Come fare un preventivo perfetto
Un preventivo è un documento molto importante per qualunque professionista. È indispensabile a far conoscere ai propri clienti la stima dei costi per servizi e prodotti offerti. Per questo motivo è fondamentale sapere come fare un preventivo perfetto mostrando nel dettaglio tutte le attività svolte per definire il progetto, i termini e le condizioni dell’accordo.
Cosa sono i preventivi e a cosa servono
Un preventivo è un documento redatto da un professionista per far conoscere ai propri clienti tutti gli elementi che regolano un accordo. Nel preventivo sono infatti riassunte le seguenti voci:
- metodi di pagamento
- descrizione di tutte le attività svolte per offrire quel determinato prodotto/servizio
- durata rapporto contrattuale
- condizioni particolari come, ad esempio, la possibilità d’interrompere preventivamente il rapporto lavorativo
- dati del professionista (eventuali iscrizioni all’albo, elenchi professionali, dati aziendali, ecc…)
è importante sapere come fare un preventivo perché, con l’accettazione di questo documento da parte del cliente, ha inizio la prestazione lavorativa concordata. È sempre consigliato redigerlo in forma scritta, per tutelare entrambe le parti.
Oggi esiste una disciplina scritta che prevede l’obbligo di preventivo scritto per i professionisti iscritti ad albi professionali. In altre parole, i lavoratori autonomi o qualunque altro soggetto che decide di diventare imprenditore ed è iscritto a un qualunque albo, deve per forza presentare ai propri clienti un preventivo scritto per l’accettazione delle prestazioni offerte. Non esiste però una specifica disciplina sanzionatoria. Attraverso il preventivo, il libero professionista, deve presentare il conferimento dell’incarico.
Come fare un preventivo perfetto
Un preventivo è formato da diverse parti:
- Intestazione – in questa parte il professionista deve riportare tutti i dati personali: partita IVA, iscrizione alla Camera di Commercio, PEC, ecc…
- Data – si tratta della data di presentazione della proposta d’accordo. Serve a far capire la celerità nella risposta al cliente. Di solito i preventivi hanno scadenza, una data sempre scelta da chi li emette. La scadenza è utile per mettere anche una sorta di “pressione” psicologica al cliente (prendere o lasciare)
- Durata – la durata indica la tempistica per l’esecuzione della prestazione venduta, quindi indica la quantità di tempo necessario a realizzare un dato progetto.
- Organizzazione dell’incarico – una parte essenziale utile a far comprendere al cliente qual è il risultato ottenibile attraverso i servizi offerti. È importante indicare tutte le attività da svolgere per compiere un progetto, ma anche tutte quelle estranee allo stesso. Vale a dire che non basta far sapere al cliente cosa è POSSIBILE FARE, è importante anche specificare COSA NON è COMPRESO NEL PROGETTO.
- Condizioni economiche – è qui che è presentato al cliente il preventivo lordo della prestazione offerta. Sono quindi da dettagliare tutti i costi vivi sostenuti per eseguire quanto promesso.
- Modalità di fatturazione – specificare le modalità di pagamento serve a evitare futuri problemi nella fatturazione. Devono quindi essere inseriti tutti i dati necessari per fatturare correttamente e per poter ricevere il pagamento stabilito.
- Eventuale recupero del credito – questa sezione serve a tutelare il professionista da un eventuale mancato pagamento e/o saldo da parte del committente. Utile in caso di avvio pratiche per il recupero del credito.
- Risoluzione anticipata dell’accordo – devono essere inoltre presenti le eventuali ipotesi di risoluzione anticipata dell’accordo.
- Firma – il preventivo deve sempre essere firmato da parte del cliente. Senza la firma il preventivo è considerato non accettato. Al cliente va lasciata una regolare copia del documento. Un preventivo non è un contratto ed è sempre modificabile fino a quando la controparte non lo accetta. Una volta formato è irrevocabile.
Come scrivere un preventivo
La forma conta tanto quanto il contenuto. Molti professionisti utilizzano una bozza di fattura come un preventivo. È un’abitudine che è meglio non avere, o perdere. Risulta molto più professionale e convincente redigere un preventivo scritto a se stante. Per avere successo e sapere come fare un preventivo perfetto basta ricordare di essere sempre tempestivi, precisi e dettagliati e scriverlo in maniera semplice e comprensibile a tutti.
