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Fattura elettronica scartata: cosa fare quando Sdi non accetta un documento

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Con l’ultimo articolo abbiamo visto quali sono alcuni dei messaggi che il Sistema di Interscambio (SdI) restituisce al trasmittente quando si invia una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione. Il SdI però controlla e verifica tutte le fatture elettroniche, anche quelle tra privati con partita IVA. Dai controlli effettuati sono poi restituiti una serie di messaggi con i quali sono notificati eventuali errori da correggere. Quindi le fatture elettroniche possono essere scartate. A seconda del messaggio di scarto ricevuto bisogna comportarsi diversamente e seguire un processo diverso. Infine, dopo che la fattura elettronica scartata da SdI è corretta, si può procedere al rinvio al destinatario. Ma vediamo di capire meglio quali sono questi messaggi di scarto che il sistema invia e cosa fare quando si ricevono.

Fattura elettronica scartata: cosa significa e perché succede

Quando il Sistema di Interscambio riceve una fattura elettronica, la sottopone a scrupolosi controlli. A seguito di questi controlli, il documento può essere accettato e quindi recapitato al destinatario, oppure scartato. Quando la fattura è scartata, il trasmittente riceve entro 5 giorni una “ricevuta di scarto”, anche detta “notifica di scarto”. La fattura è considerata “non emessa”.

Quando si verifica questa situazione è necessario correggere opportunamente la fattura in questione e inviarla nuovamente al SdI. Correzione ed invio devono avvenire entro massimo 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto. Numero e data del documento non devono variare. La tempistica indicata per la riemissione della fattura va rispettata, per non incorrere nelle sanzioni per tardiva emissione della fattura.

Notifica di scarto: contenuto e significato

Il Sistema di Interscambio per notificare che una fattura elettronica scartata deve essere ricompilata, utilizza dei codici. Ogni codice corrisponde a un preciso errore e a una conseguente modifica e correzione da apportare al documento. Esistono moltissimi codici di errori che il sistema può segnalare, ma tra i più comuni, troviamo sicuramente l’errore:

  • 00324 – IdFiscaleIVA e CodiceFiscale non coerenti (cliente)
  • 00404 – Fattura duplicata
  • 00423 – Valore del campo PrezzoTotale non calcolato correttamente

L’elenco completo dei codici errore è presente sul sito delle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.

Fattura elettronica scartata

Errore 00324 – IdFiscaleIVA e CodiceFiscale non coerenti (cliente)

Con questo errore il SdI segnala che sul documento inviato sono indicati in modo errato i campi P.IVA e Codice Fiscale del destinatario. Diversi i motivi che possono aver portato all’errore. Ad esempio, è possibile aver inserito il Codice Fiscale di una persona fisica, quando invece il destinatario è una società. Un altro comune errore è quello di inserire lo stesso dato per codice Fiscale e Partita IVA, quando invece il destinatario è una ditta individuale o un libero professionista.

Errore 00404 – Fattura duplicata

L’errore 00404 indica che è stato usato lo stesso numero di documento per più fatture. Questo accade, ad esempio, quando una fattura è trasmessa con software gestionale di fatture e un’altra invece utilizzando un canale alternativo, come il cartaceo o le email. Si tratta inoltre di un errore che può capitare quando si tratta dell’invio di una fattura elettronica alla pubblica amministrazione, accettata da SdI, ma scartata dall’ufficio di destinazione. In entrambi i casi, la nuova fattura emessa deve riportare un nuovo numero di documento.

Errore 00423 – Valore del campo PrezzoTotale non calcolato correttamente

Il valore riportato nel campo “PrezzoTotale” risulta errato. Accade quando si inserisce una percentuale di sconto con più di due valori decimali.

Fattura elettronica scartata: come correggere l’errore

A seconda del codice errore notificato da SdI, la fattura elettronica va corretta. Visto che la fattura elettronica scartata non è considerata emessa, non è necessario trasmette al sistema alcuna nota di variazione.

Eseguita la correzione si passa al rinvio del documento. La fattura è così sottoposta a un nuovo controllo da parte del Sistema di Interscambio. Se il controllo va bene, il sistema procede al recapito al cliente.

Per riemettere fattura elettronica scartata è possibile agire in tre diversi modi, spiegati da Agenzia delle Entrate, nella circolare 13 del 2 Luglio 2018:

  1. Emettere fattura con data e numero di documento invariato, entro 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto
  2. Emettere fattura con nuova data e numero di documento, rispettando la successione progressiva delle fatture
  3. Inviare fattura con una numerazione specifica che serve a mettere in evidenza che si tratta di un documento rettificato rispetto a quello precedente.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: le notifiche del Sistema di Interscambio

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Con l’articolo precedente: “Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: come crearla, inviarla e conservarla” abbiamo iniziato a vedere cos’è e come deve essere compilata una fattura elettronica rivolta alla pubblica amministrazione. Riteniamo che questo argomento debba essere ulteriormente approfondito in merito, soprattutto, alle varie notifiche che il SdI invia ai fornitori. Nell’ultimo paragrafo dell’articolo precedente, infatti, abbiamo iniziato a elencare i vari messaggi che il Sistema di Interscambio può inviare a seguito della ricezione di una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione. Vediamo adesso di entrare nello specifico e capire meglio la diversa natura dei vari messaggi che il sistema genera automaticamente.

File, fatture e messaggi del Sistema di Interscambio

Iniziamo dicendo subito che il Sistema di Interscambio riconosce tre diverse tipologie di file:

  1. FatturaPA – il file è in formato XML ed è firmato digitalmente rispettando le specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere una fattura elettronica singola, oppure un lotto di più fatture.
  2. Archivio – si tratta di file compressi in formato .zip contenente una o più FatturePA
  3. Messaggio – file sempre in formato XML che deve essere conforme ad uno degli schemi previsti dalla documentazione del sistema di Interscambio. 

In particolare i file messaggio, altro non sono che le notifiche il SdI restituisce al mittente ogni qualvolta riceve una fattura elettronica per la pubblica amministrazione. Vediamo nel dettaglio queste particolari notifiche.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: Notifiche e messaggi del SdI

Le Pubbliche Amministrazioni possono ricevere esclusivamente fatture elettroniche. Le fatture cartacee non sono più ammesse e accettate. Le PA non possono quindi pagare, nemmeno parzialmente, importi relativi a fatture cartacee. Quando si invia al SdI una fattura elettronica per la pubblica amministrazione, è possibile ricevere molti più messaggi rispetto a quando si invia a un privato con partita IVA. Questo perché le PA possono rifiutare fatture elettroniche che invece sono già state accettate dal Sistema di Interscambio.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione

Tra i tanti messaggi che è possibile ricevere, troviamo:

  • Notifica di scarto – in questo caso la fattura elettronica non è riuscita a superare i controlli del SdI. Questo significa che è necessario modificare la fattura come richiesto dal sistema e rinviarla entro 5 giorni dalla notifica.
  • Notifica di mancata consegna – la fattura non è proprio stata recapitata alla Pubblica Amministrazione. Il messaggio del SdI inviato al trasmittente, può essere generato anche solo per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA.
  • Attestazione di avvenuta trasmissione – questa notifica arriva 10 giorni dopo che la fattura elettronica alla pubblica amministrazione non è andato a buon fine. A questo punto è possibile chiedere direttamente alla PA di controllare il documento e liquidare l’importo dovuto.

Altre notifiche:

  • Notifica di scarto esito – esito della PA sostanzialmente o formalmente errato
  • Ricevuta di consegna – controlli SdI superati, fattura elettronica correttamente consegnata alla PA
  • Notifica di esito (accettata o rifiutata) – la Pubblica Amministrazione è libera di accettare o rifiutare la fattura elettronica ricevuta. In caso dovesse rifiutarla, è necessario emettere una nota di credito e creare una nuova fattura elettronica. Il messaggio del SdI è inviato al destinatario, anche per segnalare un’eventuale situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente
  • Notifica di decorrenza termini – questo messaggio è inviato sia al trasmittente che al destinatario. La notifica parte entro 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna, ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. La notifica serve quando non è stata ricevuta notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni.

Firma elettronica

Tutti i messaggi prodotti e inviati dal Sistema di Interscambio sono firmati elettronicamente mediante una firma elettronica di tipo XAdES-Bes.

Il sistema comunque ammette anche un altro formato di firma elettronica: CAdES-BES   (CMS Advanced Electronic Signatures).

Conoscendo le notifiche e i messaggi che il Sistema di Interscambio restituisce ogni volta che è inviata una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione, è possibile comportarsi di conseguenza. I codici servono a notificare, ma anche a dare indicazioni su come e cosa fare in seguito alla loro ricezione. Con queste notifiche è infatti possibile capire se è necessario emettere una nota di credito, piuttosto che rinviare semplicemente la fattura, o ancora se fosse necessario cambiare o aggiungere qualche dato mancante/errato sul documento.

Fattura elettronica Pubblica Amministrazione: come crearla, inviarla e conservarla

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Nell’articolo precedente: “Fattura elettronica a privato senza p iva: ecco come fare in pochi semplici mosse!” Abbiamo visto come e quando è possibile emettere una fattura elettronica a un soggetto privato senza partita IVA. Abbiamo suddiviso le differenti casistiche per capire meglio i dati a inserire in fattura e specificato come fare a inviare e conservare correttamente i documenti inviati. Oggi invece vogliamo soffermarci sulle modalità da seguire per emettere fattura elettronica Pubblica Amministrazione (PA). In questo caso è di assoluta importanza conoscere alcuni concetti fondamentali, quali, ad esempio: codice univoco, CIG, CUP, Split Payment e decorrenza termini. Una terminologia specifica, per un “cliente” molto particolare, le PA.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: un obbligo per tutti

Emettere Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione è obbligatorio per qualunque soggetto. Con l’entrata i vigore della digitalizzazione dei documenti commerciali, non esiste più la possibilità di emettere e consegnare alle PA fatture cartacee. La fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, inoltre, richiede di indicare e usare una serie di dati del tutto assenti per le fatture verso i privati.

Tutti i documenti cartacei trasmessi alle PA non possono essere pagati, nemmeno parzialmente. A stabilirlo è stato proprio il Ministero dell’Economia e delle Finanze che ha deciso che Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza e tutte le PA non possono più ricevere fatture cartacee.

Questo significa che anche i privati in regime forfettario devono emettere fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione

Fattura Elettronica verso PA: quali sono i dati obbligatori

In base al destinatario delle fatture elettroniche, i dati da riportare sui documenti e i campi da compilare, differiscono. Nelle fatture elettroniche verso PA, ad esempio, troviamo l’obbligo di compilare alcuni campi che invece non risultano presenti o importanti per i privati.

Partendo dal codice univoco, fino al CIG o CUP, i dati da segnalare e inserire sono molto specifici. Il codice univoco deve infatti corrispondere al numero seriale di 6 cifre che identifica in modo univoco l’ufficio pubblico. Già qui troviamo una differenza con le fatture ai privati, perché il codice univoco è di sette (numeri e lettere) cifre e non di sei (numeri e lettere).

Se il codice non è fornito direttamente è possibile recuperarlo direttamente dal portale IPA.

Altri due dati obbligatori da inserire nella fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione sono i codici CIG e CUP.

  • CIG – Codice Identificativo di Gara – dieci caratteri alfanumerici che serve a indicare una gara d’appalto
  • CUP – Codice Unico di Progetto – 15 caratteri alfanumerici che identifica un progetto d’investimento pubblico.

Dati necessari a garantire la tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni. Mentre il CUP è da inserire solo se espressamente richiesto dall’Ente, il CIG invece deve essere sempre presente. Sono previsti solo alcuni sporadici casi in cui è prevista l’esclusività dall’obbligo della tracciabilità. Casi riportati dalla Legge n°136 del 13 agosto 2010.

Split Payment

Lo split payment è la scissione dei pagamenti, vale a dire un meccanismo secondo il quale le PA che acquistano, possono non corrispondere l’IVA presente in fattura al fornitore, ma direttamente all’erario.

Sul sito del Dipartimento delle Finanze è presente l’elenco completo di tutte le Amministrazioni Pubbliche e degli enti che applicano lo Split Payment. In generale chiunque emetta fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione deve seguire la regola dello split payment. Esistono comunque delle eccezioni. Non sono costretti ad applicare split payment:

  • i professionisti con ritenuta alla fonte a titolo d’acconto o di imposta sul reddito
  • i Contribuenti Forfettari e i soggetti a regimi speciali IVA

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: cosa succede quando viene recapitata

Una volta compilata la fattura elettronica, queste deve essere inviata alla PA tramite il ben noto Sistema di Interscambio. Come tutti sanno, quando si procede all’invio di un’e-fattura, l’SDI risponde con una serie di messaggi che indicano lo stato di avanzamento dell’operazione compiuta. Anche in questo caso riscontriamo delle differenze rispetto all’invio delle fatture elettroniche verso privati.

Inviare fatture elettroniche alle PA può generare un numero maggiore di notifiche. Questo perché le PA possono rifiutare fatture elettroniche che invece sono state accettate dal Sistema di Interscambio.

Diversi i messaggi, tra cui:

  • Notifica di scarto
  • Notifica di mancata consegna
  • Attestazione di avvenuta trasmissione
  • Notifica di scarto esito
  • Ricevuta di consegna
  • Notifica di esito (accettata o rifiutata)
  • Notifica di decorrenza termini

A seconda del messaggio ricevuto è opportuno gestire la fattura in un modo, piuttosto che un altro.

 

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Commercio elettronico diretto o indiretto: caratteristiche, differenze e fatturazione

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Quando si parla di eCommerce non si pensa mai al mondo che sta dietro al commercio elettronico. Non molti sanno infatti che prima di tutto bisogna distinguere tra commercio elettronico diretto e commercio elettronico indiretto:

  • Commercio elettronico diretto – in questa categoria rientra il commercio dei prodotti/servizi immateriali. Ai fini IVA sono considerati come “prestazioni di servizio”
  • Commercio elettronico indiretto – si tratta del commercio di beni fisici acquistabili online e da consegnare materialmente all’utente acquirente.

A seconda che si tratti dell’una o dell’altra tipologia, si applicano regole differenti di fatturazione elettronica.

Commercio elettronico diretto e fatturazione elettronica

Tutti i beni immateriali che rientrano nella categoria delle prestazioni di servizio, sono soggetti all’obbligo della fatturazione elettronica. Questo vale quando il cliente ne richiede l’emissione. Quindi dal primo gennaio 2019, con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica, anche gli e-commerce di beni immateriali, hanno l’obbligo di redigere, emettere e inviare al Sistema di Interscambio, la fattura elettronica. In ogni altro caso, i commercianti, devono tenere il registro dei corrispettivi.

La disciplina che regola il commercio elettronico diretto sono state modificate dal primo luglio 2021. La Commissione UE, ha stabilito, relativamente ai rapporti B2C, diverse nuove regole:

  • Non è più applicata la disciplina delle vendite a distanza. Da questo mese infatti vale il criterio generale secondo il quale, le operazioni di commercio elettronico indiretto sono territorialmente rilevanti nel Paese UE di destinazione (quindi nel paese dove risiede l’acquirente)
  • Eliminate tutte le soglie di protezione e stabilita un’unica soglia pari a 10.000€ comune a tutti gli stati membri. Al disotto di questa soglia le operazioni risultano rilevanti ai fini IVA nel paese del cedente
  • se la soglia comune è superata nel corso dell’anno, si applica, a partire da quel momento, il criterio generale
  • è possibile usare la procedura semplificata MOSS, rinominata in OSS

Commercio elettronico

Commercio elettronico indiretto e fatturazione elettronica

Vendere bene fisici tramite e-commerce non prevede l’obbligo di emissione di fatture elettroniche. L’emissione dell’e-fattura è comunque richiedibile da parte dell’acquirente e in questo caso il venditore, deve emetterla tramite il proprio gestionale.

Da un punto di vista IVA, il commercio elettronico indiretto è considerato come la vecchia vendita per corrispondenza. Pertanto sono applicate tutte le norme, direttive e regole comunitarie e internazionali. Le operazioni degli e-commerce indiretti, ai fini IVA sono rilevanti nel paese del committente. Questo vale che si tratti di un privato, piuttosto che di un operatore economico.

Il DPR n. 633/72 disciplina le operazioni di commercio elettronico indiretto tra soggetti residenti in Italia. Quando il cliente è un privato consumatore, si applica la disciplina delle vendite per corrispondenza. Questo significa che, secondo Agenzia delle Entrate, queste operazioni non sono soggette:

  • obbligo emissione di fattura elettronica, a meno che questa non sia richiesta direttamente dall’acquirente
  • obbligo di certificazioni dei corrispettivi mediante rilascio di scontrino o della ricevuta fiscale (esonero previsto dall’articolo 2, del DPR n. 696/1996)

Nonostante l’esonero da emissione di scontrino elettronico, i corrispettivi giornalieri delle vendite devono essere annotati nell’apposito registro. L’annotazione deve avvenire entro il giorno non festivo successivo a quello di effettuazione dell’operazione e con riferimento al giorno di effettuazione. Inoltre, durante la liquidazione IVA, lo scorporo deve essere eseguito secondo il metodo matematico.

E-commerce indiretto come dropshipping

Il dropshipping è un sistema di vendita di prodotti online, senza magazzino fisico. Si tratta di una modalità di vendita relativamente nuova che, negli ultimi anni, si è largamente diffusa. In pratica il venditore spedisce solo il prodotto all’acquirente, fornendo garanzia e supporto. Sarà invece il fornitore ad avere e curare il magazzino. La modalità di fatturazione delle operazioni nel dropshipping avviene con le stesse modalità di un negozio di E-commerce.

Questo significa che il dropshipper emette fattura per i beni venduti dall’azienda eCommerce. La fattura al cliente è registrata dal sistema interno dell’eCommerce e, contestualmente, è emessa fattura di acquisto per il bene acquistato dal fornitore stesso. Se consumatore e produttore si trovano in Italia, il regime IVA applicato è quello italiano. Se il consumatore si trova all’estero, mentre il produttore si trova in Italia, allora la fattura elettronica emessa dal venditore riporterà l’IVA del paese di residenza del consumatore. Presenterà poi all’Agenzia delle Entrate IVA trimestrale distinguendo i corrispettivi e l’IVA a seconda del Paese UE di riferimento.

Infine versa l’IVA così applicata all’Agenzia delle Entrate italiana, la quale provvede a rigirarla ai Paesi di spettanza.

Digitalizzazione: cos’è e perchè è importante per le aziende

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È sempre più intensa la corsa alla digitalizzazione che le aziende di oggi stanno compiendo, una corsa, una rivoluzione, che porta alle aziende innumerevoli benefici. Grazie alla digitalizzazione infatti le aziende hanno la possibilità di semplificare e velocizzare molte delle loro attività quotidiane. Inoltre possono diventare sempre più performanti e produttive, così da riuscire a restare sempre concorrenziali. E oggi come oggi essere concorrenziali è importante, l’unico modo per farsi notare nella massa, l’unico modo per continuare la propria scalata verso il successo.

Digitalizzazione: scontrini e fatture elettroniche

Un primo importante passo verso la rivoluzione digitale è stato compiuto dalle aziende quando è entrato in vigore l’obbligo degli scontrini e della fatturazione elettronica. Sono disponibili gli strumenti per la fatturazione elettronica anche direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate, strumenti macchinosi che non rendono affatto la fattura semplice da redigere e da inviare. Diverso invece il discorso per le piattaforme dedicate a questo servizio, piattaforme che le aziende di oggi scelgono così da rendere la fatturazione più semplice e veloce.

Digitalizzazione

 

Queste piattaforme infatti consentono di automatizzare molte operazioni relative alla fatturazione, come ad esempio la numerazione e la firma del documento. Basta quindi inserire pochi dettagli e il gioco è fatto! Inoltre gli strumenti dedicati alla fatturazione elettronica oggi disponibili consentono di redigere una fattura, trasmetterla al Sistema di Interscambio nel giusto formato, Sistema di Interscambio che, dopo aver effettuato i dovuti controlli, invia la fattura al destinatario ma anche direttamente all’Agenzia delle Entrate. Non solo, questi strumenti consentono anche la conservazione delle fatture così come previsto dalla legge attualmente vigente e una loro consultazione semplice e veloce. Alcuni consentono la conservazione delle fatture anche per ben 10 anni.

Lo stesso vale per lo scontrino elettronico. Esistono infatti delle piattaforme online che permettono di evitare l’acquisto di un dispositivo fiscale e che rendono semplice l’emissione di uno scontrino elettronico e la stampa del documento, piattaforme che spesso offrono la possibilità di effettuare tutto questo anche in mobilità, anche quindi dal proprio smartphone e tablet. La stampa in questo caso viene effettuata tramite una piccola stampante bluetooth.

Corsa alla digitalizzazione

Fatturazione elettronica e scontrino elettronico sono senza alcun dubbio un primo importante passo verso la digitalizzazione, un passo che le aziende hanno dovuto compiere obbligatoriamente. Ci sono molti altri passi che le aziende hanno invece deciso di compiere in totale autonomia, senza quindi che vi sia stato alcun obbligo da parte dello stato, passi che fanno parte della strategia di innovation management e che consentono alle aziende di restare sempre sulla cresta dell’onda.

Pensiamo ad esempio alla scelta dei software per la gestione dei dipendenti o delle attività aziendali. I software gestionali sino a qualche anno fa prevedevano la necessità di un’installazione sul computer. Oggi invece sono software in cloud, accessibili quindi da ogni dispositivo, accessibili spesso tramite app anche da tablet oppure da smartphone, che favoriscono quindi anche il lavoro da remoto. Inoltre molti progetti sono portati avanti dalle aziende sfruttando suite di software online, con editor che consentono a più utenti di lavorare su uno stesso documento in modo davvero molto semplice. Niente progetti su carta, niente stampe su stampe, niente revisioni che rischiano di essere perse, una digitalizzazione questa che ha semplicemente dell’incredibile.

Automazione dei processi e non solo

Per molte aziende poi la corsa alla digitalizzazione ha visto scendere in campo l’automazione di molti processi. Sono stati scelti quindi macchinari e robot che hanno permesso di rendere automatiche alcune operazioni quotidiane, senza che vi sia bisogno dell’intervento umano. In questo modo è stato possibile rendere queste operazioni precise, eliminando alla radice la possibilità di incorrere in un errore umano, veloci, performanti. L’azienda quindi ha avuto modo di diventare più produttiva, capace di rispondere al meglio alla richiesta del mercato.

Le aziende sono poi, oggi come oggi, solite:

  • registrare tutti i dati che arrivano dalle operazioni
  • creare report direttamente online
  • gestire i documenti relativi alla propria attività in cloud e non più in cartaceo

Tutte operazioni che sono oggi quotidiane e che diamo per scontato, ma che sono in realtà processi di digitalizzazione, innovazione e tecnologia, processi che portano le aziende verso un progresso sempre più inteso, costante nel corso del tempo.

Note spese: cosa sono e come e quando compilarle

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Le note spese sono degli specifici documenti che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso di alcune spese sostenute durante trasferte, o anticipate per conto dell’azienda. I rimborsi spesa prevedono la compilazione e la conservazione di apposite note, vale a dire giustificativi di spesa.

Il rimborso delle spese, nel nostro ordinamento, è previsto in tre diversi casi:

  • rimborso analitico o a piè di lista
  • forfettario
  • misto

Si può sempre scegliere quello che si preferisce. La scelta però deve fare riferimento a quanto previsto nel contratto collettivo applicato alla trasferta. Nel caso poi la trasferta preveda più giorni, il metodo applicato deve essere obbligatoriamente uno e uno soltanto. Questo significa che non è possibile utilizzare diversi metodi di rimborso, per la stessa trasferta di più giorni.

Il rimborso spese analitico (o a piè di pagina) prevede la compilazione e la presentazione all’azienda delle note spese. Queste sono quindi un elenco dettagliato delle spese sostenute (come ad esempio vitto, alloggio, viaggio, trasporto, ecc…) e dettagli specifici della trasferta stessa. Note di spesa e giustificativi devono essere compilati e conservati secondo determinate regole.

Note spese e rimborso analitico

In questo caso il datore di lavoro non è obbligato a rilasciare autorizzazione alla trasferta. Al contrario il dipendente deve obbligatoriamente presentare note spese compilate correttamente. Nella nota il dipendente deve riportare ogni spesa sostenuta in trasferta, dettagliandola analiticamente. Agenzia delle Entrate definisce la nota spese come un documento rappresentativo la società e valido ai fini fiscali.

I giustificativi allegati alle note spese non devono essere per forza intestati alla società, piuttosto che al dipendente. L’importante  che la società li conservi ordinatamente, allegando a ogni nota spesa tutti i documenti di supporto. È necessario che su questi documenti sia palesato chiaramente la natura del costo sostenuto, al fine di poterne provare l’inerenza all’attività aziendale svolta.

Note spese: lavoratore autonomo a servizio di un’azienda

Nel caso in cui la trasferta sia effettuata non da un dipendente interno all’impresa, ma piuttosto da un lavoratore autonomo, si distinguono due casistiche.

Nella prima le spese sono sostenute dal professionista che, solo successivamente le riaddebiterà all’azienda. Il secondo caso invece è quello nel quale le spese sono sostenute direttamente dal committente.

Note spese

Nel primo caso servirà quindi fattura elettronica del professionista, dalla quale si possa evincere anche la natura e il costo delle spese sostenute per l’azienda. Nel secondo caso invece i documenti di spesa saranno intestati direttamente alla società e trattati come qualunque altra fattura elettronica.

Note Spese: conservazione

L’impresa deve conservare la documentazione originale. Deve farlo in maniera ordinata allegando tutti i giustificativi che comprovano le spese sostenute. E come abbiamo detto questo ha lo scopo di poter rilevare e capire l’inerenza della spesa sostenuta con l’attività aziendale.

Le tempistiche di conservazione sono le seguenti:

  • 10 anni dalla data di ultima registrazione per la sede civile
  • Ai fini fiscali invece ogni documento deve essere correttamente conservato almeno fino a quando non termina il periodo previsto per i relativi accertamenti per i corrispondenti periodi di imposta. Questo significa che bisogna far riferimento alla regolare normativa adottata in materia di accertamenti fiscali (da presentare entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione).

Conservazione sostitutiva

Note spese e giustificativi possono essere conservati digitalmente, secondo quanto previsto dalla regolamentazione di Agenzia delle Entrate. L’importante è che i documenti conservati siano immodificabili, integri e autentici, come richiesto dalla normativa vigente. In altre parole i documenti devono rispettare le caratteristiche richieste dalla normativa di riferimento (autenticità, integrità, fruibilità e immodificabilità) affinché possano essere conservati digitalmente, come per le fatture elettroniche.

Invece i giustificativi annessi alle note spese sono “documenti analogici originali non unici”, secondo quanto dice Agenzia delle Entrate: “possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

Sanzione invio tardivo fattura elettronica: cosa prevedono le disposizioni di legge

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È prevista una Sanzione invio tardivo fattura elettronica, o per mancata emissione delle fatture elettroniche. La normativa è contenuta per l’esattezza nell’articolo 6 del Decreto Legislativo n° 471/1997, che prevede le “Violazione degli obblighi relativi alla documentazione, registrazione e individuazione delle operazioni soggette all’imposta sul valore aggiunto”.

In particolare l’articolo cita che:

“Chi viola gli obblighi inerenti alla documentazione e alla registrazione di operazioni imponibili ai fini dell’imposta sul valore aggiunto ovvero all’individuazione di prodotti determinati e’ punito con la sanzione amministrativa compresa fra il novanta e il centoottanta per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio. Alla stessa sanzione, commisurata all’imposta, e’ soggetto chi indica, nella documentazione o nei registri, una imposta inferiore a quella dovuta. La sanzione e’ dovuta nella misura da euro 250 a euro 2.000 quando la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo”.

Sanzione invio tardivo fattura elettronica

Nel caso invece di operazioni non imponibili, esenti, o non soggette a IVA, il medesimo articolo specifica che:

“Il cedente o prestatore che viola obblighi inerenti alla documentazione e alla registrazione di operazioni non imponibili, esenti, non soggette a imposta sul valore aggiunto o soggette all’inversione contabile di cui agli articoli 17 e 74, commi settimo e ottavo, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, e’ punito con sanzione amministrativa compresa tra il cinque ed il dieci per cento dei corrispettivi non documentati o non registrati.

Tuttavia, quando la violazione non rileva neppure ai fini della determinazione del reddito si applica la sanzione amministrativa da euro 250 a euro 2.000”.

In ogni caso è prevista una sanzione minima di €500.

Sanzione invio tardivo fattura elettronica: D.L. 119/2018

Il D.L. 119/2018, legato alla legge Bilancio 2019, aveva previsto una periodo transitorio, durante il quale era previsto una riduzione, o addirittura l’annullamento della sanzione invio tardivo fattura elettronica. Da quando il periodo transitorio in questione si è esaurito, le disposizioni dell’articolo 6 Decreto Legislativo n° 471/1997 si attuano a pieno.

Si conseguenza anche le sanzioni amministrative previste dal suddetto articolo sono applicate totalmente. E questo vale per tutte le operazioni effettuate entro il 30/06/2019 per i soggetti trimestrali, oppure entro il 30/09/2019 per i soggetti mensili, quando la fattura elettronica è emessa dopo il 19/11/2019. Le sanzioni sono applicabili anche nel caso di operazioni a decorrere dal 01/07/2019 per i soggetti trimestrali, o dal 1/10/2019 per i soggetti mensili.

Termini e condizioni

Affinché non si vada incontro alla sanzione invio tardivo fattura elettronica, i documenti devono essere regolarmente emessi:

  • Fatture immediate – entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione;
  • Fatture differite – entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Le fatture elettroniche si considerano regolarmente emesse quando queste sono trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI). È infatti quello e solo quello il momento in cui una fattura elettronica si può considerare consegnata/spedita alla controparte.

 

Associazione Temporanea di Imprese: insieme per un progetto comune

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ATI è acronimo di Associazione Temporanea di Imprese, chiamate spesso anche RTI, vale a dire raggruppamento temporaneo di imprese. Si tratta di una particolare forma giuridica nella quale più imprese si unisco per raggiungere un obiettivo comune e realizzare uno stesso progetto. Molto spesso questa forma giuridica è utilizzata per partecipare e vincere gare d’appalto. Singolarmente infatti le società non avendo tutte le caratteristiche e le prerogative necessarie per poter /partecipare alle gare, non possono accedere ai bandi. Insieme invece riescono a raggruppare tutte le competenze operative, le caratteristiche di categoria o le classifiche richieste dal bando. In un’ATI ogni soggetto mantiene la propria autonomia e restano giuridicamente distinti.

Associazione Temporanea di Imprese

Associazione Temporanea di Imprese: orizzontale, verticale, mista

L’Associazione Temporanea di Imprese può essere di tre diverse tipologie:

  1. orizzontale
  2. verticale
  3. mista

Nell’ATI orizzontale è prevista la collaborazione tra società che svolgono attività analoghe. Lo scopo di un’ATI così costituita è quello di accrescere i requisiti per partecipare alla gara d’appalto. Una volta ottenuto il bando, i compiti sono successivamente ripartiti.

Un’ATI verticale invece presenta un’impresa capo del gruppo specializzata nello svolgere l’attività principale e altre aziende che invece svolgono attività secondarie richieste nel bando di gara. Le attività secondarie sono “scorporabili” e la loro identificazione è riportata nella legge n°109/94, la Legge Merloni. All’art. 13 comma 8 è infatti specificato quanto segue: “ lavori non appartenenti alla o alle categorie prevalenti e così definiti nel bando di gara”.

Infine l’ATI mista è costituita da un’associazione di tipo orizzontale per l’attività principale e verticale per quelle scorporabili. In altre parole significa che sono costituite da due o più imprese omogenee, tra le quali è scelta un’impresa “capo gruppo” (mandataria) e a questa si associano altre imprese eterogenee per realizzare le opere e i servizi scorporabili.

ATI: struttura ed elementi giuridici

Un’Associazione temporanea d’imprese è quindi costituita da un’impresa capogruppo, chiamata mandataria e altre diverse imprese secondarie chiamate mandanti. Le società mandati hanno il compito di trattare con il committente per l’esecuzione di un’opera, derivante dalla partecipazione a gare d’appalto.

Nell’associazione temporanea di imprese verticale la mandataria è l’unica responsabile nei confronti del committente. In quella orizzontale invece ciascuna impresa è solidamente responsabile nei confronti dell’appaltante.

Una volta che l’ATI è costituita, non può subire variazioni. Gli unici casi in cui è possibile, sono quelli previsti e stabiliti dall’art.37, comma 18 e 19, del decreto Legislativo 163/2006, il così detto: “Codice degli Appalti Pubblici”.

Scopo e durata

Abbiamo quindi visto che lo scopo di un’ATI è quello di arricchire e completare i requisiti necessari a più aziende, per partecipare a gare d’appalto pubblico. Questo avviene soprattutto nel settore delle grandi costruzioni.

I vantaggi che le aziende ricavano da queste aggregazioni sono molteplici. In primis la possibilità di partecipare alle gare d’appalto da parte di piccole e medie imprese che altrimenti non potrebbero farlo, perché non qualificate. Anche l’impresa mandataria ha i suoi vantaggi. Può ad esempio trovare tante diverse società che possano svolgere incarichi ed eseguire lavori perché dotate di conoscenza, mezzi e strutture idonee che lei stessa non possiede.

Un’ATI durata tutto il tempo necessario all’esecuzione dell’opera prevista dalla gara d’appalto. Al momento dell’incasso del corrispettivo finale, l’associazione temporanea d’imprese si scioglie. Un’ATI costituita per partecipare a una gara d’appalto, può nel frattempo partecipare ad altre gare e per questo motivo la sua durata può essere prolungata.

Esistono forme particolari di ATI, denominate consorzi stabili, che invece prevedono una durata indeterminata, che possono rimanere inattive per diverso tempo, senza perdere la loro forma e validità giuridica.

ATI e modalità di emissione delle fatture elettroniche

L’ATI non ha soggettività giuridica o fiscale. Le fatture elettroniche sono quindi emesse singolarmente da ciascuna impresa costituente. Quindi l’impresa mandataria, cioè la capogruppo, non ha nessun obbligo di emettere fatturazione elettronica per i mandatari.

Nonostante questo, molto spesso, le imprese mandatarie delegano alla capogruppo, l’onere dell’emissione delle fatture elettroniche. Questo è fatto soprattutto allo scopo di organizzare in maniera unitaria la fatturazione, evitando così eventuali errori o ritardi, che potrebbero avere ripercussioni sui pagamenti.

 

CIG Smart: come ottenerlo e come esserne esonerati

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Nel precedente articolo: “Codice CIG e codice CUP cosa sono, a cosa servono e come si inseriscono nella fattura elettronica” abbiamo introdotto il concetto di codice CIG e codice CUP. Codici alfanumerici relativi alle gare d’appalto e agli investimenti pubblici. Identificativi importanti per la Pubblica Amministrazione (PA) e codici obbligatori da inserire nelle fatture elettroniche.

Vediamo adesso di approfondire il concetto di CIG smart, come strumento a disposizione dell’ANAC per tracciare i flussi finanziari relativi ai contratti pubblici. Lo scopo del CIG è quello di garantire che tutto avvenga secondo le regole e che sia tracciato e consultabile in qualunque momento. Uno strumento utilizzato in ambito di anticorruzione, per un’amministrazione trasparente e sicura.

CIG smart in breve

Il codice CIG smart è una sequenza di dieci numeri e lettere, rilasciate dal sistema informatico Simog dell’ANAC. L’ANAC è acronimo di Autorità nazionale anticorruzione, un’autorità amministrativa indipendente italiana. L’ANAC ha la funzione di prevenire la corruzione all’interno delle Pubbliche Amministrazioni italiane. Per svolgere le proprie funzioni, l’ANAC usa il principio della trasparenza in tutti gli aspetti gestionali e attua un’attenta attività di vigilanza nell’ambito dei contratti pubblici e dei vari incarichi delle PA.

Il CIG smart identifica i contratti sottoscritti con le PA in seguito ad appalto o affidamento. Il codice CIG smart deve essere riportato in tutti i documenti relativi a una gara d’appalto e nelle fatture elettroniche dello stesso ambito.

A cosa serve il CIG smart

Le varie funzioni del CIG smart sono indicate direttamente sul sito dell’ANAC:

  • comunica correttamente le informazioni utili agli organi che gestiscono la vigilanza nelle gare pubbliche
  • traccia i movimenti finanziari relativi all’affidamento dei lavori o delle forniture o di servizi
  • serve a rispettare gli obblighi contributivi dei privati e degli enti pubblici.

A conti fatti serve per garantire la massima trasparenza possibile nelle procedure di gare d’appalto.

CIG smart: tipologie

Esistono quattro diversi tipi di codice CIG:

  1. Cig smart (o semplificato)
  2. Master
  3. Cig padre e figlio

Ciascuno di essi svolge un ruolo diverso a seconda della differente tipologia di gara di appalto. Ognuno di essi è comunque sempre legato al compito di tracciabilità e alla corretta individuazione dei contratti pubblici.

Cig Master

Si ottiene tramite procedura semplificata. É un codice relativo alle gare d’appalto pubblico a importo contenuto:

  • Contratti di importo inferiore a 40,000 euro
  • Appalti aggiudicati a un’impresa collegata
  • Concorsi e contratti di progetti basati su regole internazionali
  • Contratti secretati – di qualunque valore economico

In altre parole è un codice ottenibile dalla stazione appaltante fornendo meno informazioni di quelle che servirebbero normalmente.

CIG Smart

Cig Master

É il codice Cig da indicare nei pagamenti “in nome” di tutti gli altri Cig assegnati a diversi lotti di una stessa gara. Una gara di appalto può comprendere vari lotti ed essere aggiudicata da un unico operatore. In questo caso, per semplificare la compilazione dei documenti di pagamento, come ad esempio le fatture elettroniche, è possibile indicare un unico Cig Master comprendente tutti gli altri. Nel contratto d’appalto di assegnazione invece devono essere riportati i singolo Cig per ciascun lotto di gara.

Cig padre e figlio

Il codice cig padre è richiesto in ambito di accordi e convenzioni quadro e individua tutti i passaggi per selezionare i contraenti.

Il codice cig figlio è utilizzato per individuare tutti i contratti sottoscritti in seguito ad accordi quadro con la Pubblica Amministrazione. É strettamente correlato al cig padre.

Cig smart ed esoneri

Il codice cig smart non è sempre obbligatorio. Non è l’importo della gara d’appalto ad determinare la possibilità di essere esonerati dall’inoltro della richiesta del Cig. Quando e se è possibile evitare di richiederlo, lo stabilisce esclusivamente l’ANAC. L’elenco completo è disponibile sul loro sito.

É possibile non richiederlo, ad esempio, per i contratti di lavoro a tempo, oppure per gli appalti che riguardano energia, acqua o carburante per fini energetici, o ancora in caso di amministrazione diretta o di affidamento diretto a società in house, ecc…

Cig Smart: come ottenerlo

É possibile richiederlo online. La richiesta deve essere presentata dal Responsabile del procedimento nei confronti dell’ANAC. La richiesta è da inoltrare prima che parta la gara d’appalto. Il Responsabile deve essere accreditato sul portale ANAC.

Una volta inoltrata la richiesta è necessario registrarsi sul portale Simog – Sistema informativo di monitoraggio delle gare. I codici saranno assegnati entro 90 giorni dall’acquisizione.

 

Firma elettronica avanzata: cos’è, come funziona e come ottenerla

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FEA, acronimo di firma elettronica avanzata è definita e regolata dall’art n° 82 del decreto legislativo 7 del marzo del 2005:

“… è l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”.

Un’evoluzione “potenziata” della normale firma elettronica semplice. Connessa unicamente al firmatario, lo identifica e ha validità legale al pari di una firma autografa.

Firma elettronica avanzata: come funziona

Il Regolamento Europa la chiama eIDAS, acronimo di Electronic IDentification Authentication and Signature. La normativa ha stabilito che la firma elettronica avanzata:

  • identifica esclusivamente il firmatario
  • è connessa esclusivamente al soggetto che appone la firma
  • è creata attraverso una serie di dati che il firmatario può, sotto il proprio controllo, usare in maniera esclusiva. È collegata ai dati sottoscritti e permette l’identificazione di ogni successiva modifica. In altre parole permette di rilevare se i dati sono stati modificati successivamente all’apposizione della firma elettronica avanzata.

L’art. 21, comma 2 del Codice dell’Amministrazione Digitale, dispone che:

“… Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’ articolo 20, comma 3, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria”.

Firma elettronica avanzata: quando e come utilizzarla

La firma elettronica avanzata sostituisce in pieno quella analogica. É utilizzata in moltissimi ambiti, che vanno da quello fiscale (per sottoscrizione di contratti, bolle, fatture elettroniche, ecc…), a quello bancario ed assicurativo.

I documenti sui quali è apposta la firma elettronica avanzata hanno delle limitazioni:

  • ambito di validità limitato ai soli rapporti intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto l’erogatore della soluzione di firma;
  • può essere utilizzata per la sottoscrizione di tutti gli atti per la cui validità sia richiesta la forma scritta (come i contratti bancari o assicurativi), tranne atti e contratti aventi oggetto beni immobili;
  • non è valida per la sottoscrizione di atti da parte di pubblico ufficiale.

 

Firma elettronica avanzata

Tipologie di firma elettronica avanzata

Esistono alcune specifiche forme di firma elettronica avanzata:

  1. Firma Grafometrica
  2. Firma remota avanzata

Firma Grafometrica

Si tratta della firma elettronica avanzata apposta su un particolare dispositivo hardware (come ad esempio un tablet), dotato di una particolare appendice (pen drive) che consente di memorizzare e rilevare alcune caratteristiche biometriche del firmatario (come ad esempio la velocità di scrittura, la pressione della firma e l’accelerazione del movimento).

Firma remota avanzata

In questo caso è utilizzato il telefono cellulare del firmatario come strumento di strong authentication e identification.

Differenze tra FEA, FEQ, FE e Firma digitale

La firma elettronica avanzata non è una semplice firma elettronica (FE). La FE è un’operazione informatica attraverso la quale il firmatario si attribuisce la titolarità del documento firmato.

La FEQ invece (firma elettronica qualificata) è una forma più strutturata e complessa. Presenta tutte le caratteristiche della firma elettronica avanzata, ma il suo funzionamento si basa anche su un certificato qualificato rilasciato da un Certificatore accreditato dall’AgID.

Infine la firma digitale è una particolare tipologia di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia. Si trattano di una chiave pubblica e di una privata. Queste consentono al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario tramite la chiave pubblica di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

Tutti i vantaggi della firma elettronica avanzata

Primo fra tutti la possibilità di apporre firme senza necessità di stampare su supporto cartaceo i documenti. Inoltre le firme elettroniche avanzate possono essere apposte anche in mobilità, grazie all’ausilio di moderni software che consentono di inviare le richieste di firma e monitorarne tutti i processi.

I processi sono molto sicuri perché remotizzati, oltre a fornire una copertura assicurativa (obbligatoria secondo norma).