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Abbuono: attivo, passivo e in contabilità

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Abbuono è uno dei tanti termini utilizzati in contabilità. Conoscerne il significato aiuta a capire come poter utilizzare questo particolare strumento e soprattutto come e quando indicarlo nelle fatture elettroniche. Assieme a una vasta terminologia utilizzata da contabili, commercialisti, ragionieri, ecc… L’abbuono fa parte di un ricco dizionario che può tornare davvero molto utile a chi vuole aprire una partita IVA da zero, oppure per chi è già “navigato” nel mare delle microimprese e piccole e medie attività. Vediamo quindi di capire meglio la terminologia specifica del settore contabile e come applicarla in pratica, nella vita di tutti i giorni.

Abbuono: definizione

Partiamo dalle basi, vale a dire spieghiamo cos’è materialmente un abbuono. Si tratta di una riduzione concessa  sul pagamento di una prestazione, oppure sul prezzo pattuito con il cliente/committente.

Ci sono vari motivi che spingono un soggetto a concedere un abbuono. Ad esempio è molto comune quando, per errore, viene spedita della merce sbagliata.

Esistono poi due diverse tipologie di abbuono:

  • attivo
  • passivo

Vediamole nel dettaglio.

Abbuono attivo

Si tratta di un abbuono, vale a dire di una riduzione di prezzo, concessa dal fornitore, dopo che la fattura elettronica è già stata emessa. Una condizione piuttosto comune che si verifica quando, ad esempio, la prestazione o i prodotti venduti si rivelano essere inferiori (quantitativamente o qualitativamente) al prezzo pattuito.

Abbuono

Abbuono passivo

In questo caso è richiesto un pagamento inferiore al cliente/committente, rispetto a quanto previsto di solito.

Anche questa casistica si verifica quando, ad esempio, il servizio reso è inferiore alle aspettative pattuite in fase preliminare. Altro caso in cui si presenta la necessità di ricorrere a un abbuono passivo è quello in cui si tratta merce qualitativamente inferiore agli accordi presi. È prassi, in questi casi, prima di emettere la fattura elettronica, ricalcolare il pagamento dovuto, a favore del cliente.

Abbuono: clienti e venditori

Quando si parla di abbuono, si devono distinguere due diversi soggetti interessati dall’elemento in questione: i clienti e i venditori.

Si parla quindi di contabilità cliente e contabilità fornitore. Nella prima è prevista una variazione finanziaria attiva che deve essere registrata in DARE del conto Fornitori, o Debiti v/fornitori per l’importo dell’abbuono e dell’IVA. Si tratta quindi di una variazione economica negativa. Questa è pari all’importo dell’abbuono da rilevare in AVERE del conto Abbuoni attivi. Inoltre deve essere rivelata anche una variazione finanziaria passiva da registrare in AVERE del conto IVA ns/debito per l’importo dell’IVA relativa all’abbuono.

La contabilità fornitore invece è una variazione finanziaria passiva da registrare in AVERE del conto Clienti o Crediti v/clienti per l’importo dell’abbuono e dell’IVA. Questa corrisponde a una variazione economica positiva pari all’importo dell’abbuono da rilevare in DARE del conto Abbuoni passivi e una variazione finanziaria attiva da registrare in DARE del conto IVA ns/credito per l’importo dell’IVA relativa all’abbuono.

Conclusioni

In conclusione questo elemento rappresenta una riduzione. Tale riduzione è concessa al debitore direttamente sulla somma da pagare. In alcuni casi (più unici che rari!) può addirittura arrivare fino alla totale rinuncia della riscossione da parte del creditore. In alcuni casi, le due parti, cliente e venditore, possono prevedere un abbuono reciproco. Questo accade quando, ad esempio, sono rilevate e accertate una o più differenze, nella merce consegnato e/o promessa. In tal modo, è garantita la possibilità di una rettifica di fattura in favore dell’una o dell’altra parte contraente.

Merita una menzione particolare anche l’abbuono d’imposta. Si tratta di uno sgravio, totale o parziale, di un’imposta. È concesso di solito in via temporanea, in seguito a serie decurtazioni del reddito. Le decurtazioni possono avvenire in seguito, ad esempio, di gravi calamità, oppure qualora si paghi un’imposta straordinaria in un tempo minore del previsto.

È spesso utilizzato anche come sinonimo di sconto, reso o arrotondamento. In realtà, ciascuno di questi termini, indica una specifica condizione che si caratterizza in modo particolare rispetto alle altre. In linea generale comunque, può essere definito come una riduzione del prezzo pattuito, previsto per andare a compensare un disagio subito da parte del cliente. L’operazione è documentata da una nota di credito. Quest’ultima è emessa dalla ditta venditrice per l’importo  accordato e della relativa IVA. La scrittura in Partita Doppia viene effettuata al momento dell’emissione del documento.

Rimborso spese e regime forfettario: cosa sono e come funzionano

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Per rimanere nel regime forfettario è necessario non superare la soglia di compensi e ricavi pari a 85.000€ annui, come visto nell’articolo: “Regime forfettario limiti ricavi e fatture elettroniche”. Il rimborso spese contribuisce alla formazione del reddito e al raggiungimento del limite di fatturato di 85.000€ annui imposto per il regime forfettario. È inoltre impossibile, per questo regime, dedurre le spese sostenute per lo svolgimento della propria attività. Esiste però un’eccezione. Infatti il rimborso spese non concorre al calcolo del reddito imponibile, quando queste sono sostenute dal professionista come anticipazione a nome e per conto del cliente.

Vediamo di capire meglio come funziona.

Rimborso spese: le varie tipologie di rimborsi

La definizione: “anticipazione a nome e per conto del cliente”, assume, per il regime forfettario, una particolare accezione. Esistono diverse tipologie di spese che il forfettario può trovare a dover sostenere e, di conseguenza, per ciascuna di esse, un determinato rimborso.

Ad esempio, le spese prepagate dal committente, altro non sono che costi sostenuti in via anticipata dal cliente/committente, prima dell’inizio del lavoro stesso. Per capire meglio di cosa si tratta, si può pensare ai biglietti del treno, dell’aereo o del noleggio di un’autovettura, prima il viaggio del forfettario abbia inizio. Affinché il rimborso spesa possa rientrare in questa specifica categoria, la fattura elettronica deve, obbligatoriamente, essere intestata al cliente/committente. Può, ma non è obbligatorio, contenere il riferimento al forfettario, vale a dire a colui che ha beneficiato del bene/servizio.

Il Tuir (Testo Unico delle Imposte sui Redditi), nell’articolo 54, comma 1, ha specificato dettagliatamente che, in questo caso, le spese sostenute non corrispondono a un compenso. Essendo poi un costo sostenuto direttamente dal committente/cliente, non c’è bisogno nemmeno del rimborso. A tal proposito, il professionista non deve inserire questa voce nella fattura elettronica che emette al cliente per le proprie prestazioni.

Rimborso spese effettuate a nome e per conto del cliente

Altro caso relativo al rimborso spese per il regime forfettario è quello nel quale le spese sono sostenute direttamente dal professionista, ma la fattura è intestata al cliente. In pratica, paga materialmente il forfettario, ma la fattura è fatta intestare al cliente. Questa è l definizione vera e propria di “anticipazioni a nome e per conto del cliente”.

In questo caso, il professionista, in seguito, può chiedere al cliente il rimborso della spesa sostenuta. Il rimborso è richiesto direttamente in fattura elettronica, con una voce specifica relativa la prestazione effettuata. La voce deve essere accompagnata dalla dicitura: “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72”. Sarebbe importante, inoltre, allegare alla fattura anche le spese intestate al cliente. Valgono come controprova per gli importi sostenuti.

Rimborso spese

È necessario stabilire a priori con il cliente queste precise spese. Alla fine del lavoro, il loro importo deve poi corrispondere a quello concordato con il committente.

La scelta del metodo di rimborso spese è molto importante. Infatti i rimborsi a forfait sono considerati sempre un ricavo. Significa che contribuiscono all reddito imponibile.

Rimborso spese a nome e per conto proprio

Altra categoria molto importante di rimborso spese per il regime forfettario. A differenza delle spese precedenti, queste sono sostenute e intestate, direttamente a nome del forfettario. Concorrono al raggiungimento del limite della fattura, previsto per il regime (85.000€). Sono inoltre oggetto di calcolo di imposte e contributi, fiscali e previdenziali.

In questo caso il professionista che ha sostenuto la spesa, nella fattura elettronica che emette al cliente per la sua prestazione, deve indicare il rimborso spese da ricevere. Essendo parte del compenso, le spese sostenute dal professionista sono soggette alla ritenuta d’acconto e alla rivalsa previdenziale e contribuiscono alla formazione del reddito imponibile. In altre parole sono considerate imponibile ai fini di IVA.

Esistono due diverse tipologie di rimborso: analitico e forfettario.

Il rimborso spese analitico si ha quando il professionista raccoglie semplicemente le note spese e i documenti attestanti i costi sostenuti e li mostra al cliente. Il rimborso forfettario invece consiste in una somma concordata con il cliente da destinare al professionista per far fronte alle diverse spese.

Forma giuridica: cos’è, quante ne esistono e come sceglierla

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Un forma giuridica è un’organizzazione creata da uno o più soggetti per fare business. Esistono diverse tipologie di forme giuridiche. Sceglierne una, piuttosto che un’altra, determina la struttura, l’organizzazione e la tassazione di un’azienda. Al momento in cui si decide di aprire partita IVA una delle prime cose da fare, prima ancora di iniziare a emettere fatture elettroniche, o prendere un software gestionale per la fatturazione elettronica, è quella di scegliere la forma giuridica. Si tratta di una scelta veramente importante perché da questa dipendono differenti conseguenze finanziarie, legali e una diversa esposizione al rischio in caso di contenziosi legali. Vediamo quindi di capire quante forme giuridiche esistono in Italia e quale scegliere per lo svolgimento della propria attività.

Forma giuridica: le diverse tipologie

Come abbiamo già detto, esistono molteplici forme giuridiche in Italia:

Per quanto la scelta possa essere varia, in Italia, la maggior parte delle piccole e medie imprese tende sempre a scegliere tra una s.n.c., piuttosto che una s.a.s., una s.r.l., o un’s.r.l.s. Scegliere una forma, oppure un’altra significa determinare a priori un diverso sistema di struttura interno e una diversa tassazione da parte dello Stato e del Fisco. Iniziamo quindi, in questo articolo, a vedere nel dettaglio ogni singola forma giuridica per capirne meglio le conseguenti implicazioni e la struttura organizzativa interna.

Ditta individuale

Si tratta della forma giuridica più semplice in assoluto. Titolare e gestore della ditta è un’unica persona. Per aprire partita iva come ditta individuale basta iscriversi alla Camera di Commercio della propria provincia. Molti liberi professionisti, Freelancer e consulenti scelgono questa forma giuridica per la propria attività.

La ditta individuale è facile da avviare, non richiede alcuna formalità aziendale (come ad esempio la sottoscrizione di un verbale. Di riunione o di uno Statuto) e permette di detrarre la maggior parte delle spese sulla dichiarazione dei redditi.

Forma giuridica

Società in Nome Collettivo (s.n.c.)

È molto simile alla ditta individuale, la differenza fondamentale è che al “timone” si trovano due o più soci (persone). In una s.n.c. ogni socio gestisce l’attività personalmente e condivide perdite e profitti. Anche questa forma giuridica è piuttosto facile da avviare, non vuole anch’essa nessuna formalità aziendale e le perdite aziendali sono sempre suddivise tra i vari soci.

Società in accomandita semplice (s.a.s.)

Anche in questa forma giuridica l’azienda è gestita e amministrata attivamente da più soci. A differenza della s.n.c. però, ci sono due diverse tipologie di soci:

  • Accomandatari – possiedono, gestiscono e si assumono la responsabilità per l’azienda
  • Accomandanti – agiscono solo come investitori.

In una s.a.s. è facile raccogliere fondi grazie ai soci accomandanti, mentre i soci accomandatari possono mantenere il controllo totale sull’attività svolta.

Società a responsabilità limitata (s.r.l.)

Come dice il nome stesso, una società a responsabilità limitata offre il vantaggio di una responsabilità limitata a ogni socio in base al proprio capitale sociale. Avviarla richiede qualche formalità legale in più, ma i titolari non hanno alcuna responsabilità  personale per gli eventuali debiti dell’azienda. Questo vuol dire che se qualcosa andasse storto, i debiti dovrebbero essere saldati esclusivamente con il patrimonio aziendale. Il patrimonio personale di ciascun socio, rimarrebbe quindi integro e salvo.

Forma Giuridica: Scegliere in modo oculato

La scelta della forma giuridica è davvero molto importante. L’organizzazione scelta infatti, può influenzare la percezione dell’attività stessa da parte delle persone che ne prendono parte. Senza contare che è una scelta che determina precise conseguenza legali e fiscali. Il trattamento fiscale di ciascuna forma giuridica è, difatti, ben diverso l’uno dall’altro. Inoltre, per alcune di esse, è richiesto anche un cospicuo investimento iniziale, mentre per altre non è necessario disporre di grandi somme di denaro per avviarle. Anche dal punto di vista amministrativo possono esserci delle sostanziali differenze. Si parla in termini di fattura elettronica, dichiarazione dei redditi e pagamento di determinate imposte.

Nei prossimi articoli continueremo l’approfondimento sulle ultime forme restanti (Società per azioni – S.p.A.- , Società in accomandita per azioni – S.a.p.A. – e la Cooperativa) e cercheremo di capire come scegliere quella più adatta alla propria attività, in base anche al trattamento fiscale previsto per ciascuna forma giuridica.

Lavoro freelance: cosa significa e come funziona in Italia

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Il lavoro freelance non è una passeggiata. Ci vuole impegno, passione, dedizione e buone conoscenze per lavorare da freelance in Italia. Chi decide per questo genere di “carriera” deve, prima di tutto, informarsi bene, su pro, contro e ogni altro aspetto contabile e fiscale che riguarda questa sfera di competenza specifica. Iniziamo comunque spiegando che un freelance altro non è che un lavoratore indipendente che offre il suo operato a società, organizzazioni e privati.

Si tratta di una figura che, negli ultimi anni, si è andata sempre più diffondendo anche nel nostro paese. Incentivata da agevolazioni fiscali e regimi semplificati, questa forma lavorativa è sempre più richiesta. Le aziende, ad esempio, si avvalgono di freelance quando all’interno del loro organico non hanno dipendenti qualificati su una precisa materia. O ancora, le imprese si rivolgono ai lavoratori freelance anche quando hanno bisogno di lavoro/consulenza spot. I privati invece preferiscono il lavoratore indipendente perché fornisce un lavoro più accurato e soprattutto veloce. Insomma, il lavoro freelance sta davvero andando alla grande. Ma non è tutto oro quel che luccica. Ci sono anche dei risvolti negativi per chi sceglie questa strada. Vediamo di capire meglio.

Lavoro freelance in Italia: numeri e ragioni

In Italia il lavoro freelance va davvero alla grande. Siamo il primo paese della zona europea in quanto a percentuale più alta di lavoratori autonomi. Cifre da capogiro, visto che contiamo oltre 5 milioni di lavoratori autonomi. Siamo primi assoluti da molti anni ormai, in cima alla classifica prima di Germania, Francia e Regno Unito.

Tante le motivazioni che hanno portato ‘Italia a vantarsi di questo primato:

  • evoluzione della tecnologia
  • miglioramento dal punto di vista fiscale e burocratico
  • entrata in vigore del Job Act

La tecnologia è complice del nostro successo. Oggi molti giovani scelgono la strada del lavoro freelance perché sanno di poter essere supportati da strumenti e mezzi innovativi che semplificano molte le varie attività operative e pratiche. Inoltre ci sono stati sostanziali miglioramenti dal punto di vista fiscale e burocratico. È più facile oggi, rispetto al passato, aprire Partita IVA, meno dispendioso e macchinoso. Esistono poi vari regimi agevolati, come ad esempio il regime forfettario (e prima ancora il regime dei minimi), che hanno reso possibile attivare con tranquillità un’attività da freelance. Il Job Act, infine ha posto le basi per una maggiore tutela di tutti quei lavoratori indipendenti e titolari di Partita IVA senza albo di riferimento.

Lavoro freelance: pro e contro

Tanti pro, ma tanti anche i contro che possiamo riscontrare nel lavoro freelance. Tra i pro vanno sicuramente annoverati:

  • Libertà Di Orari – essere liberi di scegliere quando iniziare e quando finire l’orario di lavoro, è una delle soddisfazioni più grandi che possa esserci. La routine quotidiano si semplifica e spesso si spezza pure.
  • Libertà Di Lavorare Dove Si Preferisce – Niente più code interminabili per arrivare sul posto di lavoro in orario, niente sveglie all’alba, o rientri ad orari improponibili. Chi lavora da casa poi, ha vinto il jackpot!
  • Minori Spese Quotidiane Da Sostenere – non avendo orari e sedi, si affrontano e si sostengono davvero molte meno spese.

Lavoro freelance

  • Ferie E Permessi Autogestiti – essere il capo di noi stessi significa che è possibile decidere quando andare in ferie senza dover aspettare l’approvazione (spesso tardiva) di un piano ferie aziendali. Non è necessario rendere conto a nessuno, se non a noi stessi.
  • Guadagni Più Alti (Potenzialmente Parlando) – maggiori rischi, maggiori guadagni. Se tutto va per il verso giusto, lo stipendio aumenta sicuro.
  • Crescita Personale E Professionale Assicurata – investire sulla propria attività, significa investire su se stessi. Di conseguenza vuol dire anche una crescita e un miglioramento personale, oltre che professionale.

Contro

Come abbiamo detto, però, non è tutto oro quel che luccica. Quindi il lavoro freelance presenta anche qualche difficoltà:

  • È difficile staccare la spina – l’attività di freelance non si ferma mai. Un lavoratore indipendente ha sempre la mente fissa al proprio lavoro: alle fatture elettroniche, alle scadenze da rispettare, ai corrispettivi telematici, ai pagamenti da dover sostenere, ecc…
  • Ci sono molte più responsabilità – Tutte le responsabilità ricadono sulle proprie spalle e non possono essere condivise con altri dipendenti dell’azienda
  • Nessuno sicurezza di uno stipendio fisso – le cose possono anche andare bene, ma possono anche andare male. Una cosa è certa, lo stipendio fisso non è un’opzione del lavoro freelance. I soldi arrivano quando e se si lavora.
  • È richiesto un investimento iniziale – Ogni attività, per essere avviata, richiede un primo investimento. Che si tratti di una piccola cifra, o di una ragguardevole partecipazione, bisogna spendere prima di guadagnare.
  • Bisogna pensare autonomamente alla contabilità e all’amministrazione dell’attività – Nota dolente per molti. Nel lavoro freelance ciascuno è amministratore e contabile di sé stesso.

Fattura elettronica scartata: cosa fare quando Sdi non accetta un documento

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Con l’ultimo articolo abbiamo visto quali sono alcuni dei messaggi che il Sistema di Interscambio (SdI) restituisce al trasmittente quando si invia una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione. Il SdI però controlla e verifica tutte le fatture elettroniche, anche quelle tra privati con partita IVA. Dai controlli effettuati sono poi restituiti una serie di messaggi con i quali sono notificati eventuali errori da correggere. Quindi le fatture elettroniche possono essere scartate. A seconda del messaggio di scarto ricevuto bisogna comportarsi diversamente e seguire un processo diverso. Infine, dopo che la fattura elettronica scartata da SdI è corretta, si può procedere al rinvio al destinatario. Ma vediamo di capire meglio quali sono questi messaggi di scarto che il sistema invia e cosa fare quando si ricevono.

Fattura elettronica scartata: cosa significa e perché succede

Quando il Sistema di Interscambio riceve una fattura elettronica, la sottopone a scrupolosi controlli. A seguito di questi controlli, il documento può essere accettato e quindi recapitato al destinatario, oppure scartato. Quando la fattura è scartata, il trasmittente riceve entro 5 giorni una “ricevuta di scarto”, anche detta “notifica di scarto”. La fattura è considerata “non emessa”.

Quando si verifica questa situazione è necessario correggere opportunamente la fattura in questione e inviarla nuovamente al SdI. Correzione ed invio devono avvenire entro massimo 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto. Numero e data del documento non devono variare. La tempistica indicata per la riemissione della fattura va rispettata, per non incorrere nelle sanzioni per tardiva emissione della fattura.

Notifica di scarto: contenuto e significato

Il Sistema di Interscambio per notificare che una fattura elettronica scartata deve essere ricompilata, utilizza dei codici. Ogni codice corrisponde a un preciso errore e a una conseguente modifica e correzione da apportare al documento. Esistono moltissimi codici di errori che il sistema può segnalare, ma tra i più comuni, troviamo sicuramente l’errore:

  • 00324 – IdFiscaleIVA e CodiceFiscale non coerenti (cliente)
  • 00404 – Fattura duplicata
  • 00423 – Valore del campo PrezzoTotale non calcolato correttamente

L’elenco completo dei codici errore è presente sul sito delle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.

Fattura elettronica scartata

Errore 00324 – IdFiscaleIVA e CodiceFiscale non coerenti (cliente)

Con questo errore il SdI segnala che sul documento inviato sono indicati in modo errato i campi P.IVA e Codice Fiscale del destinatario. Diversi i motivi che possono aver portato all’errore. Ad esempio, è possibile aver inserito il Codice Fiscale di una persona fisica, quando invece il destinatario è una società. Un altro comune errore è quello di inserire lo stesso dato per codice Fiscale e Partita IVA, quando invece il destinatario è una ditta individuale o un libero professionista.

Errore 00404 – Fattura duplicata

L’errore 00404 indica che è stato usato lo stesso numero di documento per più fatture. Questo accade, ad esempio, quando una fattura è trasmessa con software gestionale di fatture e un’altra invece utilizzando un canale alternativo, come il cartaceo o le email. Si tratta inoltre di un errore che può capitare quando si tratta dell’invio di una fattura elettronica alla pubblica amministrazione, accettata da SdI, ma scartata dall’ufficio di destinazione. In entrambi i casi, la nuova fattura emessa deve riportare un nuovo numero di documento.

Errore 00423 – Valore del campo PrezzoTotale non calcolato correttamente

Il valore riportato nel campo “PrezzoTotale” risulta errato. Accade quando si inserisce una percentuale di sconto con più di due valori decimali.

Fattura elettronica scartata: come correggere l’errore

A seconda del codice errore notificato da SdI, la fattura elettronica va corretta. Visto che la fattura elettronica scartata non è considerata emessa, non è necessario trasmette al sistema alcuna nota di variazione.

Eseguita la correzione si passa al rinvio del documento. La fattura è così sottoposta a un nuovo controllo da parte del Sistema di Interscambio. Se il controllo va bene, il sistema procede al recapito al cliente.

Per riemettere fattura elettronica scartata è possibile agire in tre diversi modi, spiegati da Agenzia delle Entrate, nella circolare 13 del 2 Luglio 2018:

  1. Emettere fattura con data e numero di documento invariato, entro 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto
  2. Emettere fattura con nuova data e numero di documento, rispettando la successione progressiva delle fatture
  3. Inviare fattura con una numerazione specifica che serve a mettere in evidenza che si tratta di un documento rettificato rispetto a quello precedente.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: le notifiche del Sistema di Interscambio

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Con l’articolo precedente: “Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: come crearla, inviarla e conservarla” abbiamo iniziato a vedere cos’è e come deve essere compilata una fattura elettronica rivolta alla pubblica amministrazione. Riteniamo che questo argomento debba essere ulteriormente approfondito in merito, soprattutto, alle varie notifiche che il SdI invia ai fornitori. Nell’ultimo paragrafo dell’articolo precedente, infatti, abbiamo iniziato a elencare i vari messaggi che il Sistema di Interscambio può inviare a seguito della ricezione di una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione. Vediamo adesso di entrare nello specifico e capire meglio la diversa natura dei vari messaggi che il sistema genera automaticamente.

File, fatture e messaggi del Sistema di Interscambio

Iniziamo dicendo subito che il Sistema di Interscambio riconosce tre diverse tipologie di file:

  1. FatturaPA – il file è in formato XML ed è firmato digitalmente rispettando le specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere una fattura elettronica singola, oppure un lotto di più fatture.
  2. Archivio – si tratta di file compressi in formato .zip contenente una o più FatturePA
  3. Messaggio – file sempre in formato XML che deve essere conforme ad uno degli schemi previsti dalla documentazione del sistema di Interscambio. 

In particolare i file messaggio, altro non sono che le notifiche il SdI restituisce al mittente ogni qualvolta riceve una fattura elettronica per la pubblica amministrazione. Vediamo nel dettaglio queste particolari notifiche.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: Notifiche e messaggi del SdI

Le Pubbliche Amministrazioni possono ricevere esclusivamente fatture elettroniche. Le fatture cartacee non sono più ammesse e accettate. Le PA non possono quindi pagare, nemmeno parzialmente, importi relativi a fatture cartacee. Quando si invia al SdI una fattura elettronica per la pubblica amministrazione, è possibile ricevere molti più messaggi rispetto a quando si invia a un privato con partita IVA. Questo perché le PA possono rifiutare fatture elettroniche che invece sono già state accettate dal Sistema di Interscambio.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione

Tra i tanti messaggi che è possibile ricevere, troviamo:

  • Notifica di scarto – in questo caso la fattura elettronica non è riuscita a superare i controlli del SdI. Questo significa che è necessario modificare la fattura come richiesto dal sistema e rinviarla entro 5 giorni dalla notifica.
  • Notifica di mancata consegna – la fattura non è proprio stata recapitata alla Pubblica Amministrazione. Il messaggio del SdI inviato al trasmittente, può essere generato anche solo per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA.
  • Attestazione di avvenuta trasmissione – questa notifica arriva 10 giorni dopo che la fattura elettronica alla pubblica amministrazione non è andato a buon fine. A questo punto è possibile chiedere direttamente alla PA di controllare il documento e liquidare l’importo dovuto.

Altre notifiche:

  • Notifica di scarto esito – esito della PA sostanzialmente o formalmente errato
  • Ricevuta di consegna – controlli SdI superati, fattura elettronica correttamente consegnata alla PA
  • Notifica di esito (accettata o rifiutata) – la Pubblica Amministrazione è libera di accettare o rifiutare la fattura elettronica ricevuta. In caso dovesse rifiutarla, è necessario emettere una nota di credito e creare una nuova fattura elettronica. Il messaggio del SdI è inviato al destinatario, anche per segnalare un’eventuale situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente
  • Notifica di decorrenza termini – questo messaggio è inviato sia al trasmittente che al destinatario. La notifica parte entro 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna, ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. La notifica serve quando non è stata ricevuta notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni.

Firma elettronica

Tutti i messaggi prodotti e inviati dal Sistema di Interscambio sono firmati elettronicamente mediante una firma elettronica di tipo XAdES-Bes.

Il sistema comunque ammette anche un altro formato di firma elettronica: CAdES-BES   (CMS Advanced Electronic Signatures).

Conoscendo le notifiche e i messaggi che il Sistema di Interscambio restituisce ogni volta che è inviata una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione, è possibile comportarsi di conseguenza. I codici servono a notificare, ma anche a dare indicazioni su come e cosa fare in seguito alla loro ricezione. Con queste notifiche è infatti possibile capire se è necessario emettere una nota di credito, piuttosto che rinviare semplicemente la fattura, o ancora se fosse necessario cambiare o aggiungere qualche dato mancante/errato sul documento.

Fattura elettronica Pubblica Amministrazione: come crearla, inviarla e conservarla

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Nell’articolo precedente: “Fattura elettronica a privato senza p iva: ecco come fare in pochi semplici mosse!” Abbiamo visto come e quando è possibile emettere una fattura elettronica a un soggetto privato senza partita IVA. Abbiamo suddiviso le differenti casistiche per capire meglio i dati a inserire in fattura e specificato come fare a inviare e conservare correttamente i documenti inviati. Oggi invece vogliamo soffermarci sulle modalità da seguire per emettere fattura elettronica Pubblica Amministrazione (PA). In questo caso è di assoluta importanza conoscere alcuni concetti fondamentali, quali, ad esempio: codice univoco, CIG, CUP, Split Payment e decorrenza termini. Una terminologia specifica, per un “cliente” molto particolare, le PA.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: un obbligo per tutti

Emettere Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione è obbligatorio per qualunque soggetto. Con l’entrata i vigore della digitalizzazione dei documenti commerciali, non esiste più la possibilità di emettere e consegnare alle PA fatture cartacee. La fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, inoltre, richiede di indicare e usare una serie di dati del tutto assenti per le fatture verso i privati.

Tutti i documenti cartacei trasmessi alle PA non possono essere pagati, nemmeno parzialmente. A stabilirlo è stato proprio il Ministero dell’Economia e delle Finanze che ha deciso che Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza e tutte le PA non possono più ricevere fatture cartacee.

Questo significa che anche i privati in regime forfettario devono emettere fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione

Fattura Elettronica verso PA: quali sono i dati obbligatori

In base al destinatario delle fatture elettroniche, i dati da riportare sui documenti e i campi da compilare, differiscono. Nelle fatture elettroniche verso PA, ad esempio, troviamo l’obbligo di compilare alcuni campi che invece non risultano presenti o importanti per i privati.

Partendo dal codice univoco, fino al CIG o CUP, i dati da segnalare e inserire sono molto specifici. Il codice univoco deve infatti corrispondere al numero seriale di 6 cifre che identifica in modo univoco l’ufficio pubblico. Già qui troviamo una differenza con le fatture ai privati, perché il codice univoco è di sette (numeri e lettere) cifre e non di sei (numeri e lettere).

Se il codice non è fornito direttamente è possibile recuperarlo direttamente dal portale IPA.

Altri due dati obbligatori da inserire nella fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione sono i codici CIG e CUP.

  • CIG – Codice Identificativo di Gara – dieci caratteri alfanumerici che serve a indicare una gara d’appalto
  • CUP – Codice Unico di Progetto – 15 caratteri alfanumerici che identifica un progetto d’investimento pubblico.

Dati necessari a garantire la tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni. Mentre il CUP è da inserire solo se espressamente richiesto dall’Ente, il CIG invece deve essere sempre presente. Sono previsti solo alcuni sporadici casi in cui è prevista l’esclusività dall’obbligo della tracciabilità. Casi riportati dalla Legge n°136 del 13 agosto 2010.

Split Payment

Lo split payment è la scissione dei pagamenti, vale a dire un meccanismo secondo il quale le PA che acquistano, possono non corrispondere l’IVA presente in fattura al fornitore, ma direttamente all’erario.

Sul sito del Dipartimento delle Finanze è presente l’elenco completo di tutte le Amministrazioni Pubbliche e degli enti che applicano lo Split Payment. In generale chiunque emetta fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione deve seguire la regola dello split payment. Esistono comunque delle eccezioni. Non sono costretti ad applicare split payment:

  • i professionisti con ritenuta alla fonte a titolo d’acconto o di imposta sul reddito
  • i Contribuenti Forfettari e i soggetti a regimi speciali IVA

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: cosa succede quando viene recapitata

Una volta compilata la fattura elettronica, queste deve essere inviata alla PA tramite il ben noto Sistema di Interscambio. Come tutti sanno, quando si procede all’invio di un’e-fattura, l’SDI risponde con una serie di messaggi che indicano lo stato di avanzamento dell’operazione compiuta. Anche in questo caso riscontriamo delle differenze rispetto all’invio delle fatture elettroniche verso privati.

Inviare fatture elettroniche alle PA può generare un numero maggiore di notifiche. Questo perché le PA possono rifiutare fatture elettroniche che invece sono state accettate dal Sistema di Interscambio.

Diversi i messaggi, tra cui:

  • Notifica di scarto
  • Notifica di mancata consegna
  • Attestazione di avvenuta trasmissione
  • Notifica di scarto esito
  • Ricevuta di consegna
  • Notifica di esito (accettata o rifiutata)
  • Notifica di decorrenza termini

A seconda del messaggio ricevuto è opportuno gestire la fattura in un modo, piuttosto che un altro.

 

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Commercio elettronico diretto o indiretto: caratteristiche, differenze e fatturazione

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Quando si parla di eCommerce non si pensa mai al mondo che sta dietro al commercio elettronico. Non molti sanno infatti che prima di tutto bisogna distinguere tra commercio elettronico diretto e commercio elettronico indiretto:

  • Commercio elettronico diretto – in questa categoria rientra il commercio dei prodotti/servizi immateriali. Ai fini IVA sono considerati come “prestazioni di servizio”
  • Commercio elettronico indiretto – si tratta del commercio di beni fisici acquistabili online e da consegnare materialmente all’utente acquirente.

A seconda che si tratti dell’una o dell’altra tipologia, si applicano regole differenti di fatturazione elettronica.

Commercio elettronico diretto e fatturazione elettronica

Tutti i beni immateriali che rientrano nella categoria delle prestazioni di servizio, sono soggetti all’obbligo della fatturazione elettronica. Questo vale quando il cliente ne richiede l’emissione. Quindi dal primo gennaio 2019, con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica, anche gli e-commerce di beni immateriali, hanno l’obbligo di redigere, emettere e inviare al Sistema di Interscambio, la fattura elettronica. In ogni altro caso, i commercianti, devono tenere il registro dei corrispettivi.

La disciplina che regola il commercio elettronico diretto sono state modificate dal primo luglio 2021. La Commissione UE, ha stabilito, relativamente ai rapporti B2C, diverse nuove regole:

  • Non è più applicata la disciplina delle vendite a distanza. Da questo mese infatti vale il criterio generale secondo il quale, le operazioni di commercio elettronico indiretto sono territorialmente rilevanti nel Paese UE di destinazione (quindi nel paese dove risiede l’acquirente)
  • Eliminate tutte le soglie di protezione e stabilita un’unica soglia pari a 10.000€ comune a tutti gli stati membri. Al disotto di questa soglia le operazioni risultano rilevanti ai fini IVA nel paese del cedente
  • se la soglia comune è superata nel corso dell’anno, si applica, a partire da quel momento, il criterio generale
  • è possibile usare la procedura semplificata MOSS, rinominata in OSS

Commercio elettronico

Commercio elettronico indiretto e fatturazione elettronica

Vendere bene fisici tramite e-commerce non prevede l’obbligo di emissione di fatture elettroniche. L’emissione dell’e-fattura è comunque richiedibile da parte dell’acquirente e in questo caso il venditore, deve emetterla tramite il proprio gestionale.

Da un punto di vista IVA, il commercio elettronico indiretto è considerato come la vecchia vendita per corrispondenza. Pertanto sono applicate tutte le norme, direttive e regole comunitarie e internazionali. Le operazioni degli e-commerce indiretti, ai fini IVA sono rilevanti nel paese del committente. Questo vale che si tratti di un privato, piuttosto che di un operatore economico.

Il DPR n. 633/72 disciplina le operazioni di commercio elettronico indiretto tra soggetti residenti in Italia. Quando il cliente è un privato consumatore, si applica la disciplina delle vendite per corrispondenza. Questo significa che, secondo Agenzia delle Entrate, queste operazioni non sono soggette:

  • obbligo emissione di fattura elettronica, a meno che questa non sia richiesta direttamente dall’acquirente
  • obbligo di certificazioni dei corrispettivi mediante rilascio di scontrino o della ricevuta fiscale (esonero previsto dall’articolo 2, del DPR n. 696/1996)

Nonostante l’esonero da emissione di scontrino elettronico, i corrispettivi giornalieri delle vendite devono essere annotati nell’apposito registro. L’annotazione deve avvenire entro il giorno non festivo successivo a quello di effettuazione dell’operazione e con riferimento al giorno di effettuazione. Inoltre, durante la liquidazione IVA, lo scorporo deve essere eseguito secondo il metodo matematico.

E-commerce indiretto come dropshipping

Il dropshipping è un sistema di vendita di prodotti online, senza magazzino fisico. Si tratta di una modalità di vendita relativamente nuova che, negli ultimi anni, si è largamente diffusa. In pratica il venditore spedisce solo il prodotto all’acquirente, fornendo garanzia e supporto. Sarà invece il fornitore ad avere e curare il magazzino. La modalità di fatturazione delle operazioni nel dropshipping avviene con le stesse modalità di un negozio di E-commerce.

Questo significa che il dropshipper emette fattura per i beni venduti dall’azienda eCommerce. La fattura al cliente è registrata dal sistema interno dell’eCommerce e, contestualmente, è emessa fattura di acquisto per il bene acquistato dal fornitore stesso. Se consumatore e produttore si trovano in Italia, il regime IVA applicato è quello italiano. Se il consumatore si trova all’estero, mentre il produttore si trova in Italia, allora la fattura elettronica emessa dal venditore riporterà l’IVA del paese di residenza del consumatore. Presenterà poi all’Agenzia delle Entrate IVA trimestrale distinguendo i corrispettivi e l’IVA a seconda del Paese UE di riferimento.

Infine versa l’IVA così applicata all’Agenzia delle Entrate italiana, la quale provvede a rigirarla ai Paesi di spettanza.

Digitalizzazione: cos’è e perchè è importante per le aziende

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È sempre più intensa la corsa alla digitalizzazione che le aziende di oggi stanno compiendo, una corsa, una rivoluzione, che porta alle aziende innumerevoli benefici. Grazie alla digitalizzazione infatti le aziende hanno la possibilità di semplificare e velocizzare molte delle loro attività quotidiane. Inoltre possono diventare sempre più performanti e produttive, così da riuscire a restare sempre concorrenziali. E oggi come oggi essere concorrenziali è importante, l’unico modo per farsi notare nella massa, l’unico modo per continuare la propria scalata verso il successo.

Digitalizzazione: scontrini e fatture elettroniche

Un primo importante passo verso la rivoluzione digitale è stato compiuto dalle aziende quando è entrato in vigore l’obbligo degli scontrini e della fatturazione elettronica. Sono disponibili gli strumenti per la fatturazione elettronica anche direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate, strumenti macchinosi che non rendono affatto la fattura semplice da redigere e da inviare. Diverso invece il discorso per le piattaforme dedicate a questo servizio, piattaforme che le aziende di oggi scelgono così da rendere la fatturazione più semplice e veloce.

Digitalizzazione

 

Queste piattaforme infatti consentono di automatizzare molte operazioni relative alla fatturazione, come ad esempio la numerazione e la firma del documento. Basta quindi inserire pochi dettagli e il gioco è fatto! Inoltre gli strumenti dedicati alla fatturazione elettronica oggi disponibili consentono di redigere una fattura, trasmetterla al Sistema di Interscambio nel giusto formato, Sistema di Interscambio che, dopo aver effettuato i dovuti controlli, invia la fattura al destinatario ma anche direttamente all’Agenzia delle Entrate. Non solo, questi strumenti consentono anche la conservazione delle fatture così come previsto dalla legge attualmente vigente e una loro consultazione semplice e veloce. Alcuni consentono la conservazione delle fatture anche per ben 10 anni.

Lo stesso vale per lo scontrino elettronico. Esistono infatti delle piattaforme online che permettono di evitare l’acquisto di un dispositivo fiscale e che rendono semplice l’emissione di uno scontrino elettronico e la stampa del documento, piattaforme che spesso offrono la possibilità di effettuare tutto questo anche in mobilità, anche quindi dal proprio smartphone e tablet. La stampa in questo caso viene effettuata tramite una piccola stampante bluetooth.

Corsa alla digitalizzazione

Fatturazione elettronica e scontrino elettronico sono senza alcun dubbio un primo importante passo verso la digitalizzazione, un passo che le aziende hanno dovuto compiere obbligatoriamente. Ci sono molti altri passi che le aziende hanno invece deciso di compiere in totale autonomia, senza quindi che vi sia stato alcun obbligo da parte dello stato, passi che fanno parte della strategia di innovation management e che consentono alle aziende di restare sempre sulla cresta dell’onda.

Pensiamo ad esempio alla scelta dei software per la gestione dei dipendenti o delle attività aziendali. I software gestionali sino a qualche anno fa prevedevano la necessità di un’installazione sul computer. Oggi invece sono software in cloud, accessibili quindi da ogni dispositivo, accessibili spesso tramite app anche da tablet oppure da smartphone, che favoriscono quindi anche il lavoro da remoto. Inoltre molti progetti sono portati avanti dalle aziende sfruttando suite di software online, con editor che consentono a più utenti di lavorare su uno stesso documento in modo davvero molto semplice. Niente progetti su carta, niente stampe su stampe, niente revisioni che rischiano di essere perse, una digitalizzazione questa che ha semplicemente dell’incredibile.

Automazione dei processi e non solo

Per molte aziende poi la corsa alla digitalizzazione ha visto scendere in campo l’automazione di molti processi. Sono stati scelti quindi macchinari e robot che hanno permesso di rendere automatiche alcune operazioni quotidiane, senza che vi sia bisogno dell’intervento umano. In questo modo è stato possibile rendere queste operazioni precise, eliminando alla radice la possibilità di incorrere in un errore umano, veloci, performanti. L’azienda quindi ha avuto modo di diventare più produttiva, capace di rispondere al meglio alla richiesta del mercato.

Le aziende sono poi, oggi come oggi, solite:

  • registrare tutti i dati che arrivano dalle operazioni
  • creare report direttamente online
  • gestire i documenti relativi alla propria attività in cloud e non più in cartaceo

Tutte operazioni che sono oggi quotidiane e che diamo per scontato, ma che sono in realtà processi di digitalizzazione, innovazione e tecnologia, processi che portano le aziende verso un progresso sempre più inteso, costante nel corso del tempo.

Note spese: cosa sono e come e quando compilarle

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Le note spese sono degli specifici documenti che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso di alcune spese sostenute durante trasferte, o anticipate per conto dell’azienda. I rimborsi spesa prevedono la compilazione e la conservazione di apposite note, vale a dire giustificativi di spesa.

Il rimborso delle spese, nel nostro ordinamento, è previsto in tre diversi casi:

  • rimborso analitico o a piè di lista
  • forfettario
  • misto

Si può sempre scegliere quello che si preferisce. La scelta però deve fare riferimento a quanto previsto nel contratto collettivo applicato alla trasferta. Nel caso poi la trasferta preveda più giorni, il metodo applicato deve essere obbligatoriamente uno e uno soltanto. Questo significa che non è possibile utilizzare diversi metodi di rimborso, per la stessa trasferta di più giorni.

Il rimborso spese analitico (o a piè di pagina) prevede la compilazione e la presentazione all’azienda delle note spese. Queste sono quindi un elenco dettagliato delle spese sostenute (come ad esempio vitto, alloggio, viaggio, trasporto, ecc…) e dettagli specifici della trasferta stessa. Note di spesa e giustificativi devono essere compilati e conservati secondo determinate regole.

Note spese e rimborso analitico

In questo caso il datore di lavoro non è obbligato a rilasciare autorizzazione alla trasferta. Al contrario il dipendente deve obbligatoriamente presentare note spese compilate correttamente. Nella nota il dipendente deve riportare ogni spesa sostenuta in trasferta, dettagliandola analiticamente. Agenzia delle Entrate definisce la nota spese come un documento rappresentativo la società e valido ai fini fiscali.

I giustificativi allegati alle note spese non devono essere per forza intestati alla società, piuttosto che al dipendente. L’importante  che la società li conservi ordinatamente, allegando a ogni nota spesa tutti i documenti di supporto. È necessario che su questi documenti sia palesato chiaramente la natura del costo sostenuto, al fine di poterne provare l’inerenza all’attività aziendale svolta.

Note spese: lavoratore autonomo a servizio di un’azienda

Nel caso in cui la trasferta sia effettuata non da un dipendente interno all’impresa, ma piuttosto da un lavoratore autonomo, si distinguono due casistiche.

Nella prima le spese sono sostenute dal professionista che, solo successivamente le riaddebiterà all’azienda. Il secondo caso invece è quello nel quale le spese sono sostenute direttamente dal committente.

Note spese

Nel primo caso servirà quindi fattura elettronica del professionista, dalla quale si possa evincere anche la natura e il costo delle spese sostenute per l’azienda. Nel secondo caso invece i documenti di spesa saranno intestati direttamente alla società e trattati come qualunque altra fattura elettronica.

Note Spese: conservazione

L’impresa deve conservare la documentazione originale. Deve farlo in maniera ordinata allegando tutti i giustificativi che comprovano le spese sostenute. E come abbiamo detto questo ha lo scopo di poter rilevare e capire l’inerenza della spesa sostenuta con l’attività aziendale.

Le tempistiche di conservazione sono le seguenti:

  • 10 anni dalla data di ultima registrazione per la sede civile
  • Ai fini fiscali invece ogni documento deve essere correttamente conservato almeno fino a quando non termina il periodo previsto per i relativi accertamenti per i corrispondenti periodi di imposta. Questo significa che bisogna far riferimento alla regolare normativa adottata in materia di accertamenti fiscali (da presentare entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione).

Conservazione sostitutiva

Note spese e giustificativi possono essere conservati digitalmente, secondo quanto previsto dalla regolamentazione di Agenzia delle Entrate. L’importante è che i documenti conservati siano immodificabili, integri e autentici, come richiesto dalla normativa vigente. In altre parole i documenti devono rispettare le caratteristiche richieste dalla normativa di riferimento (autenticità, integrità, fruibilità e immodificabilità) affinché possano essere conservati digitalmente, come per le fatture elettroniche.

Invece i giustificativi annessi alle note spese sono “documenti analogici originali non unici”, secondo quanto dice Agenzia delle Entrate: “possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.