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Fattura non pagata: gli adempimenti contabili e le azioni ammesse contro il debitore moroso

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Una fattura non pagata dal debitore alla scadenza comporta per il creditore una serie di adempimenti obbligatori e azioni specifiche al fine di tutelare legittimamente il proprio diritto di credito. In primo luogo, il creditore deve assolvere una serie di obblighi di natura contabile, quali l’iscrizione del credito nel registro delle fatture attive e in bilancio secondo criteri di competenza. Inoltre deve provvedere annualmente alla rivalutazione del debito e all’accantonamento nel fondo svalutazione crediti.

 

Tali adempimenti formali sono essenziali per dimostrare l’esistenza e la legittimità del credito in caso di eventuali controversie. Qualora i tentativi bonari di riscossione non vadano a buon fine, il secondo step prevede le azioni legali di recupero come l’ingiunzione di pagamento verso il Tribunale competente.

Se anche questa non è ottemperata, il creditore può richiedere l’esecuzione forzata attraverso il pignoramento dei beni mobili e immobili del debitore. Solo rispettando scrupolosamente tutti gli adempimenti e attivando le opportune azioni giudiziarie, il creditore può vedere riconosciuti e soddisfatti i propri diritti di credito in maniera effettiva, legale e tempestiva.

Fattura non pagata: Gli adempimenti contabili in capo al creditore

In caso di mancato pagamento di una fattura elettronica da parte del debitore, la legge prevede una serie di obblighi contabili da parte del creditore.

Il primo adempimento è l’iscrizione del credito nel registro delle fatture attive, così da documentarne l’esistenza e consentirne il corretto rilevamento ai fini IVA. L’art. 24 del DPR 633/1972 stabilisce che l’iscrizione debba avvenire entro il termine di emissione della fattura o dell’ultimo giorno del mese in cui è stata emessa. Successivamente, in base al principio di competenza, il credito va contabilizzato nel bilancio d’esercizio relativo all’anno di emissione della fattura stessa.

Fattura non pagata

Inoltre, il credito va rivalutato annualmente applicando gli indici ISTAT di variazione dei prezzi al consumo, come indicato dall’art. 1 della Legge 298/1982. Un altro obbligo è l’accantonamento nel fondo svalutazione crediti, previsto dall’art. 2426 c.c., al fine di adeguare il valore di bilancio del credito alla realistica possibilità di incasso. Il rigoroso assolvimento di tali obblighi contabili è fondamentale per assicurare trasparenza e veridicità del bilancio, nonché per dimostrare la legittimità del credito vantato in sede di eventuali azioni giudiziali contro il debitore.

Fatture non pagate: Le azioni legali per il recupero del credito

Quando il tentativo bonario di riscossione del credito non va a buon fine, il creditore può attivare le azioni giudiziarie previste dal nostro ordinamento per il recupero coattivo dell’importo dovuto. La prima azione è l’ingiunzione di pagamento ex art. 633 c.p.c, notificata presso il Tribunale territorialmente competente. Se il debitore non ottempera, si passa all’esecuzione forzata verso i beni mobili e immobili mediante pignoramento.

Ai sensi degli artt. 492 e seguenti del c.p.c., il creditore può richiedere al giudice dell’esecuzione il sequestro dei cespiti, il loro successivo vaglio e la loro alienazione all’asta fino al soddisfo del proprio credito.

Qualora i beni individuati non siano sufficienti a coprire l’intero ammontare dovuto, il debitore rimane responsabile in solido per il residuo con i propri beni futuri. In via facoltativa, il creditore può altresì scegliere di segnalare la posizione debitoria alle centrale rischi mediante l’iscrizione nell’apposito archivio dei cattivi pagatori ex art. 33 D.Lgs. 141/2010. Solo adottando le strategie legali di recupero crediti con professionalità e tempestività è possibile massimizzare la possibilità di soddisfacimento del proprio diritto di credito.

Fattura scaduta: gestione, obblighi e sanzioni

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La corretta gestione della fattura scaduta richiede sempre un approccio particolarmente accorto e professionale. Questo in quanto una situazione di mancato pagamento può comportare una serie di conseguenze sia per il creditore che per il debitore.

In primo luogo, il creditore deve adottare tutte le misure contabili e amministrative previste dalla normativa per la tutela del proprio credito. È necessario iscrivere tempestivamente la fattura nel registro attivo e rivalutare periodicamente l’importo. Solo mantenendo una tracciabilità precisa è possibile attivare poi le azioni legali di recupero.

Parallelamente, è opportuno inviare formali comunicazioni di sollecito e messa in mora al debitore, per adempiere agli obblighi di legge. Solo in questo modo potranno essere evitate sanzioni amministrative in capo al creditore. Anche il debitore è soggetto a obblighi di comunicazione in caso di inadempienza. Trascurarli può comportare ripercussioni penali. Inoltre, il mancato pagamento espone l’impresa al rischio di ingiunzioni, pignoramenti e segnalazioni negative che ne compromettano la reputazione creditizia.

Gestire correttamente una fattura scaduta richiede quindi competenze specifiche per evitare errori che possano danneggiare una o entrambe le parti, compromettendo i reciproci rapporti commerciali anche per il futuro. È sempre opportuno valutare soluzioni transattive che tutelino tutti gli interessi in gioco.

Fattura scaduta: gestione e monitoraggio delle scadenze delle fatture emesse e ricevute

La corretta gestione delle fatture emesse e ricevute con scadenze differite nel tempo riveste un’importanza strategica per la capacità di fatto pagamenti e incassi dell’impresa. Monitorare le scadenze delle fatture attive e passive è il primo passo per prevenire potenziali ritardi nei pagamenti da parte della clientela o per programmare con anticipo le disponibilità finanziarie necessarie a onorare le proprie fatture in scadenza.

Fattura scaduta

A tal fine risulta fondamentale utilizzare sistemi gestionali appositamente progettati per tenere traccia dello stato delle fatture (sospese, scadute, pagate), nonché dei relativi termini di decadenza. Qualora la fattura non sia onorata entro i termini previsti, è necessario avviare formali procedure di sollecito attraverso raccomandate o pec che richiedano il pagamento entro una determinata data, pena l’avvio di azioni di recupero coattivo del credito.

È inoltre possibile valutare, se sussistenti i presupposti di fattibilità, la concessione di proroghe o rateizzazioni del debito, formalizzate mediante appositi accordi scritti al fine di tutelare ambo le parti. La corretta gestione amministrativa delle fatture scadute e la tempestiva attivazione delle procedure di sollecito risultano determinanti per massimizzare l’indice di recupero dei crediti ed evitare la generazione di residui attivi di dubbia esigibilità.

Fatture scadute: Obblighi, sanzioni e conseguenze di una fattura non pagata

Il mancato pagamento di una fattura elettronica scaduta entro i termini di legge comporta specifici obblighi per il debitore e per il creditore. Il primo, ai sensi dell’art. 1 paragrafo 6 del D.Lgs. 231/2002, deve darne tempestiva comunicazione al creditore; quest’ultimo, invece, è tenuto a iscrivere il credito nel registro delle fatture attive e nel bilancio, rivalutandolo annualmente secondo gli indici ISTAT.

Qualora permanga l’inadempienza, il creditore può attivare le procedure di recupero del credito previste dal codice civile, notificando al debitore ingiunzione di pagamento presso il giudice competente. In caso di inottemperanza, si può procedere con il pignoramento dei beni mobili e immobili del debitore. L’omessa comunicazione di variazioni societarie che rendano vane le azioni di recupero è sanzionata penalmente.

L’Agenzia delle Entrate può applicare sanzioni amministrative che vanno dal 90% al 180% dell’IVA non versata e non sono detraibili, oltre agli interessi moratori. Le sanzioni penali, invece, consistono in ammende e reclusione nel caso di omessa presentazione della dichiarazione o di dichiarazioni fraudolente. Vi sono poi ripercussioni contabili quali l’adeguamento a maggiori accantonamenti a fondo svalutazione crediti, oltre alle possibili segnalazioni alla centrale rischi per l’accesso al credito del debitore inadempiente.

Fattura elettronica condominio: tutti i passaggi per una fatturazione corretta

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La fattura elettronica condominio è un adempimento che richiede accurata professionalità e specifiche competenze. Infatti, il condominio presenta delle peculiari caratteristiche giuridico-amministrative che lo differenziano rispetto a una normale impresa o privato. Non avendo partita IVA, le regole per l’emissione della fattura elettronica necessitano di alcuni accorgimenti che vanno oltre le normali procedure.

In particolare, il prestatore o fornitore che emette fattura nei confronti del condominio deve avere piena padronanza delle normative civilistiche e fiscali che disciplinano la natura di questo particolare ente. Solo assimilando concetti come l’assetto organizzativo, la rappresentanza dell’amministratore, il codice fiscale dell’ente, è possibile comprendere appieno le specificità del destinatario della fattura elettronica.

Fondamentale è poi la conoscenza delle istruzioni operative emanate periodicamente dall’Agenzia delle Entrate, che riguardano aspetti come l’indicazione del codice destinatario, la conservazione dell’originale presso il Sistema di Interscambio, l’invio della copia di cortesia. Non meno importante è la padronanza delle corrette modalità di compilazione dei dati fiscali, quali natura, aliquota e assoggettabilità a ritenuta d’acconto dell’operazione, che possono variare per la specificità del destinatario.

Solo grazie a una elevata competenza “tecnica” e a una continua attività di aggiornamento normativo è possibile garantire la piena ottemperanza degli obblighi di fatturazione elettronica quando il cliente è un condominio, evitando errori nella procedura con potenziali conseguenze in termini di sanzioni.

Fattura elettronica condominio: Requisiti e adempimenti per l’emissione

L’emissione della fattura elettronica condominio deve avvenire obbligatoriamente mediante trasmissione dei dati al Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, salvo le previste eccezioni per i regimi agevolati. A tale proposito, è necessario che il soggetto emittente sia in possesso di una casella di posta elettronica certificata (PEC) abilitata ai servizi telematici, attraverso la quale effettuare l’invio al SdI appositamente compilando i dati identificativi del condominio.

Nel caso il condominio non sia abilitato al servizio di fatturazione elettronica presso un gestore telematico accreditato dall’Agenzia delle Entrate e quindi sprovvisto di codice destinatario, il campo “codice destinatario” della fattura dovrà essere compilato inserendo “0000000“. Contestualmente deve essere riportato nell’apposito campo il codice fiscale del condominio, individuabile dall’atto costitutivo depositato presso l’Agenzia del Territorio. Qualora invece il condominio abbia attivato tale servizio, l’amministratore comunicherà al fornitore/prestatore il codice SdI da riportare nell’apposito campo identificativo del destinatario della fattura elettronica. Al fine di consentirne la corretta ricezione e consultazione, è inoltre necessario inviare copia della fattura elettronica, in formato Pdf/A, all’amministratore di condominio tramite PEC.

Da non tralasciare è la verifica della natura dell’operazione per l’applicazione dell’aliquota IVA agevolata del 10% o ordinaria del 22%, nonché l’eventuale applicazione della ritenuta d’acconto nella misura del 4-20% prevista per talune prestazioni rese a favore di persone giuridiche.

Fattura elettronica condominio

Fattura elettronica a condominio: le fasi per una corretta gestione del processo

La procedura di emissione e gestione della fattura elettronica quando il destinatario è un condominio prevede diverse fasi che è importante rispettare per assolvere correttamente a tutti gli obblighi di natura fiscale e amministrativa.

In primo luogo, il soggetto emittente deve verificare preventivamente se il condominio risulti abilitato o meno al servizio di fatturazione elettronica presso un gestore telematico accreditato dall’Agenzia delle Entrate. Nel primo caso, come abbiamo visto, l’amministratore deve fornire il relativo codice SdI da inserire nel documento fiscale. In mancanza di tale codice, deve essere riportato “0000000“. Una volta predisposta e validata la fattura elettronica, questa deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio mediante il Sistema di Interscambio. Parallelamente, ne va inviata copia in formato PDF/A all’amministratore di condominio via PEC, specificando che l’originale è a disposizione nel cassetto fiscale del destinatario presso il portale dell’Agenzia.

Qualora prevista, tale fase può comprendere l’applicazione dell’IVA agevolata al 10% o ordinaria al 22% in base alla destinazione del condominio, nonché la verifica dell’assoggettabilità a ritenuta d’acconto, da applicare al 4-20% in funzione del tipo di prestazione resa.

La conservazione del documento, per i successivi termini di decadenza, è assolta direttamente dal Sistema di Interscambio. L’emissione della fattura, pertanto, deve intendersi completata solo a ricevuta della conferma di regolare accettazione da parte dello stesso. L’amministratore, infine, può memorizzare la copia di cortesia per la conservazione nel fascicolo condominiale al fine di rendere disponibile la documentazione amministrativo-fiscale dell’ente.

Errori fattura elettronica: ecco come evitare quelli più comuni

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Purtroppo gli errori fattura elettronica rimangono ancora un problema molto diffuso nonostante i miglioramenti introdotti nel tempo. Secondo l’analisi condotta dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili sul portale dell’Agenzia delle Entrate, il tasso di scarto delle fatture elettroniche inviate nel 2021 si attesta al 21,6%, in lieve calo rispetto al 23,3% del 2020 ma ancora molto lontano da uno standard accettabile.

I motivi degli errori sono i più disparati, da refusi nei codici identificativi a omissioni di dati obbligatori, da problemi tecnici relativi a una formattazione dei file errata. Anche l’Osservatorio Fattura Elettronica/e-Fattura B2B ha stimato circa 1 fattura su 5 non supera il controllo di conformità nel 2021, pari a circa 182 milioni di fatture scartate sul totale di 905 milioni inviate in Italia.

Questi numeri dimostrano come, nonostante l’esperienza ormai pluriennale, permangono ancora significative criticità nell’adeguamento agli standards richiesti, con ricadute negative su aziende e PA.

Errori fattura elettronica: mancanza di dati obbligatori e refusi nei codici identificativi

Tra i principali motivi di errore nella emissione di fatture elettroniche rientrano sicuramente la mancanza di dati obbligatori previsti dal tracciato e i refusi nei codici identificativi. La normativa sulla fattura elettronica sbagliata prevede infatti l’obbligo di indicare chiaramente nel documento XML generato una serie di elementi informativi quali partita IVA e codice fiscale di clienti e fornitori, natura, qualità e quantità dei beni ceduti, tipologia di pagamento applicata, eventuali sconti praticati.

Tralasciare anche solo uno di questi campi obbliga il Sistema di Interscambio a scartare la fattura, generando criticità nel processo contabile. Altro motivo frequente di errore sono i refusi accidentali nei codici identificativi, come la partita IVA indicata con un solo numero diverso da quello corretto o l’inserimento di un carattere non valido nel codice CUP.

Errori fattura elettronica

I refusi nei codici identificativi inseriti all’interno della fattura elettronica sono spesso causati da banali distrazioni durante la digitazione da parte dell’operatore.

Tra le cause principali ci sono:

  1. Ripetizione errata di un solo numero/lettera del codice, che altera però la corretta identificazione di anagrafica e operazione;
  2. Scambio involontario della posizione di due caratteri adiacenti durante la battitura;
  3. Mancanza di una verifica incrociata del codice riportato dopo l’inserimento, che causa refusi non intercettati;
  4. Distrazione momentanea dovuta a fattori esterni, come telefonate o rumori ambientali, nel momento della digitazione;
  5. Stanchezza o affaticamento visivo dopo aver inserito molti codici di seguito, specialmente se lunghi/complessi.

L’attenzione umana risulta essere il fattore più vulnerabile, pertanto processi strutturati e tools digitali di supporto sono elementi determinanti per prevenire questo tipo di errore. Anche in questi casi la fattura è scartata e l’utenza deve procedere con una nuova emissione correggendo l’anomalia.

Errori formali fattura elettronica: come prevenirli e correggerli

Per prevenire errori formali nella fattura elettronica che possano portare allo scarto del file da parte del Sistema di Interscambio è fondamentale adottare alcune accortezze. Innanzitutto è possibile effettuare dei controlli preventivi sulla Fattura elettronica scartata mediante i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, che verificano la correttezza sintattica e semantica del documento in bozza. Eventuali anomalie sono evidenziate e l’impresa può correggerle prima dell’invio definitivo.

Ulteriori verifiche andrebbero condotte sui dati identificativi inseriti, come Partita IVA/Codice Fiscale mittente/destinatario, mediante un riscontro incrociato su banche dati ministeriali.

Qualora nonostante i controlli la fattura sia respinta, è necessario emetterne una nuova correttiva. Ove possibile, è consigliabile inviare una Nota di Variazione, modificando i soli dati errati senza re-emissione del documento originario. Procedure strutturate ed eventuale supporto di software gestionali consentono una drastica riduzione degli errori formali, garantendo la piena operatività del processo di fatturazione elettronica.

Omessa fatturazione: cos’è e quali sanzioni amministrative sono previste

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Purtroppo in Italia il fenomeno dell’omessa fatturazione, che costituisce un reato sanzionato dalla legge, risulta essere ancora piuttosto diffuso. Secondo gli ultimi dati pubblicati dall’Ufficio Studi della CGIA di Mestre, l’evasione fiscale da omessa fatturazione ammonta a circa 110 miliardi di euro l’anno. Tale entità di mancato gettito fiscale costituisce da solo l’1,3% del PIL nazionale.

Anche una recente indagine svolta dalla Guardia di Finanza ha stimato che almeno una transazione commerciale su tre non è adeguatamente fatturata, per un valore di diverse centinaia di miliardi di euro che escono così dal circuito formale dell’economia.

Questi numeri mostrano come, nonostante la chiara previsione normativa che sanziona l’omessa fattura, la tentazione di evadere il fisco attraverso questa pratica sia ancora molto diffusa nel tessuto produttivo italiano. Ciò arreca danni ingenti alle casse dello Stato e alleggerisce ingiustamente il carico fiscale sulle imprese oneste.

Omessa fatturazione: cos’è e quali sono gli obblighi di certificazione dei corrispettivi

L’omessa fatturazione consiste nella violazione dell’obbligo, da parte di commercianti ed esercenti, di certificare i corrispettivi di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate nei confronti dei clienti. Ai sensi della normativa vigente, che prevede anche severe “Sanzioni scontrino elettronico” per i trasgressori, i soggetti IVA residenti in Italia devono emettere la fattura elettronica o il documento commerciale equivalente nei confronti di chi acquista beni o servizi, con pochissime eccezioni.

Inoltre, al fine di consentire i controlli da parte dell’Amministrazione Finanziaria, è obbligatorio certificare fiscalmente i corrispettivi giornalieri mediante registratori di cassa telematici o trasmissione online dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. L’obbligo di certificazione fiscale dei corrispettivi giornalieri è fondamentale per consentire all’Agenzia delle Entrate di effettuare controlli incrociati tra quanto registrato dai contribuenti e quanto dichiarato ai fini dell’IVA. I registratori di cassa telematici, collegati direttamente all’Anagrafe Tributaria, trasmettono in tempo reale i dati di ogni transazione.

Omessa fatturazione

In alternativa, come accennato, è possibile effettuare l’invio cumulativo dei corrispettivi emessi nella giornata entro 12 giorni, tramite apposito file ordinato per data, importo e IVA applicata. Queste modalità di certificazione online permettono al fisco di monitorare costantemente i volumi di affari e identificare eventuali scostamenti rispetto a quanto dichiarato, per programmare poi controlli mirati antievasione. La mancata trasmissione tempestiva dei corrispettivi è sanzionata, in quanto impedisce i necessari riscontri amministrativi.

Anche la mancata emissione della fattura o il mancato invio dei dati al fisco costituisce appunto omessa fatturazione e attiva automaticamente le sanzioni previste, sia di natura amministrativa che penale a seconda della gravità dell’infrazione.

Omessa fatturazione reato: sanzioni amministrative, reati fiscali e conseguenze penali

L’omessa fatturazione configura diverse violazioni fiscali sanzionate in modo graduale a seconda della gravità. Per l’omessa o irregolare certificazione dei corrispettivi sono previste sanzioni amministrative da un minimo di 500€ ad un massimo di 5000€ in caso di plurime violazioni accertate in sede di “accertamento fiscale“.

Qualora dal controllo emerga un’evasione dell’IVA superiore al 10% dei ricavi, si applica la sanzione aggiuntiva dell’1-2% del valore della cessione non documentata. Nel caso di condotte reiterate o quando l’evasione supera il 30% dell’imposta dovuta scatta la rilevanza penale per i reati di “dichiarazione infedele” o “omessa dichiarazione“.

Le pene previste sono la reclusione fino a 3 anni e multe salate. In caso di condanna si procede anche al sequestro dei beni nella misura corrispondente all’evasione accertata. Particolare attenzione è dedicata dagli organi di controllo ai casi di omessa fatturazione accertati mediante l’incrocio di banche dati nell’ambito degli “accertamenti fiscali“.

Spese di spedizione: chi le deve pagare? E come devono essere fatturate?

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È vero, sul tema delle spese di spedizione applicate alle transazioni di e-commerce c’è ancora un certo grado di confusione, sia tra gli operatori del settore che tra i consumatori. Da un lato la normativa non è sempre chiarissima nel definire in modo univoco quali costi debbano essere sostenuti dal venditore e quali invece vadano addebitati al cliente.

Dall’altro anche le prassi adottate dai diversi operatori non sono pienamente uniformi, con alcuni che offrono la spedizione gratuita e altri che la fatturano separatamente. Questa incertezza risulta poco trasparente per l’acquirente, che non sempre è in grado di conoscere preventivamente a quali spese aggiuntive va incontro per ricevere il prodotto acquistato online.

È quindi auspicabile un chiarimento normativo che fissi principi comuni, indicando con chiarezza quali costi accessori siano da intendersi di pertinenza del venditore e quali invece siano legittimamente addebitabili al cliente finale. Solo maggiore trasparenza e certezza delle regole possono favorire lo sviluppo dell’e-commerce.

Spese di spedizione: Modalità di pagamento “Franco destino” e clausole di reso

Quando si effettua una transazione commerciale tramite un’attività di e-commerce con Partita IVA, è necessario definire chiaramente a quale soggetto competono le spese di spedizione.

Uno dei criteri più utilizzati è la formula del “Franco destino“, in base alla quale tutti i costi e i rischi relativi al trasporto sono a carico del venditore fino alla consegna presso il cliente. Pertanto, con questa clausola il compratore paga soltanto il prezzo del bene, mentre spese come assicurazione, imballaggio e trasporto rimangono di competenza dell’impresa con Partita IVA che commercializza tramite internet.

Altro aspetto da normare è quello della gestione di eventuali resi, indicando a quale soggetto competano gli oneri di riconsegna della merce qualora il cliente decida di restituirla. In genere, per commodity e per rispettare le norme a tutela dei consumatori, è previsto che siano a carico del venditore anche i costi di restituzione dal cliente al magazzino in caso di recesso o sostituzione di prodotti difettosi.

Spese di spedizione

È buona norma, però, che siano sempre indicati termini esatti ed esaustivi:

  1. Le clausole di reso dovrebbero sempre specificare entro quali termini il cliente può restituire la merce e se sono ammessi resi parziali;
  2. Nel caso di sconti o promozioni con spese di spedizione azzerate, vanno chiarite le condizioni per usufruirne (es. importo minimo dell’ordine);
  3. Quando si tratta di spedizioni verso l’estero è importante verificare eventuali limitazioni o costi aggiuntivi doganali da comunicare al cliente;
  4. Per i beni deperibili può prevedersi un termine massimo di giacenza in magazzino per il reso, oltre il quale non è più accettato;
  5. È buona norma indicare i tempi standard di consegna per le diverse zone e modalità di trasporto (postale, corriere), con dicitura “salvo imprevisti”.

Questi aspetti contribuiscono a rendere l’offerta più trasparente e le condizioni di acquisto definitivamente chiare al consumatore.

Costi di spedizione: obblighi fiscali e fatturazione delle spese accessorie

Quando un’azienda opera nell’ambito dell'”economia digitale“, deve prestare attenzione agli obblighi fiscali connessi alle spese di spedizione.

Qualora siano fatturate separatamente, è necessario emettere una fattura elettronica  dedicata alle sole spese accessorie di trasporto, imballaggio e simili. Tali costi dovranno essere adeguatamente documentati attraverso i corrispettivi rilasciati dal vettore.

L’IVA calcolata sul valore delle spese di consegna deve essere dedotta dall’impresa qualora ricorrano i requisiti per l’operazione intracomunitaria, come nel caso di spedizioni Cross Border verso acquirenti di altri Paesi UE. In sede di dichiarazione annuale, tutti i costi connessi al ciclo produttivo e distributivo sostenuti dall’operatore digitale potranno essere portati in detrazione, deducendo l’imposta sul valore aggiunto relativa. È quindi fondamentale garantire la piena tracciabilità fiscale di tutte le voci di spesa accessorie per non incorrere in errori o omissioni.

Come rifiutare una fattura elettronica

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È fondamentale per gli operatori economici che operano con la fatturazione elettronica non solo conoscere le procedure per emettere e conservare correttamente le fatture, ma anche sapere come rifiutare una fattura elettronica. Infatti, mentre l’emissione e la conservazione del documento fiscale sono procedure ormai ordinarie, può capitare di voler notificare il rigetto di una specifica fattura per varie motivazioni, dalla non conformità del file ai dati della fornitura, fino agli errori formali. La premessa è che: “Non  è possibile per un privato (B2b e B2c) rifiutare una fattura elettronica al di fuori del sistema della fatturazione verso la Pubblica amministrazione”. È possibile però far presente al fornitore che la fattura è errata. Vediamo come.

Sapere esattamente come motivare adeguatamente la contestazione e inviare la comunicazione al fornitore è importante per evitare contenziosi con il cedente. Allo stesso modo è altrettanto rilevante ricevere correttamente una notifica qualora si sia mittenti della fattura contestata perchè errata.

Gestire correttamente anche questo aspetto dimostra una conoscenza professionale completa del processo di fatturazione elettronica, dalla sua creazione alla sua eventuale contestazione. Oltre ad assicurare la piena regolarità formale delle procedure, conoscere anche questo step intermedio consente agli operatori di tutelare al meglio i propri interessi economici nello scambio digitale di documenti fiscali. Essere in grado di far presente correttamente che una fattura, per legittime ragioni come errori, difformità rispetto all’ordine o pagamenti già effettuati, è errata, permette infatti di non farsi carico di addebiti non dovuti e non corretti.

Allo stesso modo, sapere di poter ricevere una regolare notifica nel caso la propria fattura venisse a sua volta contesta da un cliente, tutela l’emittente da problematiche amministrative e contenziosi. In definitiva, la corretta applicazione di una procedura di controllo nel processo di fatturazione elettronica consente agli operatori di proteggere le rispettive posizioni economico-contabili nello scambio telematico di documenti fiscali con controparti terze.

Come rifiutare una fattura elettronica: le motivazioni giustificate

Sono diverse le motivazioni che possono giustificare la contestazione di una fattura elettronica da parte del soggetto ricevente. Tra gli errori formali più comuni si annoverano l’omessa o errata indicazione del codice destinatario, problema nella firma digitale del file XML, formato della fattura non conforme alle specifiche tecniche.

Anche la presenza di difformità rispetto all’ordine o alla fornitura effettivamente resa costituisce motivo legittimo di segnalazione al fornitore. Ad esempio, discordanza tra quantità, prezzi o sconti riportati in fattura e quelli pattuiti, diversa natura dell’oggetto fatturato, mancata o parziale esecuzione delle prestazioni, consegna di beni o servizi difformi rispetto a quanto ordinato, fatturazione di oneri o penali non dovuti o previsti contrattualmente.

Come rifiutare una fattura elettronica

Inoltre, errori nei dati identificativi come partita IVA o codice fiscale del cedente/cessionario, dati anagrafici non corretti, coordinate bancarie non corrispondenti, sono cause ammissibili di contestazione dell’e-fattura. Così come la presenza di un importo diverso rispetto a quanto stabilito nei documenti della fornitura, l’applicazione di penali o interessi moratori non dovuti o senza previa comunicazione scritta.

Queste motivazioni, se debitamente documentabili e segnalate al cedente, giustificano pienamente la contestazione dell’addebito digitale.

Come rifiutare una fattura elettronica agenzia delle entrate: la corretta procedura per comunicare la contestazione

Tra privati (B2b e B2c) non è possibile rifiutare la ricezione di una fattura elettronica, ma questo non significa che non può, o non debba, essere segnalato all’emittente l’errore commesso. La procedura da seguire per comunicare correttamente la contestazione di una fattura elettronica prevede alcuni passaggi ben definiti. Una volta rilevato nel Sistema di Interscambio il file xml contenente l’e-fattura, il soggetto ricevente deve preliminarmente verificarne la validità formale tramite l’apposito software di controllo.

In caso di esito positivo, si procede all’esame del contenuto: se riscontrate difformità o altre motivazioni di rigetto, il soggetto passivo deve immediatamente comunicarlo all’emittente.

La comunicazione deve indicare in modo chiaro e dettagliato i motivi che hanno determinato l’esito negativo della verifica da parte del ricevente. Non è previsto un obbligo di segnalazione all’Agenzia delle Entrate. Il suggerimento, però, è quello di conservare la prova della comunicazione degli errori e delle anomalie riscontrate, qualora dovessero risultare utili ai fini di un contenzioso legale, nonché di eventuali controlli da parte delle autorità competenti.

CIG fattura elettronica: cos’è, dove è usato e come inserirlo

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Il corretto inserimento del Codice Identificativo Gara nella fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione riveste un’importanza fondamentale. Il CIG permette di collegare in maniera univoca ciascuna fattura emessa alla specifica procedura d’acquisto che ne è alla base. Ciò consente agli uffici della PA di conciliare automaticamente e agevolmente i versamenti con le singole forniture.

Il codice identificativo, inoltre, snellisce le attività di controllo e pagamento da parte degli enti, rendendo immediato il reperimento delle informazioni necessarie ad accertare la corrispondenza tra l’ordine e la fattura pervenuta. Questo semplifica la gestione degli incassi per il fornitore e velocizza i flussi di tesoreria nella PA.

Una valorizzazione errata del CIG, invece, impedirebbe il collegamento univoco tra la gara e la successiva fatturazione. Ciò potrebbe comportare ritardi nei pagamenti, errori di imputazione contabile, necessità di ulteriori verifiche manuali.

È quindi fondamentale, ai fini del rapporto commerciale con la Pubblica Amministrazione, che il codice sia recuperato correttamente dalla documentazione della gara e inserito nel formato Xml della fattura elettronica secondo le specifiche tecniche vigenti. Solo una corretta gestione di questo passaggio consente di sfruttare appieno i vantaggi dell’interoperabilità digitale tra fornitori e PA.

CIG fattura elettronica: cos’è, com’è generato e dove deve essere inserito

Il Codice Identificativo Gara (CIG) è un codice di 16 caratteri alfanumerici introdotto obbligatoriamente nella fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.

Il CIG è generato automaticamente dai sistemi informativi delle Centrali di Committenza (organismi creati nell’ambito della Pubblica Amministrazione per centralizzare e ottimizzare le attività di committenza di beni e servizi) e assegnato a ciascuna procedura di affidamento indetta da stazioni appaltanti o enti aggiudicatori (come concorsi pubblici, gare d’appalto, convenzioni quadro, accordi quadro ecc…). Il Codice Identificativo Gara descrive in modo univoco la singola gara o procedura d’acquisto e include informazioni quali:

  1. L’area territoriale di riferimento;
  2. L’oggetto dell’affidamento;
  3. Ente aggiudicatore;
  4. L’anno e il numero progressivo d’affidamento assegnato dalla centrale di committenza;
  5. L’eventuale divisione in lotti della gara;
  6. Il criterio con cui è stata aggiudicata la gara (es. offerta economicamente più vantaggiosa, prezzo più basso);
  7. Le modalità di presentazione delle offerte (es. tramite procedura aperta, ristretta, negoziata);
  8. Il valore stimato della fornitura;
  9. La data di scadenza per la ricezione delle offerte.

CIG fattura elettronica

Ai fini della fatturazione elettronica, una volta ottenuto l’ordine/assegnazione della fornitura tramite una specifica procedura a evidenza pubblica, il fornitore deve recuperare il CIG che la individua e riportarlo obbligatoriamente nel blocco dati identificativi della fattura elettronica (DatiGara) nonché nel tracciante. Ciò permette alla Pubblica Amministrazione committente di collegare in maniera univoca ciascuna fattura emessa al relativo incarico, rendendo il processo di pagamento più celere e la conciliazione contabile più agevole.

La procedura per individuarlo e inserirlo correttamente

Il primo passo per reperire il CIG di riferimento è recuperare la documentazione relativa all’iniziale procedura di gara o acquisto tramite la quale si è ottenuto l’incarico/fornitura presso la PA. Generalmente il Codice Identificativo Gara è riportato negli atti della procedura competitiva, nell’ordine di acquisto o nel contratto sottoscritto. Una volta individuato il CIG, è necessario verificarne la correttezza formale, che sia composto da 16 caratteri alfanumerici. A questo punto il codice è pronto per essere inserito nella fattura elettronica.

Nel blocco dati identificativi <DatiGara>, il campo CIG va valorizzato con il codice ottenuto, rispettandone maiuscole e minuscole. Nel tracciante invece, l’elemento <CodiceCIG> va inserito come child di <DatiGara>.

È importante controllare che il CIG inserito corrisponda a quello della specifica gara di riferimento, in quanto errore di valorizzazione potrebbe comportare il mancato incasso da parte del fornitore. Seguendo questa procedura guidata, che prevede il reperimento del CIG dalla documentazione di gara e il suo corretto inserimento in fattura secondo le specifiche tecniche, è possibile identificare in modo univoco la transazione commerciale.

Come firmare fattura elettronica PA agenzia entrate

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Il passaggio alla fatturazione elettronica ha costretto aziende e liberi professionisti a rivedere i propri processi amministrativi e fiscali, talvolta riscontrando difficoltà. In particolare, non è raro che molte imprese e professionisti abbiano ancora dubbi su come firmare fattura elettronica PA. La legislazione, infatti, stabilisce che la fattura elettronica nei confronti della PA è valida anche in assenza di firma digitale, poiché la sola trasmissione telematica assolve agli obblighi fiscali. Tuttavia, molte aziende preferirebbero apporre comunque una firma sulla fattura, per aumentarne l’autenticità e il valore probatorio.

Purtroppo, non tutti gli studi professionali e gli uffici amministrativi hanno piena chiarezza sui passaggi per firmare le fatture elettroniche PA. Spesso non sono a conoscenza delle diverse tipologie di firma digitale disponibili, né sanno esattamente come acquisirle e implementarle all’interno del proprio gestionale. Di conseguenza, molte aziende e professionisti rinunciano per il momento ad apporre una firma sulle fatture elettroniche destinate alla pubblica amministrazione.

In realtà, seguendo una corretta procedura e utilizzando gli strumenti tecnologici adeguati, apporre una firma elettronica qualificata o avanzata sulle fatture elettroniche PA non è poi così complesso, e consente di aumentarne l’autenticità e la certezza legale. Tuttavia, sono ancora molte le imprese e gli studi professionali che non sanno come fare.

Firma fattura elettronica PA agenzia entrate: cosa prevede la legge

La normativa relativa alla fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA) stabilisce disposizioni specifiche in merito alla firma delle fatture elettroniche. È importante comprendere le regole stabilite dalla legge per garantire la conformità nella trasmissione delle fatture elettroniche agli enti pubblici.

Secondo il regolamento sulla fatturazione elettronica, l’utilizzo della firma digitale non è obbligatorio per le fatture elettroniche emesse verso la PA. Questo significa che le fatture possono essere trasmesse telematicamente senza la necessità di una firma digitale qualificata o avanzata. La legge riconosce che la semplice trasmissione telematica della fattura ha valore legale equivalente alla firma tradizionale. Ciò significa che la trasmissione elettronica della fattura, tramite canali telematici come il Sistema di Interscambio (SDI) in Italia, costituisce prova legale dell’emissione e della ricezione della fattura stessa.

Come firmare fattura elettronica PA agenzia entrate

Esistono però alcune eccezioni in cui la firma digitale può essere richiesta. Alcuni tipi di contratti o accordi specifici possono richiedere esplicitamente l’utilizzo della firma digitale qualificata. Ad esempio, nel caso di contratti di appalto pubblico di importo elevato, potrebbe essere richiesta la firma digitale per garantire l’autenticità e l’integrità del documento. In generale, tuttavia, le fatture elettroniche emesse verso la PA sono valide anche senza l’utilizzo della firma digitale o elettronica avanzata. La normativa mira a semplificare la procedura di fatturazione elettronica, riducendo gli oneri amministrativi per le imprese e promuovendo l’adozione della fatturazione elettronica come strumento efficiente e sostenibile. Anche in assenza della firma digitale, le fatture elettroniche devono comunque rispettare gli altri requisiti previsti dalla normativa, come l’integrità del contenuto, l’identificazione del mittente e del destinatario, e l’utilizzo di un formato di scambio compatibile con gli standard definiti.

Come firmare fattura elettronica PA agenzia entrate

Per apporre comunque una firma digitale alle fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione è possibile adottare la seguente procedura in tono professionale:

Si consiglia l’utilizzo di un software di fatturazione elettronica in grado di gestire l’apposizione di firme digitali. Tale software deve consentire di scegliere il tipo di firma che si intende utilizzare: qualificata, avanzata o semplice a seconda del livello di sicurezza e validità legale richiesto.

Per apporre la firma digitale è necessario dotarsi del sistema di firma prescelto, che può essere una smart card, una chiavetta USB o un token. Successivamente è indispensabile installare il certificato di firma all’interno del software di fatturazione elettronica, seguendo le istruzioni fornite. A questo punto, all’interno della fattura elettronica verso la PA, nella sezione apposita, sarà possibile aggiungere la firma digitale prescelta.

Sebbene non obbligatoria ai fini della Pubblica Amministrazione, la firma digitale aggiunge validità legale e autenticità al documento fiscale elettronico, attestandone in maniera inequivocabile la provenienza e le eventuali modifiche apportate. L’apposizione di una firma digitale sulle fatture elettroniche destinate alla PA è una pratica consigliabile sebbene non vincolante, che va ad aumentare il valore probatorio del documento fiscale.

Come inserire rimborso spese in fattura elettronica: una guida semplice e completa

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La fatturazione elettronica è ormai la norma nelle transazioni commerciali, sia tra aziende che tra professionisti e clienti. In questo contesto, è sempre più importante sapere come inserire rimborso spese in fattura elettronica, al fine di rispettare tutti gli obblighi di legge. Infatti, per le imprese è diventato essenziale emettere fatture chiare ed esaustive, che includano tutte le voci di spesa rilevanti ai fini fiscali. Inserire in modo errato un rimborso spese può comportare errori formali che possono essere sanzionati dall’Agenzia delle Entrate.

Da una parte, dunque, la fatturazione elettronica comporta la necessità di assolvere a tutti gli aspetti normativi connessi anche ai rimborsi spese. Dall’altra però, attraverso un software di fatturazione adeguato, come ad esempio FatturaPRO.click, inserire correttamente un rimborso spese è diventato più semplice.

Infatti oggi esistono strumenti che consentono di compilare automaticamente tutti i campi richiesti per un rimborso spese in fattura elettronica in modo corretto e completo. Gestire correttamente i rimborsi spese all’interno del sistema di fatturazione elettronico è ormai essenziale per aziende e professionisti, al fine di ottemperare a tutti gli obblighi fiscali ed evitare sanzioni. Gli strumenti digitali oggi consentono però di semplificare questo compito.

Rimborso spese in fattura: cosa sono

I rimborsi spese in fattura elettronica rappresentano un elemento importante nella gestione finanziaria di un’azienda. Essi consentono di documentare e rendicontare le spese sostenute per conto dei clienti o per l’esecuzione di determinate attività, garantendo la trasparenza e l’adempimento delle normative fiscali. Un rimborso spese si rende necessario quando un’azienda sostiene delle spese specifiche per conto dei suoi clienti. Queste spese possono includere, ad esempio, i costi di viaggio, le spese di alloggio, le spese di trasporto o altre spese accessorie necessarie per l’esecuzione di un servizio o la fornitura di un prodotto. Il rimborso spese consente all’azienda di ottenere il rimborso di tali spese attraverso l’inclusione di esse nella fattura emessa al cliente.

È importante distinguere tra spese documentate e spese forfettarie quando si parla di rimborsi spese. Le spese documentate sono quelle per le quali l’azienda può fornire documentazione dettagliata, come ricevute, fatture o altri documenti giustificativi. Queste spese documentate possono essere incluse nella fattura elettronica con i relativi importi e i dettagli delle transazioni. D’altra parte, le spese forfettarie sono spese standardizzate o previamente stabilite che non richiedono una documentazione dettagliata. Queste spese possono essere incluse nella fattura in base a un importo fisso o a una percentuale predefinita, senza la necessità di fornire una documentazione specifica per ciascuna spesa.

È importante notare che le spese ammissibili ai fini fiscali possono variare a seconda della legislazione fiscale del paese di riferimento. Tuttavia, in generale, le spese ammissibili includono quelle che sono direttamente correlate all’attività svolta dall’azienda e che sono documentate in modo adeguato. È consigliabile consultare un professionista fiscale o fare riferimento alle normative fiscali locali per determinare quali spese possono essere considerate ammissibili per il rimborso e l’inclusione nella fattura elettronica.

Come inserire rimborso spese in fattura elettronica

Per gestire in modo efficiente l’inserimento dei rimborsi spese in fattura elettronica, è possibile utilizzare software specifici che semplificano il processo. Questi software consentono di registrare le spese sostenute, di inserirle automaticamente nella fattura elettronica, di calcolarne gli importi e di generare report dettagliati. Inoltre, questi strumenti possono aiutare a garantire la conformità alle normative fiscali e ad automatizzare il processo di rendicontazione delle spese.

Come inserire rimborso spese in fattura elettronica

Per inserire correttamente i rimborsi spese nella fattura elettronica è necessario seguire alcuni passaggi fondamentali. In primo luogo, il cliente che richiede il rimborso spese deve fornire all’emittente della fattura tutta la documentazione giustificativa delle spese sostenute (ricevute fiscali, scontrini, fatture).

Il cliente deve inoltre compilare un’autodichiarazione che consente all’emittente della fattura di emettere il relativo rimborso spese. A questo punto, utilizzando un software di fatturazione elettronica in grado di generare fatture PA, l’emittente inserisce nella fattura tutti i dettagli del rimborso spese:

  • La tipologia di spesa (ad esempio trasporti, vitto, alloggio)
  • La descrizione della spesa
  • La data
  • L’importo IVA e l’imponibile
  • Il totale.

È inoltre necessario compilare correttamente il campo “Causale“, indicando se si tratta di spese rimborsate in forma forfettaria oppure in forma analitica, sulla base della documentazione fornita. Infine, prima dell’invio telematico, è importante verificare che tutti i dati relativi al rimborso spese inserito in fattura siano corretti, in particolare importi, aliquote IVA e causali. Attraverso pochi semplici step è possibile ottenere un corretto rimborso spese in fattura elettronica, nel rispetto di tutte le normative fiscali.