratica alle vecchie fatture cartacee viene applicata una firma digitale (invece di firma e timbro). Inoltre vengono applicati un bollo virtuale e una marca temporale (timestamp). La Timestamp certifica l’orario e la data in cui il responsabile ha creato il file elettronico (allo stesso modo in cui in passato la data il timbro postale certificavano una fattura cartacea). La conservazione sostitutiva serve per evitare che un documento si deteriori con il trascorrere del tempo, come succedeva prima dell’avvento della fatturazione elettronica. Inoltre garantisce l’integrità e l’autenticità dopo l’archiviazione.

Quando si parla di archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche, cioè create già in formato digitale che non subiscono quindi nessun tipo di trasformazione di formato, il termine esatto dovrebbe essere conservazione digitale. Tutti però tendono a unificare la conservazione digitale nell’unico termine “sostitutiva”. Per le fatture cartacee che vengono invece trasformate in formato digitale e poi conservate, il termine corretto di conservazione sostitutiva ne determina più propriamente il significato.

conservazione sostitutiva

Imposta di Bollo virtuale

Il Mef (Ministero dell’Economia e delle Finanze) ha emanato delle nuove regole per il pagamento del bollo sulle fatture elettroniche a partire da quelle emesse dal primo gennaio 2019. In base al nuovo regolamento il pagamento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche emesse in ciascun trimestre, deve essere effettuato entro il giorno 20 del primo mese successivo. Inoltre nella fattura dovrà essere indicata l’apposita dicitura per l’assolvimento dell’imposta di bollo virtuale.
Agenzia delle Entrate mette a disposizione, all’interno dell’area riservata ai contribuenti, l’evidenza dell’importo dovuto, in base alle e-fatture emesse nel trimestre e presenti nel sistema di interscambio (Sdi).
Il sistema di FatturaPRO.click, prevede una serie di controlli, tra i quali anche quello relativo al pagamento del bollo virtuale, che azzerano i rifiuti causati da documenti non compilati correttamente.

Archiviazione ottica documentale

Si tratta di un insieme di processi. Devono consentire di registrare velocemente documenti, fatture, libri contabili di professionisti, PA (Pubbliche amministrazioni), aziende, contribuenti privati, ecc… In un piccolo spazio rispetto ai vecchi archivi materiali tradizionali.
Attraverso l’archiviazione ottica documentale è possibile quindi trasferire un vecchio documento cartaceo in un supporto digitale. Se ne garantisce così la sua autenticità, integrità e valenza legale-giuridica. L’archiviazione ottica documentale è l’archiviazione di un documento informatico, come una fattura elettronica, che deve essere conservata rispettando l’Art. 42 del codice dell’amministrazione digitale.

Conservazione delle fatture per società, aziende e liberi professionisti

Le fatture elettroniche emesse da una società, piuttosto che da un’azienda o da un libero professionista, devono essere conservate in formato digitale. Il sistema utilizzato deve garantire integrità del contenuto e univocità del soggetto che ha emesso il documento. Non deve essere necessario stampare su supporto cartaceo. FatturaPro permette la gestione dell’intero ciclo passivo con conservazione digitale a norma AgID (inclusa la conservazione sostitutiva delle fatture cartacee estere).
L’agenzia delle entrate ha dichiarato che:

“chi emette fatture elettroniche ha tempo 15 giorni dalla data di creazione del file per la conservazione (fermo restando eventuali obblighi di registrazione)“.
Chi riceve e chi emette fatture ha l’obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria.

Fatture elettroniche e registrazione IVA

Le fatture elettroniche possono essere inserite nei registri IVA elettronici entro 60 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. Le fatture poi possono essere ricomprese in fase di liquidazione IVA relativa al periodo in cui è stata effettuata l’operazione.

Fattura digitale di vendita e di acquisto

Il D.P.R. n° 633 del 1972,ì ha stabilito il contenuto delle fatture di vendita e di acquisto. Le fatture registrate in formato digitale, devono rispettare dei requisiti specifici, riportando determinati dati:

  1. Data;
  2. Numero progressivo;
  3. Denominazione o ragione sociale di chi emette e riceve la fattura.

In caso di persona diversa dal titolare della partita IVA va indicato il nome, cognome e l’ammontare dell’imponibile e dell’imposta.

Per quanto riguarda invece il trasferimento in formato digitale di una vecchia fattura su supporto cartaceo, le regole da seguire per questa procedura sono raccolte nell’articolo 4 del Dm. In breve. L’articolo specifica che per avere valenza legale e ufficiale, occorre l’apposizione della firma digitale, oppure della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.

Sogei – Società Generale d’Informatica S.p.A: consulenza informatica ed amministrazione

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Negli articoli precedenti abbiamo accennato alla Sogei, quale struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI (Sistema di Interscambio).
Il Decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007 ha individuato nell’Agenzia delle Entrate il gestore del Sistema di interscambio (SdI), definendone i compiti e le responsabilità, mentre ha definito la società della Sogei l’azienda dedicata ai servizi tecnici.

Sogei – Società Generale d’Informatica S.p.A

Nello specifico Sogei è la società di Information Technology 100% del Ministero dell’Economia e delle Finanze, che operano sulla base del modello organizzativo dell’in house providing. Si tratta quindi di una società italiana che opera, da oltre 40 anni, nell’ambito delle Tecnologie dell’informazione e della comunicazione. In pratica il suo campo di interesse riguarda tutti quei processi relativi ai metodi e alle tecniche utilizzate nella trasmissione, ricezione ed elaborazione di dati e informazioni (tecnologie digitali comprese). Viene controllata al 100% dal Ministero dell’economia e delle finanze. Si tratta di una società pubblica costituita in forma societaria, solitamente s.p.a., il cui capitale sociale viene detenuto direttamente da un ente pubblico.

Missione Sogei

Il fine ultimo di questa azienda è quello di contribuire alla modernizzazione dell’Italia, partecipando attivamente al processo di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione.
La storia della Sogei parte nel lontano 1976, quando venne fondata a Roma il 28 Maggio. Con il passare degli anni si trasformò prima da Italsiel a Sogei It, poi venne acquisita direttamente dal Ministero dell’economia e diventò definitivamente Sogei.
Sogei ha realizzato e gestito i codici anagrafici delle persone fisiche e delle aziende, ovvero il codice fiscale e la partita IVA.

sogei

Le attività Sogei

Gli ambiti in cui questa società opera per il Ministero dell’economie e delle finanze, sono molto eterogenei. Le sue principali occupazioni sono:

  1. Sviluppo e gestione del sistema informativo della fiscalità, ovvero l’anagrafe tributaria per conto del Ministero dell’economia e delle finanze;
  2. Sviluppo e gestione del sistema informativo della contabilità pubblica per la Ragioneria Generale dello Stato, del sistema informativo e contabile del debito pubblico;
  3. Sviluppo e gestione del sistema informativo del gioco pubblico per conto dell’Agenzia delle dogane e dei monopoli;
  4. Monitoraggio spesa pubblica, in particolare la spesa sanitaria;
  5. Sviluppo e gestione del software per le Agenzie fiscali (Entrate, Dogane e monopoli, Demanio, es. DOCFA);
  6. Selezione fornitori, monitoraggio della produzione e spedizione della tessera sanitaria per conto dell’Agenzia delle entrate;
  7. Realizzazione dell’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR) in collaborazione con il Ministero dell’interno;
  8. Realizzazione del canale web dello spesometro: servizio fatture e corrispettivi;

Sviluppo e gestione del software per le Agenzie fiscali (Entrate, Dogane e monopoli, Demanio, es. DOCFA)

Il processo della fatturazione elettronica, prevede una serie di step ai quali è necessario adempiere perché possa dirsi concluso.
La fattura elettronica è quindi un documento aziendale in grado di rappresentare un’operazione commerciale dal quale è possibile avere risvolti fiscali, civili, penali e finanziari. Il processo della fatturazione elettronica è un ciclo complesso di operazioni che partono dalla redazione della stessa e si conclude con l’archiviazione e la conservazione delle fatture per almeno dieci anni.
Una volta che la fattura elettronica è stata redatta, attraverso il proprio gestionale, vale a dire la piattaforma in grado di automatizzare e semplificare tutti i processi di emissione e ricezione dei documenti, viene inviata al Sistema di Interscambio.
Ed è proprio l’SDI che è stato progettato, realizzato e gestito da Sogei.
A loro quindi l’onere di provvedere alla scambio dei dati tra i singoli utenti (liberi professionisti, piuttosto che aziende) e l’Agenzia delle Entrate.

SDI: Sistema di Interscambio

La piattaforma è stata realizzata dalla Sogei in collaborazione con l’Agenzia delle Entrate, per semplificare e nuovi adempimenti in termini di fatturazione elettronica.
Nacque nel, subito dopo l’entrata in vigore dell’obbligo di emissione delle fatture elettroniche nei confronti delle Pubbliche amministrazioni.
Il software della Sogei consente quindi di:

  1. Ricevere le fatture sotto forma di file xml;
  2. Effettuare controlli sui file ricevuti;
  3. Inoltrare le fatture.

Canali di inoltro

Sdi permette di inoltrare le fatture attraverso diversi canali:

  1. Pec;
  2. Procedura web o App
  3. previo accredito al Sdi, mediante l’applicazione web service
  4. Sistema di trasmissione dati tra terminali remoti (Ftp).

Esistono comunque delle piattaforme complete per la creazione, il controllo, la firma, l’invio e la conservazione della fatturazione elettronica, come ad esempio FatturaPro.click. Come abbiamo precedentemente già visto si tratta di uno strumento completo al 100% per la gestione del ciclo di acquisti, pronto anche per la fatturazione B2B e B2C.

Una volta inviata la fattura deve superare i controlli previsti dal sistema della Sogei (dati obbligatori presenti, firma, ecc…). Se i controlli vengono superati, l’e-fattura viene recapitata entro cinque giorni e il sistema invia un’apposita ricevuta di consegna a chi l’ha inviata. Solo a quel punto la fattura può essere considerata emessa.

Regime forfettario e regime dei minimi

Una specifica. Se la fattura elettronica viene emessa nei confronti di un contribuente nel regime forfettario o nel regime dei minimi, vale a dire nei confronti di soggetti esonerati dall’obbligo della fatturazione elettronica stessa, il Sistema di Interscambio offre la possibilità di indicare nel campo “codice Destinatario”, un codice convenzionale.
Il sistema di interscambio è stato implementato da Sogei svariate volte, per migliorarne le prestazioni e i servizi offerti.
Dal primo luglio 2018, anche il servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute.

Soggetti obbligati alla fatturazione elettronica

Tutti i soggetti che hanno l’obbligo della fatturazione elettronica possono conservare online le e-fatture, le note di variazione, trasmesse e ricevute attraverso Sdi, mediante il servizio di conservazione sostitutiva.